A rotina de uma agência é normalmente agitada e envolve muitos processos. Assim como qualquer negócio, é preciso dar atenção ao cliente, direcionar energia para novas vendas e, ao mesmo tempo, entender como cada setor está operando. Se você quer maior agilidade para suas tomadas de decisão, com entendimento do público interno e externo, a gestão 360 é a resposta ideal.
Neste artigo, apresentamos o conceito desse tipo de gestão e mostramos como ele pode ser implementado em uma agência. Aproveite para executar seu planejamento estratégico com sucesso, monitorando cada indicador essencial para aproveitar oportunidades e contornar situações de risco. Entenda quais são os maiores erros na gestão 360 e quais cuidados devem ser tomados. Boa leitura!
Entenda o que é e para que serve a gestão 360
A era digital trouxe novidades para o setor de marketing, vendas e também de gestão. A estratégia 360 consiste em usar a inteligência dos dados, automatização e resultados internos para ter uma visão abrangente da agência, sem perder as especificações de cada item acompanhado.
Hoje, já é comum vermos os setores de uma agência usando informações e métricas para otimizar seus resultados. Se esse for o caso de sua empresa de comunicação, então você já está caminhando para ser 360. Nesse contexto, o ponto que precisa de atenção é a integração entre os diversos números.
De acordo com o iZoom 2018 (pesquisa sobre a gestão das agências brasileiras), os dois maiores desafios encontrados são: sobrecarga de atividades (67%) e gestão do tempo (55%). A gestão 360 serve justamente para integrar todos os dados relevantes sobre os processos internos e relações externas, trazendo informações objetivas, otimizando o tempo e distribuindo o monitoramento entre os colaboradores.
Descubra como a gestão 360 funciona
Em um primeiro momento, é necessário que a agência entenda todos os processos que acontecem internamente e descubra a relação entre os fluxos de trabalho. Depois, é hora de descobrir os indicadores relevantes. Afinal, 80% dessa gestão é entender o que precisa ser acompanhado e como fazer isso.
Em outras palavras, implementar a gestão 360 requer muito planejamento e inteligência, mas compensa por tornar as análises mais dinâmicas e eficientes. Você pode usar o kanban para ajudar na visualização de tudo o que você pretende acompanhar, assegurando que todos os dados entrarão para o processo.
Outro ponto importante é a integração de pessoas. Aplicando o conceito de gestão à vista, é possível compartilhar informações com todos do time, facilitando a identificação clara da meta e de situações que precisam de atenção.
Veja qual é a importância da gestão 360
É difícil encontrar um motivo mais forte do que ter uma visão completa e aprofundada de todos os processos internos e externos de sua agência. Entretanto, existem benefícios bem específicos para usar essa ferramenta que deixa a gestão de projetos mais completa:
- visão abrangente — imagine que seus times têm insights criativos, excelentes apresentações, mas uma falha na gestão do tempo atrasa as entregas e aumenta o índice de insatisfação. O detalhe que otimiza seus resultados pode estar em vários aspectos e a visão 360 contribui para acompanhar tudo;
- tendências — você consegue uma visão completa do mercado e sobre como sua empresa está inserida, alcançando vantagens competitivas e ideias inovadoras;
- comportamento — com a interpretação dos dados é possível descobrir preferências e prever ações do seu cliente ideal;
- otimização das tomadas de decisão — investir em anúncios ou capacitação do time? O objetivo de marketing deve focar no relacionamento ou captação de novos leads? Esse formato de gestão permite ter uma visão clara e rápida sobre a situação da agência e o que precisa ser feito;
- melhoria contínua — a partir do monitoramento dos indicadores adequados para a agência, é possível criar processos para otimizar os resultados.
Aprenda a aplicar a gestão 360 na agência
O segredo para ter uma boa gestão 360 é se preparar para trabalhar com uma nova mentalidade. Enquanto ainda é comum encontrarmos empresas que seguram informações e setorizam-nas para que o colaborador não tenha acesso ao modus operandi, nessa gestão o ideal é reunir dados, usar a tecnologia a favor e conscientizar o público interno para alcançar as metas.
Determinar os objetivos desejados
O primeiro passo é saber qual é o posicionamento estratégico da empresa e quais são as pretensões. Quanto mais claras as metas, mais fácil será para todos contribuírem com informações relevantes.
Definir bons indicadores de desempenho
Agora, é hora de entender quais são os indicadores fundamentais para seu negócio. Enquanto o CAC (Custo de Aquisição de Clientes) pode ser essencial para uma agência especializada em jobs, outra com foco em fee mensal provavelmente preferirá acompanhar o LTV (life time value).
Adotar recursos que permitam o monitoramento
Apostar em um dashboard para acessar as métricas é fundamental. Além disso, um software ERP que acompanhe todos os processos da gestão empresarial possibilita:
- automação;
- rapidez;
- análise de grandes volumes de dados;
- novas possibilidades de cruzamento de informações;
- segurança;
- gerenciamento do compartilhamento.
Habilitar os colaboradores
São muitos os benefícios de oferecer autonomia de trabalho. Talvez você já tenha ouvido a célebre frase que Stan Lee deu a Tio Ben em Homem Aranha “com grandes poderes vêm grandes responsabilidades.” É mais ou menos nesse caminho.
Se você cria times para acompanhar a produtividade, outros para ficar de olho nos clientes e até mesmo na concorrência, as funções terão muito mais sentido. Além disso, seus colaboradores terão mais prazer em vestir a camisa da agência.
Promover a integração dos setores
O atendimento sabe da importância dos prazos de uma conta e contata o gerente de tráfego sobre uma peça que ainda não foi produzida. O diretor de criação percebe que as artes estão de acordo com o escopo, mas ele e o atendimento precisam alinhar o discurso na hora da apresentação.
Dados podem parecer números frios, mas podem se transformar em informações relevantes e são potencializados se todos entendem as operações.
Unificar os dados
É comum encontrar empresas de comunicação que sabem da importância de acompanhar e mensurar resultados. Entretanto, eles costumam estar fragmentados entre os setores. Reúna tudo de forma coerente para que o processo seja entendido de maneira global.
Conheça os principais erros que devem ser evitados
Para que uma gestão 360 aconteça de maneira eficiente, é fundamental que aconteçam avaliações e feedbacks frequentes. Entretanto, os funcionários precisam entender do que se trata e, quando houver mudanças em processos e ambientes, todos devem ser avisados.
Além disso, é importante observar se o time inteiro está consciente dos objetivos e se consegue operar as ferramentas que contribuem para alcançá-los e gerar retornos úteis. Outro erro recorrente é não respeitar o sigilo das avaliações enviadas ou acreditar que esse processo substitui reuniões ou conversas individuais.
Confira quais cuidados tomar
Para garantir uma boa gestão 360, tenha atenção a dois pontos: é preciso ter uma ferramenta capaz de integrar todas as informações relevantes (custos, projetos, tempos e pessoas) e, ao mesmo tempo, entender que a tecnologia por si não traz diferencial competitivo. Descubra quais são os indicadores relevantes e envolva todos os colaboradores.
Como você viu, a gestão 360 é um método muito importante para agências, ainda mais neste cenário de grandes mudanças que acontecem muito rapidamente. Para implementar essa estratégia, é fundamental que sua equipe entenda do que se trata e seja capacitada para contribuir com avaliações e feedbacks relevantes constantemente.
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