Entregar jobs dentro do deadline combinado, manter a qualidade dos serviços diante de prazos apertados… Quem nunca desejou dar conta de todas essas demandas de forma produtiva e fazer do tempo um aliado na rotina de trabalho? Para isso você precisa de recursos e técnicas para aumentar a produtividade da sua agência!
É fato: os clientes não ficarão menos exigentes e a pressão não vai acabar em um piscar de olhos, mas acredite, nem tudo está perdido. Por trás da pressão alimentada por clientes exigentes, do tempo curto e da concorrência de mercado, existem técnicas e recursos capazes de tornar a produtividade uma aliada para lidar com esses desafios.
O contexto das agências e a importância de potencializar a produtividade
Apesar do glamour ainda muito presente no mercado publicitário, o investimento na área é relativamente baixo, se considerada a alta concorrência e os altos custos de produção dos jobs e de prestação de serviço.
De acordo com uma pesquisa recentemente realizada pela MindMiners, 65% dos publicitários consideram as licitações para escolha das agências injustas. Ainda conforme esse mesmo estudo, é possível afirmar que a injusta concorrência no mercado publicitário é utilizada como moeda de barganha pelos clientes.
Nesse sentido, as empresas contratantes das agências pressionam as empresas criativas em um processo de eterna redução de preço e excessivo aumento da qualidade, o que se torna um paradoxo difícil de se acompanhar. Aí fica cada vez mais imperativo investir em técnicas para aumentar a produtividade.
As principais técnicas para aumentar a produtividade na agência
Mapas mentais e Design thinking são alguns exemplos de técnicas para aumentar a produtividade para que ela esteja presente em todos os processos na agência. Confira outros:
1. Mapas mentais
Esta é uma das melhores técnicas para aumentar a produtividade. Com a comunicação visual ganhando cada vez mais força no mundo corporativo, os mapas mentais surgiram como uma alternativa eficaz para a estruturação das atividades de rotina e para organizar as ideias como um todo de maneira simples e visualmente agradável.
2. Design thinking
Produzir mais gastando cada vez menos: seria o sonho de todo profissional que trabalha com metas exigentes e prazos apertados? A ideia do Design thinking é usufruir da sensibilidade do design para solucionar um determinado problema.
Na prática, envolve co-criação, trabalho em equipe, ideação, prototipação e muitos testes, tudo isso de forma simples e sem gastar muito. Basta ter em mãos um quadro ou papel e canetas, boas ideias e muita disposição para transformar grandes gargalos em soluções viáveis.
3. Cursos de Capacitação
Para que sua agência sobreviva ao contexto de alta concorrência e de mudanças constantes no setor publicitário, investir em cursos de capacitação é uma excelente alternativa para se manter atualizado e colocar em prática estratégias inovadoras no escopo de serviços.
Mas não pense que essa é uma tarefa restrita aos gestores e diretores de agências. A ideia é que todos os colaboradores busquem conhecimento e os coloquem em prática na rotina de trabalho, assim, fica fácil enxergar novas possibilidades para problemas comuns e conquistar melhores resultados.
4. Otimização do fluxo de trabalho
Desde a chegada de um cliente até o faturamento, existe uma série de processos de rotina que fazem com que o trabalho caminhe de forma fluida. Quando esse processo acontece de forma organizada e bem estruturada, a equipe trabalha de forma alinhada e, consequentemente, passa a entregar resultados mais efetivos para os clientes.
5. 5W2H
Essa sopa de caracteres corresponde, na verdade, às iniciais (em inglês) das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade.
Por ser uma ferramenta de uso simples, a Matriz 5W2H é extremamente utilizada em áreas de gestão diversas, como por exemplo, Gestão de Projetos, Gestão Orçamentária, Elaboração de Planos de Negócio. Para qualquer pessoa que precise colocar um plano em ação ou para a tomada de decisão simples, são elas as etapas:
- O que (What) deve ser feito?
- Por que (Why) deve ser implementado?
- Quem (Who) é o responsável pela ação?
- Onde (Where) deve ser executado?
- Quando (When) deve ser implementado?
- Como (How) deve ser conduzido?
- Quanto (How much) vai custar a implementação?
6. Otimização do Fluxo de trabalho
Um dos grandes gargalos de produtividade em uma agência é a otimização do fluxo de trabalho. Existem duas ações vitais que deverão ser tomadas para acabar de vez com esse vilão.
O primeiro passo é realizar um bom planejamento que vise a distribuição de atividades entre os funcionários. Evitando assim a sobrecarga de trabalho e a perda dos prazos.
7. Redução da refação ou Retrabalho
Refação, ou retrabalho, é um tema complexo e que tira o sono de muitos gestores de agências. Existem formas simples e eficazes para reduzir o retrabalho, sendo uma das mais eficazes técnicas para aumentar a produtividade.
A primeira é a elaboração de um bom briefing sobre o job. Este documento será responsável pela definição do escopo das ações a serem desenvolvidas. Este documento ajudará o trabalho de pesquisa do setor criativo e trará informações valiosas para a elaboração do job perfeito.
Entender qual o público alvo, os principais concorrentes e seus valores são ações fundamentais para realizar um trabalho certeiro. E a produção de trabalhos certeiros é sinônimo de redução de retrabalho na agência.
Um software de gestão é uma das melhores técnicas para aumentar a produtividade da agência
Uma agência de publicidade detém vários departamentos diferentes, com culturas distintas e tudo isso precisa estar interligado para que a empresa funcione da maneira adequada, entregando seus jobs com qualidade e dentro dos prazos, evitando equívocos financeiros e mantendo seu pessoal interno alinhado.
Afinal, o que seria do Atendimento sem a Criação? E o que seria do Social Media sem o Redator? Imagine se um dia a Criação não entrega uma arte com deadline apertado para o Atendimento por erro de comunicação? Ou se um profissional recentemente contratado só entende completamente suas funções depois de três ou quatro meses observando os demais por não existirem processos claros de organização de tarefas? Seria um caos, não seria? Ops, seria não! É! Quando a gestão é pautada somente em planilhas ou em processos mais arcaicos!
Gerir uma agência de publicidade se baseando em planilhas não é o ideal, portanto. Para tal, é preciso implementar um processo de gestão integrada e automatizada que absorva todo o tempo gasto em tarefas operacionais, como a relação de um relatório com o outro.
No mercado já existem soluções para auxiliar esses gestores. Para as agências, o contexto é ainda melhor visto que existem softwares para gestão integrada específicos para o seu segmento.
A ferramenta deve ter o Gráfico de Gantt
Alguns softwares de gestão mais completos já oferecem o gráfico de Gantt. É comum associarmos a produtividade à capacidade de elaborar tarefas que contribuam diretamente para a plena satisfação do cliente.
Mas, se você vive a rotina de uma agência sabe que há outros fatores que devem ser levados em consideração quando o assunto é tornar a elaboração dessas tarefas mais eficaz.
Nesse sentido, utilizar uma ferramenta capaz de organizar o fluxo de trabalho contribui extensivamente para que sua equipe consiga dar conta do recado.
Uma dessas ferramentas é o Gráfico de Gantt. Criada pelo engenheiro polonês Karol Adamiecki, tal método tinha como objetivo organizar todo o fluxo de trabalho, permitindo um acompanhamento das atividades desempenhadas por todos os funcionários.
De lá pra cá a sua finalidade continua a mesma, mas com uma dose de tecnologia envolvida. E se a otimização do tempo é um fator que norteia qualquer negócio, utilizar métodos que envolvam toda a equipe é imprescindível.
Não se esqueça dos relatórios de BI
Business Intelligence é o método que visa ajudar as empresas a tomar as decisões inteligentes, mediante dados e informações recolhidas pelos diversos sistemas de informação.
Geralmente, esses relatórios são gerados automaticamente pelo sistema de gestão integrado implementado no sistema. No entanto, algumas empresas ainda elaboram esses relatórios de forma manual.
Timesheet para a gestão do tempo
A cada dia que passa, a expressão “ tempo é dinheiro” se torna cada vez mais real e usual. Mas, a verdade é que na prática ela é pouco utilizada. Não acredita? Vamos fazer um teste, então? Responda as seguintes perguntas: Você consegue saber com precisão o tempo que é gasto para realizar cada atividade em sua empresa?
Você consegue mensurar de forma certeira, mesmo esse volume de tempo despendido? Se a resposta for não, então você está incluído em uma parcela de profissionais que utilizam essa expressão mas não aplicam. Então, é hora de investir no timesheet!
