{"id":3017,"date":"2019-07-16T00:00:00","date_gmt":"2019-07-16T00:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/iclips.com.br\/blog\/workflow-como-o-iclips-resolve-os-problemas-no-fluxo-de-trabalho\/"},"modified":"2025-01-14T17:23:05","modified_gmt":"2025-01-14T20:23:05","slug":"workflow-como-o-iclips-resolve-os-problemas-no-fluxo-de-trabalho","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/iclips.com.br\/blog\/workflow-como-o-iclips-resolve-os-problemas-no-fluxo-de-trabalho\/","title":{"rendered":"Como a iClips resolve os problemas no fluxo de trabalho"},"content":{"rendered":"\n

Os desafios de quem est\u00e1 no comando de uma ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o s\u00e3o muitos:  entender por onde o mercado publicit\u00e1rio est\u00e1 evoluindo, controlar o financeiro e precificar os projetos corretamente s\u00e3o s\u00f3 alguns exemplos. Mas um obst\u00e1culo em especial tem tirado o sono de alguns gestores: a dificuldade em organizar o workflow<\/strong>, ou o fluxo de trabalho.<\/p>\n\n\n\n

Com o n\u00famero elevado de demandas, a desorganiza\u00e7\u00e3o \u00e9 o vil\u00e3o n\u00famero um quando o assunto \u00e9 garantir que os colaboradores trabalhem de forma harmoniosa, sem ru\u00eddos na comunica\u00e7\u00e3o e com procedimentos pr\u00e9-definidos para executar atividades  cotidianas.<\/p>\n\n\n\n

Nesse sentido, contar com um sistema que resguarde absolutamente todas as a\u00e7\u00f5es realizadas na ag\u00eancia \u00e9 fundamental. Com iClips\u2014 software de gest\u00e3o desenvolvido especialmente para ag\u00eancias de comunica\u00e7\u00e3o \u2014 qualquer descontrole \u00e9 eliminado, o que garante uma administra\u00e7\u00e3o de projetos mais assertiva, al\u00e9m de um maior controle sobre a distribui\u00e7\u00e3o das tarefas para o time.<\/p>\n\n\n

Neste artigo, mostraremos como o iClips resolve os problemas no workflow<\/a>\u00a0de uma ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o. Continue com a gente para descobrir!<\/p>\n\n\n

Quais s\u00e3o os principais problemas observados no workflow das ag\u00eancias de comunica\u00e7\u00e3o?<\/h2>\n\n\n\n

Primeiramente, o que \u00e9 workflow<\/strong>? \u00c9 a sistematiza\u00e7\u00e3o de uma sequ\u00eancia de a\u00e7\u00f5es para transformar o pedido do cliente na entrega de resultados.<\/p>\n\n\n

N\u00f3s que lidamos com ag\u00eancias de diversos tipos e tamanhos, observamos que boa parte delas n\u00e3o possui um\u00a0fluxo de trabalho<\/a>\u00a0bem planejado. Claro que essa situa\u00e7\u00e3o \u00e9 pano de fundo para muitos gargalos, como a dificuldade na implanta\u00e7\u00e3o de processos,
entre outros. A seguir, listamos cada um para que voc\u00ea possa evit\u00e1-los na sua ag\u00eancia!<\/p>\n

Workflow desorganizado<\/h3>\n\n\n

Al\u00e9m de afetar o rendimento dos colaboradores, a desorganiza\u00e7\u00e3o na ag\u00eancia impacta diretamente na qualidade dos servi\u00e7os. Se voc\u00ea j\u00e1 passou ou ainda passa por isso, sabe que etapas e processos ineficientes ou mal estruturados s\u00e3o os principais vil\u00f5es de um
relacionamento saud\u00e1vel com suas contas.<\/p>\n\n\n\n

E c\u00e1 para n\u00f3s, nenhuma consequ\u00eancia pode ser pior do que clientes n\u00e3o renovando contratos por conta de insatisfa\u00e7\u00f5es constantes, j\u00e1 que isso impacta diretamente na lucratividade do seu neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n

Nesse caso, contar com um sistema de gest\u00e3o que d\u00ea suporte a todas as atividades e processos executados na ag\u00eancia contribui para entregas mais r\u00e1pidas e facilita a integra\u00e7\u00e3o de todas as informa\u00e7\u00f5es referentes a clientes e jobs.<\/p>\n\n\n

Dificuldades na implanta\u00e7\u00e3o de processos<\/h3>\n

N\u00e3o estamos dizendo que toda ag\u00eancia deve seguir um \u00fanico modelo de trabalho, (at\u00e9 porque isso \u00e9 imposs\u00edvel) mas sim adapt\u00e1-lo \u00e0s suas necessidades. Garantir que todos trabalhem com o mesmo processo, seja de abertura de JOB, or\u00e7amentos,\u00a0m\u00eddia<\/a>\u00a0e\u00a0aprova\u00e7\u00e3o do cliente<\/a>\u00a0\u00e9 indispens\u00e1vel para evitar ru\u00eddos na comunica\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n

Mas nem sempre essa pr\u00e1tica \u00e9 seguida, o que impacta diretamente no desempenho do time e at\u00e9 na qualidade dos servi\u00e7os. Abaixo listamos alguns cen\u00e1rios que  comprometem a implanta\u00e7\u00e3o de processos na ag\u00eancia:<\/p>\n\n\n

Briefings incompletos<\/h4>\n\n\n

Entender do neg\u00f3cio dos clientes \u00e9 o que vai garantir que as entregas estejam em conformidade com os seus objetivos. Mas, na pr\u00e1tica, essa tarefa \u00e9 um pouco mais complexa. Ou os pr\u00f3prios clientes n\u00e3o manifestam suas necessidades, ou as ag\u00eancias n\u00e3o procuram entender de forma aprofundada o seu perfil e os seus objetivos. Pior ainda \u00e9 quando n\u00e3o h\u00e1 uma documenta\u00e7\u00e3o do que foi acordado.<\/p>\n\n\n

Vamos exemplificar com o\u00a0briefing<\/a>\u00a0\u2014 documento que re\u00fane todas as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias para conduzir as demandas. N\u00e3o \u00e9 novidade que os clientes esperam que
absolutamente todos os direcionamentos e especifica\u00e7\u00f5es feitas nas reuni\u00f5es sejam levadas em considera\u00e7\u00e3o na hora de elaborar o job.<\/p>\n\n\n

Por outro lado, se essas informa\u00e7\u00f5es n\u00e3o s\u00e3o especificadas no briefing, os  colaboradores ter\u00e3o grandes dificuldades de coloc\u00e1-lo em pr\u00e1tica, o que aumenta o risco de refa\u00e7\u00f5es e outros inconvenientes.<\/p>\n\n\n

Ru\u00eddos na comunica\u00e7\u00e3o entre os departamentos<\/h4>\n\n\n

Uma boa comunica\u00e7\u00e3o com seus clientes \u00e9 imprescind\u00edvel, mas voc\u00ea j\u00e1 pensou que n\u00e3o aplic\u00e1-la internamente \u00e9 ainda pior? Na pr\u00e1tica, h\u00e1 uma s\u00e9rie de recursos, atividades,
regras, entre outros fatores que funcionam como \u201cengrenagens\u201d para que as tarefas e fun\u00e7\u00f5es sejam realizadas da melhor maneira.<\/p>\n\n\n\n

Assim, \u00e9 preciso tomar cuidado com o uso de v\u00e1rias ferramentas para a troca de informa\u00e7\u00f5es e arquivos entre o time. O uso de recursos como o Whatsapp, emails e outras plataformas de comunica\u00e7\u00e3o gen\u00e9ricas s\u00e3o \u00f3timas quando utilizadas para a troca de mensagens entre amigos. Todavia, quando se trata de enviar e armazenar dados relacionados ao trabalho, deixam a desejar.<\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m de n\u00e3o garantirem a privacidade das informa\u00e7\u00f5es, esses tipos de ferramentas podem impulsionar a perda de arquivos e informa\u00e7\u00f5es importantes para a execu\u00e7\u00e3o dos jobs.<\/p>\n\n\n

Falta de relat\u00f3rios assertivos<\/h4>\n\n\n

N\u00e3o conseguir medir a produtividade de cada funcion\u00e1rio e quais os tipos de pe\u00e7as demandam mais tempo dos colaboradores pode afetar negativamente a maneira como o workflow \u00e9 estabelecido de in\u00edcio. Em outras palavras, quem n\u00e3o tem n\u00fameros, age pelo instinto e acaba errando, como todo ser humano.<\/p>\n\n\n\n

O mundo da publicidade e do marketing est\u00e1 cada vez mais data-driven, com grandes quantidades de dados sendo usados para medir todos os processos tanto da ag\u00eancia quanto das influ\u00eancias e tend\u00eancias do mercado. N\u00e3o ter esse tipo de tecnologia a seu favor \u00e9 um problema a curto e longo prazo.<\/p>\n\n\n\n

Por que \u00e9 importante definir os processos de workflow na ag\u00eancia?<\/h2>\n\n\n

\u00c9 importante ressaltar que um sistema de gest\u00e3o por si s\u00f3 n\u00e3o resolver\u00e1 os problemas no\u00a0fluxo de trabalho<\/a>\u00a0da ag\u00eancia. Nesse caso, estrutur\u00e1-lo antes de adotar o software \u00e9 fundamental.<\/p>\n\n\n

Isso significa que cada tarefa relacionada a um grande projeto precisa ser listada para que os funcion\u00e1rios respons\u00e1veis consigam desempenh\u00e1-las. Por exemplo, caso o projeto seja um evento para um determinado cliente, o documento dever\u00e1 especificar todas as atividades que devem ser executadas para que o projeto se concretize.<\/p>\n\n\n\n

Essa din\u00e2mica tamb\u00e9m funciona para os documentos utilizados na ag\u00eancia. O briefing, por exemplo, deve conter as informa\u00e7\u00f5es b\u00e1sicas para que os colaboradores realizem o que foi acordado com o cliente, do contr\u00e1rio, informa\u00e7\u00f5es importantes podem ficar de fora e o resultado \u00e9 comprometido.<\/p>\n\n\n

N\u00e3o estamos dizendo que o trabalho ficar\u00e1 engessado, muito pelo contr\u00e1rio, \u00e9 apenas uma maneira de otimizar a rotina de todo o time, dando respaldo ao seu\u00a0processo criativo.<\/p>\n\n\n

Com documentos padronizados e processos bem definidos, todos na ag\u00eancia come\u00e7am a falar a mesma l\u00edngua. Por mais que cada funcion\u00e1rio tenha sua pr\u00f3pria maneira de trabalhar, tais procedimentos evitam um desalinhamento entre departamentos, concorda?<\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m de facilitar o trabalho de seus colaboradores, as informa\u00e7\u00f5es s\u00e3o asseguradas e a qualidade do servi\u00e7o n\u00e3o \u00e9 colocada em risco. Feito isso, iClips est\u00e1 pronto para receber os dados da sua ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n

Como o iClips resolve problemas no workflow?<\/h2>\n\n\n

Customizando o fluxo de trabalho<\/h3>\n\n\n

Sabendo que cada ag\u00eancia tem necessidades diferentes, o iClips garante flexibilidade para que o workflow seja montado de acordo com as particularidades de cada tipo de demanda. Assim, voc\u00ea consegue administrar os projetos e distribuir melhor as tarefas.<\/p>\n\n\n\n

Desenvolvemos um workflow personalizado para tornar o seu fluxo de trabalho mais din\u00e2mico e eficiente. Na pr\u00e1tica, significa visualizar poss\u00edveis gargalos em cada uma das etapas de cria\u00e7\u00e3o e observar qual delas cont\u00e9m mais atrasos e refa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n

\"\\"Workflow\"<\/figure>\n

Facilitando a distribui\u00e7\u00e3o de tarefas<\/h3>\n\n\n

Muitas ag\u00eancias encontram dificuldades em distribuir as tarefas de forma assertiva, j\u00e1 que n\u00e3o contam com uma vis\u00e3o detalhada sobre a pauta de trabalho de cada colaborador. Com iClips, d\u00e1 para visualizar o escopo de trabalho de cada funcion\u00e1rio, o que facilita muito o direcionamento das tarefas e evita a sobrecarga de trabalho.<\/p>\n\n\n\n

Com isto, voc\u00ea tem uma melhor clarifica\u00e7\u00e3o de responsabilidades de todas as campanhas dos clientes. Sendo sua ag\u00eancia pequena, onde uma s\u00f3 pessoa
perpassa por v\u00e1rias fun\u00e7\u00f5es, ou grande, com maior variedade de cargos e fun\u00e7\u00f5es, iClips permite responsabilizar os colaboradores certos para as tarefas certas de maneira integrada.<\/p>\n\n\n

Assim, os membros do seu time ter\u00e3o uma no\u00e7\u00e3o muito mais certa dos seus afazeres di\u00e1rios na ag\u00eancia. Com iClips na sua gest\u00e3o de projetos<\/a>, fica muito mais f\u00e1cil\u00a0 visualizar onde a responsabilidade de um acaba e a de outro come\u00e7a, evitando atropelar tarefas e criar confus\u00e3o ou duplica\u00e7\u00e3o de esfor\u00e7os.<\/p>\n

Gerenciando as atividades<\/h3>\n

E por falar em controle das atividades, a ferramenta possui duas funcionalidades que permitem o acompanhamento de todos os processos que est\u00e3o sendo executados na ag\u00eancia: o\u00a0gr\u00e1fico de gantt<\/a>\u00a0e o\u00a0m\u00e9todo kanban<\/a>.<\/p>\n

Esses recursos permitem visualizar quais tarefas est\u00e3o sendo pautadas e executadas, qual o respons\u00e1vel por cada uma, e quando ser\u00e3o conclu\u00eddas. O uso constante do gr\u00e1fico de gantt e do m\u00e9todo kanban impacta diretamente na\u00a0produtividade<\/a>, pois os\u00a0 seus cronogramas facilitam a visualiza\u00e7\u00e3o dos prazos de forma unificada.<\/p>\n\n\n

Por exemplo, as tarefas s\u00f3 ser\u00e3o direcionadas para o designer quando o social media terminar sua parte. Isso evita que o criativo fique ocioso esperando para executar o seu trabalho.<\/p>\n\n\n\n

Confira outras vantagens destas funcionalidades da iClips:<\/p>\n\n\n\n