Saber administrar bem o tempo é uma habilidade essencial para garantir maior eficiência nos processos e evitar que alguma tarefa se torne atrasada. E em uma agência, organizar jobs de maneira efetiva é sinal de credibilidade e profissionalismo. Afinal, os prazos precisam ser respeitados para que as campanhas saiam nas datas corretas e os clientes mantenham-se mais satisfeitos.
Pensando nisso, reunimos neste post algumas dicas que ajudarão você a gerir melhor o tempo e aperfeiçoar a qualidade da sua agência. Quer saber como fazer isso? Basta continuar a leitura para conferir como ser mais produtivo e organizado.
Qual é a importância de organizar jobs na agência?
Uma agência é um ambiente muito dinâmico, onde muitas coisas às vezes acontecem ao mesmo tempo. Assim, é comum que sejamos surpreendidos por compromissos marcados para o mesmo horário ou tarefas que precisam ser entregues com urgência, em prazos muito próximos uns dos outros.
Por isso, aprender a organizar bem seu tempo é essencial a fim de evitar eventuais sobrecargas, a perda de qualidade ou os atrasos nas entregas para algum cliente importante, comprometendo os bons relacionamentos de sua agência.
Como se organizar para ser mais produtivo?
Existem muitas maneiras de melhorar a organização da sua agência. Para começar, arrume o seu local de trabalho. Avalie tudo o que está espalhado e veja quais itens são realmente necessários.
Descarte o que não estiver sendo utilizado e guarde os demais objetos ou documentos. Você pode usar pastas, organizadores e até mesmo seu computador. Vale digitalizar papéis e boletos, por exemplo.
Feito isso, está na hora de organizar suas atividades. Nesse caso, um software de gestão de alta qualidade pode ser muito útil. Ele vai ajudar você a gerenciar melhor suas tarefas e categorizar as mais urgentes, além de permitir que você faça um dashboard de entrega e produtividade, por exemplo.
Além disso, para garantir a melhor gestão dos seus dias, planeje tudo com antecedência, avalie bem o tempo necessário para realizar cada atividade e crie um horário fixo para o trabalho. Assim, mesmo que você exceda aquele tempo por alguma necessidade, será uma pequena exceção; não a regra.
Mas, então, como organizar jobs na agência?
Para começar, separe seus clientes por grupos. Os critérios vão depender do seu perfil, mas pode ser por budget, por localização geográfica, indústria, empresas ou particulares, para citar apenas algumas ideias. Isso vai ajudar você a descobrir quais fatores precisam de mais atenção e quais demandam mais tempo de dedicação.
Feito isso, é interessante estabelecer prioridades. Há várias maneiras de fazer isso, mas a matriz de priorização de projetos é uma ferramenta muito eficiente para organizar jobs, pois oferece uma maneira de classificar cada item por ordem de importância e relevância, melhorando o processo de tomada de decisões. Dentre elas, podemos citar as matrizes GUT, RICE e Básico, por exemplo.
Você pode ainda apostar na tecnologia, usando aplicativos e softwares desenvolvidos especialmente para ajudar você a ordenar sua agência e ainda investir em métodos específicos para a organização de projetos, como: Kanban, Gantt, Scrum, Waterfall e Prince2.
Quais são as principais ferramentas para organizar jobs?
Os aplicativos são excelentes ferramentas na hora de organizar melhor o seu tempo. Felizmente, existe uma grande variedade deles, cada um com uma característica específica. Assim, você vai conseguir encontrar o que mais se adapta ao seu caso. Afinal, toda ajuda é bem-vinda nesse momento.
No entanto, se você não sabe por onde começar, a gente ajuda você, reunindo alguns dos aplicativos mais conhecidos. Veja a seguir!
Slack
Funciona como um WhatsApp profissional. Você interage com seus colaboradores e clientes sem misturar com suas conversas pessoais. Além disso, é possível fazer a interação entre o Google Drive, Trello e outros aplicativos.
Google Drive
Bem conhecido por ser um excelente aplicativo de armazenamento, permitindo que você arquive o que quiser e ainda compartilhe os documentos com outras pessoas.
Trello
Trata-se de uma das ferramentas de organização mais conhecidas do mundo. É altamente adaptável e tem uma interface intuitiva que permite que você crie as categorias que quiser, além de permitir o acesso de outras pessoas, sendo ótimo para atividades em grupo.
Evernote
Esse é um ótimo aplicativo para fazer anotações em qualquer formato. Você pode arquivar vários formatos de arquivos e ele ainda ajuda você a organizar suas tarefas.
Wunderlist
Esse é um dos organizadores de tarefas mais simples de usar e apresenta tanto a versão para computadores e notebooks quanto para celulares. Assim, não haverá mais desculpas para não se organizar adequadamente!
iClips
O iClips é um ótimo software para gestão, já que ele tem capacidade de gerenciamento de clientes e jobs com dashboard de entrega e produtividade, como gestão de entrega de serviço. E você ainda pode escolher entre os 3 planos de entrega.
Todoist
Esse aplicativo é uma versão mais elegante do Wunderlist. No entanto, no Todoist você terá mais interação com outras pessoas.
Basecamp
Essa é uma ferramenta incrível para organizar as demandas da sua equipe e separar os projetos de cada uma. A interface desse aplicativo foi criada para permitir que cada time consiga acessar e movimentar seus projetos específicos, sem tumultos.
OmniFocus
Essa ferramenta para organizar tarefas traz algumas funções bem específicas, como o gerenciamento de ações de acordo com a localização e a sincronização com o seu calendário. E o melhor de tudo: é bem simples de usar.
Optimized
Esse aplicativo é muito bom para pessoas realmente comprometidas. Nele você insere todas as suas atividades diárias e, então, depois de determinado período, o sistema cria um gráfico com o seu desempenho nas diversas áreas da sua vida, sugerindo metas e objetivos a partir disso.
Como ter jobs organizados pode ajudar na relação com o cliente?
A desorganização afeta largamente seu rendimento profissional, o humor, sua criatividade e até mesmo sua saúde em decorrência da correria frequente. Isso pode comprometer bastante sua relação com os clientes.
Se eles contrataram você, afinal, com certeza estão esperando o máximo de dedicação na entrega do produto contratado e costumam ser exigentes quanto aos resultados e prazos.
Assim, quando você consegue organizar jobs de maneira eficiente, se torna mais capaz de entregar seu máximo a cada um deles, melhorando o relacionamento e o desempenho do seu negócio.
Como organizar jobs pode melhorar sua produtividade?
Quando você cria um sistema eficiente, vai saber com antecedência tudo o que precisa fazer, coordenar melhor suas atividades e garantir que tudo seja realizado com calma e dentro do prazo estipulado. Além disso, não perderá tempo com uma logística ruim ou tentando encaixar novos compromissos na sua agenda já lotada.
Como se pode perceber, organizar jobs é essencial para o seu crescimento profissional e para manter a qualidade do atendimento e a credibilidade da sua agência. Com a ajuda das ferramentas certas e um pouco de planejamento, você pode se tornar muito mais eficiente e garantir um melhor aproveitamento do seu tempo, conquistando uma agenda mais fluida e um melhor relacionamento com seus clientes.
E então, agora que você sabe da importância de organizar jobs na agência, que tal começar a alavancar seus resultados? Use o iClips!
