Relatório de produtividade: quais itens não podem faltar no seu?

Se você é leitor assíduo do blog provavelmente notou que o assunto produtividade é abordado constantemente por aqui. Já falamos sobre uma série de boas práticas para fazer da produtividade um fator recorrente na rotina do time, mostramos como medir a produtividade, entre outros. Hoje falaremos de relatório de produtividade.

E não é por acaso. Levando em consideração a concorrência acirrada no mercado publicitário, a exigência de clientes por serviços que tragam resultados, a quantidade de demandas que chegam na agência e os prazos apertados não é exagero dizer que a produtividade é indispensável para manter a qualidade das entregas.

Pensando nisso, elaboramos este guia para ajudá-lo a aprimorar a produtividade de sua agência. O post a seguir não vai reunir novas dicas de produtividade, pois acreditamos que elas já estão sendo adotadas na sua agência. (Esperamos que sim!)

Vamos falar sobre informações prévias para que você elabore um relatório de produtividade de forma eficiente, baseando-se nos gargalos e pontos de melhoria na agência. Se interessou? Continue lendo para descobrir mais!

Por que elaborar um relatório de produtividade?

Por mais óbvia que possa parecer a importância de monitorar a produtividade de uma equipe, muitas agências de comunicação ainda falham nesse quesito. Seja por direcionar os esforços estratégicos na parte criativa e em outras tarefas como prospecção de clientes, o fato é que a produtividade, por mais imprescindível que seja, é comumente negligenciada.

A máxima da administração é que não se pode gerir algo sem mensurar. Em outras palavras, para que seja possível realizar uma gestão eficiente que aumente a produtividade da agência, em primeiro lugar deve-se conseguir medir a produtividade atual. É exatamente nesse ponto que entra a função do relatório de produtividade.

Com ele é possível entender como está de fato o desempenho individual e de cada setor. Para isso, o relatório deve conter dados fundamentais para a análise de produtividade e KPIs (indicadores-chave) apropriados.

Assim, ao usar o relatório de produtividade o gestor consegue visualizar facilmente o que tem funcionado, pontos que precisam de atenção e a melhor abordagem a se adotar em relação a algum problema de produtividade ou sintomas que precisam ser corrigidos para não acarretar prejuízos.

Como um relatório de produtividade impacta positivamente os resultados?

Para aprofundarmos sobre como o relatório de produtividade beneficia a gestão, basta levar em conta a importância de fundamentar as tomadas de decisão em cima de diagnósticos precisos, que utilizem informações confiáveis e coletadas adequadamente.

Tendo isso em mente, vamos listar alguns tópicos que exemplificam como o relatório de produtividade consegue abranger diversos aspectos da agência e impactar positivamente em todos eles.

Aprimora processos

O principal ponto benéfico em poder contar com um relatório completo sobre o desempenho da empresa ou equipe é conseguir analisar processos individuais e seus resultados de acordo com seu contexto.

Por meio do relatório é possível enxergar facilmente gargalos, onde estão localizados e por que eles estão acontecendo. Da mesma forma, é possível entender por que determinados processos estão apresentando desempenho bom ou até acima do esperado e, com isso, adquirir conhecimento e soluções para processos semelhantes, seja em outra etapa, seja em outro projeto.

Estabelece metas coerentes

Uma das principais características necessárias na hora de criar uma meta é que elas sejam realistas. O grande dilema é que muitas vezes é difícil saber se uma meta pode ser alcançada ou não, já que faltam dados sobre a produtividade em relação à atividade em questão.

Dessa maneira, o relatório de produtividade atua fornecendo informações relevantes para determinar metas e objetivos coerentes com a função.

Aumenta o desempenho

A partir do conhecimento de como anda de fato a produtividade da equipe, é possível oferecer treinamentos e apoio para corrigir aspectos específicos que estejam abaixo do esperado. Igualmente, os profissionais podem ser reconhecidos e premiados de acordo com sua produtividade, o que aumenta a moral e motivação dos colaboradores.

Oferece uma visão panorâmica

Um dos maiores benefícios gerados pelo relatório é a capacidade de sintetizar várias informações importantes em apenas um documento.

A mera visualização da produtividade de toda agência de forma concisa já ajuda o gestor a entender sua empresa de uma perspectiva panorâmica, em que é possível notar a harmonia (e desarmonia) dos seus elementos, assim como dar espaço para projetar inovações.

O que levar em conta ao elaborar um relatório de produtividade?

Um relatório de produtividade precisa se adequar às necessidades da agência, do contrário, você não terá dados suficientes para tomar as melhores decisões a favor da equipe. Descubra, então, o que não pode faltar no seu documento!

Relatório de duração das atividades

Quando se fala em produtividade, logo vem à mente a seguinte questão: como aproveitar melhor o tempo de trabalho e ainda manter a qualidade dos jobs? Sabemos que não é uma tarefa simples, visto que os deadlines não perdoam, e a complexidade de uma nova tarefa pode travar qualquer profissional experiente.

A boa notícia é que já existem ferramentas no mercado que possibilitam a extração de relatórios com a duração de todas as atividades executadas. Mas lembre-se, para ter acesso a tais informações, é necessário estar em dia com o timesheet, ou seja, dar play e concluir em todas as tarefas.

Feito isso, é hora de começar as análises e entender como anda o desempenho da equipe. O primeiro passo é filtrar as tarefas no campo de busca. Algumas plataformas de gestão permitem que você faça essa busca por meio dos seguintes itens:

• palavras-chave;
• job específico;
• grupo de clientes;
• responsável pela atividade em questão;
• e até pela etapa de execução da tarefa.

Em seguida, você vai se deparar com uma série de informações sobre o job, como:

• responsável pela atividade;
• data e horário de início e conclusão da tarefa;
• duração total da atividade;
• custo total;
• porcentagem da demanda.

Agora você deve estar se perguntando por que essas informações são importantes? Como gerenciá-las? Bem, tais análises permitem compreender a performance da agência como um todo ou de cada funcionário, permitindo que você pense em ações para melhorar a produtividade da equipe.

Além disso, você pode entender se o tempo gasto para a execução das demandas está em conformidade com o que foi planejado e não impactar sua margem de lucro.

Avaliação da performance

Uma das práticas fundamentais para agências que desejam melhorar a produtividade na rotina de trabalho é avaliar a performance de todo o time. E não, essa não é uma forma de vigilância. Muito pelo contrário.

Na verdade, isso vai direcionar as melhores práticas para que você lide com possíveis gargalos de maneira eficiente e ágil. Mas como analisar esses dados e tomar as melhores decisões? Sistemas de gestão mais modernos já mostram o grau de rendimento por funcionário e por uma atividade específica.

No primeiro caso, você consegue visualizar a quantidade de atrasos, tarefas em dia, total de atividades realizadas e porcentagem da performance. Já em relação às atividades, você terá as mesmas informações categorizadas por job. Também dá para extrair relatórios de atividades e seus respectivos responsáveis ordenados por início, data de conclusão estimada e data fim da tarefa.

Lembra do timesheet? Então, essa ferramenta também é a base para visualizar a atual atividade dos colaboradores. Caso ele utilize essa funcionalidade corretamente em todas as suas tarefas do dia a dia, você poderá entender qual funcionário está livre no momento, qual está trabalhando, alocando novas demandas de forma adequada, sem sobrecarregar o seu time.

Em se tratando do atendimento, existe um relatório exclusivo para esse profissional. Seja de forma resumida, seja por meio de relatórios, é possível visualizar as atividades atribuídas ao colaborador e o status no qual a demanda se encontra.

Histórico de fluxos dos jobs

Que os retrabalhos são práticas inevitáveis na agência, não há dúvidas. No entanto, ter controle sobre o número de refações em cada uma das demandas permite que você mapeie os principais pontos de gargalo e pense em formas de lidar com eles.

Nesse sentido, o histórico de fluxo de peças de trabalho permite que você visualize as informações estabelecidas por você no momento da criação de uma nova atividade.

Por exemplo, se você definiu, na etapa do workflow, que uma determinada atividade será dividida em etapas de texto, arte, aprovação interna e aprovação externa, essas serão as informações que você verá no relatório do fluxo de trabalho no momento da sua análise.

Esse processo não só garante uma visualização geral dos jobs, como também permite que você entenda de onde vem o maior número de refações, estabelecendo melhorias e mudanças necessárias na produção.

E já que estamos falando do histórico do que foi realizado, não poderíamos deixar de mencionar a importância de ter em mãos um histórico de todas as atividades criadas, seja ela relacionada a um projeto maior, seja relacionada a uma campanha menos complexa.

Assim, você fica a par do tempo gasto pela equipe em sua elaboração, a data e o horário de conclusão, o custo total da atividade etc.

Status das atividades

Além de um histórico do fluxo de tarefas, é importante que você tenha informações sobre o status de cada um. Sistemas de gestão mais robustos garantem o acesso a informações detalhadas sobre a data de entrega, data de conclusão e status do job.

Os gráficos também entram em cena para mostrar em qual etapa o trabalho está: se já foi autorizado, aberto pelo cliente, aguardando aprovação, finalizado, dentre outras atribuições.

O grande benefício desse recurso é permitir uma visualização geral da tarefa. Isso porque com ele você tem informações sobre briefing, perfil do cliente, atividades que precisam ser elaboradas, mídias utilizadas, orçamentos, verba, grau de prioridade, histórico do andamento e status do job etc. Tudo isso em um único lugar!

Custos das peças de trabalho

Tão importante quanto saber quanto tempo uma atividade levou para ser concluída é entender quanto cada peça de trabalho inserida em um grande projeto custou para a agência. Além de permitir que você efetue sua busca por um determinado job, cliente, data e fee mensal, também é possível visualizar todos os trabalhos para ter uma visão geral de valores envolvidos em cada um.

Se tratando de uma campanha para redes sociais para um grande evento, como o Outubro Rosa, você poderá analisar o valor atribuído a toda campanha, mas também conseguirá compreender os custos de cada peça relacionadas a tal atividade, como anúncios para Facebook, vídeos, artes gráficas e outras demandas.

Isso vai garantir que você entenda se os valores estimados para uma campanha seguiram o que foi estabelecido no planejamento. Novamente, isso ajudará em melhores tomadas de decisão futuramente.

Horas extras

As horas extras são relativas ao trabalho que os funcionários desenvolvem além do período contratado da jornada de trabalho. Em geral, são 8 horas diárias. Nenhum funcionário é obrigado a fazer horas extras, mas elas também indicam o quanto um colaborador está disposto a ser produtivo.

Contudo, em alguns casos, muitas horas extras de um mesmo colaborador indicam que ele não é tão produtivo e, para compensar suas limitações, fica mais tempo para alcanças as metas. Mesmo não sendo tão produtivo, esse funcionário pode ser muito eficiente. Essa diferença (produtividade e eficiência) nós veremos mais adiante.

A hora extra é remunerada em, pelo menos, 50% a mais que a hora de trabalho em uma jornada comum. O empregador divide o salário do funcionário pela quantidade de horas trabalhadas ao mês. Em seguida, o resultado é multiplicado por 1,5, que equivale a 100% + 50% (valor completo da hora extra). Se acontecerem em domingos e feriados, elas correspondem a, pelo menos, 100% a mais, ou seja, o valor é multiplicado por 2 e não por 1,5.

Curva de produtividade

É importante que conste no relatório a curva de produtividade, que é um elemento gráfico que indica a evolução ao longo de um período. Para isso, é preciso calcular a produtividade de cada funcionário, usando uma fórmula geral:

Produtividade = total de produtos ou serviços produzidos / total de recursos usados (output / input)

Além dessa, é possível aplicar uma fórmula de natureza financeira:

Produtividade = receita total / custo total.

O gestor pode adaptar as duas fórmulas a diferentes campos dentro da empresa. Desse modo, mensura-se a eficiência de determina máquina e também a produtividade de um colaborador. Ao analisar a equipe, também pode-se ajustar a fórmula conforme as atividades desenvolvidas e funções de cada funcionário.

Comparativo de equipes

Essa avaliação pode ser feita ajustando alguma das fórmulas acima. A equipe é formada por profissionais que trabalham em busca de um mesmo objetivo, os quais não fazem suas atividades de maneira individual. O trabalho de um membro complementa o iniciado por outro. Assim, a cooperação assegura que o resultado esperado seja atingido. A equipe sempre tem um líder, mas o trabalho é executado de forma linear.

Quais dados não podem faltar em um relatório de produtividade?

Nos tópicos anteriores citamos informações importantes que devem ser levadas em conta quando se trata de um relatório de produtividade. Entretanto, existem dados práticos e quantitativos que são imprescindíveis em um relatório desse tipo. São métricas importantes para o diagnóstico de produtividade e variam de acordo com a necessidade e do tipo da empresa. Vejamos a seguir alguns exemplos desses indicadores.

Indicadores de finanças

• faturamento de vendas: trazem os dados do faturamento esperado, concretizado e a diferença entre eles;
• custos: como mencionados acima, fornecem a relação dos custos de produção — também podem apresentar a diferença entre uma projeção de custos realizada e do custo efetivo.

Indicadores de produtividade

• produção: trata-se da métrica mais tradicional da produtividade, traz a relação da produção dos funcionários por hora trabalhada;
• tempo de etapas: informa o tempo gasto em cada etapa de um fluxo de trabalho, como o tempo de recebimento ou de entrega de um produto ou serviço.

Indicadores de qualidade

• taxa de defeito: apresentam uma relação de defeitos ou reajustes realizados por um produto ou tipo de serviço sob o total das tarefas realizadas — geralmente é dado por percentual;
• taxa de entregas no prazo: trata-se do percentual das entregas realizadas dentro do deadline em relação às entregas totais.

Qual a diferença entre produtividade e eficiência do funcionário?

Em um primeiro momento, podemos confundir produtividade e eficiência. De qualquer forma, o equilíbrio entre as duas características é que garante o sucesso do negócio. Para entender melhor, é importante ter em mente a tradicional contraposição entre quantidade e qualidade.

Em qualquer atividade, produtividade e eficiência convivem uma ao lado da outra, mas geralmente vivem em competição. Um nível elevado de produtividade pode ter a eficiência como custo e um bom nível de eficiência pode diminuir de forma relevante a produtividade.

Enfim, a produtividade refere-se à quantidade de trabalho que uma pessoa, uma equipe ou uma empresa produz. A eficiência, por sua vez, está relacionada aos recursos usados para a produção do trabalho. Desse modo, quanto mais esforços, recursos materiais e tempo forem gastos na efetivação de um trabalho, menor será a eficiência.

Esta também está relacionada à qualidade da produção. Considere, por exemplo, que uma fábrica produza 500 relógios por hora. Ela pode ser muito produtiva, mas será pouco eficiente se a metade deles apresentar danos nos primeiros dias de uso.

O que percebemos, portanto, é que é fundamental convergir a produtividade a eficiência. Isso significa produzir uma grande quantidade com ótimos padrões de qualidade, diminuindo o consumo de recursos possíveis.

Criando indicadores de produtividade

O relatório de produtividade deve conter, como já vimos, indicadores específicos. Para a criação de indicadores de produtividade, devemos seguir alguns passos, como:

• fazer o mapeamento dos dados do cenário atual da empresa;
• definir indicadores para melhorar os resultados;
• estabelecer metas claras para os indicadores de curto, médio e longo prazo;
• engajar os funcionários no planejamento para alcançar os objetivos.

Vamos destacar cinco indicadores de produtividade importantes:

• produção por hora, dia e semana;
• tempo ocioso;
• entregas no prazo;
• capacidade de produção;
• tempo de resposta ao cliente.

Em relação aos indicadores de eficiência, podemos definir os seguintes:

• quantidade de clientes inadimplentes;
• custos totais da empresa;
• eficiência global de equipamentos (que avalia a produtividade, a qualidade e a disponibilidade dos recursos);
• comparação de resultados.

É importante encontrar um meio-termo entre os indicadores de produtividade e os de eficiência, garantindo que quantidade e qualidade se mantenham continuamente em equilíbrio. A intenção é que todo funcionário seja não somente produtivo, mas muito eficiente. Vale a pena realizar essa avaliação por setor, equipe e individualmente.

Como criar um relatório de produtividade bem-fundamentado?

Para que o relatório de produtividade contenha dados e informações confiáveis, convém estabelecer uma rotina de avaliações padronizadas. Com uma boa ferramenta tecnológica, é possível coletar diariamente dados significativos sobre a produtividade e a eficiência dos trabalhadores.

Essa política de monitoramento constante contribui para identificar com mais agilidade e precisão gargalos que interferem no nível de produção e em sua qualidade. Facilmente, o gestor consegue diferenciar os funcionários mais produtivos e eficientes dos outros, bem como identificar quando um colaborador é muito produtivo e pouco eficiente ou vice-versa e aplicar as medidas corretivas para equilibrar essa situação.

A avaliação de desempenho frequente também ajuda a estimular os profissionais. Entretanto, é preciso cuidado para não transformar essa ação em algo intimidador, pois pode gerar o desestímulo. O funcionário se sentirá mais cobrado que o habitual e acabará sob pressão e se desgastando, o que compromete a produtividade e a eficiência, distanciando-o do seu objetivo.

Uma análise bem-estruturada, ao contrário, desperta a vontade espontânea de se engajar mais com seu trabalho, ser mais produtivo e eficiente, bem como uma competitividade saudável, em que todos os colaboradores buscam alcançar ou ultrapassar suas metas, destacando-se mais no ambiente corporativo.

Quais benefícios um software pode trazer para o relatório de produtividade?

Em um mercado cada vez mais competitivo, não existe muita alternativa a não ser buscar o que há disponível em tecnologia para gestão. A vantagem relacionada às automatizações e facilidades trazidas por sistemas modernos com cada vez mais recursos é inestimável, já que a tecnologia dita com que velocidade e precisão os processos administrativos são realizados.

Ora, não é difícil perceber como a confiabilidade de dados, a agilidade de coletar e cruzar informações e o processamento de relatórios oferecem benefícios competitivos às agências sobre as que não podem contar com os mesmos recursos.

O recomendado é buscar um software que consiga atender às necessidades da agência e contar com recursos modernos como Workflow, Dashboard e ferramentas de gestão financeira, além de integrar departamentos para uma administração estratégica de fato.

Ademais, deve-se estar atento aos outros recursos oferecidos por cada sistema que vão além da produtividade, como a padronização de documentos e do fluxo de trabalho, essencial para organização de muita demanda de tarefas e clientes distintos.

 

Apenas contando com recursos modernos, conhecimento de gestão e pessoas qualificadas é possível para uma agência não apenas prosperar nesse mercado difícil, mas verdadeiramente se destacar dos demais. Para isso, não hesite em buscar auxílio profissional e sistemas modernos para sua agência de comunicação gerar relatórios de produtividade e de outras naturezas com precisão e direcionamento adequado.

Gostou da abordagem que o texto fez sobre relatório de produtividade e de conhecer as diferenças entre produtividade e eficiência? Então, não perca mais tempo e entre em contato conosco da iClips para descobrir qual solução se encaixa perfeitamente na sua agência!