Quando se trata de realizar uma gestão com excelência, até questões que para um administrador distraído possam parecer detalhes sem grande importância, na realidade, se revelam como elementos cruciais da gestão, e que inclusive podem levar um empreendimento à ruína quando são negligenciados. É o caso de um procedimento que é comum a todas as empresas regularizadas, mas que também é frequentemente motivo de muita confusão e mal-entendidos: a emissão de nota fiscal.
Apesar de sua aparente simplicidade, a emissão de nota fiscal é um processo que deve ser executado com atenção e conhecimento, afinal, trata-se do documento responsável pela regularização fiscal de qualquer empresa, como uma agência de comunicação. Além disso, as leis tributárias e fiscais no Brasil são particularmente complexas e envolvem operações tidas como burocráticas.
Portanto, é essencial que a emissão de nota fiscal seja feita de maneira apropriada, o que requer escolher entre emitir a nota por métodos eletrônicos ou manual.
Neste artigo separamos para você os principais riscos em optar pela prática manual, listamos algumas vantagens da emissão de nota fiscal eletronicamente e, por fim, lhe orientaremos sobre como tomar a melhor decisão para sua empresa. Continue a leitura e confira!
A obrigatoriedade da emissão de nota fiscal eletrônica
Primeiramente, é importante deixar claro que já existem casos em que não se pode mais optar por uma emissão de nota fiscal manual. É o caso das empresas que exercem atividades que se enquadram dentre os contribuintes atuais do Imposto sobre Circulação e Mercadorias e Serviços (ICMS) ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
Para essas empresas, a emissão de nota fiscal por métodos eletrônicos é obrigatória. Entretanto, pode-se esperar que a lei seja gradualmente estendida às empresas de todos os setores.
Em relação à própria emissão da nota, trata-se de uma obrigatoriedade para todas as empresas ativas no país, salvo apenas os Micro Empreendedores Individuais (MEI) e empreendimentos que não têm seus setores listados oficialmente pelas Secretarias da Fazenda.
A regulamentação se dá pela Lei Federal nº 8.846 de 24 de janeiro de 1994, que concede o direito a todo consumidor de exigir a nota fiscal e veta todos os estabelecimentos da possibilidade de omiti-la por qualquer motivo.
As desvantagens da nota manual
Ainda que seja um método repleto de falhas, muitas empresas ainda optam por tentar realizar a emissão de nota fiscal de forma manual. Muitas vezes essa decisão é tomada com o intuito de economizar o custo financeiro que métodos modernos trariam para o negócio.
A ilusão, nesse caso, é achar que o investimento em uma emissão eletrônica não vale o gasto para a situação atual da empresa, seja pelo seu tamanho pequeno ou outra razão como sua área de atuação naturalmente contar com poucos clientes.
Como veremos a partir das desvantagens listadas a seguir, as razões pelas quais as pessoas optam por insistir na emissão de nota manual, na verdade, não se mantêm após uma análise um pouco mais minuciosa.
Custos maiores
Provavelmente a maior falácia em que os gestores acreditam para não investir em um método eletrônico de emissão de nota é a ideia de que optar por um sistema manual significa economizar.
À primeira vista é um pensamento que faz sentido, afinal, realmente dessa forma não existe o custo financeiro de implantação.
No entanto, a verdadeira economia consiste em optar pelo sistema eletrônico, visto que o tempo gasto para confeccionar cada nota manualmente já representa um desperdício expressivo de recursos da empresa.
Ademais, ainda que o gestor contrate um profissional apenas para se ocupar com as notas fiscais, o custo final e prejuízos na gestão financeira é geralmente muito maior do que instaurar um sistema que automatize essa e outras funções.
Uma forma de entender de forma clara o problema de custos é realizando uma projeção para médio e longo prazo. É fácil perceber que, à medida que as vendas aumentarem, a necessidade de emissão de nota fiscal também escalará proporcionalmente e, com isso, seus respectivos custos se elevarão se não forem automatizados.
Sistema falho
A maior desvantagem em precisar contar com um sistema de registro de nota manual é estar suscetível ao erro humano. Isso implica até mesmo a possibilidade de refação e retrabalho, necessários para corrigir quando um erro é realizado e, principalmente, detectado a tempo.
Além disso, toda atividade que poderia ser automatizada, mas é realizada pessoalmente, representa um risco grande que veremos a seguir.
Risco de multas
Um dos maiores vilões de qualquer empreendimento no Brasil é o fantasma da sonegação de impostos. Como dito anteriormente, a nota fiscal é um dos documentos necessários para provar a regularização de uma empresa em relação às suas obrigações tributárias e taxativas.
Assim, é fundamental que os documentos estejam com as informações corretas, como datas, para evitar erros que possam repercutir em problemas com a legislação.
As vantagens da emissão de nota fiscal eletrônica
Ao passo que se arriscar em realizar esse procedimento manualmente pode ser uma decisão imprudente, a utilização de métodos automáticos e digitais garantem, por sua vez, a tranquilidade fiscal para a agência. Vejamos a seguir alguns pontos importantes adquiridos pela emissão eletrônica do documento.
Segurança
Ora, após termos vistos os riscos acima, fica claro que uma das principais vantagens adquiridas é a segurança advinda da automatização da emissão da nota.
Isso ocorre a partir da padronização de preenchimento das notas, que assegura a consistência dos dados preenchidos e também permite gerar relatórios precisos e relevantes sobre as vendas concluídas.
Agilidade e economia
Contar com o investimento da emissão de nota automática significa economizar tempo e recursos (até físicos, como papel) da equipe do gestor. Essa característica é revertida em recursos como capital humano disponível para outras atividades e procedimentos da gestão. Seguramente, a empresa não precisa também se preocupar mais com empecilhos à medida que cresce e escala seu negócio.
Integração
É importante considerar que, atualmente, os sistemas modernos de gestão auxiliam não apenas na emissão de nota fiscal, mas virtualmente conseguem trazer benefícios para todos os aspectos da gestão.
Logo, o investimento em um sistema completo traz automatismos e integrações cruciais entre departamentos e processos como o cadastro de clientes, ao fluxo de trabalho e a padronização da qualidade dos processos comuns às vendas.
Agora você sabe que até uma decisão aparentemente simples como optar por uma emissão de nota fiscal manual, na verdade, envolve muitos fatores que devem ser considerados.
Quando atividades essenciais como essa são automatizadas com responsabilidade, isso acarreta uma melhor condição de trabalho para todos os envolvidos. Portanto, é recomendado ter sabedoria nesse momento e optar por um sistema adequado para sua empresa.
Gostou do artigo? Sabe tudo que precisa agora para evitar a cilada da emissão de nota fiscal manual? Não detenha esse conhecimento sozinho, compartilhe nas redes sociais e ajude seus colegas a também aprimorarem suas gestões!
