Um dos pontos mais importantes para o desenvolvimento de uma empresa criativa é a gestão. Paradoxalmente, é um dos tópicos menos aperfeiçoados pelos gestores de agências de publicidade. Ainda são observados muitos equívocos na gestão de agências de publicidade. Pensando nisso, elaboramos as sete coisas que sua agência de publicidade precisa mudar AGORA para conseguir se desenvolver de forma sustentável.
O que você precisa mudar agora em sua agência?
Ficou curioso? Abaixo você confere o que é preciso mudar em uma agência para o seu crescimento saudável.
1# – A Organização e Informações do Fluxo de Trabalho
Todo gestor de agência de publicidade sabe que o fluxo de trabalho é intenso em empresas criativas. Com esse fluxo acentuado, a perda de informações e o desalinhamento entre os colaboradores e seus setores corre perigo, pelo menos quando não organizados de forma adequada. Para impossibilitar esse problema, é preciso que os departamentos sejam demarcados.
Mas como organizar?
Para isso, é recomendado que um funcionário esteja focado em determinadas ações, ao invés de acumular várias tarefas de diversos setores; que um colaboradorador entenda até onde vão suas responsabilidades, até onde vão as do seu setor, e quando se inicia as incumbências do outro departamento e colaboradores; que toda a equipe entenda o organograma da empresa e compreenda a hierarquia da agência.
(Sim! É recomendado ter hierarquia, mesmo que flexível) e que todos os profissionais (Inclusive os da criação que são um tanto resistentes a essas questões) assimilem o fluxo de trabalho da agência (Quem atende o cliente quando ele solicita? No início de um job, além do briefing, quais documentos devem ser elaborados? Quando o briefing está pronto, a quem deve ser direcionado? Qual atendimento tem prioridade no tráfego? E quando? Entre outras questões.) Todas essas circunstâncias precisam estar bem alinhadas para que um job seja produzido com qualidade e dentro do prazo estabelecido.
Para alinhar o fluxo de trabalho e organizar a sua agência, é imprescindível gerar processos internos. Através desses processos, sua equipe terá uma visão geral do funcionamento da empresa e entenderá onde ela e seu departamento se encaixam, como devem proceder e como os demais devem realizar suas tarefas.
(Lembre-se que um cliente, que está externamente, consegue visualizar o quão desorganizada sua agência é internamente, apenas observando a entrega de um job. Não se esqueça que essa constatação pode influenciar diretamente na renovação de um contrato).
- Veja também: Ferramentas para organizar processos em uma agência
2# – A má confecção de um Briefing
Se existe uma terceira guerra mundial é entre o atendimento publicitário e a criação. Em todos os tipos de agências de publicidade em todos os cantos do Brasil ouve-se reclamação do setor de atendimento sobre a criação, e vice-versa. Mas, muitas vezes, o problema dessa \”rixa\” está no início dessa relação de amor e ódio: a confecção do briefing.
A rotina de uma agência, como comentei anteriormente, é acelerada. E, para atender a diversas demandas e de forma rápida, o atendimento precisa produzir os seus briefings aceleradamente. No entanto, sabe aquela conversa de qualidade e quantidade? Pois é, o gestor tem que se atentar para essa questão.
Como produzir os briefings de forma adequada?
Para impossibilitar que um briefing seja mal feito ou produzido de forma desatenta, devido a correria da empresa, é imprescindível otimizar o trabalho do profissional de atendimento. Além disso, também é necessário padronizar os briefings de todos os profissionais de sua agência.
Dessa forma, a criação já estará acostumada com o modelo padrão e memorizará os locais corretos de cada informação (Se o criativo quiser alguma informação específica, já saberá exatamente onde encontrar no documento padronizado) e o atendimento não se esquecerá de inserir algum item imprescindível para a confecção de um job.
Para amparar você nessa padronização, sugiro fazer o download do nosso modelo de briefing para agências. O documento está bem completo e oferece informações do job e do cliente. Além disso, está em formato aberto para edição. Nossa sugestão é que você o edite e o adapte para as peculiaridades de sua empresa criativa. Faça o download clicando no banner a seguir:
3# – Desintegração dos Departamentos
Imagine o atendimento elaborar um briefing e a criação não saber que o documento está pronto. Imagine se o criativo finaliza um job e o atendimento não fica sabendo e acaba por ficar \”enrolando\” o cliente? Ou, para piorar, imagine se a agência cobra um cliente que já pagou sua mensalidade? Essas circunstâncias acontecem quando os departamentos não \”conversam\” entre si. Para que uma agência funcione de forma adequada e impossibilite situações como as indicadas anteriormente é imprescindível a integração eficaz dos departamentos.
Como integrar os departamentos de uma agência de publicidade?
Hoje, já existem ferramentas interessantíssimas para a gestão integrada de uma agência. Um exemplo é o próprio iClips, software que funciona através da internet, sem precisar de instalação ou investimentos em máquinas potentes, que integra todos os departamentos de uma agência fazendo-os conversar entre si. Para experimentar o sistema, clique aqui.
4# – Horário de Trabalho
O ambiente das agências de publicidade são, de forma geral, muito positivos. As empresas criativas oferecem flexibilidade em todos os aspectos, principalmente em questão de horários. No entanto, essas mesmas empresas, paradoxalmente, trabalham com prazos estrondosamente apertados. Logo, essa situação se torna insustentável: criativos chegando às 10:30h quando alguns jobs eram para estar prontos às 10:00.
Como resolver a questão do horário de chegada em uma agência?
Uma medida simples, porém muito útil, implementada em praticamente todas as empresas além dos setor de publicidade é o ponto. É imprescindível que seus colaboradores tenham uma rotina laboral, afinal, você os paga para trabalhar, não é mesmo? A flexibilidade é interessantíssima para estimular a criatividade, porém, a falta de uma rotina laboral prejudica diretamente a produção dos jobs da agência.
Por isso, é importante alinhar esses dois pontos: flexibilidade e rotina laboral. A indicação não é impossibilitar todos os atrasos. Mas, sim, tornar os atrasos, exceções, e não uma rotina. Seu colaborador deve entender que ele pode, sim, chegar atrasado em alguns dias específicos quando precisar. Mas deve, também, compreender que nos demais dias da semana sua rotina laboral é aquela proposta no momento da contratação.
5# – Horas aplicadas nos Jobs
Além do horário de trabalho, outra questão a ser notada pelo gestor são as horas empregadas em cada job pelos profissionais da agência. Por exemplo, quanto de suas horas laborais um criativo despende para a criação de um Outdoor? Essas horas gastas foram bem aproveitadas? É ideal que ele gaste essas horas? Ou há possibilidades para que ele otimize o seu trabalho e reduza as horas trabalhadas nesse job em questão? E quanto ao valor? Se a agência paga \”X\” valor/hora para esse criativo, em relação ao custo desse job, há um lucro positivo?
E como resolver a questão das horas aplicadas nos jobs?
Para analisar a horas trabalhadas em cada job da agência, o gestor precisa implementar uma ferramenta de Timesheet. Com o timesheet, o gestor compreende como as horas laborais de cada profissional da agência foram gastas. Além disso, a implementação do instrumento auxilia diretamente a estimativa de custo, lucro e proposta de um job
- Veja também: 5 Motivos que Vão Fazer a sua Agência ser Eliminada do Mercado Publicitário
6# – Precificação e Estimativa de Jobs
Muitas vezes, os gestores de agências não precificam os jobs da agência levando em consideração seus custos de forma eficaz. Isso acontece porque ocasionalmente esses administradores trabalham sem recursos (Sem timesheet, sem integração de departamentos, sem softwares para gestão, sem confecção de relatórios consistentes para tomada de decisão, etc). Mas, é substancial que esses gestores depreendam que, sem recursos, é impossível precificar um job de uma forma eficaz.
O resultado dessa circunstância é a precificação de um job de forma que possa gerar prejuízo à agência. Isso significa que um gestor pode indicar para a proposta de um job um valor de R$600, sendo que o criativo Júnior necessita de 6 horas de trabalho para a confecção do job. Com um salário de R$1.200, o valor/hora corresponde a R$40. Logo, o custo da criação é de R$240.
Somando a este valor o custo do atendimento publicitário, que pode ter valor/hora R$30 e teve 15 horas laborais consumidas em reuniões de briefing, reuniões de alinhamento, produção de briefing, organização das demandas, entre outras funções pertinentes, o custo do atendimento girou em torno de R$450. Dessa forma, o total do atendimento e da criação, nessa simulação não analisando os custos com outros departamentos – como financeiro – e custos de funcionamento, – como água, luz, entre outros – é superior à prospota. Gerando assim um prejuízo que muitas vezes não é notado pelo gestor.
Como precificar e estimar a proposta de um Job?
Como foi citado anteriormente, é imprescindível uma ferramenta de Timesheet implementada na agência para precificar um job. Além do instrumento, é preciso analisar outros pontos importantes. Reunimos as principais informações para pautar a precificação de um job nessa planilha. Se você ainda não utiliza nenhum software para otimizar essa questão, acredito que a planilha seja ideal para dar o pontapé à organização de sua agência.
7# – Juízo de Valor perante o Cliente
Quando um cliente é estritamente exigente, costuma-se criar uma resistência perante a ele. Muitas vezes, um atendimento publicitário atende um telefonema de um cliente rígido com bufadas e má-vontade. Isso acontece mais do que o imaginado. No entanto, é importantíssimo lembrar a todos os profissionais que são esses clientes que despendem a receita para o pagamento dos salários de todos e são eles que desafiam diariamente a agência. Afinal, é com a exigência que se cresce.
Como aperfeiçoar minha equipe e impossibilitar o juízo de valor perante o cliente?
Para impossibilitar que sua equipe crie resistência ao atender ou criar para essa conta, é importante mostrar que esses clientes são os desafiadores do trabalho. Caso, ainda assim, o atendimento seja resistente, remaneja as contas internamente de forma que nao prejudique o atendimento ao cliente. Além disso, é substancial criar procedimentos de atendimento e criação para que o emocional do colaborador não ultrapasse o racional.
- Veja também: Os 6 problemas de uma gestão não padronizada
Mude para Crescer!
Com todas essas situações anotadas, você precisa aperfeiçoá-las para incentivar o desenvolvimento de sua agência. Lembre-se que o trabalho nunca vai se findar, o aperfeiçoamento é diário. Não se preocupe em remanejar os procedimentos e mudar o jeito como sua agência trabalha. Preocupe-se em nunca mudar e perder clientes por isso!
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