Se você fez uma busca rápida pela internet, pôde observar que hoje existem variadas opções sistêmicas para gerenciamento de agências — sejam elas ferramentas voltadas para a gestão de projetos, para o controle financeiro ou até mesmo as que são integradas. E, nessa hora, quem está avaliando a melhor opção de sistema pode se confundir. Afinal, o que um software de gestão integrada tem de diferencial?
Fazer com que os departamentos conversem entre si é básico. Isso pode ser conseguido até mesmo pelas planilhas, post-its, dentre outros recursos. Mas o mais importante é que essa integração traga dados precisos para os processos decisórios na agência, ou seja, que a organização seja tão estratégica quanto operacional.
Quer entender mais sobre os softwares de gestão integrada e conhecer uma solução inovadora para a sua agência? Confira o nosso post e entenda mais sobre o tema!
De que forma uma integração estratégica pode auxiliar nas decisões?
Mostraremos a seguir as formas como a integração pode facilitar os processos nas diferentes áreas da agência. Veja mais!
Jobs
O conceito de Jobs e Campanhas é particular a cada agência. Porém, quando você trata como Job cada peça presente na campanha, você perde a visão global das demandas e não consegue fazer a mensuração de resultados de forma fácil.
Imagine uma campanha com mais de 10 peças, em que cada uma representa um Job dentro do seu sistema. Reunir tudo isso para prestação de contas ao cliente vai ser um desafio e tanto! Sem falar no tempo gasto registrando a mesma informação várias vezes.
O ideal é que o Job seja aberto para a campanha e essa poderá receber quantas peças forem necessárias. Ao final, você saberá exatamente qual foi o volume total de tarefas atreladas àquela demanda, obtendo os resultados totais da campanha.
Timesheet
De que adianta saber que você gastou seis horas na criação de um anúncio se você não sabe qual etapa de criação demandou mais horas? Atrasos na entrega das peças acontecem. Se o seu timesheet não contabilizar o tempo gasto em cada status de criação, você não saberá onde o processo travou, quem era o responsável naquele momento e quais medidas poderia ter tomado para evitar aquele cenário.
Pode ser que o seu revisor não esteja tão produtivo quanto o desejado ou que seu arte-finalista esteja sobrecarregado — e daí surgem os atrasos. Mas como chegar a essa resposta se a sua gestão do tempo não for estratégica?
Gestão de pautas
Sistemas integrados fazem uma comunicação automática entre os departamentos, alimentando pautas e agendas. Mas essa comunicação por si só não basta para que o funcionário possa otimizar seu tempo, organizando estrategicamente a sequência de cada atividade que lhe pertence.
Mais do que saber que existem tarefas em sua pauta, é preciso saber qual é essa tarefa, qual é o prazo para ela, quais informações você precisa coletar para executá-la e, assim, conduzir com produtividade cada serviço. Dependendo da situação, é mais produtivo executar quatro peças com duração de 2 horas do que uma tarefa com uma duração maior — principalmente se você levar em conta o prazo de entrega de cada uma.
Financeiro e as outras operações
Quando o comercial faz uma venda, a produção fecha um orçamento ou a mídia contrata um veículo, as informações precisam estar amarradas ao Job e ter o aval do atendimento responsável para serem encaminhadas ao financeiro. Caso contrário, o processo pode se tornar confuso, passível de violação de valores/datas, impactando em diversos controles financeiros.
Um fluxo (de fato) integrado conduz os alertas ao financeiro, seguindo os padrões estipulados na negociação. Somente o atendimento pode validar os valores e condições de pagamento, pois é ele o responsável por se comunicar com o cliente.
E somente o responsável por contratar terceiros pode estipular os prazos, as condições de pagamento e a porcentagem de cada comissão/BV negociados. Dessa forma, a integração entre operacional e financeiro acontece sem ruídos.
Business Intelligence
O cruzamento dos dados operacionais e financeiros é um dos principais benefícios de um software de gestão integrado. No caso das agências, esse cruzamento permite:
- avaliar a margem de lucro dos Jobs/Clientes;
- mensurar a porcentagem de cada indicador de receita/despesa (comparando-os com os mesmos valores de períodos anteriores para análise de crescimento);
- avaliar o saldo das contas e os valores previstos para entrar/sair, identificando possíveis períodos de prejuízo ou até mesmo situações que demandem o aumento das metas comerciais;
- rankear os clientes mais rentáveis e os que dão prejuízo (comparando o volume de receitas que eles geram com o volume de horas que demandam);
- dentre outras análises.
Para saber se o software que você está pesquisando é realmente integrado, verifique se ele dá os resultados que mencionamos.
Qual a importância de contar com um software de gestão integrada na agência?
À medida que uma empresa cresce, os processos dela também se tornam mais complexos. Os recursos manuais para gestão, como as planilhas e registros separados entre os setores, podem ser vantajosos no início do negócio. Porém, com o passar do tempo e o desenvolvimento do empreendimento, essas ferramentas já não conseguem mais atender à dinâmica da organização.
Em uma agência, em que muitos projetos são conduzidos simultaneamente, isso se torna ainda mais difícil. É preciso oferecer uma estrutura robusta para que o empreendimento possa se expandir.
Essa estrutura deve proporcionar agilidade, facilitar a comunicação e interligar os distintos setores da empresa para que o negócio opere de forma unificada. O software de gestão integrada proporciona essas condições, sendo o recurso ideal para a agência promover intercomunicação e qualidade no fluxo de processos.
Quais as vantagens de contar com um software de gestão integrada na agência?
Há uma série de vantagens em adotar um software de gestão integrada na agência de comunicação. Veja esses benefícios a seguir!
Agilização das atividades
Atividades realizadas de forma manual tendem a ser um pouco mais demoradas. Sem a integração, as informações precisam ser inseridas por todos os setores e transmitidas entre eles — isso exige muitos papéis, impressões, burocracias e cópias. O compartilhamento de dados se torna uma tarefa morosa e cansativa, o que traz transtornos para os colaboradores e para o progresso das práticas na agência.
Com um software de gestão integrada é possível realizar os processos com precisão e velocidade. A ferramenta conecta todos os setores a um sistema unificado, simplificando o compartilhamento de informação e promovendo agilidade nos processos. Essas possibilidades também facilitam a resolução de problemas e a tomada de decisões porque os registros e dados estratégicos estão acessíveis de forma integrada.
Automatização de processos
Um software de gestão integrada permite automatizar uma série de processos na empresa, facilitando a rotina e otimizando as atividades. A ferramenta viabiliza a organização do fluxo de trabalho na agência e o acompanhamento do andamento das tarefas.
As informações que são inseridas em um módulo são diretamente transmitidas por todo o sistema. Isso diminui a necessidade de processos manuais e desencadeia na redução de erros operacionais.
Com o sistema integrado, os procedimentos internos são padronizados de forma coerente, o que contribui para o maior dinamismo do fluxo de trabalho. A agência torna-se mais adaptável aos cenários que emergem no mercado, devido à presença de uma estrutura automatizada robusta e adaptável.
Ampliação de informações gerenciais
O software de gestão integrada conta com recursos para a disponibilização de informações estratégicas por meio de relatórios. O sistema utiliza os dados registrados para o cálculo de indicadores precisos, que são colocadas em relatórios produzidos pela própria ferramenta.
O resultado é que você tem acesso a dados gerenciais com facilidade, o que auxilia no planejamento e tomada de decisões. Assim, a agência ganha vantagem competitiva. Isso porque ela tem documentos atualizados com os indicadores mais importantes para que os gestores compreendam bem o cenário da empresa e façam as melhores escolhas.
Melhor definição da distribuição de projetos
O software de gestão integrada é uma excelente ferramenta para a distribuição de projetos na agência. Ele tem módulos para acompanhamento dos processos por setor, mas sem abrir mão da intercomunicação entre as várias áreas da agência.
Com o programa, vai ser mais fácil coordenar projetos porque ele permite esquematizar o fluxo de trabalho, distribuir as atividades entre os colaboradores e monitorar o cumprimento delas.
Segurança dos dados
O software de gestão integrada é desenvolvido com várias barreiras para a proteção das informações depositadas no programa. Ele realiza backups periódicos, o que evita problemas com a perda de dados.
Além disso, a ferramenta conta com o armazenamento em nuvem, o que fortalece a segurança dos documentos. Por último, o sistema tem antivírus e firewall, que contribuem para o combate de agentes maliciosos da rede.
Atualização com a legislação
As leis brasileiras associadas ao mercado e às questões fiscais sofrem alterações com certa frequência. Os gestores de empresas precisam estar sempre atentos para acompanharem as modificações e conduzirem os negócios de forma regularizada.
Uma grande vantagem de ter um software de gestão integrada é que esses programas se atualizam com a lei. A empresa fornecedora verifica quais foram as inovações inseridas na regulamentação e fornecem aos clientes as atualizações para adaptação do software. Dessa forma, sua agência fica em dia com a legislação.
Estímulo a uma cultura colaborativa
Uma cultura colaborativa é um excelente ingrediente para uma agência de comunicação. Estimular a equipe a ser cooperativa é importante, dado que o trabalho ocorre de forma integrada, em que todos dependem do apoio uns dos outros para terem criatividade.
Essa cultura colaborativa é facilitada com o apoio de ferramentas que conectam os colaboradores e viabilizam uma comunicação mais ágil e precisa. O software de gestão é um excelente recurso para alcançar esses resultados. Com ele, os profissionais vão ter mais facilidade em trocar informações e em apoiar os colegas.
Como o software de gestão integrada iClips pode beneficiar a sua agência?
O iClips é um software de gestão integrada especializado para agências. Ele tem uma série de ferramentas que agilizam processos e tornam o gerenciamento da empresa de comunicação mais sólido e robusto.
O programa conta com a funcionalidade de construção de um modelo de fluxo de trabalho, em que você pode visualizar as tarefas acompanhando o que está em planejamento, em andamento e já concluído.
Isso facilita o monitoramento do trabalho, evitando falhas e a perda de prazos. As tarefas são visualizadas em dashboards, o que simplifica o monitoramento e otimiza o trabalho.
O iClips conta também com a função timesheet, que ajuda no controle de horas trabalhadas e facilita a precificação dos serviços. O sistema tem recursos para o planejamento de mídia, centralizando as informações de diversos veículos da área em um único documento, promovendo agilidade e precisão.
Todos os módulos são integrados ao financeiro, de modo que cada investimento ou recebimento de qualquer área é registrado e contabilizado. Isso facilita o controle do fluxo de caixa, instrumentalizando o gestor e os colaboradores com os dados necessários para a tomada de decisões.
O iClips tem facilidade em gerar contratos e orçamentos, facilitando a rotina, além de gerar relatórios com indicadores de produtividade, desempenho e diversas outras variáveis. O sistema também oferece possibilidades para a realização do business intelligence. Com as informações certas em mãos, a tomada de decisões se torna mais fácil e certeira.
A plataforma conta também com um módulo para comunicação com clientes, o que reduz a frequência de reuniões e e-mails. Dessa forma, os processos caminham com velocidade e qualidade.
Toda vez que você precisar avaliar a característica de “integração” de um software, verifique se ela se aplica aos 3 pilares da gestão: Operacional, Financeiro e Mensuração de Resultados. Em outras palavras, o fluxo de informações precisa amarrar todas as ações, dos diversos departamentos e em cada processo do trabalho, desde a hora que o Job entra na agência até a hora de avaliar os resultados que ele trouxe.
Um software de gestão integrada proporciona uma série de benefícios para a empresa, contribuindo para otimizar o controle de tarefas, dinamizar a rotina e facilitar a comunicação entre os profissionais. O sistema fornece segurança e estrutura para que a agência avance continuamente, desenvolvendo serviços cada vez melhores para os clientes.
O modelo de gestão integrada proposto pelo iClips auxilia no controle de projetos e, sobretudo, nas estratégias do negócio. Essa solução informatizada tem muito a contribuir com o seu empreendimento de comunicação.
E então, gostou de saber mais sobre software de gestão integrada? Aproveite solicite uma demonstração! Teremos prazer em ajudar você a alavancar seus negócios na agência!
