Desde a negociação até a entrega final ao cliente, os jobs recebidos por uma agência de comunicação passam por uma série de etapas. Nesse sentido, para acompanhar o desenvolvimento e garantir o seu padrão de qualidade, é fundamental contar com uma ferramenta de gestão para agências, o que ajuda na melhor organização dos processos.
Na atualidade, independentemente do seu tamanho, toda agência precisa de um software de gestão para conseguir crescer e entregar os resultados esperados pelos seus clientes. A ausência desse recurso pode atrasar e prejudicar o seu processo operacional, impactando a sua produtividade e, consequentemente, o lucro.
Quer otimizar os seus processos e melhorar os seus resultados? Confira, neste post, quais são os benefícios de implementar uma ferramenta de gestão para a sua agência!
O que é um sistema de gestão para agências?
Basicamente, o sistema de gestão para agências caracteriza-se como um sistema inteligente que possibilita a automação das tarefas cotidianas da empresa, trazendo mais organização, inteligência de mercado e escalabilidade para a empresa. Por meio dessa ferramenta é possível ser muito mais estratégico e assertivo, potencializando os resultados da agência.
Na prática, o sistema pode acompanhar, participar, orientar e direcionar o seu time de colaboradores. Isso porque o seu trabalho começa a ser pautado por dados que são atualizados em tempo real e podem ser acessados de qualquer lugar.
Além disso, você passa a ter uma visão mais holística do negócio. A partir desse sistema pode-se integrar áreas, processos e pessoas, o que agrega celeridade para o seu fluxo de produção, e proporciona um gerenciamento mais coerente. Afinal, o gestor consegue centralizar as informações, visualizar a estrutura e dinâmica da agência em uma única plataforma.
Por que utilizar uma ferramenta de gestão na agência?
O uso de uma ferramenta de gestão que compreenda as necessidades da sua agência pode revolucionar as suas atividades. Veja, a seguir, bons motivos para investir nessa tecnologia.
Automatiza os seus processos
Trabalhar com um deadline curto é algo bastante comum nas agências. Muitas vezes, a sua equipe precisa lidar com demandas e solicitações de alteração de última hora. Caso não haja uma gestão de tráfego eficiente, a tendência é que os atrasos se repitam com frequência e prejudiquem a entrega dos jobs.
Com o fluxo integrado do sistema de gestão você gerencia diferentes status de uma mesma peça, controlando os prazos do processo criativo, como revisão, arte final e alterações.
Ainda há a possibilidade de visualizar com mais abrangência os períodos livres no tráfego dos colaboradores, sem a necessidade de administrar planilhas e nem ter que imprimir pautas todos os dias.
Melhora a comunicação
Falhas na comunicação dentro de uma agência prejudicam o andamento das tarefas, causando atrasos nas entregas. Com o software de gestão isso dificilmente acontece, visto que ele emite alertas automáticos quando um departamento precisa se comunicar com o outro.
A equipe de cada departamento é avisada quando uma peça é finalizada e passa para a próxima etapa. Desse modo, os líderes de cada setor ficam cientes de que o fluxo vai ocorrer automaticamente, o que os libera para cuidar de processos mais estratégicos.
Possibilita a documentação de processos
Cada projeto realizado na agência gera arquivos que precisam ser documentados. Considerando o grande volume de jobs nesse tipo de negócio, essa atividade pode roubar uma quantidade significativa de tempo que poderia ser empregado em outra coisa.
Pensando nisso, a ferramenta de gestão elabora e arquiva os documentos utilizados para fechar negócios, como orçamentos, propostas comerciais e ordens de serviço.
Sem falar que as movimentações sistêmicas também geram históricos automáticos, permitindo a consulta com detalhes do responsável e da ação feita. Tudo isso facilita a prestação de contas para o cliente.
Facilita o gerenciamento de projetos
Já imaginou ter que abrir uma plataforma diferente toda vez que precisar consultar os detalhes de um projeto? Com certeza isso não é nada prático e gera perda de tempo.
Com a automatização e integração dos processos você tem mais facilidade para gerenciar os projetos, já que eles ficarão armazenados em uma única plataforma, podendo ser acessados por qualquer dispositivo e a qualquer momento.
Ajuda no controle financeiro
Entre as funcionalidades desse sistema está o cruzamento de dados, o que permite descobrir a sua margem de lucro em um projeto ou qual o cliente que mais gera rendimentos para o negócio, por exemplo.
A integração possibilita métricas automáticas, como o cruzamento do tempo registrado em timesheet com o valor/hora do colaborador, para definir o custo da tarefa.
Também há a alternativa de comparar o volume de receitas trazidas por cada conta, o que te ajuda a montar um ranking com os clientes mais e menos lucrativos.
Contribui para o business intelligence
O cruzamento de dados e elaboração de relatórios mais precisos contribui para o business intelligence da empresa, visto que será possível coletar, organizar, analisar, compartilhar e monitorar dados.
Diante disso, o gestor tem uma visão ampla dos seus resultados, podendo tomar decisões mais estratégicas e assertivas.
Como uma ferramenta de gestão para agências beneficia cada departamento?
As vantagens do software de gestão podem ser sentidas em cada área da agência. Descubra como a ferramenta impacta positivamente cada departamento.
Atendimento
Para agilizar o trabalho da equipe de atendimento, o sistema tem propostas formatadas com a sua marca, além de permitir que serviços sejam cadastrados na plataforma com preços definidos previamente.
Também há funcionalidades que facilitam a interação entre a agência e o cliente, de modo que ambas as partes possam negociar, solicitar demandas ou alterações, diminuindo a necessidade e reuniões presenciais.
Tráfego
O tráfego da agência consiste no departamento que tem a missão de organizar as demandas de cada cliente, visando garantir o cumprimento dos prazos combinados no momento em que a negociação é fechada.
Conforme já vimos, um dos principais benefícios do sistema de gestão é a organização que proporciona para os processos da agência. Com isso, os responsáveis pelo tráfego têm mais facilidade para negociar a entrega dos projetos, evitando atrasos e insatisfações.
Criação
A área de criação tem que trabalhar em diferentes projetos simultaneamente. Nesse sentido, o recurso tecnológico simplifica o trabalho dos colaboradores, haja vista que é possível acompanhar com riqueza de detalhes todos os jobs que são incluídos na pauta da agência.
Desse modo, pode-se saber quais etapas já foram cumpridas, estão em andamento ou ainda precisam ser realizadas. Isso beneficia o fluxo de trabalho, já que há mais controle sobre o andamento das tarefas.
Produção
Dependendo do tipo de campanha desenvolvida, é necessário contratar empresas terceirizadas para cumprir a demanda, como gráficas e produtoras.
Diante disso, surge a necessidade de ter um sistema com módulo de produção, que organize e controle os serviços feitos por profissionais externos, a fim de assegurar a qualidade e prazo solicitados pelo cliente.
As cotações de materiais, feitas com diferentes fornecedores, podem ser armazenados na plataforma. Assim, você e sua equipe podem estimar os custos a serem apresentados ao cliente.
Mídia
Com o módulo de mídia do software você gera pedidos de inserção de mídia em veículos de comunicação, e pode controlar e acompanhar o andamento dessas ações.
A equipe da área tem autonomia para criar autorizações para mídias offline e online, bem como gerenciar os produtos e serviços dos fornecedores e veículos. Sem falar que a exportação de documento, como as planilhas de veiculação na mídia, é mais um recurso que ajuda a otimizar o trabalho.
Financeiro
Uma boa gestão financeira garante a lucratividade e sustentabilidade da empresa. O uso do software de gestão organiza o seu fluxo de caixa, de maneira a fomentá-lo e acompanhá-lo diariamente.
Normalmente, você pode gerar boletos, recibos e efetuar conciliações bancárias com maior agilidade, além de controlar as receitas e despesas das campanhas.
Gestão
Em suma, o software oferece todos os recursos, indicadores e relatórios para otimizar a gestão da agência. Tudo isso facilita a análise do desempenho do negócio e aperfeiçoa o seu processo de tomada de decisão, que se baseia nos dados gerados pelo sistema.
Os recursos disponibilizados viabilizam a avaliação do desempenho dos colaboradores, clientes, fornecedores, horas trabalhadas, receitas geradas e jobs abertos. Essa análise dá suporte para a elaboração do planejamento estratégico.
Quais métricas a ferramenta pode oferecer?
Mensurar os resultados do seu negócio é essencial para identificar eventuais falhas e trabalhar para corrigi-las. Ao investir no software de gestão, você tem acesso a métricas que ajudam no direcionamento da empresa.
As métricas oferecidas são a do ROI dos jobs, produtividade dos times, rentabilidade do cliente, índice de refações e tempo gasto nas atividades. As informações fornecidas contribuem para ajustes necessários para o funcionamento adequado da agência.
O que considerar ao escolher um software de gestão para a agência?
Para desfrutar de todas as vantagens dessa ferramenta e potencializar as suas atividades é preciso escolher a opção que mais compreenda as suas necessidades. Veja o que observar para fazer a melhor escolha.
Se tem integração com setores
Apenas a partir da integração é possível fazer o cruzamento dos dados e centralizar informações. Assim sendo, é fundamental que o software de gestão ofereça integração com todos os setores.
Nessa condição, o gestor acompanha a realidade da agência pela tela do seu computador, podendo mudar a sua gestão, deixando-a mais estratégica.
Se é voltado para a realidade de uma agência
É imprescindível que o sistema seja apropriado para a realidade enfrentada na agência de comunicação e que compreenda a complexidade dos processos desse meio. Do contrário, em vez de otimizar as suas atividades, acaba atrapalhando-as.
Se tem suporte
A implementação de um sistema de gestão pode ser complexa. Logo, é necessário que a empresa fornecedora ofereça suporte para a instalação e para o dia a dia.
Caso surja algum imprevisto, o problema poderá ser resolvido rapidamente, evitando que os seus colaboradores tenham que parar as suas atividades e a sua produtividade caia.
Se possui boa navegabilidade
O intuito do software é trazer facilidade para a sua gestão. Por isso, tem que ter boa navegabilidade e ser facilmente entendido pelos seus colaboradores. Para ter essa resposta, é aconselhável testar o recurso e explorar as suas funcionalidades.
Se é na nuvem ou on-premises
Os sistemas que processam e armazenam os dados na nuvem são cada vez mais comuns, já que oferecem mais praticidade e segurança. Por sua vez, os softwares on-premises têm alto custo e ocupam grande espaço na empresa, além de a atualização ser feita pela própria contratante.
Portanto, o ideal é dar preferência para softwares na nuvem, que sejam ágeis e possam ser acessados de qualquer lugar.
Viu só como a ferramenta de gestão para agências é uma grande aliada? Com ela, o gestor assegura o bom funcionamento dos processos operacionais e melhora as questões estratégicas, obtendo resultados satisfatórios nas duas áreas.
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