{"id":3068,"date":"2019-04-17T00:00:00","date_gmt":"2019-04-17T00:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/iclips.com.br\/blog\/o-guia-completo-de-gestao-para-agencias\/"},"modified":"2025-01-15T16:53:34","modified_gmt":"2025-01-15T19:53:34","slug":"o-guia-completo-de-gestao-para-agencias","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/iclips.com.br\/blog\/o-guia-completo-de-gestao-para-agencias\/","title":{"rendered":"Gest\u00e3o para ag\u00eancias: saiba tudo para alavancar seu neg\u00f3cio!"},"content":{"rendered":"\n

Ir al\u00e9m de entregar campanhas criativas e que surpreendam os clientes: esse tem sido o mindset adotado pela gest\u00e3o de ag\u00eancias de comunica\u00e7\u00e3o<\/strong>. Mas o que significa ir al\u00e9m? O que diferencia uma determinada ag\u00eancia das concorrentes? Vamos pensar um pouco. \u00c9 cada vez mais n\u00edtido que um dos fatores que levam uma empresa a procurar por uma ag\u00eancia \u00e9 a busca por resultados efetivos.<\/p>\n\n\n\n

O aumento de visibilidade ainda \u00e9 relevante, a necessidade de estar presente no ambiente digital com o intuito de atingir um determinado p\u00fablico-alvo tamb\u00e9m. Mas o que vai definir o sucesso ou n\u00e3o de uma campanha \u00e9, inevitavelmente, o resultado alcan\u00e7ado.<\/p>\n\n\n\n

Mas e as ag\u00eancias, o que elas buscam? Certamente desejam obter resultados t\u00e3o bons para si mesmas quanto para os seus clientes, certo? E, novamente, buscam inovar ao m\u00e1ximo para que possam garantir a satisfa\u00e7\u00e3o de suas contas.<\/strong><\/p>\n\n\n

Nesse caso, uma\u00a0gest\u00e3o eficiente<\/a>\u00a0\u00e9 o carro chefe para enfrentar todos os desafios com seguran\u00e7a, crescer de forma saud\u00e1vel e fidelizar os clientes. Foi pensando nisso que criamos este artigo com todas as informa\u00e7\u00f5es de gest\u00e3o para ag\u00eancias,<\/strong>\u00a0contendo as dicas necess\u00e1rias para que voc\u00ea consiga implementar os preceitos b\u00e1sicos de gest\u00e3o na sua ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n

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Qual a realidade do mercado brasileiro de ag\u00eancias?<\/h2>\n\n\n\n

Antes de mais nada, para que uma gest\u00e3o seja feita de forma consciente, \u00e9 preciso conhecer o terreno que se est\u00e1 pisando. Em nosso caso esse ambiente \u00e9 o contexto brasileiro da ind\u00fastria da publicidade e suas caracter\u00edsticas e tend\u00eancias. O que est\u00e1 em alta? Quais as inova\u00e7\u00f5es poss\u00edveis nesse cen\u00e1rio? Como posso me diferenciar? Estas s\u00e3o apenas algumas das perguntas que estudos recentes podem auxiliar em sua resolu\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n

Em uma\u00a0recente pesquisa realizada pela Resultados Digitais em parceria com o iClips, foram entrevistados 627 colaboradores de diversas ag\u00eancias de comunica\u00e7\u00e3o de todo o Brasil. O intuito do levantamento foi de compreender a fundo como anda a gest\u00e3o das ag\u00eancias, bem como todos os seus elementos constituintes. S\u00e3o v\u00e1rios gr\u00e1ficos, estat\u00edsticas, n\u00fameros e dados para lan\u00e7ar luz sobre o contexto e os desafios dessas empresas.<\/p>\n\n\n

A pesquisa \u00e9 extensa, mas podemos tocar em v\u00e1rios pontos interessantes aqui que podem ser \u00fateis para organizar a gest\u00e3o da sua ag\u00eancia. Dos respondentes, cerca de 65% foram de tomadores de decis\u00f5es (gerentes, CEOs, diretores etc) e, dentre eles, a grande maioria disse exercer mais de uma fun\u00e7\u00e3o dentro da ag\u00eancia, fora das a\u00e7\u00f5es estrat\u00e9gicas. Al\u00e9m disso, apenas 18% informou fazer uma gest\u00e3o do tempo estrat\u00e9gica.<\/p>\n\n\n\n

Isso pode mostrar que os gestores est\u00e3o gastando muito tempo em trabalhos operacionais em detrimento de a\u00e7\u00f5es de planejamento estrat\u00e9gico em dire\u00e7\u00e3o ao crescimento sustent\u00e1vel do neg\u00f3cio. Nesse sentido, uma boa forma de poder se diferenciar neste meio \u00e9 decidir por focar na estrat\u00e9gia da ag\u00eancia, levando a miss\u00e3o, vis\u00e3o e valores \u00e0 frente e n\u00e3o despender tanto tempo nas opera\u00e7\u00f5es di\u00e1rias.<\/p>\n\n\n\n

Com rela\u00e7\u00e3o ao fluxo de caixa, alguns dados tamb\u00e9m s\u00e3o alarmantes. Do total de entrevistados, 148 ag\u00eancias informaram que n\u00e3o fazem proje\u00e7\u00f5es financeiras e 72 n\u00e3o sabem sequer dizer o quanto de lucro seus projetos trouxeram.<\/p>\n\n\n

O que falamos acima sobre foco em estrat\u00e9gia reverbera nas receitas tamb\u00e9m. De acordo com a pesquisa, 57,5% dos\u00a0l\u00edderes mais focados em gest\u00e3o<\/a>\u00a0faturam acima de R$ 25 mil por m\u00eas, enquanto a porcentagem de l\u00edderes mais operacionais com esse faturamento \u00e9 de 31,7%. Bom, os n\u00fameros n\u00e3o mentem, ent\u00e3o voc\u00ea j\u00e1 sabe que concentrar na gest\u00e3o \u00e9 a chave para sua ag\u00eancia decolar.<\/p>\n\n\n

O estudo tamb\u00e9m mostra que a ado\u00e7\u00e3o de ferramentas softwares \u00e9 onipresente nas ag\u00eancias, apesar de 47% n\u00e3o utilizarem sistemas integrados entre si, o que acaba por dificultar a movimenta\u00e7\u00e3o de dados e perdendo em produtividade.<\/p>\n\n\n

Nessa perspectiva, a pesquisa questionou as ag\u00eancias sobre os principais benef\u00edcios que enxergam no uso de ferramentas de gest\u00e3o. Em primeiro lugar vem a otimiza\u00e7\u00e3o de tempo<\/a>\u00a0e aumento da produtividade (90%), seguida pelo maior controle de dados (64%) e pela centraliza\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es (58%).<\/p>\n\n\n

Ou seja, optar por um sistema de gest\u00e3o integrado pode ser uma excelente jogada estrat\u00e9gica para sua ag\u00eancia, uma vez que ele permite melhorar a comunica\u00e7\u00e3o com clientes e colaboradores, otimiza a produtividade e gera relat\u00f3rios importantes para a tomada de decis\u00f5es assertivas.<\/p>\n\n\n\n

Quais as melhores pr\u00e1ticas para entregar resultados com valores para o cliente?<\/h2>\n\n\n\n

Vamos agora discutir como voc\u00ea pode organizar a sua gest\u00e3o a partir de algumas pr\u00e1ticas. Elas ser\u00e3o \u00fateis para que sua gest\u00e3o de projetos n\u00e3o saia da linha e voc\u00ea possa usufruir do m\u00e1ximo da capacidade produtiva da sua ag\u00eancia, em dire\u00e7\u00e3o ao crescimento com consci\u00eancia.<\/p>\n\n\n

Rastreie o tempo gasto nas atividades<\/h3>\n

Esteja voc\u00ea usando um modelo de fee mensal, de remunera\u00e7\u00e3o por job, por resultados (success fee<\/a>) ou baseado no tempo gasto em cada atividade, voc\u00ea precisa rastrear o tempo que seus colaboradores despendem no projeto. Assim voc\u00ea sabe se o projeto vai ao encontro do or\u00e7amento.<\/p>\n

Para fazer com que o\u00a0timesheet<\/a>\u00a0seja efetivo, voc\u00ea precisa ter certeza que seus funcion\u00e1rios est\u00e3o realmente usando a ferramenta de maneira regular. Voc\u00ea s\u00f3 poder\u00e1 tomar decis\u00f5es assertivas e chegar \u00e0 conclus\u00f5es acertadas se o timesheet estiver mostrando dados corretos e realistas. Al\u00e9m disso, conte sempre com o\u00a0diagrama de gantt\u00a0<\/a>e o\u00a0m\u00e9todo kanban<\/a>\u00a0para visualizar melhor o tr\u00e1fego na ag\u00eancia.<\/p>\n

Gerencie funcion\u00e1rios full-time e freelancers<\/h3>\n\n\n

Ag\u00eancias de comunica\u00e7\u00e3o quase nunca dependem totalmente de funcion\u00e1rios full-time que est\u00e3o no escrit\u00f3rio. Gerenciar o trabalho de freelancers e tempor\u00e1rios, especialmente com rela\u00e7\u00e3o a times remotos, pode ser dif\u00edcil, mas com sistemas de gest\u00e3o a tarefa pode ficar mais tranquila.<\/p>\n\n\n

A partir de uma vis\u00e3o geral da agenda de um funcion\u00e1rio, \u00e9 f\u00e1cil mensurar a sua carga de trabalho. Quando voc\u00ea precisar mudar deadlines ou definir novas prioridades, tome cuidado para n\u00e3o deixar nenhum colaborador subutilizado ou sobrecarregado, podendo levar a momentos de estresse e at\u00e9\u00a0turnover<\/a>.<\/p>\n

Fa\u00e7a uma gest\u00e3o completa de recursos<\/h3>\n\n\n

Ao tocar uma campanha para a marca de um cliente, voc\u00ea precisa incluir no planejamento todas as ferramentas, equipamentos e espa\u00e7os necess\u00e1rios para realiz\u00e1-la, e n\u00e3o somente quem ir\u00e1 executar.<\/p>\n\n\n\n

Idealmente voc\u00ea deve ter uma vis\u00e3o completa sobre o uso de recursos na sua ag\u00eancia, assim voc\u00ea pode ver quais tem uma boa porcentagem de ado\u00e7\u00e3o pelos funcion\u00e1rios e quais precisam de um treinamento melhor para que possa ser utilizado com mais frequ\u00eancia.<\/p>\n\n\n

Tenha m\u00e9tricas e relat\u00f3rios a seu favor<\/h3>\n\n\n

Uma vez que o escopo, deadlines e pe\u00e7as podem sofrer varia\u00e7\u00f5es, voc\u00ea precisa rastrear constantemente seu projeto para alocar recursos corretamente. E para isso, voc\u00ea precisa de uma maneira r\u00e1pida de acessar m\u00e9tricas e relat\u00f3rios sobre a performance do time e uso de recursos.<\/p>\n\n\n

Ficar de olho em diferentes m\u00e9tricas ir\u00e1 te ajudar a ter total controle mesmo se alguma mudan\u00e7a ocorrer. Uma forma de ver se um funcion\u00e1rio est\u00e1 com muitas ou poucas atribui\u00e7\u00f5es \u00e9 monitorando seu timesheet e agendamentos. Em sistemas integrados de gest\u00e3o, \u00e9 poss\u00edvel ter acesso a v\u00e1rios relat\u00f3rios financeiros, para manter o seu fluxo de caixa sempre positivo (e piscar um alerta estrat\u00e9gico caso as finan\u00e7as n\u00e3o estejam indo bem); e relat\u00f3rios de\u00a0Business Intelligence (BI)<\/a>, voltados para a tomada de decis\u00f5es de neg\u00f3cios.<\/p>\n

Adote um workflow eficiente tanto para a equipe quanto para o cliente<\/h3>\n\n\n

\u00c9 fundamental que a gest\u00e3o se servi\u00e7o seja \u00e1gil para a abertura, a execu\u00e7\u00e3o e o fechamento das tarefas de cada processo. A melhor maneira de garantir mais agilidade \u00e9 por meio de um workflow eficiente para a equipe da ag\u00eancia e para o cliente.<\/p>\n\n\n\n

Para isso, \u00e9 necess\u00e1rio otimizar e padronizar os seus processos<\/strong>. Desse modo, a ag\u00eancia ter\u00e1 mais controle sobre todas as suas atividades, garantindo que elas possam ser finalizadas com qualidade e dentro do prazo acordado com o cliente.<\/p>\n\n\n\n

Um workflow eficiente exige o uso de ferramentas que viabilizem a esquematiza\u00e7\u00e3o dos seus processos. Tamb\u00e9m \u00e9 preciso fazer um invent\u00e1rio dos recursos que a empresa pode contar, o que permite realizar uma melhor distribui\u00e7\u00e3o das tarefas, de acordo com as plataformas e profissionais dispon\u00edveis para cumpri-las, sem que fiquem sobrecarregadas.<\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m disso, h\u00e1 que se documentar os processos e as conex\u00f5es entre eles. As etapas dos processos dever\u00e3o ser listadas em ordem cronol\u00f3gica e conforme a interdepend\u00eancia entre elas.<\/p>\n\n\n\n

Ainda \u00e9 necess\u00e1rio construir um esquema para direcionar os processos, o que significa utilizar um gr\u00e1fico, como um diagrama, para apontar quais s\u00e3o os processos a serem feitos, as suas respectivas tarefas, quem s\u00e3o respons\u00e1veis e quais os prazos.<\/p>\n\n\n\n

O cliente tamb\u00e9m necessita de agilidade ao entrar em contato com a ag\u00eancia, o que ajuda na realiza\u00e7\u00e3o de ajustes r\u00e1pidos, por exemplo. Assim sendo, o atendimento e a comunica\u00e7\u00e3o devem ser automatizados por meio de ferramentas e estrat\u00e9gias que garantam praticidade na intera\u00e7\u00e3o entre as duas partes.<\/p>\n\n\n\n

Ao deixar claro que a ag\u00eancia tem processos eficientes, que asseguram a entrega daquilo que foi prometido, a tend\u00eancia \u00e9 que o cliente se sinta mais seguro, pois perceber\u00e1 que o seu time est\u00e1 devidamente preparado para auxili\u00e1-lo em todas as suas necessidades.<\/p>\n\n\n

Aposte na transpar\u00eancia dos processos com o cliente<\/h3>\n\n\n

Um erro bastante recorrente entre as ag\u00eancias \u00e9 n\u00e3o deixar claro para os clientes at\u00e9 que ponto e como podem ajud\u00e1-los.<\/p>\n\n\n\n

Isso demonstra que muitas ag\u00eancias n\u00e3o est\u00e3o sabendo como informar todos os servi\u00e7os que oferecem e at\u00e9 onde podem atender as necessidades evidenciadas pelos seus contratantes. Desse modo, ao surgirem novas oportunidades, o cliente pode buscar outro fornecedor que corresponda \u00e0s suas demandas.<\/p>\n\n\n

Por isso, \u00e9 imprescind\u00edvel ter uma gest\u00e3o de qualidade<\/a> e manter a transpar\u00eancia em todos os seus processos. Em primeiro lugar, mostre para o consumidor como a ag\u00eancia pode ajud\u00e1-lo a obter \u00eaxito na sua necessidade atual e informe quais s\u00e3o as situa\u00e7\u00f5es em que voc\u00ea est\u00e1 apto a servi-lo.<\/p>\n\n\n

Com isso, evitam-se poss\u00edveis frustra\u00e7\u00f5es por parte do cliente, fazendo com que ele volte a te procurar nas pr\u00f3ximas demandas.<\/strong><\/p>\n\n\n

Invista no uso de softwares<\/h3>\n\n\n

Mesmo com ferramentas mais avan\u00e7adas oferecidas no mercado, muitas ag\u00eancias ainda insistem em usar o Excel como \u00fanica ferramenta de gest\u00e3o. Apesar de ser \u00fatil, esse recurso n\u00e3o \u00e9 robusto e completo o suficiente para dar conta do gerenciamento de todos os processos da empresa.<\/p>\n\n\n

Nesse sentido, contratar um software de gest\u00e3o para ag\u00eancia<\/a> \u00e9 muito mais eficaz. Afinal, trata-se de uma plataforma completa, com todos os recursos necess\u00e1rios para o bom andamento das atividades internas, como implementar a gest\u00e3o de vendas<\/a>.<\/p>\n\n\n

Com uma boa plataforma de gest\u00e3o, voc\u00ea tem mais facilidade para compartilhar as tarefas com a equipe, registrar as demandas em um \u00fanico lugar, acompanhar o que est\u00e1 sendo feito e administrar os prazos.<\/p>\n\n\n\n

Inicialmente, o Excel pode at\u00e9 funcionar para quando se trabalha em pequena escala. No entanto, com o aumento na aquisi\u00e7\u00e3o de contas, depender apenas dele se torna invi\u00e1vel.<\/p>\n\n\n

Quando se trata de gest\u00e3o de ag\u00eancias, o iClips \u00e9, sem d\u00favidas, o software mais completo do mercado. Se quiser saber mais sobre esse software, \u00e9 s\u00f3 clicar aqui para conhecer<\/a>.<\/p>\n\n\n
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Como fazer minha ag\u00eancia crescer e se destacar no mercado?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

S\u00e3o v\u00e1rios os desafios de liderar uma ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o. \u00c9 preciso investir nas estrat\u00e9gias certas para fazer uma boa administra\u00e7\u00e3o de processos e promover crescimento para o neg\u00f3cio. Nesse contexto, h\u00e1 uma s\u00e9rie de t\u00e9cnicas de gest\u00e3o<\/strong> empresarial que voc\u00ea pode aplicar para gerar bons resultados. Veja:<\/p>\n\n\n

Gest\u00e3o de pessoas<\/strong><\/h3>\n

Por mais importante que a\u00a0gest\u00e3o de pessoas<\/a>\u00a0seja, boa parte das ag\u00eancias ainda n\u00e3o d\u00e1 a devida aten\u00e7\u00e3o para esse assunto. Por se tratar de um meio em que a criatividade \u00e9 colocada em evid\u00eancia diariamente, \u00e9 fundamental estar ciente das consequ\u00eancias que essa caracter\u00edstica pode acarretar.<\/p>\n\n\n

Isso porque, quest\u00f5es como ego e vaidade  s\u00e3o inevit\u00e1veis e devem ser bem administradas a fim de evitar quaisquer conflitos na ag\u00eancia. Afinal, quando os colaboradores est\u00e3o engajados e motivados, o primeiro impacto \u00e9 na qualidade dos servi\u00e7os. Quando voc\u00ea tem esse objetivo em mente, fica f\u00e1cil pensar em a\u00e7\u00f5es menos gen\u00e9ricas e mais adequadas ao perfil do neg\u00f3cio. Leve em considera\u00e7\u00e3o as seguintes ideias:<\/p>\n\n\n