{"id":3976,"date":"2020-04-10T00:00:00","date_gmt":"2020-04-10T00:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/iclips.com.br\/blog\/implementacao-de-sistemas\/"},"modified":"2025-01-14T16:49:37","modified_gmt":"2025-01-14T19:49:37","slug":"implementacao-de-sistemas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/iclips.com.br\/blog\/implementacao-de-sistemas\/","title":{"rendered":"Um guia para fazer a implementa\u00e7\u00e3o de sistemas sem erros"},"content":{"rendered":"\n

As plataformas de gest\u00e3o s\u00e3o parte fundamental da estrutura empresarial <\/strong>nos dias de hoje. Tarefas de todos os n\u00edveis, desde aquelas mais operacionais, at\u00e9 as estrat\u00e9gicas, voltadas \u00e0 tomada de decis\u00e3o, s\u00e3o executadas nesses ambientes digitais. A cada aquisi\u00e7\u00e3o de um novo servi\u00e7o ou a troca por um mais recente, a implementa\u00e7\u00e3o de sistemas \u00e9 um trabalho que precisa ser realizado.<\/p>\n\n\n

Nesse processo, algumas an\u00e1lises que precisam ser realizadas, a come\u00e7ar pelo entendimento do momento certo em adotar um novo software na empresa<\/a>. Seja para atender uma necessidade da rotina de trabalho, seja para otimizar os recursos \u00e0 disposi\u00e7\u00e3o dos colaboradores, upgrades s\u00e3o sempre necess\u00e1rios. Cada vez que isso acontece, uma nova jornada de implementa\u00e7\u00e3o se inicia.<\/p>\n\n\n

Neste conte\u00fado, mostraremos como a implementa\u00e7\u00e3o de sistemas \u00e9 uma demanda importante e, principalmente, de que forma ele deve ser conduzida, minimizando erros. Confira a seguir!<\/p>\n\n\n\n

O que \u00e9 uma implementa\u00e7\u00e3o de sistemas?<\/h2>\n\n\n

A implementa\u00e7\u00e3o de sistemas \u00e9 o processo em que uma empresa come\u00e7a a utilizar um novo software de gest\u00e3o<\/a> de automa\u00e7\u00e3o de Marketing, de produtividade<\/a>, ou de qualquer outra categoria. Esse momento merece aten\u00e7\u00e3o, uma vez que uma s\u00e9rie de tarefas, operacionais e administrativas, depender\u00e3o diretamente do uso dessas solu\u00e7\u00f5es na rotina do neg\u00f3cio<\/strong>.<\/p>\n\n\n

Esse per\u00edodo de implementa\u00e7\u00e3o est\u00e1 ligado n\u00e3o somente ao funcionamento adequado do sistema, mas tamb\u00e9m \u00e0 etapa de escolha da solu\u00e7\u00e3o ideal. Assim, a empresa consegue garantir que esse software \u00e9 o mais adequado \u00e0s suas necessidades e, principalmente, que o fornecedor respons\u00e1vel prestar\u00e1 todo suporte no per\u00edodo de implementa\u00e7\u00e3o e, posteriormente, no uso cotidiano.<\/p>\n\n\n\n

Quando essa escolha por um sistema \u00e9 definida, h\u00e1 tamb\u00e9m o momento em que os colaboradores s\u00e3o integrados \u00e0 nova interface e \u00e0s suas funcionalidades. Por mais que esses sistemas sejam comuns \u00e0 rotina empresarial, especialmente pela transforma\u00e7\u00e3o digital, novos softwares requerem um tempo de ambienta\u00e7\u00e3o e de aprendizagem<\/strong>.<\/p>\n\n\n

O impacto da implementa\u00e7\u00e3o de sistemas aos resultados<\/h3>\n\n

Um processo de implementa\u00e7\u00e3o de sistemas precisa considerar o impacto dessa aquisi\u00e7\u00e3o ou transi\u00e7\u00e3o \u00e0 rotina da empresa. Por exemplo, come\u00e7ar com um novo software de gest\u00e3o para ag\u00eancias<\/a> \u00e9 um grande passo, j\u00e1 que esses sistemas concentram uma s\u00e9rie de funcionalidades de diferentes setores, como financeiro, atendimento, cria\u00e7\u00e3o, entre outros.<\/p>\n\n

As ferramentas de business intelligence<\/a> tamb\u00e9m t\u00eam grande impacto, j\u00e1 que s\u00e3o os respons\u00e1veis por captar e tratar dados que v\u00e3o gerar informa\u00e7\u00f5es precisas para alimentar KPIs<\/a>. Sendo assim, cada um desses sistemas precisa ser implementado da melhor forma poss\u00edvel, evitando dificuldades que impactem o andamento das demandas e que impliquem queda de produtividade.<\/p>\n\n\n

Qual \u00e9 a hora de adquirir um novo sistema de gest\u00e3o?<\/h2>\n\n\n\n

A tomada de decis\u00e3o por um novo sistema de gest\u00e3o \u00e9 um momento em que as empresas precisam ter a percep\u00e7\u00e3o das suas necessidades e refletir como uma solu\u00e7\u00e3o adequada vai ajudar. Basicamente, esse momento \u00e9 originado de duas formas: a partir de dificuldades com o sistema atual ou ao perceber que \u00e9 um software que pode ajudar em determinada demanda.<\/p>\n\n\n\n

A seguir, analise algumas motiva\u00e7\u00f5es e entenda melhor como funciona a percep\u00e7\u00e3o do momento certo de adquirir ou mudar o sistema de gest\u00e3o que a empresa utiliza.<\/p>\n\n\n

Quando sua ag\u00eancia precisar de solu\u00e7\u00f5es espec\u00edficas<\/h3>\n\n\n

Gerenciar uma ag\u00eancia \u00e9 um trabalho repleto de desafios e dificuldades, especialmente para os neg\u00f3cios de m\u00e9dio porte, com menos recursos e com equipes enxutas. H\u00e1 muitas tarefas cotidianas importantes, especialmente na administra\u00e7\u00e3o do neg\u00f3cio, que s\u00f3 podem ser desenvolvidas com efic\u00e1cia quando h\u00e1 solu\u00e7\u00f5es digitais \u00e0 disposi\u00e7\u00e3o dos colaboradores.<\/p>\n\n\n\n

Dessa forma, n\u00e3o existe mist\u00e9rio quando h\u00e1 a sensa\u00e7\u00e3o de que falta a ferramenta adequada para executar determinadas demandas. Esse \u00e9 o momento de percep\u00e7\u00e3o de que falta um recurso adequado e, a partir disso, os pr\u00f3ximos passos ser\u00e3o a escolha, e, consequentemente, a implanta\u00e7\u00e3o de sistemas adequados.<\/p>\n\n\n

Quando os colaboradores t\u00eam dificuldades com demandas<\/h3>\n\n

Algumas demandas podem ser mais complexas do que os colaboradores conseguem solucionar. Um bom exemplo \u00e9 a gest\u00e3o financeira<\/a>, que depende n\u00e3o s\u00f3 do controle de fluxo de caixa, mas tamb\u00e9m das cobran\u00e7as, acesso a contratos, emiss\u00e3o de documentos fiscais, e uma s\u00e9rie de outras pequenas tarefas cotidianas. Sem uma solu\u00e7\u00e3o ideal, \u00e9 imposs\u00edvel cuidar de tudo<\/strong>.<\/p>\n\n\n

Nesses casos, a busca pelo sistema ideal precisa ser otimizada, o que significa buscar a ferramenta que seja capaz de cuidar de toda a etapa de trabalho que t\u00eam gerado dificuldades. Uma plataforma completa \u00e9 a melhor escolha, desde que o fornecedor garanta, al\u00e9m das funcionalidades do sistema, o suporte continuado.<\/p>\n\n\n

Quando o sistema antigo j\u00e1 n\u00e3o atende mais<\/h3>\n\n\n

A defasagem de sistemas \u00e9 algo bastante comum, afinal, a tecnologia se desenvolve cada vez mais r\u00e1pido, o que tamb\u00e9m faz com que o n\u00edvel de trabalho, em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 qualidade, aumente. Ferramentas antigas e que n\u00e3o passaram por atualiza\u00e7\u00f5es tendem a se tornar obsoletas, ou ao menos n\u00e3o conseguem mais apresentar o n\u00edvel de efic\u00e1cia que j\u00e1 tiveram em outro momento.<\/p>\n\n\n\n

Cabe \u00e0 empresa ter essa percep\u00e7\u00e3o de quando os seus recursos n\u00e3o s\u00e3o mais qualificados para as demandas que o mercado e a rotina de trabalho apresentam. \u00c9 fundamental entender que, por mais que a implementa\u00e7\u00e3o de sistemas exija investimentos e uma dedica\u00e7\u00e3o \u00e0 transi\u00e7\u00e3o, os resultados dessa fase s\u00e3o aqueles ainda mais satisfat\u00f3rios, al\u00e9m da produtividade otimizada.<\/p>\n\n\n\n

Como acontece o processo de implementa\u00e7\u00e3o de sistemas?<\/h2>\n\n\n

H\u00e1 muitas d\u00favidas sobre como esse processo de implementa\u00e7\u00e3o de sistemas precisa ser feito, principalmente de maneira que ele n\u00e3o impacte o fluxo de trabalho<\/a> em uma ag\u00eancia. No entanto, o processo tem mais etapas e come\u00e7am antes mesmo do contato dos colaboradores com a nova interface.<\/p>\n\n\n

A seguir, saiba quais s\u00e3o cada uma dessas fases de implementa\u00e7\u00e3o \u2014 da decis\u00e3o at\u00e9 o monitoramento dos resultados \u2014, e veja quais devem ser as preocupa\u00e7\u00f5es de gestores e colaboradores.<\/p>\n\n\n

Planejamento estrat\u00e9gico<\/h3>\n\n\n

O planejamento estrat\u00e9gico \u00e9 a fase inicial em que gestores devem entender, primeiramente, qual \u00e9 a necessidade da empresa e quais as raz\u00f5es da escolha de um novo sistema. Se \u00e9 um upgrade, a busca deve ser voltada para um software mais moderno e que seja capaz de resolver as dificuldades que est\u00e3o sendo enfrentadas. S\u00f3 assim a ideia de melhoria de n\u00edvel \u00e9 atendida.<\/p>\n\n\n\n

O planejamento tamb\u00e9m deve contemplar os casos em que a contrata\u00e7\u00e3o da solu\u00e7\u00e3o \u00e9 voltada para preencher alguma lacuna, seja ela operacional, seja de gest\u00e3o. Nessa etapa pr\u00e9via, devem ser definidas as funcionalidades, recursos e todos os detalhes de funcionamento<\/strong> que se espera desse novo sistema. A partir disso, a busca \u00e9 mais criteriosa, guiando uma escolha precisa.<\/p>\n\n\n

Instru\u00e7\u00f5es do fabricante<\/h3>\n\n\n

Cada fabricante de sistemas tem as instru\u00e7\u00f5es adequadas para o uso daquela solu\u00e7\u00e3o, ao menos deveria oferecer. Assim, \u00e9 fundamental que esse processo de implementa\u00e7\u00e3o seja baseado por essas instru\u00e7\u00f5es e pelo material de apoio que o fornecedor desenvolveu. \u00c9 nesse conte\u00fado que constam as orienta\u00e7\u00f5es de uso, de transi\u00e7\u00e3o de uma ferramenta para outra, e toda a teoria necess\u00e1ria.<\/p>\n\n\n

Por isso, \u00e9 fundamental tamb\u00e9m que haja um entendimento de como esse conte\u00fado t\u00e9cnico com as instru\u00e7\u00f5es se apresenta, antes mesmo de contratar um sistema. Quanto mais completo, melhor ser\u00e1 o processo de in\u00edcio de uso<\/strong>, especialmente naquela fase inicial de transi\u00e7\u00e3o. Assim, h\u00e1 maior autonomia<\/a> para a ag\u00eancia e a adapta\u00e7\u00e3o aos novos recursos se torna mais r\u00e1pida.<\/p>\n\n

Estudar as funcionalidades necess\u00e1rias<\/h3>\n\n\n

Um ponto extremamente importante nesse processo de implementa\u00e7\u00e3o de sistemas \u00e9 o entendimento interno acerca do que a ag\u00eancia necessita como funcionalidade no seu cotidiano. Assim, h\u00e1 a garantia de que nenhuma demanda, seja administrativa, seja operacional, deixar\u00e1 de ter um recurso adequado e que ajude a conseguir mais produtividade na execu\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Por isso, uma an\u00e1lise mais aprofundada entre os gestores pode concluir em quais pontos do trabalho cotidiano h\u00e1 necessidades mais urgentes. Os colaboradores tamb\u00e9m precisam participar desse processo j\u00e1 que eles tamb\u00e9m t\u00eam suas necessidades e sabem em quais quest\u00f5es o sistema e o fluxo de trabalho atual deixam a desejar.<\/p>\n\n\n

Treinamentos para a equipe<\/h3>\n\n\n

Ainda que as instru\u00e7\u00f5es estejam completas e oferecendo um bom n\u00edvel de autonomia, os treinamentos ajudam a tornar esse processo de integra\u00e7\u00e3o com as novas tecnologias ainda mais tranquilo e facilitado para os colaboradores. Eles precisam passar por um n\u00edvel de ensino mais intensivo, j\u00e1 que necessitam ter total ambienta\u00e7\u00e3o com os sistemas o mais r\u00e1pido poss\u00edvel.<\/p>\n\n\n\n

Muitas vezes, s\u00e3o os pr\u00f3prios fornecedores da tecnologia do sistema que se tornam respons\u00e1veis por fazer esses treinamentos, preferencialmente dentro das empresas. Isso garante que o colaborador tenha contato com informa\u00e7\u00f5es estrat\u00e9gicas e que ele seja ensinado por quem tem expertise total. \u00c9 fundamental oferecer os treinamentos no per\u00edodo de integra\u00e7\u00e3o aos sistemas<\/strong>.<\/p>\n\n\n

Monitoramento e adequa\u00e7\u00f5es<\/h3>\n\n\n

Por fim, uma vez que a implementa\u00e7\u00e3o de sistemas foi conclu\u00edda, o trabalho deve ser focado na continuidade e na an\u00e1lise em rela\u00e7\u00e3o aos resultados obtidos com a solu\u00e7\u00e3o contratada. Trata-se de um acompanhamento dos resultados que foram obtidos a partir do uso desse sistema, avaliando como ele impactou positivamente a produtividade e os processos nos diversos setores do neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n

Pode ser que, durante essa avalia\u00e7\u00e3o, sejam percebidas necessidades pontuais de adequa\u00e7\u00f5es, o que n\u00e3o deve ser visto como um problema. Essa etapa de mensura\u00e7\u00e3o da qualidade dos resultados oferecidos \u00e9 fundamental justamente para que a empresa consiga chegar ao m\u00e1ximo de desempenho<\/a>, de modo que esse software seja totalmente capaz de entregar resultados<\/strong>.<\/p>\n\n\n

Sem mist\u00e9rios, a implementa\u00e7\u00e3o de sistemas \u00e9 um per\u00edodo importante e repleto de diversas etapas que comp\u00f5em uma transi\u00e7\u00e3o ou uma adequa\u00e7\u00e3o segura, caso seja optado um software novo. Quanto mais esse processo for bem acompanhado, melhor ser\u00e1 o retorno de resultados dentro da proposta que a ag\u00eancia espera da tecnologia contratada.<\/p>\n\n\n

J\u00e1 que o assunto \u00e9 esse, que tal experimentar um software para gest\u00e3o de ag\u00eancias capaz de oferecer amplas funcionalidades e estrat\u00e9gicas para neg\u00f3cios de qualquer tamanho? Comece a usar o iClips agora mesmo!<\/a><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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