Na atualidade, a informação é considerada um ativo tão importante quanto qualquer outro para as organizações. Diante da transformação digital, ela pode ser facilmente convertida em valor para os negócios. Para que isso seja possível, é fundamental contar com um bom gerenciamento de arquivos, que garanta eficiência no seu uso.
A gestão dos arquivos produzidos no ambiente de trabalho é uma das principais ações dos administradores, já que isso ajuda a manter a empresa em ordem. Assim, você terá mais facilidade para encontrar e explorar informações que beneficiem a condução das tarefas cotidianas.
Embora esse procedimento faça parte da rotina dos gestores, ainda assim podem surgir alguns desafios na hora de transformar a ideia em ações práticas e funcionais.
Pensando nisso, preparamos este post com tudo o que você deve saber para fazer um gerenciamento de arquivos mais eficiente. Confira!
O que é gerenciamento de arquivos?
A gestão de arquivos é definida como um método de gerenciamento de conteúdos e informações importantes de uma empresa. Ela surgiu com a finalidade de organizar a bagunça provocada pela explosão documental dos tempos atuais.
Você tem noção de quantos documentos e arquivos a sua empresa produz por dia? Se surgisse uma emergência e você tivesse que encontrar um desses documentos, quanto tempo isso levaria?
Esse contexto trouxe a necessidade de racionalizar e controlar o grande volume de documentos acumulados pelos departamentos que compõem os empreendimentos.
Devido ao avanço da tecnologia, a prática de armazenar, classificar e organizar as informações ficou mais fácil e virou uma regra para empresas que desejam aumentar a eficiência dos seus processos.
Basicamente, o procedimento se baseia em desenvolver instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego dos arquivos, o que é feito a partir da implementação de metodologias, técnicas e ferramentas que organizem todas as informações.
Qual a importância de uma boa gestão de arquivos?
A ausência de controle dos documentos gerados pela agência de comunicação pode gerar o caos no seu cotidiano. Afinal, se não existirem os mecanismos certos, os colaboradores precisarão revirar inúmeros papéis ou abrir diversas pastas no computador para encontrar a informação da qual precisam.
Nesse sentido, os esforços dos funcionários passam a ser em procurar dados, em vez de focar nas suas atividades. Assim sendo, gerenciar os arquivos traz mais agilidade e, consequentemente, eleva a produtividade do seu time. Acompanhe esses e outros benefícios da gestão de arquivos.
Aumenta a segurança dos dados
A maioria dos documentos de uma empresa são compostos por informações importantes, como jurídicas, fiscais, econômicas e até mesmo dados referentes aos seus clientes. A perda ou vazamento de um deles pode ser extremamente prejudicial para a empresa.
Investir na organização dos dados por segmentos e assuntos, analisando se realmente devem permanecer no arquivo, é imprescindível para garantir a integridade desses documentos.
Poupa tempo
Um arquivo totalmente desorganizado, com documentos armazenados de forma aleatória, sem uma divisão lógica, faz com que os colaboradores gastem muito tempo na procura de um único documento.
Em se tratando do mundo dos negócios, é necessário lembrar que tempo é dinheiro. Portanto, desperdiçar energia nessa procura incessante por documentos que ajudam na tomada de decisão, pode significar perda de produtividade e oportunidades, o que pode gerar prejuízos financeiros e legais para a agência.
Melhora a performance das equipes
A digitalização dos documentos é uma das estratégias mais utilizadas pelas empresas na atualidade, tendo como objetivo facilitar a busca e o acesso às informações. O resultado disso é o ganho de agilidade e eficiência para recuperar os dados contidos nos arquivos da organização.
Digitalizar e armazenar os documentos em uma plataforma ou nuvem otimiza as atividades das suas equipes. Isso porque qualquer dado pode ser achado rapidamente; basta filtrar a pesquisa conforme o nome e a natureza dos arquivos. Desse modo, o time pode focar nas tarefas que geram os produtos e rendimentos esperados pela companhia.
Ajuda na competitividade
Levando em consideração os benefícios citados anteriormente, com o tempo empregado na melhoria das atividades e qualidade dos serviços, todos os departamentos são impactados positivamente.
Com isso, você ganha vantagem competitiva frente aos concorrentes, destacando-se no mercado.
Quais as melhores práticas para gerenciar arquivos?
Se você ainda não tem um gerenciamento de arquivos eficiente, está mais do que na hora de padronizar esse processo. Para tanto, veja as melhores dicas para gerenciar os arquivos na agência.
1. Invista em um software de gestão integrado
Por meio de um sistema de gestão integrado, você e sua equipe poderão acessar todas as informações do negócio em uma única plataforma, em que estão compartilhadas e formalizadas — condição que promove a economia de tempo e recursos financeiros.
Ao contar com uma ferramenta, como o iClips, é possível gerenciar todos os documentos produzidos pela agência pela plataforma e, simultaneamente, controlar o tráfego desses documentos pelos setores de criação, produção, mídia e financeiro.
Em suma, todas as informações trocadas ficam devidamente registradas no sistema, podendo ser acessadas e divulgadas com muito mais facilidade.
2. Padronize os tipos de arquivos
Fazer a separação dos arquivos por tipos específicos, conforme a sua finalidade, otimiza o gerenciamento dos dados. Diferencie os documentos ativos e usados frequentemente, como planilhas de valores e contratos, dos inativos que são menos utilizados, como projetos e documentos de acordo, por exemplo.
Essa padronização torna-se ainda mais eficiente quando é aplicada às pastas em que os arquivos são armazenados, visto que reduz o número de itens presentes em cada uma delas.
3. Estabeleça níveis de acesso
A eficácia da gestão de arquivos está relacionada a vários fatores, mas nenhum deles será eficiente se não houver a colaboração total dos funcionários da agência.
Assim sendo, é preciso treinar e conscientizar o seu time a respeito da importância de manter os documentos armazenados, conforme a política estabelecida pela agência.
Dito isso, cada profissional só deve ter acesso liberado aos documentos que são pertinentes para a realização das suas atividades. Estabeleça níveis de acesso para combater o compartilhamento indevido de arquivos, pois se uma informação cair em mãos inadequadas pode trazer riscos para a sua segurança jurídica.
4. Mantenha backups
Armazenar todos os arquivos em uma só plataforma é a melhor maneira de assegurar a organização dos mesmos. Porém, isso não significa que a empresa está totalmente livre de ataques cibernéticos, roubos de dados e até mesmo danos que corrompam o servidor e levem à perda dos documentos digitais.
Para que isso não aconteça, é recomendado criar uma política de segurança da informação, na qual o backup dos dados seja uma prática de rotina. A cópia dessas informações tem que ser mantida em um servidor separado, de preferência na nuvem, que possa ser acessado de qualquer lugar e a qualquer momento.
5. Use soluções na nuvem
Quando você dispõe de um software de gestão integrado, todo o processo de armazenamento dos arquivos é feito na nuvem, o que contribui para otimizar todas as tarefas.
Desde a comunicação, distribuição de tarefas até a gestão de projetos pode ser feita e compartilhada dentro do ambiente virtual, bem como o gerenciamento e compartilhamento dos arquivos. Isso significa que os processos serão agilizados e executados com segurança.
6. Estabeleça políticas de comunicação
Outra questão de grande importância é padronizar os processos, haja vista que isso contribui para organizar o fluxo de comunicação e traz uma visão ampla para a definição de regras sobre o tráfego das informações.
Além de determinar quais documentos podem ser acessados por toda a agência e quais estão restritos, estabeleça procedimentos adequados de solicitação de acesso, para que o controle seja rígido e eficiente.
7. Digitalize documentos físicos
Apesar de a maior parte dos processos das empresas serem feitos de forma digital, ainda há aquelas que mantêm documentos físicos. Nesse caso, é urgente fazer a digitalização das suas informações.
Antes de começar a digitalizar todos os documentos, analise o que pode ou não ser convertido em um arquivo digital. Para isso, faça uma lista com as seguintes categorias:
- documentos que devem ser mantidos no formato físico, como contratos com assinaturas;
- arquivos que podem ser armazenados digitalmente, como relatórios e fichas cadastrais;
- documentos que não precisam ser guardados depois da digitalização, como cópias de propostas comerciais.
Na sequência, crie uma rotina de digitalização, em que colaboradores separem os documentos que precisam ser digitalizados. Também é necessário determinar um período específico para que isso seja feito, como no final do expediente, para não atrapalhar a produtividade da equipe.
O gerenciamento de arquivos não deve ser subestimado, pois neles estão informações que auxiliam no direcionamento das tarefas cotidianas e fazem parte da história do negócio. Com essas dicas você evita bagunça e aumenta a segurança dos seus dados, preservando a sua agência de vazamentos desastrosos.
Quer otimizar a gestão de documentos? Conheça o iClips, software de gestão integrado que permite um ótimo gerenciamento de arquivos para agências. Agende a sua demonstração clicando aqui.
