{"id":3330,"date":"2018-08-30T00:00:00","date_gmt":"2018-08-30T00:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/iclips.com.br\/blog\/dicas-gerenciamento-de-arquivos\/"},"modified":"2025-01-15T17:18:54","modified_gmt":"2025-01-15T20:18:54","slug":"dicas-gerenciamento-de-arquivos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/iclips.com.br\/blog\/dicas-gerenciamento-de-arquivos\/","title":{"rendered":"Confira 7 dicas para organizar sua ag\u00eancia com a gest\u00e3o de arquivos"},"content":{"rendered":"\n

Na atualidade, a informa\u00e7\u00e3o \u00e9 considerada um ativo t\u00e3o importante quanto qualquer outro para as organiza\u00e7\u00f5es. Diante da transforma\u00e7\u00e3o digital, ela pode ser facilmente convertida em valor para os neg\u00f3cios. Para que isso seja poss\u00edvel, \u00e9 fundamental contar com um bom gerenciamento de arquivos<\/strong>, que garanta efici\u00eancia no seu uso.<\/p>\n\n\n

A gest\u00e3o dos arquivos produzidos no ambiente de trabalho \u00e9 uma das principais a\u00e7\u00f5es dos administradores, j\u00e1 que isso ajuda a manter a empresa em ordem. Assim, voc\u00ea ter\u00e1 mais facilidade para encontrar e explorar informa\u00e7\u00f5es que beneficiem a condu\u00e7\u00e3o das tarefas cotidianas. <\/strong><\/p>\n\n\n

Embora esse procedimento fa\u00e7a parte da rotina dos gestores, ainda assim podem surgir alguns desafios na hora de transformar a ideia em a\u00e7\u00f5es pr\u00e1ticas e funcionais.<\/p>\n\n\n\n

Pensando nisso, preparamos este post com tudo o que voc\u00ea deve saber para fazer um gerenciamento de arquivos mais eficiente. Confira!<\/p>\n\n\n\n

O que \u00e9 gerenciamento de arquivos?<\/h2>\n\n\n\n

A gest\u00e3o de arquivos \u00e9 definida como um m\u00e9todo de gerenciamento de conte\u00fados e informa\u00e7\u00f5es importantes de uma empresa<\/strong>. Ela surgiu com a finalidade de organizar a bagun\u00e7a provocada pela explos\u00e3o documental dos tempos atuais.<\/p>\n\n\n\n

Voc\u00ea tem no\u00e7\u00e3o de quantos documentos e arquivos a sua empresa produz por dia? Se surgisse uma emerg\u00eancia e voc\u00ea tivesse que encontrar um desses documentos, quanto tempo isso levaria?<\/p>\n\n\n\n

Esse contexto trouxe a necessidade de racionalizar e controlar o grande volume de documentos acumulados pelos departamentos que comp\u00f5em os empreendimentos.<\/p>\n\n\n\n

Devido ao avan\u00e7o da tecnologia, a pr\u00e1tica de armazenar, classificar e organizar as informa\u00e7\u00f5es ficou mais f\u00e1cil e virou uma regra para empresas que desejam aumentar a efici\u00eancia dos seus processos.<\/p>\n\n\n\n

Basicamente, o procedimento se baseia em desenvolver instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tr\u00e1fego dos arquivos, o que \u00e9 feito a partir da implementa\u00e7\u00e3o de metodologias, t\u00e9cnicas e ferramentas que organizem todas as informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n

Qual a import\u00e2ncia de uma boa gest\u00e3o de arquivos?<\/h2>\n\n\n

A aus\u00eancia de controle dos documentos gerados pela <\/strong>ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o<\/strong> pode gerar o caos no seu cotidiano<\/strong>. Afinal, se n\u00e3o existirem os mecanismos certos, os colaboradores precisar\u00e3o revirar in\u00fameros pap\u00e9is ou abrir diversas pastas no computador para encontrar a informa\u00e7\u00e3o da qual precisam.<\/p>\n\n

Nesse sentido, os esfor\u00e7os dos funcion\u00e1rios passam a ser em procurar dados, em vez de focar nas suas atividades. Assim sendo, gerenciar os arquivos traz mais agilidade e, consequentemente, eleva a produtividade do seu time. Acompanhe esses e outros benef\u00edcios da gest\u00e3o de arquivos.<\/p>\n\n

\u00a0Aumenta a seguran\u00e7a dos dados<\/h3>\n\n\n

A maioria dos documentos de uma empresa s\u00e3o compostos por informa\u00e7\u00f5es importantes, como jur\u00eddicas, fiscais, econ\u00f4micas e at\u00e9 mesmo dados referentes aos seus clientes. A perda ou vazamento de um deles pode ser extremamente prejudicial para a empresa.<\/p>\n\n\n\n

Investir na organiza\u00e7\u00e3o dos dados por segmentos e assuntos, analisando se realmente devem permanecer no arquivo, \u00e9 imprescind\u00edvel para garantir a integridade desses documentos.<\/p>\n\n\n

Poupa tempo<\/h3>\n\n\n

Um arquivo totalmente desorganizado, com documentos armazenados de forma aleat\u00f3ria, sem uma divis\u00e3o l\u00f3gica, faz com que os colaboradores gastem muito tempo na procura de um \u00fanico documento.<\/p>\n\n\n

Em se tratando do mundo dos neg\u00f3cios, \u00e9 necess\u00e1rio lembrar que tempo \u00e9 dinheiro. Portanto, desperdi\u00e7ar energia nessa procura incessante por documentos que ajudam na tomada de decis\u00e3o, pode significar perda de produtividade e oportunidades, o que pode gerar preju\u00edzos financeiros e legais<\/strong> para a ag\u00eancia.<\/p>\n\n

Melhora a performance das equipes<\/h3>\n\n\n

A digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos \u00e9 uma das estrat\u00e9gias mais utilizadas pelas empresas na atualidade, tendo como objetivo facilitar a busca e o acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es. O resultado disso \u00e9 o ganho de agilidade e efici\u00eancia para recuperar os dados contidos nos arquivos da organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Digitalizar e armazenar os documentos em uma plataforma ou nuvem otimiza as atividades das suas equipes. Isso porque qualquer dado pode ser achado rapidamente; basta filtrar a pesquisa conforme o nome e a natureza dos arquivos. Desse modo, o time pode focar nas tarefas que geram os produtos e rendimentos esperados pela companhia.<\/p>\n\n\n

Ajuda na competitividade<\/h3>\n\n\n

Levando em considera\u00e7\u00e3o os benef\u00edcios citados anteriormente, com o tempo empregado na melhoria das atividades e qualidade dos servi\u00e7os, todos os departamentos s\u00e3o impactados positivamente.<\/p>\n\n\n\n

Com isso, voc\u00ea ganha vantagem competitiva<\/strong> frente aos concorrentes, destacando-se no mercado.<\/p>\n\n\n\n

Quais as melhores pr\u00e1ticas para gerenciar arquivos?<\/h2>\n\n\n\n

Se voc\u00ea ainda n\u00e3o tem um gerenciamento de arquivos eficiente, est\u00e1 mais do que na hora de padronizar esse processo. Para tanto, veja as melhores dicas para gerenciar os arquivos na ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n

1. Invista em um software de gest\u00e3o integrado<\/h3>\n\n\n

Por meio de um sistema de gest\u00e3o integrado, voc\u00ea e sua equipe poder\u00e3o acessar todas as informa\u00e7\u00f5es do neg\u00f3cio em uma \u00fanica plataforma, em que est\u00e3o compartilhadas e formalizadas \u2014 condi\u00e7\u00e3o que promove a economia de tempo e recursos financeiros<\/strong>.<\/p>\n\n\n

Ao contar com uma ferramenta, como o iClips<\/b>, \u00e9 poss\u00edvel gerenciar todos os documentos produzidos pela ag\u00eancia pela plataforma e, simultaneamente, controlar o tr\u00e1fego desses documentos pelos setores de cria\u00e7\u00e3o, produ\u00e7\u00e3o, m\u00eddia e financeiro.<\/p>\n\n\n

Em suma, todas as informa\u00e7\u00f5es trocadas ficam devidamente registradas no sistema, podendo ser acessadas e divulgadas com muito mais facilidade.<\/p>\n\n\n

2. Padronize os tipos de arquivos<\/h3>\n\n\n

Fazer a separa\u00e7\u00e3o dos arquivos por tipos espec\u00edficos, conforme a sua finalidade, otimiza o gerenciamento dos dados. Diferencie os documentos ativos e usados frequentemente, como planilhas de valores e contratos, dos inativos que s\u00e3o menos utilizados, como projetos e documentos de acordo, por exemplo.<\/p>\n\n\n

Essa padroniza\u00e7\u00e3o torna-se ainda mais eficiente quando \u00e9 aplicada \u00e0s pastas em que os arquivos s\u00e3o armazenados, visto que reduz o n\u00famero de itens presentes em cada uma delas.<\/p>\n\n

3. Estabele\u00e7a n\u00edveis de acesso<\/h3>\n\n\n

A efic\u00e1cia da gest\u00e3o de arquivos est\u00e1 relacionada a v\u00e1rios fatores, mas nenhum deles ser\u00e1 eficiente se n\u00e3o houver a colabora\u00e7\u00e3o total dos funcion\u00e1rios da ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n

Assim sendo, \u00e9 preciso treinar e conscientizar o seu time a respeito da import\u00e2ncia de manter os documentos armazenados, conforme a pol\u00edtica estabelecida pela ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n

Dito isso, cada profissional s\u00f3 deve ter acesso liberado aos documentos que s\u00e3o pertinentes para a realiza\u00e7\u00e3o das suas atividades. Estabele\u00e7a n\u00edveis de acesso para combater o compartilhamento indevido de arquivos, pois se uma informa\u00e7\u00e3o cair em m\u00e3os inadequadas pode trazer riscos para a sua seguran\u00e7a jur\u00eddica.<\/p>\n\n\n

4. Mantenha backups<\/h3>\n\n\n

Armazenar todos os arquivos em uma s\u00f3 plataforma \u00e9 a melhor maneira de assegurar a organiza\u00e7\u00e3o dos mesmos. Por\u00e9m, isso n\u00e3o significa que a empresa est\u00e1 totalmente livre de ataques cibern\u00e9ticos, roubos de dados e at\u00e9 mesmo danos que corrompam o servidor e levem \u00e0 perda dos documentos digitais.<\/p>\n\n\n\n

Para que isso n\u00e3o aconte\u00e7a, \u00e9 recomendado criar uma pol\u00edtica de seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o, na qual o backup dos dados seja uma pr\u00e1tica de rotina. A c\u00f3pia dessas informa\u00e7\u00f5es tem que ser mantida em um servidor separado, de prefer\u00eancia na nuvem, que possa ser acessado de qualquer lugar e a qualquer momento.<\/p>\n\n\n

5. Use solu\u00e7\u00f5es na nuvem<\/h3>\n\n

Quando voc\u00ea disp\u00f5e de um software de gest\u00e3o integrado, todo o processo de armazenamento dos arquivos \u00e9 feito na nuvem, o que contribui para otimizar todas as tarefas.<\/p>\n\n\n

Desde a comunica\u00e7\u00e3o, distribui\u00e7\u00e3o de tarefas at\u00e9 a gest\u00e3o de projetos pode ser feita e compartilhada dentro do ambiente virtual, bem como o gerenciamento e compartilhamento dos arquivos. Isso significa que os processos ser\u00e3o agilizados e executados com seguran\u00e7a.<\/p>\n\n\n

6. Estabele\u00e7a pol\u00edticas de comunica\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n

Outra quest\u00e3o de grande import\u00e2ncia \u00e9 padronizar os processos, haja vista que isso contribui para organizar o fluxo de comunica\u00e7\u00e3o e traz uma vis\u00e3o ampla para a defini\u00e7\u00e3o de regras sobre o tr\u00e1fego das informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m de determinar quais documentos podem ser acessados por toda a ag\u00eancia e quais est\u00e3o restritos, estabele\u00e7a procedimentos adequados de solicita\u00e7\u00e3o de acesso, para que o controle seja r\u00edgido e eficiente.<\/p>\n\n\n

7. Digitalize documentos f\u00edsicos<\/h3>\n\n\n

Apesar de a maior parte dos processos das empresas serem feitos de forma digital, ainda h\u00e1 aquelas que mant\u00eam documentos f\u00edsicos. Nesse caso, \u00e9 urgente fazer a digitaliza\u00e7\u00e3o das suas informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n

Antes de come\u00e7ar a digitalizar todos os documentos, analise o que pode ou n\u00e3o ser convertido em um arquivo digital. Para isso, fa\u00e7a uma lista com as seguintes categorias:<\/p>\n\n\n