Quando imaginamos uma ag\u00eancia de sucesso, quase sempre nos indagamos sobre qual a f\u00f3rmula m\u00e1gica que a levou a atingir resultados satisfat\u00f3rios. <\/p>\n\n\n\n
Muitas ag\u00eancias utilizam t\u00e9cnicas e ferramentas capazes de automatizar a\u00a0gest\u00e3o<\/a>\u00a0e potencializar os seus resultados. Desta forma, tarefas repetitivas s\u00e3o descartadas de uma vez por todas e as formas com as quais os colaboradores desenvolvem suas atividades s\u00e3o aperfei\u00e7oadas.<\/p>\n\n\n\n Nos t\u00f3picos seguintes, listamos algumas t\u00e9cnicas e ferramentas de gest\u00e3o que s\u00e3o determinantes para o sucesso da sua ag\u00eancia. Os t\u00f3picos que voc\u00ea ver\u00e1 a seguir foram elencados especialmente para atender \u00e0s ag\u00eancias de publicidade, ent\u00e3o, vale a pena anotar todas as dicas e\u00a0compartilhar<\/a>\u00a0com sua equipe<\/em>!<\/p>\n\n\n\n Conhe\u00e7a agora algumas t\u00e9cnicas que v\u00e3o garantir uma gest\u00e3o mais assertiva e resultados satisfat\u00f3rios para sua ag\u00eancia criativa.<\/p>\n\n\n\n O\u00a0timesheet\u00a0<\/a>j\u00e1 \u00e9 uma figura conhecida aqui no blog, mas nunca \u00e9 demais ressaltar o quanto esta t\u00e9cnica \u00e9 eficaz no controle de tempo em rela\u00e7\u00e3o ao trabalho dos colaboradores de uma ag\u00eancia. Gra\u00e7as \u00e0 ferramenta, \u00e9 poss\u00edvel precificar o custo de um job de forma precisa com base em dados reais, longe de achismos.<\/p>\n\n\n\n E se os relat\u00f3rios de desempenho dos colaboradores s\u00e3o itens indispens\u00e1veis para medir a performance de sua equipe, o timesheet tamb\u00e9m assegura uma compreens\u00e3o de quais funcion\u00e1rios est\u00e3o de fato, entregando produtividade. Isto \u00e9,\u00a0quais possuem o melhor\u00a0custo\u00a0x benef\u00edcio e\u00a0quais est\u00e3o recebendo al\u00e9m do que produzem. Mas se evitar os temidos preju\u00edzos \u00e9 o seu objetivo enquanto gestor, este meio pode ser o que falta para ter plena certeza do custo de um servi\u00e7o, gra\u00e7as \u00e0 estimativa de custo que a ferramenta oferece.\u00a0<\/p>\n\n\n\n T\u00e9cnica conhecida e utilizada por muitos profissionais da \u00e1rea de comunica\u00e7\u00e3o, o\u00a0Gr\u00e1fico de Gantt<\/a>\u00a0permite o acompanhamento de todas as atividades e processos que est\u00e3o sendo realizados em uma empresa. Tente imaginar uma planilha composta por barras, agora, imagine que cada barra represente as atividades que est\u00e3o sendo desenvolvidas por sua equipe.\u00a0<\/p>\n\n\n\n No geral, a t\u00e9cnica possibilita uma vis\u00e3o de todas as atividades em andamento em determinado per\u00edodo, qual o colaborador respons\u00e1vel por cada tarefa e quando se inicia e termina uma pe\u00e7a. <\/p>\n\n\n\n Com essa estrutura em m\u00e3os, a ag\u00eancia consegue administrar seu tempo de forma eficiente, j\u00e1 que o profissional respons\u00e1vel por distribuir as tarefas (nesse caso, o gerente de projetos ou o tr\u00e1fego), ter\u00e1 a visualiza\u00e7\u00e3o dos colaboradores mais adequados para desenvolver um job. Assim, h\u00e1 um equil\u00edbrio maior em rela\u00e7\u00e3o ao tempo de cada colaborador, sem que alguns fiquem sobrecarregados e outros com tempo ocioso.<\/p>\n\n\n\n Ficou confuso com a quantidade de caracteres? Acredite, n\u00e3o \u00e9 t\u00e3o complexo quanto parece. A\u00a0sigla\u00a0corresponde \u00e0s boas pr\u00e1ticas que tendem a suprimir quaisquer d\u00favidas que possam surgir quando uma atividade ou processo s\u00e3o executados.<\/p>\n\n\n\n Sendo muito utilizada em gest\u00e3o de empresas das mais diversas \u00e1reas, o 5W refere-se \u00e0s iniciais em ingl\u00eas de <\/p>\n\n\n\n Obs.: Ao passo que o 2H corresponde \u00e0s iniciais de How (Como) e de How much (Quanto).<\/em><\/p>\n\n\n\n Ao responder estas perguntas o gestor consegue se concentrar em a\u00e7\u00f5es realmente priorit\u00e1rias para o seu neg\u00f3cio, as quais garantem um maior controle sobre os prazos estabelecidos. Al\u00e9m disso, todo o cronograma do projeto \u00e9 melhor organizado, o que auxilia na compreens\u00e3o de dados e ajuda na avalia\u00e7\u00e3o de resultados.<\/p>\n\n\n\n Um pouco parecido com o m\u00e9todo anterior, o PM Canvas tamb\u00e9m se baseia em algumas perguntas, s\u00e3o elas:<\/p>\n\n\n\n Mas seu objetivo \u00e9 um pouco distinto do anterior: a t\u00e9cnica serve para auxiliar na implementa\u00e7\u00e3o de um plano de projeto. Utilizado por empreendedores que desejam aprimorar a forma com a qual os seus neg\u00f3cios s\u00e3o conduzidos, a t\u00e9cnica permite uma visualiza\u00e7\u00e3o gr\u00e1fica de todo o projeto baseada nas respostas para as perguntas elencadas acima. <\/p>\n\n\n\n O PM Canvas surgiu como uma solu\u00e7\u00e3o para a falta de objetividade no desenvolvimento de projetos dos mais variados segmentos, portanto, sua aplica\u00e7\u00e3o precisa ser a mais clara e objetiva poss\u00edvel. Isso porque o foco aqui \u00e9 conduzir de forma objetiva o projeto que ser\u00e1 colocado em pr\u00e1tica.<\/p>\n\n\n\n Criado na d\u00e9cada de 20 pelo f\u00edsico norte-americano Walter Andrew Shewart, o Ciclo PDCA \u00e9 um m\u00e9todo que permite um controle eficaz de processos e atividades internas e externas, auxiliando empreendedores nas tomadas de decis\u00f5es importantes para o seu neg\u00f3cio. <\/p>\n\n\n\n A t\u00e9cnica \u00e9 composta por quatro est\u00e1gios, s\u00e3o eles:<\/p>\n\n\n\n Sim, n\u00f3s citamos o timesheet como uma t\u00e9cnica, mas o m\u00e9todo se encaixa muito bem como uma ferramenta de gest\u00e3o. Isso porque, a implementa\u00e7\u00e3o de um Timesheet Integrado \u00e9 ideal tanto para ag\u00eancias em crescimento quanto para as j\u00e1 consolidadas no mercado. Na pr\u00e1tica, a ferramenta funciona como um apoio na gest\u00e3o de tempo, fornecendo um controle de pautas e prazos em tempo real e auxilia tanto nas an\u00e1lises de produtividade, quanto na verifica\u00e7\u00e3o da margem de lucro dos Jobs.<\/p>\n\n\n\n Ag\u00eancias que n\u00e3o se preocupam com o controle de horas empregado na execu\u00e7\u00e3o das tarefas tendem a perder dinheiro, uma vez que a produtividade est\u00e1 diretamente ligada aos \u00edndices de rentabilidade da empresa. Nesse sentido, para entender se o valor dos servi\u00e7os prestados \u00e9 compat\u00edvel com o custo causado por eles, mensur\u00e1-los \u00e9 a op\u00e7\u00e3o mais assertiva, e evitar\u00e1 que sua ag\u00eancia tenha preju\u00edzos.\u00a0Quer ver como funciona na pr\u00e1tica? Solicite sua demonstra\u00e7\u00e3o!<\/a><\/p>\n\n\n\n O fluxo de trabalho em ag\u00eancias de publicidade precisa ser levado em conta quando o objetivo \u00e9 manter a organiza\u00e7\u00e3o e produtividade da equipe. A partir do momento em que a equipe de atendimento recebe o job do cliente, inicia-se um processo cont\u00ednuo para entregar a ele os melhores resultados. Desta maneira, \u00e9 fundamental que o fluxo esteja bem organizado a fim de evitar gargalos na execu\u00e7\u00e3o de um job. <\/p>\n\n\n\n Por isso, contar com um solu\u00e7\u00e3o que facilite esse processo \u00e9 uma pr\u00e1tica comum em ag\u00eancias criativas, uma delas \u00e9 o Gr\u00e1fico de Gantt. A ferramenta possibilita uma organiza\u00e7\u00e3o do fluxo de trabalho, permitindo que toda a equipe acompanhe visualmente o andamento dos jobs.<\/p>\n\n\n\n O Gr\u00e1fico tamb\u00e9m auxilia na organiza\u00e7\u00e3o e no gerenciamento de qualidade dos projetos, desta forma, \u00e9 poss\u00edvel identificar os caminhos pelos quais uma atividade ir\u00e1 percorrer, evitando, assim, a perda de deadlines e prazos para a entrega de determinada pe\u00e7a. <\/p>\n\n\n\n N\u00e3o \u00e9 segredo que a maioria das ag\u00eancias de pequeno e m\u00e9dio porte n\u00e3o possuem recursos para a contrata\u00e7\u00e3o de profissionais de Recursos Humanos. Considerando essa realidade t\u00e3o comum, \u00e9 importante que a gest\u00e3o de pessoas n\u00e3o seja deixada de lado por conta de fatos como este. A ferramenta utilizada para contabilizar e relacionar as horas laborais dos profissionais da empresa aos jobs propostos, oferece uma funcionalidade extremamente importante em empresas criativas, permitindo efetuar um comparativo de produtividade entre os funcion\u00e1rios. <\/p>\n\n\n\n Embora n\u00e3o seja idealizada para este prop\u00f3sito, o timesheet cumpre bem o papel de \\\u201dcontrolar\\\u201d de forma eficiente a capacidade produtiva dos funcion\u00e1rios. Mas, aten\u00e7\u00e3o<\/em>!, n\u00e3o leve a palavra \\\u201dcontrole\\\u201d de uma forma negativa, \u00e9 preciso desmistificar a ideia de que a ferramenta \u00e9 uma vil\u00e3, e que ser\u00e1 usada para monitorar os passos do colaborador.<\/p>\n\n\n\n Na verdade, se h\u00e1 uma implementa\u00e7\u00e3o eficaz da ferramenta, \u00e9 bem prov\u00e1vel que a resist\u00eancia por parte dos funcion\u00e1rios n\u00e3o seja um fator recorrente ao implement\u00e1-la.<\/p>\n\n\n\n Como gestor, pode ser um grande desafio mudar este padr\u00e3o de pensamento, mas acredite, a tarefa de provar que o controle de horas \u00e9 extremamente v\u00e1lido para manter os bons resultados da ag\u00eancia \u00e9 mais simples do que parece.<\/p>\n\n\n\n Para se manter \u00e0 frente da concorr\u00eancia, \u00e9 fundamental entender quais estrat\u00e9gias trazem maiores resultados, compreender quais clientes trazem maior rentabilidade e relacionar o custo das horas de trabalho pela equipe empregada em cada job. Estes s\u00e3o s\u00f3 alguns exemplos de fun\u00e7\u00f5es pertinentes para gestores que desejam otimizar o seu tempo e focar em decis\u00f5es realmente importantes.<\/p>\n\n\n\n Nesse sentido, as ferramentas de gest\u00e3o s\u00e3o as alternativas mais procuradas por ag\u00eancias que buscam por uma otimiza\u00e7\u00e3o de todo o trabalho. A grande quest\u00e3o, no entanto, relaciona-se com a qualidade dos sistemas que as ag\u00eancias est\u00e3o adotando, ser\u00e1 que eles integram, de fato, toda a equipe?<\/em><\/p>\n\n\n\n Parece uma pergunta simples, mas a verdade \u00e9 que um sistema de gest\u00e3o que de fato integre toda a ag\u00eancia precisa conter solu\u00e7\u00f5es para todos os departamentos. A seguir, elencamos alguns fatores que voc\u00ea deve ficar atento ao adotar um sistema de gest\u00e3o, s\u00e3o perguntas essenciais que precisam ser feitas (de prefer\u00eancia com toda a equipe reunida):<\/p>\n\n\n\n Ap\u00f3s obter respostas para as quest\u00f5es acima, \u00e9 hora de mudar! Para isso, o\u00a0modelo de gest\u00e3o do iClips oferece benef\u00edcios a todos os departamentos da ag\u00eancia, tudo de forma integrada.<\/p>\n\n\n\nQuais t\u00e9cnicas funcionam em uma ag\u00eancia de publicidade?<\/h2>\n\n\n\n
1. Timesheet<\/h3>\n\n\n\n
2. Gr\u00e1fico de Gantt<\/h3>\n\n\n\n
3. 5W2H<\/h3>\n\n\n\n
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4. PM Canvas<\/h3>\n\n\n\n
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5. Ciclo PDCA<\/h3>\n\n\n\n
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E quais as melhores Ferramentas de Gest\u00e3o para minha ag\u00eancia?<\/h2>\n\n\n\n
1. Gest\u00e3o de jobs \u2013 Timesheet Integrado<\/h3>\n\n\n\n
2. Gest\u00e3o de Workflow \u2013 Gr\u00e1fico de Gantt<\/h3>\n\n\n\n
3. Gest\u00e3o de Pessoal \u2013 Timesheet<\/h3>\n\n\n\n
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4. Gest\u00e3o Integrada \u2013\u00a0Iclips<\/a><\/h3>\n\n\n\n
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