Administrar o tempo e executar as atividades dentro de um prazo são desafios que muitas empresas enfrentam em sua rotina. Mesmo um time de boa performance experiente e capacitada pode apresentar dificuldades durante o andamento e a conclusão de um projeto.
A melhor forma de evitar atrasos ou falhas nos processos é adotando um cronograma como ferramenta de gestão e organização de tarefas. Assim, todas as etapas serão visualizadas e concluídas em tempo hábil.
Neste post vamos conceituar o cronograma e pontuar a importância que ele tem para as empresas. Você vai saber quais os benefícios dessa ferramenta e como relacioná-lo com o diagrama de Gantt. Boa leitura!
O que é um cronograma?
O cronograma é uma ferramenta utilizada para o planejamento, o controle e o gerenciamento de projetos. Este recurso orienta os tempos ideais estimados para a realização de cada tarefa, evitando atrasos e favorecendo que as atividades sejam executadas com a consistência necessária.
Você já deve ter ouvido a frase “tempo é dinheiro”. Em uma linguagem corporativa, isso quer dizer que o não cumprimento de algumas atividades ou etapas de um projeto pode afetar a produtividade, o desempenho e a rentabilidade do negócio.
Na etimologia, a palavra cronograma vem do grego (kronos quer dizer tempo e gramma refere-se a alguma coisa escrita ou desenhada). Ou seja, uma demonstração gráfica e determinada pelo tempo de diversas atividades pertencentes a um projeto ou rotina.
Muitos fatores influenciam o cumprimento do cronograma e a produtividade do ambiente de trabalho. Um levantamento do Instituto Brasileiro de Economia da Fundação Getúlio Vargas, divulgado no G1, apontou que são necessários quatro brasileiros para produzir o mesmo que um funcionário americano. Isso não se deve à indisposição.
Dispositivos e ferramentas mais modernas, maiores índices de educação, investimento em inovação e ambientes de negócios mais propícios são alguns dos motivos que tornam o ambiente mais produtivo. É importante levá-los em consideração para que o cronograma seja coerente com a realidade de sua empresa.
Correlação entre cronograma e diagrama de Gantt
As duas ferramentas têm objetivos similares e se complementam. O diagrama de Gantt controla o cronograma do projeto. As ilustrações em gráfico representam a evolução das etapas e o prazo para cumprimento de cada uma delas.
O diagrama tem barras coloridas que ajudam na visualização e monitoramento das tarefas. Para cada profissional do time envolvido no projeto há uma descrição das responsabilidades e prazo de execução. Assim, a equipe se ajuda e cumpre o tempo conforme previsto.
Os custos, o consumo do tempo e dos recursos utilizados são mensurados em um cronograma visualizado no diagrama de Gantt. É possível definir alterações ou mudanças no projeto antes que os investimentos se tornem prejuízo pelo não aproveitamento de uma ideia.
Qual é a importância do cronograma na organização de tarefas?
Com o cronograma em mãos, gestor e equipe podem discutir as melhores práticas e identificar aquelas mais adequadas ao escopo de trabalho. As metas são mais bem definidas, facilitando a comunicação e o trabalho entre os envolvidos.
Análise de custos e viabilidade são duas percepções que andam juntas e que precisam ter embasamento para ajudar na conclusão do projeto. A função do cronograma é mostrar as prioridades e validar o tempo de entrega.
Se o passo a passo for bem elaborado e considerar as variáveis, certamente quem assina o projeto terá condições de tomar providências na ocorrência de imprevistos que possam impactar o resultado final.
Quando procura os serviços de uma agência, o cliente deseja encontrar um time especializado e pronto a atender todas as expectativas. Pode ser que ele não saiba efetivamente o que deseja, mas busca amparo e soluções em quem tem expertise no assunto.
Isso torna natural o estado de ansiedade para os resultados. Por isso, o cronograma deve ser utilizado para montar a estratégia e compor, inclusive, o material de apresentação do projeto e prazos para execução de cada etapa.
A organização e o planejamento são fatores essenciais para que um cliente se sinta seguro e feche contrato com a sua agência. O cliente precisa sentir que encontrou a solução de um problema ou o diferencial para o seu negócio.
Quais os objetivos de um cronograma?
O cronograma tem objetivos claros e muito bem traçados, mas requer um preenchimento correto e um acompanhamento minucioso para evitar atrasos ou retrabalho.
Identificar uma sequência de tarefas
Um projeto tem muitas tarefas, com particularidades demandadas. Cada etapa pode apresentar uma sequência com menor ou maior complexidade. Inserir no cronograma facilita a verificação diária para não correr o risco de esquecimento.
Manter prazos claros
Quais são os prazos para cumprimento de uma ou mais etapas? Muitas vezes a equipe sabe o que deve fazer, mas não o que é prioritário, o que pode comprometer a entrega ou alterar os planos iniciais.
Além disso, os membros da equipe podem não trabalhar sintonizados e uma tarefa ser concluída antes, quando na verdade deveria esperar um complemento ou ajustes. O tempo é medido pelos prazos e deve ser bem aproveitado.
Auxiliar no planejamento estratégico
Todo projeto tem um plano — aumentar a visibilidade no mercado, alcançar metas de vendas, atender a um nicho específico, engajar clientes, lançar um produto novo, manter a vantagem competitiva, etc.
Para cada objetivo deve ser desenvolvida uma estratégia personalizada com foco direcionado à obtenção de resultados. O desenho das fases e estágios auxilia o planejamento estratégico e otimiza os processos.
Evidenciar atrasos
Como dissemos, atrasos não são bem recebidos pelos clientes que contratam um serviço. É claro que imprevistos acontecem e podem afetar o andamento, mas lembre-se que a confiabilidade se estabelece pela capacidade que a agência tem de entregar o projeto dentro do prazo.
Quais os benefícios de usar um cronograma?
Toda ferramenta que tenha como ponto alto o controle e o gerenciamento das tarefas, tem caráter benéfico e agregador. A vantagem competitiva começa no trabalho de mapeamento e controle das atividades que serão desempenhadas.
São muitos os benefícios, mas os mais importantes se destacam a seguir:
- estima o tempo das atividades;
- aloca melhor os recursos;
- aumenta foco e produtividade;
- antecipa falhas.
Seria muito bom contar com a certeza de sucesso de um projeto — os prazos, o budget e os recursos como mão de obra, equipamentos e ferramentas seriam mais bem atribuídos e distribuídos, mas a satisfação reside na capacidade de fazer dos desafios a melhor arma para vencer as incertezas.
Entenda a importância de uma boa gestão de cronograma
O gerenciamento de cronograma define um conjunto de processos necessários para garantir que o projeto cumpra o prazo. Se o cronograma oferece uma visão das atividades, suas relações e o período disponível para execução das tarefas, o gerenciamento de cronograma orquestra todos esses elementos para que eles sejam coerentes com a realidade da empresa.
Para fazer o gerenciamento do cronograma, você deve ter um planejamento que estabeleça as políticas e procedimentos para a criação e acompanhamento desse cronograma. Basicamente, esse planejamento contempla os seguintes itens:
- definição das atividades;
- sequenciamento das atividades;
- estimativa de duração das atividades;
- desenvolvimento do cronograma;
- controle do cronograma.
Esse estudo prévio para o estabelecimento do cronograma faz toda a diferença para a produtividade de uma agência. Afinal, o briefing de um projeto nem sempre oferece esclarecimentos sobre quais atividades precisam ser realizadas. Uma observação atenta dos recursos disponíveis, bem como dos conhecimentos da equipe, garante que os trabalhos sejam mais proveitosos.
Como fazer um bom gerenciamento de cronograma?
O gerenciamento estabelece procedimentos e políticas para o planejamento e gerenciamento do cronograma, bem como o incentivo de hábitos mais produtivos. Além disso, ele identifica as atividades específicas para produzir as entregas do projeto, bem como as relações de dependência entre as atividades. Entenda!
Controle prazos
As datas estipuladas para seus projetos precisam ser cumpridas. Por isso, é tão importante entregar prazos coerentes com a realidade de sua equipe, de forma que ela não fique sobrecarregada.
Seja qual for a ferramenta de controle adotada em sua agência, verifique se ela tem um espaço para que os autores do projeto informem o status da tarefa. Assim, você tem mais noção sobre o andamento das atividades.
Garanta a qualidade do trabalho
Na pressa para entregar um projeto em um prazo reduzido, muitas agências acabam pecando na qualidade do serviço. Por isso, ao definir os prazos de seus projetos, garanta que sua equipe possa ter tempo hábil para entregar um resultado satisfatório.
Com um bom planejamento, você tem mais noção sobre as etapas envolvidas para atingir os objetivos estabelecidos. Fique atento a ele em suas negociações.
Tenha cuidado com o excesso de informações
As informações são necessárias para que o cronograma flua bem e o planejamento se torne cada vez mais simples, mas dados irrelevantes podem atrasar bastante a equipe. O gerenciamento do cronograma não pode se tornar um peso para os envolvidos; na verdade, ele está lá para facilitar a rotina.
Use a tecnologia
O fluxo de informações dentro das agências, mesmo nas pequenas, é grande, e é comum que os colaboradores e gestores se sintam perdidos entre tantos dados e projetos para cuidar. Felizmente, há uma série de plataformas que facilitam o gerenciamento de cronogramas.
Como apontamos nos tópicos a seguir, cada uma delas reúne benefícios. O importante é que os recursos estejam alinhados às dinâmicas de sua agência.
Ferramenta tecnológica para a gestão de cronograma
Para gerenciar o cronograma, os níveis de produtividade ou ter uma noção sobre o andamento dos projetos, há uma série de ferramentas. Confira a nossa indicação:
iClips
A iClips é um software de gestão voltado para agências, que não só permite o gerenciamento de jobs, como também o de clientes. Com ele, é possível verificar as horas aplicadas no projeto para facilitar o orçamento do trabalho.
Além de permitir uma melhor visualização dos fluxos dos projetos, incluindo as refações, a iClips também facilita a organização financeira dos gestores da agência por meio da conciliação automática.
O perfil dos clientes também pode ser padronizado para que a agência registre as preferências de trabalho e as informações relevantes. Há 3 planos disponíveis: o free (básico), business (intermediário) e o corporate (avançado).
3 técnicas para auxiliar a gestão de tempo na sua agência
Tão importante quanto gerenciar o cronograma é gerenciar o tempo em sua agência. Algumas ferramentas podem contribuir com a produtividade de sua equipe, como você pode conferir.
1. Método Kanban
O Kanban é um método de gerenciamento de projetos que ajuda a agrupar tarefas em um quadro que se divide em listas. As tarefas são colocadas em cartões, que se movem entre colunas de “em andamento”, “concluído” e “a iniciar”.
2. Método Pomodoro
A técnica Pomodoro é bastante democrática, sendo usada por empresas, alunos e profissionais de diferentes áreas para melhor aproveitamento do tempo. Ela cria uma divisão de fluxos de trabalho em intervalos de tempo, que chamamos de “pomodoro”, de 25 minutos.
O Pomodoro funciona de uma maneira simples:
- Liste as tarefas a serem feitas.
- Programe um cronômetro para 25 minutos.
- Selecione uma tarefa e trabalhe nela sem quaisquer interrupções por 25 minutos.
- Quando os 25 minutos acabarem, dê uma pausa de 5 minutos para fazer algo relaxante.
- Depois do intervalo, retome a tarefa por mais um “pomodoro”.
- Após quatro “pomodoros”, dê uma pausa mais longa, de 30 minutos.
- Ao terminar a tarefa, risque-a de sua lista.
3. Método GTD
A metodologia Getting Things Done (GTD) utiliza 5 passos para que você tenha maior controle sobre suas tarefas:
- Captura: pense no que requer a sua atenção e faça uma lista.
- Esclarecimento: analise cada informação e entenda o que demanda uma ação ou não.
- Organização: organize os itens que demandam ação e faça listas, separando as tarefas de acordo com as semelhanças.
- Reflexão: revise suas listas para garantir que não está faltando nada.
- Engajamento: execute as tarefas descritas em suas listas.
Como elaborar um cronograma para sua agência?
Ouça o cliente e o que ele deseja da sua agência. Em seguida elabore um cronograma pautado em informações coletadas na fase do brainstorming.
- defina o escopo — quais são as principais características do projeto e como sua agência pretende aproveitar a oportunidade para transformar uma boa ideia e uma ação concreta para o cliente;
- construa a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) — uma visão macro do projeto é importante, mas estruturar em camadas para analisar detalhes e acompanhar os prazos com segurança, dinamismo e praticidade na gestão do projeto é muito mais efetivo;
- defina clientes e fornecedores — seus clientes e fornecedores devem estar em sintonia com o modo de atuação e operação da sua agência, favorecendo a comunicação e as demandas do projeto;
- crie sequências de tarefas — um trabalho sequencial pode não estar livre de falhas, mas devemos concordar que os riscos são reduzidos;
- estime a duração das atividades — há atividades que exigem mais ou menos prazo para concretização. Saiba balizar o tempo destinado e garanta a eficiência do projeto;
- atribua responsáveis por cada tarefa — não é necessário sobrecarregar um profissional apenas com tantas tarefas. Distribuir as responsabilidades tem aspecto motivacional e estimula uma competitividade saudável;
- construa o cronograma — sair do campo das ideias e partir para o campo da execução requer da equipe organização e orientação quanto às etapas. O cronograma é primordial para dar start e prosseguimento.
Qualquer tipo de empresa pode utilizar o cronograma como uma ferramenta de gestão. Ele serve para projetos, atividades cotidianas que envolva custos, pessoas e processo.
São ganhos expressivos que elevam o padrão de excelência e conferem autoridade da marca no mercado.
