O acompanhamento de um projeto desde as suas primeiras etapas é imprescindível para evitar erros que possam comprometer a sua entrega. Para tanto, a Curva S é uma grande aliada, uma vez que essa ferramenta permite o gerenciamento de projetos, de modo que o gestor possa identificar eventuais falhas e corrigi-las rapidamente.
A partir desse recurso é possível ter acesso a informações de suma importância para o bom andamento de um projeto. Afinal, você pode comparar o que foi planejado e o que foi realmente executado, podendo tomar as medidas cabíveis para obter melhores resultados.
Quer garantir o sucesso dos seus projetos? Acompanhe, neste post, como utilizar a Curva S na sua agência de comunicação!
O que é Curva S?
Considerada altamente eficaz para a apresentação dos dados gerenciais para o acompanhamento de um projeto, a Curva S consiste em uma representação gráfica que traz o contraste entre os desvios do que foi planejado comparados com o que foi primeiramente planejado.
A apresentação simultânea evidencia todo o ciclo de vida e saúde do projeto. Assim, as tendências podem ser previstas com base no monitoramento do seu histórico. Ao fazer essa análise, o gestor tem mais chances de intervir rapidamente em situações que possam prejudicar os prazos ou os custos do delineamento.
O nome dessa ferramenta está relacionado à regularidade do desembolso financeiro (custos) e realização física (trabalho). Isso porque é normal que o início do projeto tenha o mínimo de desempenho e avanço físico, que vão ascendendo e se estabilizando de acordo com a evolução das atividades. Daí, a aparece o formato de ‘’S’’. Confira abaixo:
Qual a relação entre planejado e realizado na Curva S?
Antes de qualquer coisa, para entender a relação entre planejado e realizado é necessário compreendermos cada etapa separadamente. Veja só como elas funcionam.
Planejado
A linha de base do projeto tem que ser guardada em segredo para que não haja a inviabilização da comparação de tudo com o que foi planejado com tudo o que foi realizado. Portanto, o uso da Curva S depende do comprometimento do gestor em comparar as duas situações.
Para que isso aconteça, você tem que organizar corretamente as informações durante o planejamento, de modo a registrar todas as atualizações.
Ainda que seja uma prática incorreta, há diversos projetos que são administrados de acordo com a atualização da preparação, deixando de lado a comparação que beneficia o acompanhamento do projeto.
Realizado
O uso da ferramenta também depende dos dados sobre o desembolso financeiro e do trabalho despendido no projeto. Independentemente de a organização ser por mês, trimestre, semestre ou ano, é fundamental que a linha de base do projeto permaneça preservada.
Sendo assim, as informações devem ilustrar o que de fato aconteceu do ponto de vista financeiro (custos) e físico (trabalho).
Planejado x realizado
Uma vez que o seu planejamento foi realizado e você está a par do desembolso financeiro e realização física do projeto, pode-se plotar o gráfico da Curva S.
Embora possa ser realizada em diferentes períodos, geralmente a comparação é feita mensalmente. Diante disso, o que foi projetado no planejamento mensal e o resultado obtido devem ser inseridos no gráfico para apontar quais são os desvios negativos ou positivos do seu projeto.
Por meio de organização você tem a Curva S, podendo contrastar o que foi executado com o que foi planejado. A análise dessa representação gráfica facilita o entendimento do verdadeiro status do projeto, além de fornecer subsídios para uma tomada de decisão mais efetiva devido à observação da tendência.
Como fazer uma Curva S?
A Curva S pode ser feita de maneira simples no Excel. Antes de qualquer coisa, é necessário definir todas as etapas do projeto. Por exemplo, em uma campanha nas redes sociais, as etapas seriam:
- elaboração da estratégia;
- análise dos concorrentes;
- promoção de uma mensagem por meio de diferentes formatos de conteúdo;
- elaboração de conteúdo promocional e não promocional;
- publicação do conteúdo original;
- agendamento de post;
- uso de ferramentas social listening para otimizar a comunicação com o público-alvo;
- criação de hashtags para a campanha;
- realização de lives;
- análise de desempenho.
Após a definição de todas as etapas, é a hora de prever os gastos e tempo de duração de cada uma delas. Com as informações levantadas, crie uma tabela no Excel, separando os dados planejados e os dados reais do projeto, que vão ser inseridos futuramente, de acordo com a sua evolução. Também é indicado criar uma coluna específica para o custo diário do seu projeto.
Na sequência, elabore outra tabela para fazer a distribuição dos custos diários no decorrer do projeto, haja vista que o gráfico vai ser gerado relacionado aos dias e não às atividades. Em seguida, é só gerar o gráfico da primeira curva que evidencia o que foi planejado.
No desenvolvimento do projeto, o gestor usará a tabela principal para formar a curva real de valor acumulado x período (dias). Desse modo, torna-se possível comparar a curva de planejamento com os resultados obtidos, e tirar as suas conclusões e adotar as medidas necessárias.
Qual a funcionalidade do gerenciamento de custos de um projeto segundo o PMBOK?
O gerenciamento de custos diz respeitos aos impactos que esses podem causar no projeto, no decorrer de todo o seu ciclo de vida. Isso significa que é um processo que tem o objetivo de dar suporte para o monitoramento de desempenho futuro do produto desenvolvido no projeto, que pode ser tanto um bem quanto um serviço. A sua função é possibilitar o cálculo do Retorno sobre o Investimento (ROI).
Em se tratando dos projetos que apresentam os mesmos escopo, período de duração, custo e qualidade, o planejado se baseia em como dividir a utilização do capital fixo (CAPEX) e do capital operacional (OPEX).
Como aplicar a Curva S nos projetos da agência?
Como já vimos, a linha base do projeto é traçada na fase de planejamento a partir de números que fundamentam as entregas, considerando cada etapa. Após o estabelecimento dessa linha, uma outra vai ser criada de acordo com as atividades realizadas, o que viabiliza a comparação dos dois quadros.
Muitas vezes, o planejamento e execução são diferentes. Nesse sentido, na análise das duas linhas, quanto maior é a abertura, mais atrasada está a tarefa. Essa prática ajuda o gestor e identificar tendências de redução ou aumento da capacidade da equipe responsável pela entregue do serviço no prazo acordado com o cliente da agência.
A curva de acumulação auxilia no monitoramento periódico da evolução das variáveis referentes ao projeto, checagem da evolução do cronograma e dos impactos provenientes de adiantamentos ou atrasos das atividades.
Sem falar que essa aplicação também contribui para o desenvolvimento de parâmetros comparativos entre o desempenho esperado e o progresso dos serviços, ou seja, a performance real do projeto.
Caso o gestor queira verificar possíveis impactos gerados pela falta de conformidade entre o planejamento e a realização, a Curva S é uma boa alternativa para o sucesso dos seus resultados, já que é muito mais prático e fácil estudar a representação gráfica do andamento do projeto e a aplicação dos recursos de forma visual.
Quais os cuidados ao realizar uma Curva S?
A ferramenta de monitoramento nos traz uma base do que podemos esperar em relação aos gastos de um projeto ao longo da sua realização. Contudo, é importante dizer que não é recomendado utilizar somente a Curva S para acompanhar o projeto.
No período de execução do projeto, os preços podem abaixar ou subir, o que pode nos dar a falsa impressão de que ele está adiantado ou atrasado. Mas ele pode estar em dia, e os gastos reais é que estão abaixo ou acima do previsto.
Basicamente, o formato da Curva S ajuda os profissionais a entenderem se a concentração das tarefas está dividida conforme o que foi definido no processo de planejamento. É um instrumento funcional para todos os projetos, desde os simples até os mais complexos.
