{"id":3493,"date":"2020-03-06T00:00:00","date_gmt":"2020-03-06T00:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/iclips.com.br\/blog\/trocar-de-erp\/"},"modified":"2025-01-14T16:55:32","modified_gmt":"2025-01-14T19:55:32","slug":"trocar-de-erp","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/iclips.com.br\/blog\/trocar-de-erp\/","title":{"rendered":"Trocar de ERP: como fazer e qual o momento ideal"},"content":{"rendered":"

Em decorr\u00eancia das mudan\u00e7as internas e externas, de tempos em tempos, \u00e9 necess\u00e1rio trocar de ERP<\/strong>, o que pode trazer diversos questionamentos para os gestores. Afinal, essa \u00e9 uma medida que impacta a companhia como um todo, principalmente no que se refere \u00e0 gest\u00e3o de projetos<\/a>.<\/p>\n\n\n

Em primeiro lugar, \u00e9 preciso entender qual \u00e9 o melhor momento de efetuar essa mudan\u00e7a, o que exige uma an\u00e1lise do cen\u00e1rio e dos objetivos atuais e futuros da organiza\u00e7\u00e3o<\/strong>. <\/p>\n\n\n

Quer saber mais? Confira, a seguir, quais s\u00e3o as raz\u00f5es para a troca de ERP<\/a>, os sinais a serem observados e como fazer a melhor escolha para a sua ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o!<\/p>\n\n\n

Por que trocar de ERP?<\/h2>\n\n\n\n

O ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) se tornou um sistema indispens\u00e1vel para as organiza\u00e7\u00f5es, pois permite a administra\u00e7\u00e3o de todos os recursos e a sua utiliza\u00e7\u00e3o de forma otimizada. <\/p>\n\n\n\n

Com o tempo, v\u00e1rios motivos podem fazer com que as companhias considerem trocar de ERP \u2014 desde o custo-benef\u00edcio at\u00e9 a ado\u00e7\u00e3o de um programa que esteja realmente adequado ao seu ritmo de crescimento<\/strong>. Veja, abaixo, algumas das principais raz\u00f5es para essa medida.<\/p>\n\n\n

Moderniza\u00e7\u00e3o de processos<\/h3>\n\n\n

Conforme a empresa vai se desenvolvendo, a execu\u00e7\u00e3o de alguns processos pode se tornar complexa e incompat\u00edvel com o ERP atual. Nesse sentido, \u00e9 normal pensar no custo-benef\u00edcio.<\/p>\n\n\n

A aquisi\u00e7\u00e3o de um novo sistema de gest\u00e3o<\/a> pode ser mais cara, pois exige a compra de licen\u00e7as e hardwares e a contrata\u00e7\u00e3o de empresas especializadas, al\u00e9m da disponibilidade e do treinamento de colaboradores para assumir o projeto. Mas, em muitos casos, a adequa\u00e7\u00e3o do sistema em uso \u00e9 ainda mais cara do que a implanta\u00e7\u00e3o de um novo.<\/p>\n\n\n

Al\u00e9m disso, tenha em mente que, como a automatiza\u00e7\u00e3o de processos de arrecada\u00e7\u00e3o e controle sobre as organiza\u00e7\u00f5es tem sofrido muitas mudan\u00e7as e atualiza\u00e7\u00f5es nos \u00faltimos anos, \u00e9 imprescind\u00edvel que as empresas se empenhem para atender a todas as obriga\u00e7\u00f5es legais<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

Essa fluidez pode ser percebida, por exemplo, no Sistema P\u00fablico de Escritura\u00e7\u00e3o Digital (SPED Fiscal\/Cont\u00e1bil\/PIS\/COFINS) e na NFS-e e na NF-e (Nota Fiscal de Servi\u00e7o Eletr\u00f4nica e Nota Fiscal Eletr\u00f4nica, respectivamente) <\/p>\n\n\n\n

Para tanto, trocar de ERP para um mais atualizado e adequado \u00e9 essencial para assegurar a automatiza\u00e7\u00e3o e precis\u00e3o no recolhimento e uso dessas informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n

Crescimento da empresa<\/h3>\n\n\n

O crescimento da organiza\u00e7\u00e3o requer a cria\u00e7\u00e3o de processos, controles e setores, que, por sua vez, demandam altera\u00e7\u00f5es no sistema. Quando h\u00e1 uma conex\u00e3o prec\u00e1ria entre os programas, o ERP pode ficar inst\u00e1vel, tornando-se suscet\u00edvel a erros tanto tecnol\u00f3gicos quanto de neg\u00f3cios.<\/p>\n\n\n\n

Levando isso em considera\u00e7\u00e3o, \u00e9 crucial que o sistema seja capaz de suportar os futuros processos da companhia, de modo a minimizar erros. Por isso, tenha em mente que o investimento na tecnologia \u00e9 importante, mas, nesse momento, \u00e9 preciso que a sua escolha facilite as mudan\u00e7as que vir\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Assim, se a organiza\u00e7\u00e3o pretende fazer grandes investimentos \u2014 por exemplo, contar com um sistema de n\u00edvel global, que traga confian\u00e7a \u2014, deve haver uma fase de prepara\u00e7\u00e3o<\/strong>, que contribua para a seguran\u00e7a e garanta informa\u00e7\u00f5es corretas aos investidores.<\/p>\n\n\n

Integra\u00e7\u00e3o incompleta<\/h3>\n\n\n

Quando voc\u00ea tem que usar in\u00fameras planilhas e ferramentas que se encontram fora do sistema de gest\u00e3o com frequ\u00eancia, precisa adquirir outros softwares para controlar determinados processos. <\/p>\n\n\n

Se o sistema atual n\u00e3o se integra aos demais recursos usados pela companhia, pode haver dificuldades, desperd\u00edcio de tempo e imprecis\u00f5es nas tarefas, como aplica\u00e7\u00e3o ineficiente da gest\u00e3o financeira<\/a> e elabora\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios de gest\u00e3o<\/a> que n\u00e3o s\u00e3o realmente \u00fateis.<\/p>\n\n\n

Ao investir em um sistema ERP, a finalidade \u00e9 promover a automatiza\u00e7\u00e3o dos processos e a integra\u00e7\u00e3o de todos os departamentos<\/strong> da empresa, de modo que haja uma gest\u00e3o din\u00e2mica e fluida.<\/p>\n\n\n\n

Por isso, n\u00e3o faz sentido continuar usando um sistema que n\u00e3o gere fluidez, pois essa dificuldade pode acarretar queda na produtividade e erros que resultem em penaliza\u00e7\u00f5es para a organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Qual o momento ideal para trocar de ERP?<\/h2>\n\n\n\n

Para tomar uma decis\u00e3o segura, \u00e9 indicado ficar atento a como o sistema atual impacta a empresa, se est\u00e1 sendo mais vantajoso ou desvantajoso. Acompanhe quais s\u00e3o os sinais de que \u00e9 hora de trocar o ERP.<\/p>\n\n\n

Funcionalidades obsoletas<\/h3>\n\n\n

Todo programa s\u00f3 segue sendo \u00fatil para uma empresa quando oferece funcionalidades que se ad\u00e9quam \u00e0 rotina dos usu\u00e1rios e da companhia. Se a organiza\u00e7\u00e3o tem que alterar a forma de trabalhar ou precisa de recursos que o sistema atual n\u00e3o disponibiliza, esse \u00e9 um forte ind\u00edcio de que \u00e9 o momento de trocar o software.<\/p>\n\n\n\n

Geralmente, nessas situa\u00e7\u00f5es, a empresa entra em contato com o fornecedor e negocia o desenvolvimento de funcionalidades adequadas para as suas atividades. Se ele n\u00e3o se mostra capaz de atender \u00e0 solicita\u00e7\u00e3o, a sa\u00edda mais comum \u00e9 pesquisar no mercado uma op\u00e7\u00e3o de sistema que esteja de acordo com a maneira de trabalhar da empresa<\/strong>.<\/p>\n\n\n

Suporte ruim por parte da prestadora de servi\u00e7os<\/h3>\n\n\n

Para a boa condu\u00e7\u00e3o das tarefas di\u00e1rias, \u00e9 preciso que o suporte dado pelo desenvolvedor do sistema ERP seja compat\u00edvel com as demandas da sua empresa. Ao identificar que o relacionamento \u00e9 insatisfat\u00f3rio, o neg\u00f3cio deve considerar a troca do software.<\/p>\n\n\n\n

Para tanto, verifique se o atendimento prestado costuma ser r\u00e1pido e proativo, se a companhia, de fato, est\u00e1 preocupada com a sua satisfa\u00e7\u00e3o, se o treinamento fornecido \u00e9 adequado e se as solu\u00e7\u00f5es para os problemas s\u00e3o apresentadas de forma \u00e1gil.<\/p>\n\n\n

Baixo n\u00edvel de escalabilidade<\/h3>\n\n\n

Basicamente, a escalabilidade \u00e9 a capacidade que um sistema tem de se adaptar ao crescimento da organiza\u00e7\u00e3o, de modo a comportar as novas demandas sem que isso implique a perda de qualidade.<\/p>\n\n\n\n

Essa \u00e9 considerada uma das caracter\u00edsticas mais importantes de um sistema de gest\u00e3o, haja vista que, quando ele n\u00e3o apresenta escalabilidade, as rotinas internas tendem a n\u00e3o ser realizadas corretamente.<\/p>\n\n\n

Assim, os relat\u00f3rios ficam incompletos, e h\u00e1 dificuldades para o funcionamento dos processos. Inclusive, tais fatores prejudicam o monitoramento dos <\/strong>indicadores de desempenho (KPIs)<\/strong><\/a>.\u00a0<\/p>\n\n\n

Para evitar todos esses problemas, \u00e9 recomend\u00e1vel optar por um sistema que acompanhe a escalabilidade do neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n

Falhas de seguran\u00e7a<\/h3>\n\n\n

Diariamente, a empresa manipula dados valiosos e que devem ser mantidos em sigilo. Em circunst\u00e2ncias em que o software n\u00e3o \u00e9 capaz de controlar as informa\u00e7\u00f5es de modo apropriado, voc\u00ea enfrenta impactos negativos na seguran\u00e7a. Isso afeta a credibilidade e a confiabilidade da empresa no mercado<\/strong>, al\u00e9m de comprometer a integridade das informa\u00e7\u00f5es referentes ao neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n

Por essa raz\u00e3o, se as falhas de seguran\u00e7a est\u00e3o sendo frequentes no ERP da sua ag\u00eancia, cogite a possibilidade de migrar para um sistema que seja mais confi\u00e1vel. Ter um ambiente virtual de trabalho seguro \u00e9 fundamental para passar mais credibilidade aos clientes.<\/p>\n\n\n\n

Como o monitoramento de dados pode ajudar a decidir o momento ideal para trocar de ERP?<\/h2>\n\n\n\n

A partir do monitoramento de dados, a ag\u00eancia tem mais facilidade para detectar os sinais citados anteriormente.<\/p>\n\n\n

\u00c9 sabido que os sistemas de Big Data permitem que voc\u00ea determine velocidade, variedade, volume, veracidade e valor dos dados gerados pela organiza\u00e7\u00e3o. Com isso, os gestores podem fazer an\u00e1lises mais precisas sobre o desempenho dos recursos do sistema de gest\u00e3o, o que os ajuda a tomar decis\u00f5es mais seguras.<\/p>\n\n

Esse programa deve ser visto como o cora\u00e7\u00e3o da sua ag\u00eancia<\/strong> e precisa contemplar o monitoramento de atividades de todos os setores, como reda\u00e7\u00e3o, dire\u00e7\u00e3o de arte, m\u00eddia<\/a>, atendimento e financeiro.\u00a0<\/p>\n\n\n

Um caminho para entender sua adequa\u00e7\u00e3o \u00e9 acompanhar o desempenho de determinado setor, monitorando seus dados, para, assim, estudar se o ERP est\u00e1 comportando todas as necessidades do neg\u00f3cio. Em caso negativo, pode ser que seja o momento de trocar de ERP.<\/p>\n\n\n\n

Nesse sentido, outro ponto a ser observado \u00e9 se, na sua ag\u00eancia, voc\u00ea utiliza apenas um programa ou v\u00e1rios, um para cada finalidade. O ideal \u00e9 ter somente um ERP, que funcione como um \u201cguarda-chuva\u201d<\/strong>, abrangendo todos os setores da empresa. Assim, tudo funciona de forma autom\u00e1tica, conforme as atividades v\u00e3o sendo desenvolvidas. <\/p>\n\n\n\n

Como escolher o melhor ERP?<\/h2>\n\n\n

De modo geral, o ERP garante autonomia no trabalho, ao dispensar, por exemplo, a necessidades de utilizar as velhas planilhas de Excel. Isso se d\u00e1 porque, dessa forma, os gestores e colaboradores podem se dedicar apenas \u00e0s tarefas mais estrat\u00e9gicas.<\/p>\n\n\n

Para aproveitar todas as vantagens do sistema, \u00e9 preciso analisar alguns fatores ao adquiri-lo. Saiba o que considerar para uma compra bem-sucedida.<\/p>\n\n\n

Defina a expectativa da empresa quanto ao ERP<\/h3>\n\n

Antes de ir para o mercado, a empresa deve definir quais s\u00e3o as suas expectativas em rela\u00e7\u00e3o ao sistema. Sendo assim, analise o cen\u00e1rio atual e futuro da ag\u00eancia, levantando as prioridades e montando um plano de gest\u00e3o<\/a>.\u00a0<\/p>\n\n\n

Feito isso, voc\u00ea saber\u00e1 exatamente qual software ser\u00e1 capaz de atender \u00e0s suas demandas, evitando comprar um sistema que traga problemas e n\u00e3o se encaixe no seu cotidiano empresarial.<\/p>\n\n\n

\n
O Studio \u00e9 um ERP totalmente pensando nos processos de ag\u00eancias de comunica\u00e7\u00e3o<\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n\n

Busque um bom fornecedor<\/h3>\n\n\n

Ao decidir trocar o sistema de gest\u00e3o da companhia, uma das primeiras coisas a se fazer \u00e9 pesquisar sobre o fornecedor do seu interesse, procurando saber se \u00e9 uma empresa confi\u00e1vel e que domina a \u00e1rea de TI<\/strong>. Questione, ainda, sobre o prazo de entrega do software, qual \u00e9 o suporte dado no p\u00f3s-venda e quais s\u00e3o as garantias.<\/p>\n\n\n\n

D\u00ea prefer\u00eancia aos fornecedores cuja carteira de clientes n\u00e3o tenha contratantes que atuem em segmentos t\u00e3o diferentes do seu, uma vez que, devido ao fato de o prestador do servi\u00e7o ser muito direcionado, ele pode n\u00e3o conseguir atender \u00e0s suas demandas plenamente.<\/p>\n\n\n\n

Mais adiante, aprofundaremos essa quest\u00e3o, para que voc\u00ea saiba como escolher um bom fornecedor de ERP para a sua ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n

Evite um ERP que exija muito suporte t\u00e9cnico<\/h3>\n\n\n

Apesar de um bom suporte t\u00e9cnico ser fundamental, o ideal \u00e9 que ele seja solicitado com modera\u00e7\u00e3o. Evite chamar os t\u00e9cnicos por motivos banais. Diante disso, prefira negociar com os fornecedores que d\u00e3o capacita\u00e7\u00e3o para a sua equipe, para que ela possa aprender a usar o sistema e lidar com poss\u00edveis imprevistos com agilidade.<\/p>\n\n\n\n

Muitos gestores acreditam que trocar de ERP \u00e9 um processo conturbado. Com as dicas citadas aqui, por\u00e9m, voc\u00ea consegue entender qual \u00e9 o melhor momento para realizar esse troca, al\u00e9m de fazer isso sem erros<\/strong>. Dessa forma, n\u00e3o ter\u00e1 que se deparar com colaboradores resistentes e dificuldades para adapta\u00e7\u00e3o \u00e0 nova tecnologia, nem precisar\u00e1 modificar os processos da ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n

O que observar ao escolher um bom fornecedor na troca de ERP?<\/h2>\n\n\n\n

Como explicamos, ao trocar de ERP, \u00e9 preciso estar muito atento ao fornecedor. Por isso, vamos abordar esse assunto agora, explicando o que voc\u00ea tem que observar ao escolher uma empresa que preste esse tipo de servi\u00e7o, desenvolvendo os sistemas de gest\u00e3o. Acompanhe a seguir!<\/p>\n\n\n

Informe-se sobre a expertise na \u00e1rea<\/h3>\n\n\n

Ao escolher um fornecedor de ERP, \u00e9 fundamental que voc\u00ea opte uma empresa que tenha expertise na sua \u00e1rea de atua\u00e7\u00e3o. Lembre-se de que \u00e9 importante que o programa escolhido tenha a ver com o seu neg\u00f3cio, n\u00e3o sendo generalista.<\/p>\n\n\n\n

Os ERPs desse tipo costumam ser os mesmos para qualquer ramo. N\u00e3o interessa se voc\u00ea tem uma ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o, uma loja de eletr\u00f4nicos ou uma f\u00e1brica de sapatos. Como a solu\u00e7\u00e3o \u00e9 sempre a mesma, \u00e9 certo que o desenvolvedor n\u00e3o ter\u00e1 expertise na sua \u00e1rea.<\/p>\n\n\n\n

Por isso, vale buscar um fornecedor que conhe\u00e7a o segmento de comunica\u00e7\u00e3o e marketing<\/strong>, de modo que o ERP gere relat\u00f3rios com os indicadores de desempenho (KPIs) necess\u00e1rios, por exemplo.<\/p>\n\n\n

Veja quais s\u00e3o as condi\u00e7\u00f5es de contrato<\/h3>\n\n\n

Informar-se sobre as condi\u00e7\u00f5es de contrato tamb\u00e9m \u00e9 muito relevante. \u00c9 preciso estar atento a todas as \u201cletras mi\u00fadas\u201d, para que voc\u00ea n\u00e3o seja prejudicado e acabe concordando com algo inadequado para a sua ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n

Aqui, enquadram-se formas de pagamento, prazo do servi\u00e7o, uso dos dados ap\u00f3s o t\u00e9rmino da presta\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os, entre tantos outros fatores, que devem ser sempre observados. Confira!<\/p>\n\n\n

Observe a garantia oferecida<\/h3>\n\n\n

Tamb\u00e9m \u00e9 muito importante estar atento \u00e0 garantia. Assim, \u00e9 preciso que voc\u00ea avalie como o fornecedor de ERP age em quest\u00f5es como a seguran\u00e7a<\/strong>.<\/p>\n\n\n

Para isso, questione a respeito dos itens de seguran\u00e7a do sistema, como a criptografia. Isso \u00e9 muito relevante para ter certeza de que o programa proteger\u00e1 os dados da ag\u00eancia e de seus clientes, cumprindo os preceitos da nova Lei Geral de Prote\u00e7\u00e3o de Dados (LGPD).<\/p>\n\n

Pergunte sobre o funcionamento do suporte<\/h3>\n\n\n

O fornecedor tamb\u00e9m deve ser questionado sobre o funcionamento do suporte do ERP. Veja quais s\u00e3o os hor\u00e1rios de atendimento, as formas de contato disponibilizadas etc.<\/p>\n\n\n\n

Opte por aquele que ofere\u00e7a solu\u00e7\u00f5es que v\u00e3o ao encontro daquilo que voc\u00ea precisa. O suporte precisa cobrir o hor\u00e1rio de funcionamento da ag\u00eancia, por exemplo.<\/p>\n\n\n

Analise a escalabilidade<\/h3>\n\n\n

Conforme explicamos, a escalabilidade \u00e9 a caracter\u00edstica que faz com que um sistema esteja apto para se adaptar \u00e0s necessidades da empresa conforme ela cresce. Isso, portanto, tamb\u00e9m deve ser observado ao trocar de ERP, e o fornecedor precisa ser indagado nessa dire\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Um programa que \u00e9 muito bom e atende bem a sua ag\u00eancia hoje pode n\u00e3o ter a mesma efici\u00eancia daqui tr\u00eas ou quatro anos<\/strong>, se a companhia j\u00e1 estiver em outro patamar, com mais clientes e funcion\u00e1rios.<\/p>\n\n\n\n

Quais s\u00e3o os principais erros cometidos ao trocar de ERP?<\/h2>\n\n\n\n

Ao trocar de ERP, tamb\u00e9m \u00e9 preciso estar atento aos principais erros cometidos no processo. Listamos alguns, para que voc\u00ea consiga escapar deles na sua ag\u00eancia. Observe!<\/p>\n\n\n

Perda de dados<\/h3>\n\n\n

A perda de dados \u00e9 um dos maiores erros das empresas ao trocar de ERP. Mas como evitar isso? O principal ponto \u00e9 planejar muito bem a migra\u00e7\u00e3o<\/strong>, para que todas as informa\u00e7\u00f5es que est\u00e3o no software de gest\u00e3o antigo sejam transpostas para o novo.<\/p>\n\n\n\n

Somente assim ser\u00e1 poss\u00edvel dar continuidade ao trabalho sem perder nenhuma informa\u00e7\u00e3o relevante ou que possa comprometer os projetos nos quais voc\u00ea est\u00e1 trabalhando.<\/p>\n\n\n

Downgrade<\/h3>\n\n\n

Em tradu\u00e7\u00e3o literal para a l\u00edngua portuguesa, \u201cdowngrade\u201d significa \u201crebaixar\u201d. \u00c9 o oposto do upgrade, e deve-se ter cuidado com isso ao realizar a troca de ERP.<\/p>\n\n\n\n

Por falta de experi\u00eancia, no momento da migra\u00e7\u00e3o, pode ser que o usu\u00e1rio acabe voltando para uma vers\u00e3o anterior do software. Isso n\u00e3o \u00e9 recomendado, tendo em vista que as edi\u00e7\u00f5es mais recentes s\u00e3o as que t\u00eam prioridade para receber atualiza\u00e7\u00f5es, como os protocolos de seguran\u00e7a.<\/p>\n\n\n

Cancelamentos de contratos antecipados<\/h3>\n\n\n

Imagine a seguinte situa\u00e7\u00e3o: voc\u00ea tem um contrato com um fornecedor de ERP, mas est\u00e1 insatisfeito. Ent\u00e3o, pesquisa e fecha parceria com uma nova empresa. No mesmo instante, cancela os servi\u00e7os que tinha contratados com a outra companhia.<\/p>\n\n\n\n

Se o suporte e outros servi\u00e7os contratados forem imediatamente suspensos, voc\u00ea n\u00e3o ter\u00e1 mais acesso a tudo que est\u00e1 no seu ERP antigo e poder\u00e1 ter dificuldades para fazer a migra\u00e7\u00e3o. De tal maneira, \u00e9 recomendado sempre evitar o cancelamento antecipado<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

Deixe para desfazer o contrato do seu ERP antigo apenas quando j\u00e1 estiver com tudo acertado com o novo programa e ele j\u00e1 estiver em pleno funcionamento na sua ag\u00eancia. <\/p>\n\n\n

Em resumo, podemos dizer que as ag\u00eancias t\u00eam processos e rotinas muito espec\u00edficos da \u00e1rea. Por isso, o ideal \u00e9 contar com um sistema que seja totalmente voltado para esse segmento. Se voc\u00ea est\u00e1 precisando trocar de ERP, saiba que o iClips <\/a><\/strong>pode ser a resposta<\/strong>. Ele \u00e9 o \u00fanico sistema de gest\u00e3o integrado e gratuito inteiramente pensado para ag\u00eancias de comunica\u00e7\u00e3o!<\/p>\n\n

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Quer aumentar a efici\u00eancia dos processos da sua ag\u00eancia? Para tanto, pode ser necess\u00e1rio trocar de ERP. 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