Ter total controle da parte financeira da agência não é tarefa fácil. São tantos dados, números e datas que é muito comum ficar perdido nesse mundo de gráficos. Existem várias complicações e desafios na área das finanças, mas fato é que uma das piores é a inadimplência de clientes. Não receber o pagamento no dia combinado pode desajustar todo seu planejamento e atrapalhar seus investimentos. A régua de cobrança é a ferramenta perfeita para evitar esse problema.
Com ela você consegue melhorar e muito seu processo de cobrança e envio de boletos para que os clientes fiquem na mesma frequência que a agência e tenham mais facilidade de pagar pelos serviços na data combinada.
Tensões financeiras estão entre os maiores problemas de relacionamento entre agências e clientes. E o grande causador disso é que ambas as partes não se comunicam muito bem sobre como eles lidam questões financeiras. Isto leva a conflitos desnecessários sobre cobrança, taxas, datas e estimativas.
Pensando nisso, preparamos este post, onde iremos mostrar a importância da régua de cobrança e como montar uma para sua agência. Confira!
O que é uma régua de cobrança?
A régua de cobrança é uma ferramenta baseada em uma série de passos com o intuito de reduzir a inadimplência de clientes na agência e tornar mais prático o processo de cobrança.
Todos os projetos e campanhas podem entrar na régua de cobrança, automatizando o envio de boletos e mensagens alertando sobre o pagamento.
Em outras palavras, uma régua de cobrança estabelece um fluxo automático de disparo de mensagens e boletos para os clientes. A inadimplência, na grande maioria das vezes, acontece por falta de comunicação ou por processos de cobrança mal organizados, o que deixa tanto a agência quanto os clientes perdidos no meio das finanças. O cliente provavelmente recebe inúmeros emails por dia e o seu pedido de pagamento pode passar despercebido nesse montante.
Nessa medida, antes de tudo você precisa definir quais as melhores datas para o envio das mensagens e através de quais canais esse disparo seria mais efetivo (Whatsapp, email, SMS ou por meio de uma plataforma integrada).
Como montar uma para sua agência?
Vamos dar um exemplo para ilustrar melhor a funcionalidade da régua de cobrança. Para este exemplo, vamos supor que a data de vencimento do boleto seja no 5º dia útil.
- Após estabelecer a data de vencimento, o primeiro passo é enviar o boleto junto com a fatura do serviço para o cliente.
- Envie uma mensagem alertando que o boleto vence em 5 dias.
- Envie outra mensagem no dia do vencimento.
- Depois do vencimento da fatura, se o cliente ainda não tiver efetuado o pagamento, mande um alerta avisando que o boleto venceu há cinco dias.
- Dispare outra mensagem dez dias depois do vencimento.
- Se passaram mais de 15 dias do vencimento, mande uma mensagem amigável comunicando sobre a inadimplência.
Depois de enviar todas essas mensagens, é muito provável que o cliente já tenha realizado o pagamento. No entanto, mesmo se após todos os alertas ele não tiver pago, tente um contato mais pessoal por telefone. O intuito é que o cliente faça o pagamento, pois gerar uma situação constrangedora pode significar a perda desse cliente, resultado ruim para a agência.
O mais importante aqui é que as mensagens da régua de cobrança preparam a mente do cliente para o pagamento. Uma fatura é sempre um choque, mas se você envia mensagens alertando para a data de vencimento, o cliente já vai antecipando esse “choque” e se vê mais preparado para lidar com o pagamento.
Quais as vantagens da régua de cobrança?
Essa ferramenta é muito importante para a gestão financeira da agência, pois tem o papel de prevenir a inadimplência, ajudando na saúde financeira e no faturamento de uma maneira geral.
A régua de cobrança auxilia na obtenção do controle das vendas já no momento em que são realizadas. Dessa forma, você evita situações constrangedoras de suspensão de serviços, cobranças judiciais ou negativação do nome do cliente em serviços de proteção ao crédito. Quando você suspende um serviço ou perde o cliente, ocorre diminuição da receita prevista para o próximo mês, prejudicando a lucratividade.
Dito isto, a régua de cobrança tem como objetivo firmar uma relação amigável com o cliente, colocando ele e a agência numa situação colaborativa. A régua de cobrança, além de automatizar esse processo, previne conflitos que podem colocar agência e cliente um contra o outro.
Outro aspecto positivo da ferramenta é que ela deixa todo esse processo complicado de cobrança com um ar mais profissional e sério. O cliente começa a ter uma visão mais positiva da sua agência, pois ele pode acompanhar todos os procedimentos de maneira antecipada. Ou seja, ter esses processos mensuráveis e otimizados gera credibilidade para sua agência.
Optando por uma régua de cobrança automatizada, você facilita o recebimento com disparos diretos de boletos e comunicados. Assim, você não precisa perder tempo se preocupando em atualizar boletos e enviar mensagens de cobrança e faturas manualmente para cada cliente.
Como a régua de cobrança ajuda a combater a inadimplência?
O principal benefício da régua de cobrança é a otimização. Quando bem utilizada, ela facilita o trabalho de cobrança, aumentando as chances de recebimento. Veja como ela combate a inadimplência.
Previne o esquecimento
Se a sua empresa está com um alto índice de inadimplência e tem uma pequena equipe para realizar as cobranças em tempo hábil, saiba que essa situação é mais comum do que se pensa. Muitas organizações se preparam para as vendas, com equipes mais robustas, mas não disponibilizam pessoal suficiente para lidar com a inadimplência.
A tendência é que esse volume sature o trabalho de controle da sua equipe de cobrança, trazendo o risco de que algum título seja esquecido. O uso da régua da cobrança emite alertas automáticos quando um título entra em atraso, eliminando eventuais esquecimentos.
Faz cobranças profissionais
Devido ao fato de o trabalho ser automatizado e sistêmico para a implementação da régua, as cobranças humanizadas e que se baseiam na verificação manual deixam de existir, dando espaço para relatórios de inadimplência ricos em detalhes dos débitos.
A ferramenta notifica os clientes de maneira formal e institucionalmente, enviando mensagens padronizadas e com as corretas orientações de como proceder para quitar os débitos para não sofrer maiores penalizações.
Facilita o recebimento
Ao traçar o percurso da gestão de cobrança mediante a inadimplência, a agência pode se beneficiar a partir do comportamento positivo dos seus clientes. O envio de notificações mais amigáveis estimula o seu público a quitar a dívida imediatamente para evitar transtornos.
Como usar a régua de cobrança para diferentes meios de pagamento?
Há três principais formas de pagamentos: boleto bancário, cartão de crédito e depósito ou transferência. É fundamental que essas opções estejam enquadradas na sua régua de cobrança, com procedimentos que assegurem a sua assertividade. Descubra como!
Boleto bancário
A maior parte dos clientes estabelecem um período para pagar as suas contas. Isso faz com que o fluxo de caixa tenha um maior giro conforme o ciclo de recebimentos, o que depende da fonte de renda, que normalmente acontece entre os dias 05 e 15 de cada mês.
Quando o cliente não escolhe a data de pagamento, a sua agência evita transtornos com o recebimento. Portanto, sugira uma data antecipada de cobrança dentro desse prazo e envie o boleto. Para prevenir atrasos, emita avisos dois dias antes do vencimento.
Se o seu cliente em questão não tiver um controle financeiro eficiente, ficará agradecido por não ter que arcar com multas e juros em decorrência do esquecimento.
Caso seja um cliente com intenção duvidosa, saberá desde o início que a empresa tem um sistema de automação que não o deixará passar despercebido.
Configure o seu sistema para repetir as cobranças a cada 5 ou 7 dias corridos, avisando que, se o pagamento não for feito no prazo final, a prestação de serviços vai ser suspensa. Se não houver retorno, só resta seguir o caminho judicial para receber o débito.
Cartão de crédito
Os cartões de crédito funcionam por limites e comumente vemos os clientes ultrapassarem o seu valor de limite, comprometendo o seu saldo e o pagamento das faturas.
Outra situação recorrente é o cartão do cliente estar vencido e ele necessitar de uma notificação sobre a pendência para tomar as devidas medidas e encontrar uma nova forma de pagamento até que o problema seja solucionado.
Nesse contexto, as regras de cobrança para o cartão de créditos são determinadas pelos bancos e operadoras. Assim sendo, antes de criar a régua de cobrança para essa modalidade, o ideal é consultar o que pode ser abordado.
Tenha em mente que uma cobrança indevida pode gerar uma ação reversa do cliente, fazendo com que ele reclame seus direitos por causa de algum dano.
Depósito/transferência
Essa forma de pagamento dificulta o recebimento dos valores relacionados aos juros e multas com o principal. O cliente pode inserir o valor do pagamento, mas acaba deixando de fora essas tarifas.
Os passos a serem seguidos são os mesmos do boleto, mas é recomendado deixar tudo muito claro nas regras de adesão inicial que serão cobrados juros e multas nas faturas do mês seguinte ao atraso. Assim, ainda que o cliente preencha só o valor, a empresa arca somente com um prejuízo momentâneo.
Quais são as possíveis dificuldades de usar a régua de cobrança?
Trabalhar com a régua de cobrança requer muita atenção, pois ela tem um caráter de acompanhamento próximo de todas as situações de venda.
Depois da conclusão da venda, a empresa envia uma mensagem com o resumo da venda e permanece em contato até que o pagamento seja efetuado. Porém, a coisa complica em em cenário que você fechou 10 vendas, em um mês, gerando 100 faturas. Cada venda tem uma fatura e uma aplicação da régua de cobrança.
Nessa situação, pode-se perceber que haverá dificuldade para seguir todos os passos de uma cobrança manual eficiente. Por isso, o mais apropriado é adotar ferramentas que executem e automatizem o processo, tais como:
- gestão de cobranças;
- gerência de faturas;
- gestão de cobranças e faturamento;
- gestão de faturamento.
Como lidar com a inadimplência de clientes?
O acúmulo da inadimplência é extremamente prejudicial para qualquer negócio, pois o dinheiro deixa de entrar no seu caixa, fazendo com que você também atrase os seus compromissos financeiros. Acompanhe como lidar corretamente com a inadimplência.
Previna
Primeiramente, tome providências que previnam a empresa contra a inadimplência, como ter cadastros adequados, analisar se o cliente tem crédito e fazer consultas online, utilizar métodos e softwares específicos para gestão de cobrança e aplicar as boas práticas na hora de cobrar.
Analise
Antes de sair ligando para o cliente para cobrar a dívida, é recomendado analisar o caso. Pergunte-se o quanto esse cliente é importante para a sua agência de comunicação e o que o levou a atrasar o pagamento.
As respostas desses questionamentos permitem que você verifique se há perspectivas de receber. Por exemplo, um bom cliente pode acabar atrasando o pagamento ao se deparar com um imprevisto. Com ele vale a pena negociar para continuar adquirindo os seus serviços.
Planeje
Após colher as informações sobre os clientes inadimplentes, é preciso planejar o que falar ao entrar em contato. Porque na próxima etapa você tem que ter respostas convincentes e questionamentos relevantes.
As decisões a serem planejadas são:
- quando avisar?
- qual meio utilizar para avisar (telefone, email ou visita)?
- aceitar negociar ou não?
- quanto esperar para o pagamento?
Avise
Embora essa etapa seja chamada de aviso, ela já é uma cobrança sutil. Demonstre uma postura educada e cordial para tentar saber o motivo pelo atraso do pagamento.
Dependendo da resposta do cliente, é possível que você tenha que abrir negociações. É a partir do envio do aviso que você inicia a solução do problema. Muitas vezes, o processo termina por aqui mesmo, com o cliente quitando a fatura em débito.
Negocie
Negociar ou não depende do que você planejou anteriormente de acordo com o perfil do cliente. Porém, lembre-se que um cliente pequeno, que costuma ser um bom pagador e só atrasou o pagamento por uma razão maior, pode ser grande amanhã e trazer bons lucros para o seu negócio.
As negociações podem ser feitas a partir do abono de juros ou multas, aumento do prazo, parcelamento, descontos ou até mesmo a redefinição de escopo de contrato, quando isso for possível.
Quais outras dicas para tratar a inadimplência?
Fazer seus clientes pagarem no tempo certo dá um grande trabalho, realmente. A régua de cobrança é a melhor saída para adequar os pagamentos e eliminar os atrasos na sua agência. No entanto, algumas outras práticas podem te ajudar a melhorar o processo de cobrança.
- Ofereça incentivos para pagamentos adiantados: isso irá agilizar o processo e desenvolver a lealdade dos clientes. Eles têm em mente que terão que pagar eventualmente, mas se eles souberem que, ao pagar adiantado ou na data de vencimento, terão benefícios, isso será muito mais recorrente;
- envie o boleto para a pessoa certa: isso é especialmente relevante para grandes empresas. Quando seus clientes concordam com as condições de pagamento no briefing, tenha certeza que eles irão saber para onde esse pagamento irá. Só vai custar alguns minutos para decidir quem receberá o boleto, poupando tempo precioso lá na frente;
- estabeleça relações pessoais com os clientes: você pode não ter energia mental o suficiente para fazer isso, mas conhecer a fundo seus clientes te dará uma rota mais fácil para a coleta de pagamentos. No caso de alguém não pagar, você se sentirá mais confortável em entrar em contato. É bem melhor enviar um lembrete rápido para alguém que você conhece do que para um desconhecido de maneira formal. Conexões pessoais com seus clientes vão assegurar o recebimento de dinheiro mais rápido;
- pense nos pequenos detalhes: existem uma variedade de fatores que podem aumentar a velocidade com a qual a sua agência recebe pagamentos. Reflita sobre a hora do dia que você está enviando os boletos, o design dessas faturas e o conteúdo delas. Você pode agilizar o processo com mensagens claras e concisas. Faça um visual interessante e inclua descrições do que o cliente está pagando.
Use a régua de cobrança para facilitar suas finanças
Dar conta de todos os processos financeiros da agência não é algo que seja possível de fazer confiando apenas no instinto. Para uma boa gestão você precisa de processos mensuráveis e de dados reais.
Com a régua de cobrança você consegue otimizar seu processo de cobrança, mas existem muitas outras áreas do financeiro que sua agência precisa dominar para crescer. Para isso, um software completo de gestão para agências é essencial na organização de todas as áreas, do financeiro ao criativo.
