A necessidade de aprimorar constantemente a forma de administrar a empresa não deveria ser novidade para nenhum gestor de uma grande agência. Entretanto, uma dúvida comum persiste nesse meio: como fazer gestão de projetos de forma eficiente? Você verá que o workflow tem um papel importante na resposta dessa questão.
Para que possamos entender melhor os benefícios e as vantagens provenientes da implementação do workflow na gestão de projetos da agência é preciso deixar claro o que é esse sistema e por que é fundamental investir nele.
O que é workflow?
Toda peça ou projeto é constituído de várias etapas e responsáveis, desde a concepção de sua ideia até a entrega ao cliente (e pós-venda) ou instauração do projeto. Portanto, a capacidade de organizar cada parte do fluxo de trabalho é crucial para o sucesso de qualquer projeto e seus respectivos processos.
Dessa forma, o workflow atua organizando o trânsito de documentos, informações e demandas operacionais entre as equipes e profissionais envolvidos no projeto em questão. Para que isso ocorra, a comunicação e integração entre os agentes participantes deve ser centralizada e automatizada por meio de um sistema adequado.
Por que investir em workkflow?
O principal objetivo do workflow é otimizar os processos que são utilizados na execução de um projeto, para que todos os recursos, como tempo e capital humano, sejam gastos apropriadamente. Assim, o método age minimizando os erros internos e solucionando gargalos por influenciar todos os procedimentos adotados no projeto.
Agilidade no ciclo produtivo
Um dos benefícios mais importantes agregados à gestão ao usar o workflow é a eliminação de etapas e processos desnecessários. Com a utilização do workflow, toda parte inútil é identificada e removida do projeto.
Dessa forma, o sistema consegue agilizar significativamente cada ciclo de produção. Isso resulta em entregas mais rápidas de peças e projetos, antecipando os próximos e trazendo mais produtividade e lucro para a agência.
Padronização de processos
Muitas vezes, apesar de organizadas e eficientes, as agências ainda sofrem com a falta de padronização de seus procedimentos. Essa negligência geralmente gera lentidão, problemas na comunicação e integração das etapas do projeto, atrapalhando a fluidez nos processos.
Ao padronizar os processos responsáveis pelo desenvolvimento do projeto é possível reduzir os erros dessa natureza e criar uma base para a gestão da qualidade conseguir atuar com mais propriedade nas etapas.
Maior controle do projeto
A partir da automação de processos de um projeto, o workflow facilita a visualização e controle do andamento de todas as etapas e atividades envolvidas. Por meio de um sistema eficaz de workflow, pode-se compartilhar com clareza as informações que dizem respeito aos papéis de cada um no projeto.
A definição clara dos responsáveis por determinado processo, aliada a um sistema que conte com uma interface acessível, consegue impactar positivamente a comunicação e monitoramento de todo o projeto.
Como fazer gestão de projetos com fluidez?
Para que a gestão de projetos seja otimizada e o uso do workflow obtenha o máximo de seus benefícios, é fundamental que haja cuidado e atenção às práticas protagonistas da gestão de projetos. Tendo isso em mente, separamos a seguir cinco itens imprescindíveis para garantir a fluidez dos projetos.
Use um cronograma realista
Por mais óbvio que esse item pareça para alguns leitores, é fundamental atentar-se para o fato de que é justamente em algo tão primordial que muitas agências começam a falhar em sua gestão. Definir prazos e objetivos realistas é tão importante quanto garantir os processos para o fluxo do trabalho durante os projetos.
A melhor maneira de garantir que o cronograma designado para o projeto é coerente com a realidade é conferindo os dados de empreendimentos semelhantes que já foram realizados. Assim, é possível obter estimativas mais precisas e atingíveis em relação ao tempo de cada etapa e seus processos.
Automatize os processos
Como você já deve ter notado, é impossível falar em gestão de projetos com sucesso atualmente sem se referir às ferramentas disponíveis, como um sistema de gestão que consiga integrar funções administrativas. Ao automatizar processos, elimina-se a falha humana da equação de riscos do procedimento.
Apenas esse motivo já seria forte o suficiente para investir em um sistema de gestão, mas a automatização ainda consegue reduzir custos, agilizar procedimentos essenciais e conferir autonomia à equipe para se ocupar com questões estratégicas e não operacionais.
Capacite a equipe
Trata-se de outro erro — que infelizmente ainda é frequente — das agências que ocorre quando elas têm que lidar com demandas novas ou incomuns: não investir em preparar apropriadamente seus profissionais para a execução de suas atividades referentes ao projeto.
A comunicação deve ser clara e eficiente sobre o que é esperado de cada colaborador da empresa. Da mesma forma, esses profissionais devem ser treinados e instruídos para que consigam desempenhar seus papéis de forma satisfatória.
Realize reuniões periodicamente
Ainda que essas reuniões não ocorram presencialmente, é fundamental principalmente em projetos de longa duração que os profissionais e departamentos envolvidos estejam alinhados de acordo com a estratégia definida pelos líderes.
O que acontece frequentemente em empresas que não conseguem integrar as etapas e equipes de um projeto é que cada célula toma decisões e muda seus procedimentos de forma autônoma, mas sem coerência com a abordagem da gestão de projetos. Esse cenário se reflete em erros e prejuízos para a agência ainda no andamento do projeto.
Faça o controle e monitoramento das atividades
Como destacado acima, é extremamente recomendado que o sistema de gestão conte com ferramentas que auxiliem no monitoramento de cada processo das etapas, assim como os profissionais responsáveis. Dessa maneira, é possível antecipar soluções antes que gargalos se desenvolvam em erros maiores sem serem diagnosticados, além de diversos outros benefícios garantidos por um painel de controle.
Ao adotar essas práticas na gestão de projetos, são alcançados os benefícios que pode-se esperar de uma gestão realmente eficiente e moderna. Por isso, investir nesse campo é uma necessidade vital para que uma agência se mantenha competitiva no mercado.
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