Não é novidade que o mercado publicitário passa por mudanças decisivas ao longos dos anos. Ao mesmo tempo, é natural que as agências de comunicação se adaptem cada vez mais a tais transformações e procurem se manter à frente da concorrência em termos de qualidade e inovação.
Por mais que a eficiência do time seja um fator crucial para elevar a satisfação dos clientes, há uma série de práticas recomendadas quando o objetivo é entregar bons resultados e aprimorar a gestão do seu negócio.
Os softwares de gestão têm sido uma saída para agências que buscam uma maior organização e controle dos jobs. Mas, será que as ferramentas disponíveis estão, de fato, acompanhando as mudanças do mercado?
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Afinal, como saber se o seu software de gestão atende aos objetivos da agência?
Avaliar se um software de gestão atende às demandas da agência depende de alguns fatores básicos. Afinal, a quem recorrer quando as dúvidas surgirem? Como garantir que toda a equipe está integrada em uma mesma plataforma? Esses são só alguns exemplos de como avaliar se o software escolhido está cumprindo seu papel de forma eficiente. Confira outros pontos importantes:
Não há um time de suporte à disposição
Embora algumas empresas desenvolvedoras de sistemas de gestão disponibilizem treinamentos para garantir uma melhor usabilidade da ferramenta, é normal que eventuais dúvidas apareçam ao longo do tempo. É por isso que contar com uma equipe de suporte que esteja preparada para atender a essas questões ao longo de seu ciclo de vida na empresa é fundamental.
Caso a empresa escolhida não ofereça o serviço de atendimento ao cliente, ou ele não aconteça da forma como você espera, é hora de repensar se a solução adotada está, de fato, cumprindo com o prometido.
Lembre-se, para que essa relação seja a melhor possível, o time de atendimento precisa ter um profundo conhecimento sobre a agência e saber exatamente quais os gargalos ela pretende solucionar com o software. Assim, fica fácil entender aonde se quer chegar e qual o melhor caminho a traçar.
Algumas empresas, inclusive, já contam com um departamento de Customer Success, setor responsável por realizar o processo de implantação do cliente, acompanhar todo o seu ciclo de vida, sempre antecipando as suas dores e buscando maneiras de ajudá-lo a obter os melhores resultados.
Não integra todas as áreas da agência
Com um mercado cada vez mais competitivo, ter uma base para análises estratégicas é indispensável para garantir melhores resultados e evitar um impacto negativo na produtividade do time.
Tais análises só são possíveis quando há uma integração de todas as áreas da agência, desde a entrada de um cliente até o faturamento do serviço.
Além disso, a falta de integração é um dos principais gatilhos para uma comunicação desalinhada entre os departamentos, fator que pode colocar em risco os resultados dos clientes. Quer saber se o software utilizado cumpre com esses requisitos? Confira alguns dos principais recursos de uma ferramenta que integra todos os setores da agência:
- Centralização de documentos: Se você ainda utiliza uma infinidade de pastas para documentar arquivos referentes aos jobs, temos uma boa e uma má notícia. A má é que você corre riscos de perder dados importantes por conta de problemas técnicos. (Imagina o tempo gasto depois para recuperar todas as informações?) A boa notícia, é que sistemas de ERP mais modernos já contam com a elaboração e o arquivamento de documentos importantes, como orçamentos, propostas comerciais, ordens de serviço, entre outros.
- Comunicação facilitada: Uma das vantagens de um software de gestão integrado é que ele gera alertas automáticos de um departamento para o outro. Por exemplo, se o tráfego inserir uma nova peça no fluxo, o criativo será imediatamente avisado. Quando ele terminar a tarefa o tráfego é novamente informado de que a atividade está pronta. Imagine essa automação acontecendo em todos os departamentos?
- Gestão de tempo: Gestão de tempo não é só sobre finalizar uma tarefa antes do deadline definido. Claro que isso conta, mas o que faz a diferença é ter uma visão abrangente dos períodos livres na pauta de todos os colaboradores, tornando mais simples distribuir as tarefas para cada um, evitando, assim, uma sobrecarga de trabalho.
Não considera as necessidades de uma agência
Trabalhar com uma ferramenta que não foi desenvolvida para agências de comunicação deixa a desejar em uma série de requisitos. O primeiro deles, e talvez o principal, é que o software não foi planejado para atender às demandas específicas de cada setor.
A falta de processos bem definidos e fixados pelos colaboradores, a ausência de dados para a precificação dos jobs de forma assertiva e até de informações que facilitem as tomadas de decisão são só algumas consequências.
De acordo com o iZoom 2018 uma das principais dificuldades das agências é organizar, de forma eficiente, as demandas dos clientes. Nesse contexto, a ferramenta escolhida precisa acompanhar esse fluxo de forma completa: desde a entrada do cliente na agência até o faturamento dos jobs.
Não integra o financeiro aos demais departamentos
Se você sente dificuldades em organizar o financeiro da sua agência, saiba que não está sozinho. Entre outros fatores, essa dificuldade está atrelada à falta de uma ferramenta que facilite a gestão financeira, mas que também leve em conta todas as áreas da agência.
Por mais que alguns sistemas já entreguem funcionalidades que efetuem o controle de entradas e saídas dos recursos financeiros, a maioria não interliga todos os setores da agência.
É aí que mora o problema. Isso porque, é por meio dessa integração que é a mensuração da produtividade é feita, bem como a margem de lucro das contas e clientes mais e menos lucrativos.
Só assim é possível entender se um cliente que toma muito tempo do trabalho da equipe tem sido rentável para a agência, tudo isso a partir do cruzamento de dados ao longo de um determinado período.
O resultado? Um planejamento de despesas e receitas mais prático, um maior controle de BV e repasses aos fornecedores e veículos, um monitoramento de todas as movimentações nas contas e uma melhor administração dos fees.
Não possui um canal de comunicação com os clientes
A etapa de aprovação de um job pelo cliente pode ser um tanto quanto extensa se a agência não conta com um canal de comunicação eficiente.
Quando acoplado à uma ferramenta de gestão mais robusta, esse recurso oferece inúmeros benefícios, entre eles está a agilidade no processo de aprovação dos serviços por parte do atendimento.
Além disso, o profissional responsável reduz drasticamente o envio de emails e telefonemas. Nada mal quando o objetivo é economizar tempo e evitar que as informações se percam, não é?
Saiba mais sobre esse recurso aqui
Não oferece um workflow customizado
Embora um fluxo de trabalho passe por etapas e processos bem definidos na agência, engessar o trabalho dos colaboradores com ferramentas que não facilitam o manejo das informações não é o ideal para manter a produtividade nas ações.
Pelo contrário. A ideia é que todo o time possa customizar o seu fluxo sem deixar os processos que a agência normalmente pratica de lado. Em softwares de gestão específicos para agências de comunicação essa já é uma realidade.
Além de atender às dinâmicas de agências de comunicação de todos os portes e tipos, tais ferramentas permitem a definição do fluxo de acordo com as suas particularidades, possibilitando que peças e modelos de jobs sejam replicados.
E aí, se identificou com algum tópico acima? Se você tem notado que o software de gestão usado na rotina da sua agência já não atende aos objetivos do seu negócio, que tal bater um papo com a gente para descobrir como podemos ajudá-lo a solucionar esses gargalos?
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