{"id":3460,"date":"2020-02-02T00:00:00","date_gmt":"2020-02-02T00:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/iclips.com.br\/blog\/ferramenta-de-colaboracao\/"},"modified":"2025-01-14T17:04:19","modified_gmt":"2025-01-14T20:04:19","slug":"ferramenta-de-colaboracao","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/iclips.com.br\/blog\/ferramenta-de-colaboracao\/","title":{"rendered":"Como implementar uma ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o na sua ag\u00eancia"},"content":{"rendered":"
Voc\u00ea usa ferramentas de colabora\u00e7\u00e3o na sua ag\u00eancia?<\/figcaption><\/figure>\n

S\u00e3o muitos os processos dentro de uma ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o<\/a>, compreendendo desde a negocia\u00e7\u00e3o com o cliente at\u00e9 a execu\u00e7\u00e3o e a entrega dos projetos, sem falar que \u00e9 comum atender a v\u00e1rias contas simultaneamente. Nesse cen\u00e1rio, \u00e9 essencial contar com uma ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o, que ajude a otimizar o tempo e a efici\u00eancia das tarefas internas.<\/p>\n\n\n

Com esse recurso, gestores e equipes podem se concentrar melhor nas necessidades estrat\u00e9gicas dos clientes<\/strong>, deixando as atividades mais rotineiras e repetitivas para um sistema que garanta sua realiza\u00e7\u00e3o e finaliza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n

Quer aumentar a organiza\u00e7\u00e3o e a agilidade dos seus processos? Confira, neste post, como proceder para implementar uma ferramenta<\/a> de colabora\u00e7\u00e3o na sua ag\u00eancia e melhorar os seus resultados!<\/p>\n\n\n

Construa um workflow customizado para sua ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o<\/h2>\n\n\n

O workflow<\/a> consiste em uma sistematiza\u00e7\u00e3o do fluxo de trabalho com o uso de solu\u00e7\u00f5es tecnol\u00f3gicas<\/strong>. A partir do seu uso em uma ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o como o iClips, \u00e9 poss\u00edvel estruturar as fases de trabalho, permitindo que a equipe tenha mais foco e organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n

Tudo come\u00e7a pela gest\u00e3o de pautas e prazos, que \u00e9 indispens\u00e1vel para garantir a qualidade dos projetos e a satisfa\u00e7\u00e3o dos clientes. Ela tem que ser corretamente administrada, pois direciona como as tarefas ser\u00e3o executadas. Assim, facilita as a\u00e7\u00f5es dos colaboradores e acrescenta agilidade aos processos.<\/p>\n\n\n\n

Determine o escopo com as prioridades<\/h2>\n\n\n\n

O escopo nada mais \u00e9 do que a sistematiza\u00e7\u00e3o de tudo a ser realizado em um projeto. Basicamente, define-se cada atividade e quem ser\u00e1 respons\u00e1vel por conduzi-la, bem como a ordem de prioridade.<\/p>\n\n\n\n

Busque refer\u00eancias<\/h2>\n\n\n\n

Para estabelecer prazos e etapas, voc\u00ea pode consultar projetos que j\u00e1 foram realizados anteriormente. Desse modo, voc\u00ea pode determinar um tempo que realmente leve em conta a capacidade da equipe, al\u00e9m de prever uma margem de erro para eventuais imprevistos.<\/p>\n\n\n\n

Caso se trate de uma tarefa nova, a dica \u00e9 pesquisar com parceiros e colegas de profiss\u00e3o, o que contribui para a defini\u00e7\u00e3o de prazos mais seguros, evitando que o seu time fique pressionado e suscet\u00edvel a erros.<\/p>\n\n\n\n

Revise as pautas<\/h2>\n\n\n\n

Muitas vezes, os problemas em uma ag\u00eancia aparecem porque a pauta foi mal planejada. Portanto, \u00e9 essencial revisar as pautas de forma rigorosa<\/strong> para certificar-se de que atendem \u00e0s necessidades dos clientes e est\u00e3o de acordo com a capacidade da equipe.<\/p>\n\n\n\n

Use o kanban na ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o<\/h2>\n\n\n\n

Melhorar a efici\u00eancia da produ\u00e7\u00e3o \u00e9 uma necessidade constante em todas as empresas, ainda mais quando se fala de uma ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o, que trabalha em v\u00e1rios projetos ao mesmo tempo e precisa entregar todos eles com o padr\u00e3o de qualidade esperado pelo cliente.<\/p>\n\n\n

Para tanto, h\u00e1 uma s\u00e9rie de metodologias e ferramentas dispon\u00edveis. Mas, sem d\u00favidas, a mais conhecida e eficaz \u00e9 o m\u00e9todo kanban<\/a> \u2014 termo de origem japonesa que significa \u201csinaliza\u00e7\u00e3o\u201d ou \u201ccart\u00e3o\u201d.<\/p>\n

Trata-se de um m\u00e9todo totalmente visual e intuitivo<\/strong>, adotado no iClips, que otimiza a entrega dos projetos, uma vez que apresenta as tarefas em colunas intituladas \u201cpara executar\u201d, \u201cem andamento\u201d e \u201cfinalizadas\u201d. Ele diminui as distra\u00e7\u00f5es e elimina gargalos, j\u00e1 que tudo pode ser conferido em uma tela.<\/p>\n\n\n

Para utilizar o kanban, o gestor deve analisar quais s\u00e3o os projetos que se encaixam na metodologia, listar os cronogramas e acompanhar o desenvolvimento deles.<\/p>\n\n\n\n

Tenha o gr\u00e1fico de gantt para ver diversas etapas<\/h2>\n\n\n\n

A falta de controle sobre as atividades da ag\u00eancia pode trazer o caos para o ambiente de trabalho. Com tantas entradas e sa\u00eddas de projetos, se os prazos n\u00e3o forem bem planejados, as equipes acabam sobrecarregadas e com dificuldades para fazer entregas no deadline previsto.<\/p>\n\n\n

Por meio do gr\u00e1fico de Gantt<\/a>, as tarefas s\u00e3o mais bem-organizadas e distribu\u00eddas de maneira eficiente<\/strong>. Como resultado da gest\u00e3o de projetos<\/a> feita no iClips, voc\u00ea planeja melhor os seus prazos e sabe com exatid\u00e3o tudo o que est\u00e1 sendo produzido por todo o time.<\/p>\n\n\n

A aplica\u00e7\u00e3o da ferramenta pode come\u00e7ar com a separa\u00e7\u00e3o das atividades a serem executadas em uma coluna, seguida de outra com as datas de in\u00edcio e uma terceira com a dura\u00e7\u00e3o. Depois, \u00e9 s\u00f3 transferi-las para o gr\u00e1fico da ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Integre o trabalho com clientes internos e externos<\/h2>\n\n\n\n

Boa parte dos servi\u00e7os de uma ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o n\u00e3o \u00e9 produzida internamente, como \u00e9 o caso da produ\u00e7\u00e3o de campanhas em v\u00eddeo. Pensando nisso, \u00e9 importante que o sistema de colabora\u00e7\u00e3o integre o trabalho com os clientes internos e externos.<\/p>\n\n\n\n

Dessa maneira, \u00e9 poss\u00edvel acompanhar tudo o que est\u00e1 sendo produzido fora da ag\u00eancia. Tal funcionalidade oferecida pelo iClips ajuda no monitoramento dos jobs e assegura a comunica\u00e7\u00e3o direta com os colaboradores remotos, sem que haja a necessidade de utilizar outros canais, como aplicativos de mensagens instant\u00e2neas e emails.<\/p>\n\n\n\n

Assim, voc\u00ea tamb\u00e9m tem mais facilidade para dar feedbacks para os clientes<\/strong> sobre como est\u00e3o evoluindo as etapas de execu\u00e7\u00e3o dos projetos. Se algo n\u00e3o estiver de acordo com o desejado pelo cliente, basta contatar a equipe externa para efetuar as altera\u00e7\u00f5es solicitadas.<\/p>\n\n\n\n

Tenha uma gest\u00e3o de contratos eficiente na ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o<\/h2>\n\n\n

Uma gest\u00e3o de contratos apropriada \u00e9 crucial para impulsionar o crescimento da ag\u00eancia. Com isso, pode-se garantir que todos os detalhes acertados com o cliente sejam cumpridos, o que impede a ocorr\u00eancia de insatisfa\u00e7\u00f5es, retrabalhos<\/a> ou at\u00e9 mesmo a perda da conta para a concorr\u00eancia.<\/p>\n\n\n

Em suma, a gest\u00e3o de contratos \u00e9 um conjunto de boas pr\u00e1ticas, t\u00e9cnicas e procedimentos que acompanham o ciclo de vida de cada documento da contrata\u00e7\u00e3o, considerando a cria\u00e7\u00e3o, a execu\u00e7\u00e3o e a negocia\u00e7\u00e3o, bem como a reda\u00e7\u00e3o, a discuss\u00e3o das cl\u00e1usulas e a entrega final do trabalho.<\/p>\n\n\n\n

Automatizar a gest\u00e3o de contratos \u00e9 uma \u00f3tima sa\u00edda para ter mais controle sobre os documentos gerados na ag\u00eancia. Com um software de gest\u00e3o, pode-se selecionar uma pe\u00e7a que esteja associada a determinado job e automaticamente criar e replicar or\u00e7amentos<\/strong>, o que economiza tempo e evita erros.<\/p>\n\n\n\n

Como voc\u00ea viu, uma ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o dentro de um sistema de gest\u00e3o completo como o iClips pode beneficiar todos os setores da sua ag\u00eancia. Afinal, ela otimiza os processos internos, impactando positivamente os resultados do neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n

Voc\u00ea ainda n\u00e3o conta com uma ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o na sua ag\u00eancia? Teste gratuitamente o software de gest\u00e3o iClips<\/a>\u00a0e desfrute das vantagens colaborativas entre suas equipes!<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Os processos da sua ag\u00eancia est\u00e3o desorganizados e gerando atrasos nas entregas? O uso de uma ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o pode reverter esse quadro. Continue lendo e descubra os melhores recursos para otimizar as atividades internas!<\/p>\n","protected":false},"author":19,"featured_media":74203,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_uag_custom_page_level_css":"","site-sidebar-layout":"default","site-content-layout":"","ast-site-content-layout":"default","site-content-style":"default","site-sidebar-style":"default","ast-global-header-display":"","ast-banner-title-visibility":"","ast-main-header-display":"","ast-hfb-above-header-display":"","ast-hfb-below-header-display":"","ast-hfb-mobile-header-display":"","site-post-title":"","ast-breadcrumbs-content":"","ast-featured-img":"","footer-sml-layout":"","theme-transparent-header-meta":"","adv-header-id-meta":"","stick-header-meta":"","header-above-stick-meta":"","header-main-stick-meta":"","header-below-stick-meta":"","astra-migrate-meta-layouts":"set","ast-page-background-enabled":"default","ast-page-background-meta":{"desktop":{"background-color":"","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""},"tablet":{"background-color":"","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""},"mobile":{"background-color":"","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""}},"ast-content-background-meta":{"desktop":{"background-color":"var(--ast-global-color-5)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""},"tablet":{"background-color":"var(--ast-global-color-5)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""},"mobile":{"background-color":"var(--ast-global-color-5)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""}},"footnotes":""},"categories":[12],"tags":[],"class_list":["post-3460","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-gestao"],"views":123,"uagb_featured_image_src":{"full":["https:\/\/iclips.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/09\/Tecnologia-2.png",1024,538,false],"thumbnail":["https:\/\/iclips.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/09\/Tecnologia-2-150x150.png",150,150,true],"medium":["https:\/\/iclips.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/09\/Tecnologia-2-300x158.png",300,158,true],"medium_large":["https:\/\/iclips.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/09\/Tecnologia-2-768x404.png",768,404,true],"large":["https:\/\/iclips.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/09\/Tecnologia-2.png",800,420,false],"1536x1536":["https:\/\/iclips.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/09\/Tecnologia-2.png",1024,538,false],"2048x2048":["https:\/\/iclips.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/09\/Tecnologia-2.png",1024,538,false]},"uagb_author_info":{"display_name":"H\u00e9vila Oliveira","author_link":"https:\/\/iclips.com.br\/blog\/author\/hevila\/"},"uagb_comment_info":0,"uagb_excerpt":"Os processos da sua ag\u00eancia est\u00e3o desorganizados e gerando atrasos nas entregas? 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