Em se tratando do setor financeiro da sua agência de comunicação, cada decisão tomada tem que estar baseada em números e estatísticas precisos, do contrário você pode acabar executando ações que comprometam o seu dinheiro. Assim sendo, uma das formas mais seguras de se obter dados é por meio da projeção de fluxo de caixa, que fornece informações sobre o futuro financeiro da empresa.
Embora seja um item de suma importância do gerenciamento financeiro, muitos empreendedores têm dificuldades na hora de dimensionar os seus recebimentos e despesas, o que prejudica a visualização precisa do quadro futuro das finanças da organização e isso afeta todo o seu planejamento.
Quer lidar melhor com essa rotina administrativa? Confira, neste post, tudo o que você deve saber para fazer uma projeção de caixa correta e segura!
O que é fluxo de caixa?
De modo geral, o fluxo de caixa é tido como um dos principais instrumentos da gestão financeira das empresas, pois consiste no monitoramento e controle de todas as entradas e saídas de capital do seu caixa dentro de um determinado período.
Atentar-se para o fluxo de caixa é imprescindível porque isso lhe dá acesso a informações que fornecem uma base realista, permitindo que o dono compreenda como está a vida financeira do negócio.
O que é projeção de fluxo de caixa?
O que diferencia o fluxo de caixa tradicional do projetado é que, em vez de se basear nas entradas e saídas que aconteceram no período monitorado, a projeção se baseia em estimativas de capital que poderão entrar (receitas) e sair (despesas) do negócio em um período de tempo, que normalmente é mais longo que na primeira situação.
Considerando a alta demanda por compras via parcelamentos ou cartão de crédito, bem como a realização de empréstimos e compras a prazo feitas pelo próprio empreendedor, a projeção de fluxo de caixa ajuda na visualização dos momentos financeiros futuros da empresa.
Na maioria dos casos, esse processo é feito a partir de uma análise cautelosa dos dados passados, sendo que quanto mais precisa e realista for a projeção, mais eficiente e útil ela será para a organização das suas finanças.
Qual a importância da projeção de fluxo de caixa para a agência?
Com a visão ampla e realista que é fornecida pela projeção de fluxo de caixa, a empresa tem mais segurança para elaborar estratégias, tomar decisões mais acertadas e construir novos planejamentos.
Há mudanças que devem ser aplicadas no momento certo para impedir que ocorram prejuízos, mas, às vezes, a viabilidade das mesmas só pode ser constatada por meio da realização de projeções.
Se bem executada, uma projeção pode trazer respostas cruciais sobre a distribuição de recursos, investimentos e custo-benefício, bem como apontar qual vai ser a situação financeira da sua agência diante de determinados cenários.
O que é necessário para realizar a projeção de fluxo de caixa?
Um fluxo de caixa que possa oferecer boas projeções para o futuro é composto por alguns elementos indispensáveis. Para tanto, é necessário que as projeções sejam coerentes e precisas. Nesse sentido, o gestor financeiro tem que focar nos seguintes pontos:
- saldo inicial disponível em caixa;
- despesas fixas e variáveis;
- entradas de receitas, divididas entre \”previstas\” e \”realizadas\”;
- período de tempo entre um recebimento e outro;
- planejamento de contas.
Esses elementos devem ser lançados na sua planilha, onde você pode visualizar claramente as entradas e saídas de dinheiro e compreender as necessidades financeiras futuras da companhia. Para o bom funcionamento dessa ferramenta, há que se ter um planejamento de fluxo de caixa e também identifica a viabilidade econômica do negócio.
Fluxo de caixa
Nessa etapa, é feito o levantamento de todos os dados contábeis da organização, como os recebimentos e pagamentos por períodos, além de valores e prioridades. São incluídas ainda todas as entradas e saídas mensais, mesmo aquelas que parecem ser irrelevantes. Com isso, você tem acesso aos saldos iniciais por mês e a longo prazo no decorrer do ano.
Depois de separar as entradas e saídas por categorias, pode-se saber em quais departamentos podem ser efetuados cortes de orçamento para diminuir gastos sem comprometer a saúde financeira da empresa. Essa ação é denominada planejamento de contas.
Viabilidade econômica
É a partir dessa análise que o gestor financeiro pode projetar o futuro do empreendimento a longo prazo e reconhecer possibilidades para o desenvolvimento do mesmo. Isso é possível porque todas as despesas são avaliadas detalhadamente, como:
- número de funcionários;
- valores que devem ser pagos para comissões;
- custos com salários, décimo terceiro, férias e horas extras;
- despesas fixas mensais, como água, luz, aluguel, internet e produção;
- custos variáveis.
Feita essa análise, você identifica a quantidade de dinheiro necessária para cumprir com o pagamento de todas as despesas da empresa por um certo período. Assim, pode-se organizar as finanças e investimentos, eliminando riscos financeiros e contribuindo para que o negócio cresça de forma saudável.
Como fazer a projeção de fluxo de caixa?
Para obter informações mais confiáveis, é preciso considerar alguns fatores ao fazer a sua projeção de caixa. Veja qual é o passo a passo para que esse processo seja bem-sucedido.
Entenda suas receitas e despesas
Primeiramente, levante todos os dados que podem passar despercebidos no cotidiano do fluxo de caixa. Atente-se para o prazo médio de pagamento, custos, lucro, custos fixos, custos variáveis, possíveis prejuízos e demais movimentações financeiras.
O entendimento dos gastos é essencial para realizar melhorias adequadas para o uso dos recursos disponíveis na empresa.
Tenha metas realistas
Para que as metas realmente possam ser utilizadas como guia para as atividades diárias da organização, elas devem ser claras e objetivas. Caso sejam vagas e não compreendam a sua realidade, dificilmente vão engajar os colaboradores e também não trarão resultados úteis para analisar os impactos da projeção.
Use dados reais
Tenha em mente que as quantias descritas na projeção de fluxo de caixa precisam ser exatas. Sendo assim, mantenha um registro rigoroso das receitas e despesas da agência, atualizando-as regularmente.
Com isso, você poderá ter resultados mais realistas e assertivos, o que não acontece quando o processo se baseia em estimativas. O uso de valores reais diminui a margem de erro e deixa a projeção mais confiável.
Não complique as coisas
Na atualidade, com o grande volume de informações, manter o controle de fluxo de caixa pode ser inviável sem a adoção da internet e de ferramentas que auxiliam na administração e organização dos dados.
Dominar essas tecnologias simplifica o seu gerenciamento financeiro, além de tornar os planejamentos palpáveis e mais compreensíveis para a sua equipe, de modo que sejam seguidos sem erros.
Analise e atualize os dados
Lembre-se de incluir as novas informações na projeção de fluxo de caixa, haja vista que elas podem modificar as possibilidades do negócio e prejudicar os seus planejamentos. A atualização dos dados auxilia na manutenção da projeção ao longo do tempo, garante decisões acertadas, o reconhecimento de riscos e oportunidades de investimento e crescimento.
Qual a estrutura de uma projeção de fluxo de caixa?
Como a projeção é um relatório gerencial, normalmente cada empresa tem o seu modo de organizar o seu fluxo de caixa e, consequentemente, obter informações relevantes com mais facilidade.
Independentemente das características específicas de análise de cada empreendimento, é preciso que a projeção de fluxo de caixa seja dividida em três grupos, facilitando a compreensão de tudo o que a organização tem, o quanto ganha, valores que gasta, disponibilidade para investir e quando isso poderá ser feito. Esses grupos são:
- atividades operacionais: trata-se do que mantém o funcionamento da empresa, listando as receitas das vendas das mercadorias ou serviços, despesas de venda e administração, e os custos de produção. Considera desde a aquisição da matéria-prima e gastos com o transporte até a remuneração dos colabores e energia elétrica. Basicamente, são os dados do dia a dia da empresa;
- atividades de investimento: inclui as movimentações relacionadas aos investimentos, como a compra de bens para o negócio (equipamentos, móveis, etc.), e investimentos financeiros (aplicações), quando for o caso;
- atividades de financiamento: descreve todas as entradas e saídas oriundas de atividades de financiamento, como o pagamento de juros e amortização de empréstimos feitos no banco.
Como ficou claro, a projeção de fluxo de caixa impacta a sua agência positivamente. Afinal, com essa ferramenta você evita passar por situações de risco financeiro e percebe as melhores oportunidades para trilhar uma jornada próspera.
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