Gerenciar os processos na agência é fundamental para alcançar bons resultados. Um dos documentos primordiais para organizar as atividades no estabelecimento é a ordem de serviço para agências (OS). Exigido por lei, esse registro contribui para direcionar o fluxo de trabalho e facilitar os procedimentos, além de impactar positivamente a gestão financeira.
Quanto mais bem elaborada for a ordem de serviço, mais otimizados serão os processos da agência, o que confere maior eficiência para a equipe de trabalho e, consequentemente, melhores resultados. Quer saber mais sobre a ordem de serviço e entender detalhadamente qual importância esse instrumento tem para a agência de comunicação? Confira o nosso post.
O que é uma ordem de serviço?
A ordem de serviço é um documento que reúne as principais informações para a realização de um trabalho. Ela formaliza o pedido do cliente e especifica as condições do serviço. É um registro que ajuda na condução das atividades e que está previsto no capítulo V da Consolidação das Leis do Trabalho, no artigo 157, inciso II.
Esse arquivo é uma ferramenta de comunicação interna, fundamental para garantir a regulamentação dos processos na agência. Por meio dele, os colaboradores têm um material apropriado de consulta durante a realização dos procedimentos. Sem ele, diversos erros podem acontecer, impactando o faturamento e gerando retrabalho e irregularidade em relação às normas trabalhistas.
A ordem de serviço deve ter numeração, motivo do chamado, tipo de serviço a ser prestado, materiais necessários — com quantidade, modelo de orçamento e preços especificados —, nome do atendente, qual mão de obra será utilizada na tarefa, nome do profissional que vai executar o trabalho e o status do serviço prestado (que aponta se está atrasado, em processo ou ainda no início).
Qual a importância da ordem de serviço?
A ordem de serviços contém todas as informações sobre o trabalho a ser realizado, o que a torna indispensável para o bom desempenho das equipes. O documento garante mais organização aos processos da empresa e regulamenta o negócio. Veja esses e outros benefícios!
Organiza o fluxo de trabalho
A ordem de serviço é fundamental para organizar o fluxo de trabalho. As informações fornecidas são necessárias para os colaboradores entenderem qual é a demanda apresentada e quais itens são exigidos para a concretização da tarefa.
Além disso, ela formaliza o processo e orienta o profissional para a correta efetivação do serviço, sendo o primeiro passo para o desencadeamento das várias etapas de atividades.
Facilita os processos da contabilidade
A ordem de serviço determina quais serão a mão de obra e os recursos utilizados em cada pedido. Isso ajuda na definição do preço para o cliente e facilita a realização da contabilidade.
Ao preencher a ficha, o profissional define o preço com o cliente, e essa informação é transferida para os outros setores com agilidade e precisão. Assim, a agência tem mais praticidade no dia a dia.
Gera dados para a gestão de compra
Alguns pedidos podem demandar a realização de aquisições de materiais e recursos, e a comunicação entre o setor de atendimento e as áreas de compras e estoque é fundamental para saber quais os passos devem ser dados.
Assim, ao fazer a ordem de serviço, o profissional tem um primeiro contato com o cliente e lista quais são os materiais necessários para a entrega. Ou seja, ele responde à pergunta “O que será preciso para atender a este pedido?”.
Então, é necessário revisar o estoque e notificar se o item está presente ou não. Sem a ordem de serviço, ninguém saberia quais recursos seria necessário adquirir, aumentando a possibilidade de falhas no processo.
Promove a regulamentação do negócio
A obrigatoriedade da ordem de serviço para agências está prevista em legislação. Sem ela, seu negócio pode ser multado e ficar irregular perante o Ministério do Trabalho, o que é um prejuízo totalmente evitável.
Por isso, armazenar cópias desse documento é imprescindível para comprovar que o estabelecimento está caminhando em consonância com as normas trabalhistas. Caso aconteça uma visita de um fiscal, então, será possível comprovar o cumprimento da lei com os arquivos armazenados.
Melhora acompanhamento das tarefas
A ordem de serviço ajuda a acompanhar o desempenho das tarefas, pois ela tem um campo para colocar o status da atividade. Por isso, a agência pode utilizá-la para monitorar a realização de cada job, verificando como está o progresso das ações. Informações como essas são valiosas para o planejamento da rotina, estabelecimento de cronograma e determinação de prioridades.
Sustentabilidade na empresa: como ter uma ordem de serviço verde?
Conforme foi dito, a ordem de serviço é emitida sempre que um novo trabalho precisa ser executado. Como se trata de um documento, tem que ser arquivado para eventuais consultas. Por isso, muitas empresas ainda costumam imprimi-la e manter os dados em forma física.
Porém, essa ação gera um grande acúmulo de papel, o que não é nada sustentável. Uma gestão moderna e eficiente deve seguir os avanços tecnológicos e se adequar à sustentabilidade. Diante disso, é altamente recomendado implementar uma ordem de serviço verde.
Com um software de gestão integrada, a agência pode transformar a ordem de serviço em papel em um formulário digitalizado. Nessa condição, toda a comunicação é realizada pelo computador, tablet ou smartphone, mantendo a mesma qualidade e dispensando os funcionários de ter que lidar com pilhas de papel.
Essa medida permite que todas as informações sejam digitalizadas no sistema da agência, incluindo a assinatura do cliente, que pode ser feita virtualmente. Ao fechar o negócio, o software também envia uma cópia do documento por e-mail para as duas partes.
Desse modo, você cumpre a lei que exige a emissão da ordem de serviço e, ao mesmo tempo, adota uma prática sustentável, limpa e consciente, uma vez que o papel é um dos itens que mais impactam o meio ambiente.
A empresa também dá adeus a contratos amassados, papeis rasurados e documentos manchados. Por fim, há um ganho na agilidade para o compartilhamento das informações.
Quais os principais tipos de ordem de serviço?
Para que a ordem de serviço realmente traga organização para a agência, é necessário que seja categorizada. Existem quatro campos para classificá-las, e a escolha de qual utilizar depende da área de atuação da agência ou do tipo de serviço solicitado. Veja abaixo.
Manutenção
A ordem de serviço de manutenção é uma das categorias mais utilizadas dentro das empresas e contribui para melhorar a experiência do cliente. Basicamente, esse tipo de pedido ocorre quando há algum dano em relação aos serviços ou produtos oferecidos. Na agência, quando o cliente solicita um ajuste naquilo que foi contratado, você pode classificar essa demanda como manutenção.
Pedido de serviço
O pedido de serviço tem como objetivo iniciar um novo projeto ou dar prosseguimento a um trabalho que já existe na empresa. Nesse caso, a ordem não está relacionada a um dano.
Pedido de evento
Essa ordem de serviço é menos frequente, porém, tem a mesma relevância que as demais. Ela está relacionada a algum evento que é importante para os negócios da agência e que acontece poucas vezes, mas necessita de uma programação formal.
Sendo assim, o documento deve ser emitido em eventos dos quais a agência participa ou que organiza, como feiras de comunicação em que apresenta os seus serviços ou treinamentos internos. Ao organizar e documentar o cronograma, você garante que essas ações sejam bem-sucedidas.
Serviço preventivo
A finalidade da ordem de serviço preventivo é impedir que um problema aconteça. Para tanto, são estudados os processos de uma atividade ou projeto e, a partir daí, determinados quais tarefas devem ser realizadas para evitar imprevistos.
Em se tratando de uma agência de comunicação, a ordem de serviço preventivo pode ser gerada para novos projetos executados pela equipe. Assim, aumentam-se as chances de a iniciativa trazer bons frutos para a empresa.
Checklist: o que contém uma ordem de serviço?
Da mesma maneira que acontece com outros documentos formais emitidos pelas empresas, a ordem de serviço requer informações específicas para que seja um documento válido e transmita todos os dados necessários para o trabalho da equipe. Confira o checklist de tudo que a OS deve conter:
- número da ordem de serviço: é uma informação essencial para que o documento seja registrado e identificado com maior facilidade pela equipe;
- especificações da empresa responsável por executar a ordem de serviço: consiste em detalhar as características da empresa que vai atender a ordem;
- qualificação do cliente: requer a inclusão das características do cliente que está demandando o serviço;
- nome e função do emissor da OS: é o nome do funcionário responsável por emitir o documento;
- data, hora e local em que a ordem é emitida: são dados indispensáveis para a comprovação da emissão da ordem;
- descrição dos processos do trabalho: inclui todas as informações sobre o trabalho a ser realizado, como etapas, procedimentos, data de início e prazo de conclusão;
- quantidade de funcionários e materiais exigidos para o cumprimento do trabalho: é a descrição de todos os recursos que serão utilizados na atividade, como número de colaboradores e equipamentos designados para realizá-la;
- exposição de possíveis riscos: informa possíveis imprevistos que podem acontecer no decorrer do trabalho;
- valor total do serviço e forma de pagamento: diz respeito ao valor acordado entre a empresa e o cliente e à forma de pagamento, como boleto, cartão de crédito ou depósito;
- data de execução do trabalho: trata do período em que o trabalho será executado;
- assinatura do cliente e da agência: colhe a assinatura das partes envolvidas na ordem de serviço.
Como você viu, a lista de informações da OS é extensa, mas todas elas são indispensáveis para o planejamento dos serviços da agência. O conjunto apresentado aqui assegura que as tarefas sejam cumpridas de maneira organizada e com maior eficiência.
Quais erros evitar na emissão do documento?
Um erro muito comum na elaboração da ordem de serviço é não preencher todas as informações necessárias para a realização do trabalho durante o atendimento publicitário.
Ter um documento padrão é imprescindível para guiar o profissional na coleta de dados e evitar esquecimentos. Mesmo assim, porém, o funcionário pode deixar de completar um campo ou outro do formulário, por falta de atenção.
Para evitar problemas como esse, uma boa ação é treinar a equipe sobre como completar a ordem de serviço. Outra medida que pode ser interessante é o uso de um software de gestão de tarefas para agências, como veremos em seguida.
Quais as melhores práticas de elaboração da ordem?
Para elaboração da ordem de serviço, é importante ter um padrão de formulário para ser preenchido durante o atendimento. Isso evita o esquecimento de elementos primordiais, pois, como vimos, são muitas as informações que o colaborador deve coletar. Se tudo estiver registrado, os riscos de falha são diminuídos.
Uma prática valiosa para ter ordens de serviço precisas e bem estruturadas é utilizar um software para gestão de agências. Essa ferramenta ajuda a ordenar as tarefas com precisão e qualidade e fornece modelos padronizados que os profissionais podem preencher durante o atendimento ao cliente — além disso, ela notifica o colaborador caso falte algum dado.
Outra ação necessária é guardar os arquivos em locais adequados. Quando a ordem é produzida com uma solução informatizada, a armazenagem é muito mais fácil e segura, além de ser melhor para compartilhar com os outros setores.
A OS deve ser emitida por toda empresa no primeiro atendimento ao cliente. Ela aponta quais são as condições de serviço, preços e mão de obra envolvida e funciona como uma formalização do trabalho. Esse registro é fundamental para manter a regularidade do estabelecimento em termos de obediência à legislação trabalhista. Além disso, ele condiciona o fluxo de processos.
É evidente a importância da ordem de serviço para agências, visto que ela proporciona uma série de vantagens e ajuda a construir uma gestão de trabalho de excelência. Além disso, o documento aumenta a credibilidade e o profissionalismo da empresa, demonstrando que você tem autoridade no seu segmento, o que fortalece seu compromisso com o cliente.
Quer ter mais facilidade para emitir a ordem de serviço na sua agência? Agende uma conversa com nosso time e veja como o nosso software facilita esse processo!
