Como todo negócio, uma agência de marketing também tem excesso de papelada. Seja pelas transações com clientes e parceiros ou com as contratações, os documentos realmente ocupam boa parte do tempo e do espaço. O problema é que perdê-los pode causar muitos problemas, mas, às vezes, armazenar tudo pode ser inviável. Nessas horas, é importante ter documentos digitalizados na sua agência.
Essa prática tem sido adotada cada vez mais por pessoas físicas e empresas. Isso porque, além da economia no espaço, a organização fica facilitada e a busca por documentos específicos fica mais simples.
Será que digitalizar documentos é realmente necessário em uma agência de marketing? Para mostrar para você por que você deve fazer isso hoje mesmo, preparamos esse post com tudo o que você precisa saber para proteger dados e informações sem dores de cabeça. Confira!
Acesso facilitado aos seus documentos
Sem dúvidas, uma das principais vantagens de digitalizar documentos é o acesso facilitado aos papéis que você precisa. Imagine procurar um contrato em um arquivo sem-fim de outros documentos? Com a digitalização e o armazenamento organizado, basta que você faça uma pesquisa com o nome do documento que você precisa. A busca é rápida, segura e só ocupa o espaço do seu HD ou da nuvem.
Você pode organizar os documentos em pastas separadas por cliente, por exemplo. Na hora de pesquisar, você pode optar por fazer a busca pelo nome do arquivo ou pelo conteúdo. Fácil, não é?
Quais as vantagens de ter documentos digitalizados na agência?
1. Economia de espaço na sua agência
Outra vantagem dos documentos digitalizados é a economia de espaço físico. Algumas agências têm salas exclusivas para armazenamento de papéis. Esses são espaços que poderiam ser utilizados para novas contratações ou para desafogar algum cômodo que já é ocupado por muitos funcionários, por exemplo.
Com a digitalização, você pode liberar salas, gavetas e armários e fazer melhor uso do seu espaço físico. Você ainda pode economizar dinheiro, uma vez que não precisará comprar com móveis para guardar toda a papelada.
2. Flexibilidade na hora de consultar documentos
Já imaginou se você tem uma reunião em outra cidade e se esquece de um documento importante? Com a digitalização de documentos você pode respirar aliviado, já que você pode ter o arquivo à mão sempre que precisar. Você pode transportá-los em um pen drive ou então acessar a nuvem em que seus arquivos de encontram. Outra ideia é ter no celular aquilo que você precisa com mais frequência.
Isso facilita negociações, já que tudo pode ser feito de forma bem rápida. Caso você se esqueça, é possível pedir para que alguém envie o documento necessário por e-mail.
Ter os documentos organizados em arquivos digitais é essencial para agências e empresas que dependem de muitos papéis. Além disso facilitar a comunicação com clientes e parceiros, ainda contribui para novos contratos e garante informações seguras e à prova de fraudes.
Viu como é importante adotar documentos digitalizados na sua agência? Gostou do conteúdo? Então aproveite e compartilhe esse artigo em suas redes sociais e ajude mais pessoas a se organizarem melhor!
Este post sobre a importância dos documentos digitalizados foi redigido por Camila Ribas, da agência Ninho Digital.
