Técnicas e ferramentas de gestão que não podem faltar em sua agência

Quando imaginamos uma agência de sucesso, quase sempre nos indagamos sobre qual a fórmula mágica que a levou a atingir resultados satisfatórios. 

Muitas agências utilizam técnicas e ferramentas capazes de automatizar a gestão e potencializar os seus resultados. Desta forma, tarefas repetitivas são descartadas de uma vez por todas e as formas com as quais os colaboradores desenvolvem suas atividades são aperfeiçoadas.

Nos tópicos seguintes, listamos algumas técnicas e ferramentas de gestão que são determinantes para o sucesso da sua agência. Os tópicos que você verá a seguir foram elencados especialmente para atender às agências de publicidade, então, vale a pena anotar todas as dicas e compartilhar com sua equipe!

Quais técnicas funcionam em uma agência de publicidade?

Conheça agora algumas técnicas que vão garantir uma gestão mais assertiva e resultados satisfatórios para sua agência criativa.

1. Timesheet

O timesheet já é uma figura conhecida aqui no blog, mas nunca é demais ressaltar o quanto esta técnica é eficaz no controle de tempo em relação ao trabalho dos colaboradores de uma agência. Graças à ferramenta, é possível precificar o custo de um job de forma precisa com base em dados reais, longe de achismos.

E se os relatórios de desempenho dos colaboradores são itens indispensáveis para medir a performance de sua equipe, o timesheet também assegura uma compreensão de quais funcionários estão de fato, entregando produtividade. Isto é, quais possuem o melhor custo x benefício e quais estão recebendo além do que produzem. Mas se evitar os temidos prejuízos é o seu objetivo enquanto gestor, este meio pode ser o que falta para ter plena certeza do custo de um serviço, graças à estimativa de custo que a ferramenta oferece. 

2. Gráfico de Gantt

Técnica conhecida e utilizada por muitos profissionais da área de comunicação, o Gráfico de Gantt permite o acompanhamento de todas as atividades e processos que estão sendo realizados em uma empresa. Tente imaginar uma planilha composta por barras, agora, imagine que cada barra represente as atividades que estão sendo desenvolvidas por sua equipe. 

No geral, a técnica possibilita uma visão de todas as atividades em andamento em determinado período, qual o colaborador responsável por cada tarefa e quando se inicia e termina uma peça. 

Com essa estrutura em mãos, a agência consegue administrar seu tempo de forma eficiente, já que o profissional responsável por distribuir as tarefas (nesse caso, o gerente de projetos ou o tráfego), terá a visualização dos colaboradores mais adequados para desenvolver um job. Assim, há um equilíbrio maior em relação ao tempo de cada colaborador, sem que alguns fiquem sobrecarregados e outros com tempo ocioso.

3. 5W2H

Ficou confuso com a quantidade de caracteres? Acredite, não é tão complexo quanto parece. A sigla corresponde às boas práticas que tendem a suprimir quaisquer dúvidas que possam surgir quando uma atividade ou processo são executados.

Sendo muito utilizada em gestão de empresas das mais diversas áreas, o 5W refere-se às iniciais em inglês de  

• What (O quê)
• Why (Por quê)
• Where (Onde)
• When (Quando)
• Who (Quem). 

Obs.: Ao passo que o 2H corresponde às iniciais de  How (Como) e de How much (Quanto).

Ao responder estas perguntas o gestor consegue se concentrar em ações realmente prioritárias para o seu negócio, as quais garantem um maior controle sobre os prazos estabelecidos. Além disso, todo o cronograma do projeto é melhor organizado, o que auxilia na compreensão de dados e ajuda na avaliação de resultados.

4. PM Canvas

Um pouco parecido com o método anterior, o PM Canvas também se baseia em algumas perguntas, são elas:

• Por quê?
• O quê?
• Quem?
• Como?
• Quando?
• e Quanto? 

Mas seu objetivo é um pouco distinto do anterior: a técnica serve para auxiliar na implementação de um plano de projeto. Utilizado por empreendedores que desejam aprimorar a forma com a qual os seus negócios são conduzidos, a técnica permite uma visualização gráfica de todo o projeto baseada nas respostas para as perguntas elencadas acima. 

O PM Canvas surgiu como uma solução para a falta de objetividade no desenvolvimento de projetos dos mais variados segmentos, portanto, sua aplicação precisa ser a mais clara e objetiva possível. Isso porque o foco aqui é conduzir de forma objetiva o projeto que será colocado em prática.

5. Ciclo PDCA

Criado na década de 20 pelo físico norte-americano Walter Andrew Shewart, o Ciclo PDCA é um método que permite um controle eficaz de processos e atividades internas e externas, auxiliando empreendedores nas tomadas de decisões importantes para o seu negócio. 

A técnica é composta por quatro estágios, são eles:

• Planejamento: No planejamento, serão listadas informações como missão, visão e valores da empresa. Os objetivos e metas que se quer alcançar também serão elencados nesta etapa, além de informações decisivas para atingi-los. 
• Execução: Depois do planejamento, é hora de colocar o plano em prática. Esta etapa é subdivida em três fases: treinamento de colaboradores e gestores envolvidos no projeto, desenvolvimento do projeto e, por fim, a coleta de dados para futuras avaliações.
• Checagem: Na checagem ocorre a mensuração dos dados coletados na etapa anterior. Ela poderá ser feita durante o processo de execução, o que proporciona uma visão mais ampla do que está sendo feito e de possíveis gargalos para correção. Caso o gestor queira ter uma visão mais abrangente dos resultados, a checagem também pode ser feita no final do processo.
• Ação: A ação diz respeito aos ajustes e ações realizados a fim de aperfeiçoar o projeto. Embora seja a última fase do processo, esta etapa relaciona-se com a apuração de possíveis erros que possam ter sido cometidos a fim de que não se repitam. Desse modo, todo o ciclo é refeito com base em novas diretrizes. 

E quais as melhores Ferramentas de Gestão para minha agência?

1. Gestão de jobs – Timesheet Integrado

Sim, nós citamos o timesheet como uma técnica, mas o método se encaixa muito bem como uma ferramenta de gestão. Isso porque, a implementação de um Timesheet Integrado é ideal tanto para agências em crescimento quanto para as já consolidadas no mercado. Na prática, a ferramenta funciona como um apoio na gestão de tempo, fornecendo um controle de pautas e prazos em tempo real e  auxilia tanto nas análises de produtividade, quanto na verificação da margem de lucro dos Jobs.

Agências que não se preocupam com o controle de horas empregado na execução das tarefas tendem a perder dinheiro, uma vez que a produtividade está diretamente ligada aos índices de rentabilidade da empresa. Nesse sentido, para entender se o valor dos serviços prestados é compatível com o custo causado por eles, mensurá-los é a opção mais assertiva, e evitará que sua agência tenha prejuízos. Quer ver como funciona na prática? Solicite sua demonstração!

2. Gestão de Workflow – Gráfico de Gantt

O fluxo de trabalho em agências de publicidade precisa ser levado em conta quando o objetivo é manter a organização e produtividade da equipe. A partir do momento em que a equipe de atendimento recebe o  job do cliente, inicia-se um processo contínuo para entregar a ele os melhores resultados. Desta maneira, é fundamental que o fluxo esteja bem organizado a fim de evitar gargalos na execução de um job. 

Por isso, contar com um solução que facilite esse processo é uma prática comum em agências criativas, uma delas é o Gráfico de Gantt. A ferramenta possibilita uma organização do fluxo de trabalho, permitindo que toda a equipe acompanhe visualmente o andamento dos jobs.

O Gráfico também auxilia na organização e no gerenciamento de qualidade dos projetos, desta forma, é possível identificar os caminhos pelos quais uma atividade irá percorrer, evitando, assim, a perda de deadlines e prazos para a entrega de determinada peça. 

3. Gestão de Pessoal – Timesheet

Não é segredo que a maioria das agências de pequeno e médio porte não possuem recursos para a contratação de profissionais de Recursos Humanos. Considerando essa realidade tão comum, é importante que a gestão de pessoas não seja deixada de lado por conta de fatos como este. A ferramenta utilizada para contabilizar e relacionar as horas laborais dos profissionais da empresa aos jobs propostos, oferece uma funcionalidade extremamente importante em empresas criativas, permitindo efetuar um comparativo de produtividade entre os funcionários. 

Embora não seja idealizada para este propósito, o timesheet cumpre bem o papel de \”controlar\” de forma eficiente a capacidade produtiva dos funcionários. Mas, atenção!, não leve a palavra \”controle\” de uma forma negativa, é preciso desmistificar a ideia de que a ferramenta é uma vilã, e que será usada para monitorar os passos do colaborador.

Na verdade, se há uma implementação eficaz da ferramenta, é bem provável que a resistência por parte dos funcionários não seja um fator recorrente ao implementá-la.

• Veja também: 7 coisas que você precisa mudar agora em sua agência

Como gestor, pode ser um grande desafio mudar este padrão de pensamento, mas acredite, a tarefa de provar que o controle de horas é extremamente válido para manter os bons resultados da agência é mais simples do que parece.

4. Gestão Integrada – Iclips

Para se manter à frente da concorrência, é fundamental entender quais estratégias trazem maiores resultados, compreender quais clientes trazem maior rentabilidade e  relacionar o custo das horas de trabalho pela equipe empregada em cada job. Estes são só alguns exemplos de funções pertinentes para gestores que desejam otimizar o seu tempo e focar em decisões realmente importantes.

Nesse sentido, as ferramentas de gestão são as alternativas mais procuradas por agências que buscam por uma otimização de todo o trabalho. A grande questão, no entanto, relaciona-se com a qualidade dos sistemas que as agências estão adotando, será que eles integram, de fato, toda a equipe?

Parece uma pergunta simples, mas a verdade é que um sistema de gestão que de fato integre toda a agência precisa conter soluções para todos os departamentos. A seguir, elencamos alguns fatores que você deve ficar atento ao adotar um sistema de gestão, são perguntas essenciais que precisam ser feitas (de preferência com toda a equipe reunida):

• Ele possui recursos que irão medir a produtividade da equipe?
• Ele oferece Relatórios automáticos para tomadas de decisões a partir de dados precisos?
• Ele fornece funcionalidades para a otimização do tempo e, por consequência, de custos nos procedimentos internos?
• Ele alinha toda a equipe em processos internos?
• Ele otimiza o relacionamento entre departamentos, melhorando o fluxo de informação entre colaboradores?
• Por fim, ele  proporciona a segurança na redução de custos?

Após obter respostas para as questões acima, é hora de mudar! Para isso, o modelo de gestão do iClips oferece benefícios a todos os departamentos da agência, tudo de forma integrada.

Funcionalidades que vão desde a organização da carteira de clientes, até a análise da rentabilidade de cada um, passando por todos os processos operacionais como contratação de terceiros, controle de prazos, planejamento de mídia, cotações, etc. Se interessou? Veja as oportunidades que irão atender às suas necessidades e solicite sua demonstração, aqui!