Confesso que nunca fui a maior f\u00e3 dos n\u00fameros. Quando comecei meu curso superior, um dos motivos que me levaram a escolher comunica\u00e7\u00e3o foi a cren\u00e7a de que esse seria um \u00f3timo caminho para algu\u00e9m que n\u00e3o se sentia confort\u00e1vel com c\u00e1lculos – um equ\u00edvoco t\u00edpico de uma jovem universit\u00e1ria.<\/p>\n\n\n\n
No entanto, \u00e0 medida que continuei estudando e me aprofundando na \u00e1rea, fui entendendo que os n\u00fameros s\u00e3o verdadeiros aliados em qualquer planejamento. Afinal de contas, como saber se estou no caminho certo sem conseguir mensurar os resultados?<\/strong> <\/p>\n\n\n\n Bem, entender a import\u00e2ncia dos n\u00fameros e dados \u00e9 uma coisa. Se sentir confiante trabalhando com eles \u00e9 outra bem diferente.<\/p>\n\n\n\n Mas n\u00e3o precisa ser assim. <\/p>\n\n\n\n Neste artigo, quero compartilhar um pouco sobre o que fiz para superar minhas limita\u00e7\u00f5es com n\u00fameros e me tornar uma profissional totalmente data-driven<\/em>, e aplicar isso no gerenciamento de ag\u00eancias.<\/p>\n\n\n\n Tamb\u00e9m vou te mostrar como voc\u00ea pode fazer o mesmo e, se quiser, como ter uma ajuda extra com softwares de gerenciamento exclusivos para ag\u00eancias. Entre os erros mais comuns observados em ag\u00eancias<\/a>, destacam-se a falta de assertividade na defini\u00e7\u00e3o de pre\u00e7os pelos servi\u00e7os oferecidos e os desafios em dividir os custos operacionais, o que acaba prejudicando a estabilidade da proje\u00e7\u00e3o financeira.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m disso, a dificuldade em medir determinados dados e a falta de compartilhamento de informa\u00e7\u00f5es entre as equipes tamb\u00e9m contribuem para situa\u00e7\u00f5es desafiadoras. <\/p>\n\n\n\n Em meio a esse mar de informa\u00e7\u00f5es, estabelecer m\u00e9tricas e, consequentemente, mensur\u00e1-las e us\u00e1-las na tomada de decis\u00e3o, n\u00e3o \u00e9 uma tarefa t\u00e3o simples. <\/p>\n\n\n\n S\u00e3o diversas demandas simult\u00e2neas, v\u00e1rios colaboradores em um \u00fanico projeto e, frequentemente, prazos apertad\u00edssimos. <\/p>\n\n\n\n Organizar o fluxo de trabalho e tornar os dados gerenci\u00e1veis oferece a oportunidade de tomar decis\u00f5es mais assertivas<\/strong>, investir tempo e recursos na otimiza\u00e7\u00e3o de processos e no crescimento da ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n E os n\u00fameros falam por si: de acordo com o relat\u00f3rio Insights-Driven Businesses Set the Pace for Global Growth<\/em><\/strong>, empresas que adotam uma abordagem orientada por dados registram um crescimento anual superior a 30%.<\/p>\n\n\n\n E como driblar as dificuldades comuns na maioria das ag\u00eancias e fazer uma gest\u00e3o de dados eficiente para tomada de decis\u00f5es mais assertivas? \u00c9 a\u00ed que a implementa\u00e7\u00e3o de um software pode ser de grande aux\u00edlio.<\/strong><\/p>\n\n\n\n A ado\u00e7\u00e3o de um sistema focado na gest\u00e3o de ag\u00eancias pode contribuir para:<\/p>\n\n\n\n Foram incont\u00e1veis os perrengues que passei tentando mensurar dados de forma eficaz e estabelecer metas claras em minha trajet\u00f3ria profissional. <\/p>\n\n\n\n Quando entrei em contato pela primeira vez com a iClips, em 2019, a primeira coisa que pensei foi: \\”Como teria sido bom conhecer essa ferramenta mais cedo\\”.<\/p>\n\n\n\n Atrav\u00e9s dele, descobri uma maneira de enxergar novas oportunidades, deixando de lado minha inseguran\u00e7a e mergulhando de cabe\u00e7a no universo da an\u00e1lise orientada por dados.<\/p>\n\n\n\n Bem, o iClips nada mais \u00e9 do que um software espec\u00edfico para gest\u00e3o de ag\u00eancias que engloba todos os setores em um mesmo lugar.\u00a0<\/p>\n\n\n\n Atrav\u00e9s do cruzamento de dados, com mais de 40 relat\u00f3rios dispon\u00edveis, ele traz a possibilidade de visualizar de forma clara algumas situa\u00e7\u00f5es que, normalmente, consideramos quase imposs\u00edvel de serem mensuradas.<\/p>\n\n\n\n Vou dar alguns exemplos:<\/p>\n\n\n\n Nem sempre o tempo investido em um projeto pode ser mensurado com precis\u00e3o, o que torna o planejamento mais complexo e pode resultar em uma precifica\u00e7\u00e3o abaixo do custo real.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 por isso que uma das funcionalidades que eu mais gosto dentro do iClips \u00e9 o timesheet<\/a><\/em>, que calcula de forma simples e precisa quanto tempo um colaborador dedica a cada etapa do projeto.<\/p>\n\n\n\n Quem nunca concluiu que uma pe\u00e7a de design pudesse ser feita \u201crapidinho\u201d, s\u00f3 para descobrir que era muito mais complexa do que o esperado, com in\u00fameras solicita\u00e7\u00f5es de ajustes por parte do cliente?<\/p>\n\n\n\n Alias, a refa\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m pode ser contabilizada no sistema<\/strong>, o que possibilita um acordo entre a ag\u00eancia e o cliente, estabelecendo um limite para o n\u00famero de refa\u00e7\u00f5es ou cobrando por elas.<\/p>\n\n\n\n Dessa forma, voc\u00ea pode garantir a otimiza\u00e7\u00e3o do trabalho da sua equipe e, por meio de relat\u00f3rios, como a dura\u00e7\u00e3o das atividades e o n\u00famero de refa\u00e7\u00f5es mensais, automatizar ainda mais seus processos.<\/p>\n\n\n\n Outra dificuldade comum dentro de ag\u00eancias \u00e9, ao determinar tarefas, estipular o time envolvido.<\/p>\n\n\n\n Normalmente, avaliamos a senioridade e o n\u00famero de demandas. Mas at\u00e9 que ponto o custo de cada profissional pode influenciar na precifica\u00e7\u00e3o de um projeto?<\/p>\n\n\n\n Por exemplo, atribuir determinadas tarefas aos colaboradores juniores pode resultar em economia de custos, permitindo que os colaboradores seniores desempenhem fun\u00e7\u00f5es mais estrat\u00e9gicas em outros projetos. <\/p>\n\n\n\n Distribuindo de forma estrat\u00e9gica as tarefas para os colaboradores, \u00e9 mais f\u00e1cil aumentar a quantidade e\/ou n\u00edvel de qualidade das entregas, e tudo isso pode ser medido por meio de relat\u00f3rios dentro do iClips, como o \u201cDura\u00e7\u00e3o de Atividades X Custo\u201d.<\/p>\n\n\n\n Quem trabalha com atendimento sabe que sempre haver\u00e1 aqueles clientes que demandam um pouco mais. Pedem mais ajustes, demoram um pouco mais para aprovar e acabam consumindo um tempo maior do que o inicialmente planejado para a execu\u00e7\u00e3o do projeto. <\/p>\n\n\n\n Por isso, um dos meus relat\u00f3rios favoritos \u00e9 o Ranking de Clientes<\/em>, que me permite analisar em quais clientes minha equipe investe mais tempo e se, de fato, esse cliente tem sido lucrativo.<\/p>\n\n\n\n Tendo a otimiza\u00e7\u00e3o de tempo como um dos principais fatores na busca pelo gerenciamento pautado em dados, a integra\u00e7\u00e3o entre departamentos \u00e9 um diferencial \u00edmpar. <\/p>\n\n\n\n No entanto, essa estrat\u00e9gia n\u00e3o deve se limitar apenas aos departamentos, mas tamb\u00e9m \u00e0 comunica\u00e7\u00e3o com os clientes.<\/p>\n\n\n\n Economizar horas esperando por uma resposta no WhatsApp, um simples \\”ok\\” por e-mail ou at\u00e9 mesmo uma reuni\u00e3o exclusiva para aprova\u00e7\u00e3o ajuda – e muito – a consolidar processos. <\/p>\n\n\n\n O M\u00f3dulo de Comunica\u00e7\u00e3o com o Cliente<\/em> oferece a possibilidade de envolv\u00ea-los no fluxo de trabalho da sua equipe, permitindo que eles aprovem ou solicitem ajustes diretamente pela plataforma.<\/p>\n\n\n\n Em um cen\u00e1rio onde qualquer erro pode ter um impacto significativo no seu neg\u00f3cio, e os riscos precisam ser cada vez mais reduzidos, tomar decis\u00f5es baseadas em dados, em vez de confiar apenas em achismos, n\u00e3o \u00e9 mais uma op\u00e7\u00e3o. \u00c9 uma necessidade!<\/p>\n\n\n\n Investir em um software que auxilie na gest\u00e3o baseada em dados \u00e9 escolher trilhar um caminho em dire\u00e7\u00e3o ao crescimento, tendo seguran\u00e7a em suas a\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n
Vamos l\u00e1?<\/p>\n\n\n\nPor que e como utilizar os dados no gerenciamento da minha ag\u00eancia?<\/h2>\n\n\n\n
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Tornando a gest\u00e3o pautada em dados ainda mais simples<\/h2>\n\n\n\n
Metrifica\u00e7\u00e3o de tempo investido em cada demanda<\/h3>\n\n\n\n
C\u00e1lculo de custo em um projeto, levando em conta o valor por hora<\/a> dos colaboradores envolvidos<\/h3>\n\n\n\n
An\u00e1lise de quais clientes e projetos demandam mais tempo da equipe<\/h3>\n\n\n\n
O gerenciamento de ag\u00eancias com base em dados \u00e9 mais que uma op\u00e7\u00e3o<\/h2>\n\n\n\n