\n\nFazer uma gest\u00e3o de contratos adequada \u00e9 um passo fundamental para o crescimento das ag\u00eancias de comunica\u00e7\u00e3o. Afinal, somente assim \u00e9 poss\u00edvel garantir que tudo o que foi acertado com os clientes seja cumprido e se evitem dores de cabe\u00e7a e outros inconvenientes.<\/p>\n\n\n\n
Mas, apesar disso, nem todos os gestores ficam atentos a esse ponto. \u00c9 o seu caso? Ent\u00e3o, continue a leitura!<\/p>\n\n\n\n
A gest\u00e3o de contratos \u00e9 um conjunto de boas pr\u00e1ticas, t\u00e9cnicas e procedimentos que visam acompanhar o ciclo de vida do documento de contrata\u00e7\u00e3o, desde a sua cria\u00e7\u00e3o, execu\u00e7\u00e3o, negocia\u00e7\u00e3o do contrato, reda\u00e7\u00e3o e discuss\u00e3o das cl\u00e1usulas at\u00e9 o encerramento e entrega do trabalho.<\/p>\n\n\n\n
Tamb\u00e9m conhecida como Gest\u00e3o do Ciclo de Vida de Contratos (Contract Lifecycle Management, ou CLM), a gest\u00e3o de contratos tem tido um papel crescente no cotidiano dos neg\u00f3cios, uma vez que eles buscam por mais produtividade sem ter que aumentar o quadro de funcion\u00e1rios.<\/p>\n\n\n\n
Ao passo que o n\u00famero de contratos nas transa\u00e7\u00f5es de neg\u00f3cios cresce, \u00e9 imperativo que os contratos economizem tempo, ao inv\u00e9s de consum\u00ed-lo. Mas se esse processo n\u00e3o for automatizado, \u00e9 isso que vai acontecer. Tem um entendimento completo da gest\u00e3o de contratos na ag\u00eancia pode diminuir o tempo despendido em tarefas administrativas e maximizam a estrat\u00e9gia.<\/p>\n\n\n\n
Dessa forma, o papel desempenhado pela gest\u00e3o de contratos est\u00e1 evoluindo. N\u00e3o se trata mais de preencher documentos, mas sim entender cada aspecto do ciclo de vida de um contrato para extrair insights de dados.<\/p>\n\n\n\n
A gest\u00e3o de contratos se tornou uma compet\u00eancia imprescind\u00edvel para o sucesso nos neg\u00f3cios. Com uma boa gest\u00e3o, \u00e9 poss\u00edvel obter dados e tend\u00eancias importantes para analisar o ambiente do mercado.<\/p>\n\n\n\n
Ou seja, a gest\u00e3o de contratos permite fazer um controle dos riscos envolvidos em cada etapa dos contratos, alertando o gestor para quaisquer precau\u00e7\u00f5es que devam ser tomadas nesse processo, para evitar atrasos, transtornos e, em \u00faltimo caso, preju\u00edzo.<\/p>\n\n\n\n
Al\u00e9m disso, a gest\u00e3o de contratos melhora a satisfa\u00e7\u00e3o do cliente, pois garante a execu\u00e7\u00e3o correta dos servi\u00e7os dentro do prazo e com a qualidade acordada desde o briefing<\/a> do projeto.<\/p>\n\n\n\n Em outras palavras, com uma boa gest\u00e3o de contratos \u00e9 poss\u00edvel:<\/p>\n\n\n\n Para assegurar uma gest\u00e3o de contratos eficaz, \u00e9 essencial identificar as suas etapas. Essas fases e ciclos podem se diferir baseado no tipo de organiza\u00e7\u00e3o e como ela funciona. No entanto, um design b\u00e1sico de um framework \u00e9 poss\u00edvel e vamos apresent\u00e1-lo a seguir.<\/p>\n\n\n\n Antes de um contrato ser redigido, \u00e9 crucial identificar os objetivos para os quais o contrato \u00e9 necess\u00e1rio. Isso vai ajudar a estabelecer expectativas apropriadas para ambas as partes envolvidas e tamb\u00e9m permitir\u00e1 uma avalia\u00e7\u00e3o eficaz de como o contrato foi capaz de atender aos requisitos da organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Assim que os objetivos forem identificados, definidos e comunicados corretamente, a reda\u00e7\u00e3o do contrato \u00e9 iniciada.<\/p>\n\n\n\n Colete todas as informa\u00e7\u00f5es e documentos de suporte e, se voc\u00ea tiver em m\u00e3os, um template atualizado e com todas os requisitos legais e regulat\u00f3rios pode ajudar nesse processo. Redigir o contrato \u00e9 um procedimento cr\u00edtico, j\u00e1 que qualquer ambiguidade pode resultar em perdas para sua empresa.<\/p>\n\n\n\n Ap\u00f3s a reda\u00e7\u00e3o do contrato, a negocia\u00e7\u00e3o entre as partes interessadas come\u00e7a. Esse processo leva em considera\u00e7\u00e3o o que cada parte espera do contrato com rela\u00e7\u00e3o a estrutura de precifica\u00e7\u00e3o, termos, condi\u00e7\u00f5es, direitos e obriga\u00e7\u00f5es, garantia, renova\u00e7\u00e3o, conclus\u00e3o, etc.<\/p>\n\n\n\n Assegure-se de que todas as propostas de mudan\u00e7a no processo de negocia\u00e7\u00e3o estar\u00e3o incorporadas.<\/p>\n\n\n\n Assim que a fase de negocia\u00e7\u00e3o termina e o contrato foi alterado para incorporar todas as mudan\u00e7as, ele \u00e9 enviado para aprova\u00e7\u00e3o. \u00c9 essencial para a ag\u00eancia ter um workflow<\/a> apropriado do processo de aprova\u00e7\u00e3o para v\u00e1rios tipos de contrato para assegurar que as aprova\u00e7\u00f5es n\u00e3o impe\u00e7am o ciclo.<\/p>\n\n\n\n Depois da aprova\u00e7\u00e3o e finaliza\u00e7\u00e3o, a execu\u00e7\u00e3o pelas partes envolvidas come\u00e7a, baseada nas especifica\u00e7\u00f5es contidas no contrato.<\/p>\n\n\n\n A gest\u00e3o de contratos n\u00e3o termina quando o contrato come\u00e7a a ser executado. A p\u00f3s-execu\u00e7\u00e3o \u00e9 essencial para assegurar que todos os envolvidos est\u00e3o dando conta de suas obriga\u00e7\u00f5es no que tange suas performances, deadlines, pagamentos, etc. A gest\u00e3o de responsabilidades permite a conformidade com todas as especifica\u00e7\u00f5es do contrato e fornece que o desempenho do contrato atenda aos requisitos de neg\u00f3cios.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m disso, \u00e9 vital auditar periodicamente todos os contratos para mensurar performance e identificar qualquer risco. Auditorias contratuais regulares ajudar\u00e3o a identificar e estabelecer mecanismos de mitiga\u00e7\u00e3o de riscos.<\/p>\n\n\n\n Ao passo que o ciclo do contrato vai chegando ao fim, \u00e9 essencial acompanhar a rescis\u00e3o ou renova\u00e7\u00e3o. A falta de renova\u00e7\u00e3o de contrato pode resultar em perdas significativas em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 perda de sinergias e constru\u00e7\u00e3o de relacionamentos de longo prazo, oportunidades perdidas de maximiza\u00e7\u00e3o de receita, etc.<\/p>\n\n\n\n Ademais, isso implica que a organiza\u00e7\u00e3o tem que executar um novo processo para os mesmos requisitos do contrato.<\/p>\n\n\n\n Gestores de contratos t\u00eam um papel cr\u00edtico para uma empresa, pois eles direcionam e inspecionam os contratos ao longo do seu ciclo de vida. Atuando como uma liga\u00e7\u00e3o entre companhias, funcion\u00e1rios, clientes e vendedores, o gerente de contratos \u00e9 o principal facilitador para negocia\u00e7\u00f5es, recomenda\u00e7\u00f5es, acompanhamento, monitoramento, gest\u00e3o de mudan\u00e7as, entre outras tarefas.<\/p>\n\n\n\n Abaixo, apresentaremos tr\u00eas papeis centrais do gestor de contratos:<\/p>\n\n\n\n J\u00e1 est\u00e1 convencido de que a gest\u00e3o de contratos \u00e9 importante, mas n\u00e3o sabe como faz\u00ea-la na sua ag\u00eancia? Veja as dicas importantes que separamos.<\/p>\n\n\n\n Como dissemos, a gest\u00e3o dos contratos se inicia pela reda\u00e7\u00e3o desses documentos, para garantir que todas as cl\u00e1usulas estipuladas possam ser cumpridas pela sua ag\u00eancia. Muitas empresas concentram seus esfor\u00e7os em fechar vendas, mas n\u00e3o se preocupam se ter\u00e3o condi\u00e7\u00f5es de cumprir o acordado.<\/p>\n\n\n\n Nunca use contratos prontos dispon\u00edveis na internet, \u00e9 indispens\u00e1vel que a sua documenta\u00e7\u00e3o seja pensada de acordo com os servi\u00e7os que voc\u00ea comercializa e com a sua realidade.<\/p>\n\n\n\n Se o\u00a0modelo de contrato\u00a0tiver falhas em alguns itens, \u00e9 poss\u00edvel que\u00a0seu cliente acabe cobrando judicialmente por servi\u00e7os ou valores diferentes do negociado e voc\u00ea ficar\u00e1 em maus len\u00e7\u00f3is. Assim, garanta que o documento \u00e9 justo para ambas as partes e est\u00e1 de acordo com o que voc\u00eas conversaram e definiram.<\/p>\n\n\n\n Mesmo que voc\u00ea n\u00e3o possa contratar um gestor de contratos especializado, \u00e9 fundamental designar essa fun\u00e7\u00e3o a um dos seus profissionais. De prefer\u00eancia algu\u00e9m que tenha experi\u00eancia dentro da sua ag\u00eancia e esteja familiarizado com as condi\u00e7\u00f5es comerciais estabelecidas, al\u00e9m, \u00e9 claro, de ter boa capacidade de di\u00e1logo.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 essa pessoa quem ficar\u00e1 respons\u00e1vel por garantir que tudo o que est\u00e1 estipulado nos documentos seja realmente cumprido, tanto pela sua ag\u00eancia como pelo cliente.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 muito importante que o respons\u00e1vel e os demais colaboradores consigam ter acesso a esses documentos de forma simples e r\u00e1pida, a fim de sanar poss\u00edveis d\u00favidas que surgirem durante a execu\u00e7\u00e3o de determinado projeto.<\/p>\n\n\n\n Assim, os contratos devem ser\u00a0organizados<\/a>\u00a0de maneira l\u00f3gica e sensata, al\u00e9m de estarem em um local adequado, a fim de que esses documentos n\u00e3o se percam com o tempo, por exemplo.<\/p>\n\n\n\n A manuten\u00e7\u00e3o f\u00edsica dos contratos \u00e9 algo que reduz a efetividade da gest\u00e3o. Primeiro, porque exige um espa\u00e7o extra na sua ag\u00eancia, segundo porque impede a automatiza\u00e7\u00e3o de processos. Por exemplo, ao\u00a0integrar\u00a0as informa\u00e7\u00f5es\u00a0desses contratos ao seu\u00a0software de gest\u00e3o<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Por isso, os contratos digitais est\u00e3o cada vez mais ganhando for\u00e7a. Esses modelos s\u00e3o assinados digitalmente e, al\u00e9m de mais r\u00e1pidos, tamb\u00e9m s\u00e3o mais seguros, j\u00e1 que s\u00e3o protegidos por criptografia, possuem backups autom\u00e1ticos e \u00e9 imposs\u00edvel fraudar a assinatura com essa tecnologia.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m disso, eles facilitam a automatiza\u00e7\u00e3o. Por exemplo, quando um contrato estiver pr\u00f3ximo do vencimento, \u00e9 poss\u00edvel que o respons\u00e1vel receba uma notifica\u00e7\u00e3o. Isso permite que sua ag\u00eancia pense em maneiras de contatar esse cliente e lhe ofere\u00e7a benef\u00edcios extras para favorecer a reten\u00e7\u00e3o e a fideliza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Os dados referentes \u00e0s cl\u00e1usulas tamb\u00e9m podem ser facilmente associados ao seu sistema. Dessa forma, sempre que surgir alguma d\u00favida, seus colaboradores conseguem acessar facilmente a vers\u00e3o digital do documento e conferir quest\u00f5es como tipos de servi\u00e7os, cronogramas ou valores acertados.<\/p>\n\n\n\n N\u00e3o s\u00e3o raras as situa\u00e7\u00f5es extraordin\u00e1rias ou os imprevistos que acontecem durante a vig\u00eancia de um contrato. Por exemplo, quando durante a execu\u00e7\u00e3o do servi\u00e7o surgem novos pontos que encarecem o valor do trabalho, como novas pol\u00edticas de pre\u00e7os nos an\u00fancios nas redes sociais, diferentemente do que foi estipulado no contrato.<\/p>\n\n\n\n Nesse caso, \u00e9 preciso rever os termos do documento, de maneira a n\u00e3o arcar com os preju\u00edzos. Mas, se voc\u00ea n\u00e3o fizer a gest\u00e3o adequada, poder\u00e1 nem se atentar para o que foi acordado com seu cliente e acabar arcando com esse custo adicional e reduzir sua margem de lucro.<\/p>\n\n\n\n Se voc\u00ea n\u00e3o tem como garantir que os servi\u00e7os est\u00e3o sendo cumpridos de acordo com o que foi determinado em contrato, poder\u00e1 perder clientes que ficar\u00e3o insatisfeitos com a sua ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n Ent\u00e3o, acompanhe de perto os n\u00edveis de servi\u00e7o e garanta que tudo esteja dentro do combinado, por exemplo, por meio do oferecimento de relat\u00f3rios gerenciais periodicamente.<\/p>\n\n\n\n Vamos supor que o acordado era melhorar a imagem de um cliente que est\u00e1 entrando em um novo mercado. Para isso, foram definidas v\u00e1rias a\u00e7\u00f5es de branding.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 interessante, de tempos em tempos, oferecer relat\u00f3rios que comprovem que as suas estrat\u00e9gias est\u00e3o, realmente, trazendo retornos efetivos \u00e0 imagem da marca gerenciada, garantindo, tamb\u00e9m, que seu cliente fique satisfeito com o servi\u00e7o prestado.<\/p>\n\n\n\n Os prazos s\u00e3o extremamente importantes, e n\u00e3o se atentar a eles, al\u00e9m de comprometer a credibilidade do seu neg\u00f3cio, ainda pode lhe causar problemas jur\u00eddicos.<\/p>\n\n\n\n Por isso, \u00e9 essencial, na hora de confeccionar o contrato, ter certeza de que poder\u00e1 cumprir com o prometido dentro do cronograma estipulado. Afinal, podem ser definidas multas e outras compensa\u00e7\u00f5es por servi\u00e7os entregues fora das datas limites.<\/p>\n\n\n\n\n
Quais s\u00e3o as etapas da gest\u00e3o de contratos?<\/h2>\n\n\n\n
1. Identifique os objetivos e metas do neg\u00f3cio<\/h3>\n\n\n\n
2. Redija o contrato<\/h3>\n\n\n\n
3. Negocie o contrato com as partes envolvidas<\/h3>\n\n\n\n
4. Finalize e execute o contrato<\/h3>\n\n\n\n
5. Gerencie as obriga\u00e7\u00f5es do contrato e fa\u00e7a auditorias<\/h3>\n\n\n\n
6. Gerencie rescis\u00f5es e renova\u00e7\u00f5es do contrato<\/h3>\n\n\n\n
O que faz um gestor de contratos?<\/h2>\n\n\n\n
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Como fazer a gest\u00e3o de contratos?<\/h2>\n\n\n\n
1. Atente-se \u00e0 reda\u00e7\u00e3o do contrato<\/h3>\n\n\n\n
2. Designe um respons\u00e1vel <\/h3>\n\n\n\n
3. Preze pela organiza\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
4. Invista em contratos digitais<\/h3>\n\n\n\n
5. Revise os termos dos contratos<\/h3>\n\n\n\n
6. Gerencie o cumprimento dos servi\u00e7os<\/h3>\n\n\n\n
7. Atente-se aos prazos<\/h3>\n\n\n\n