Prazos estão sempre associados aos trabalhos que agências e profissionais precisam desenvolver. A entrega de projeto cumprindo esse deadline é praticamente uma obrigação, já que é algo definido na contratação do serviço. Mais do que cumprir com o acordo, ser capaz de atender a esse tempo estabelecido é fundamental para ter mais credibilidade e garantir um trabalho de ponta em todos os seus projetos.
Tudo começa com o planejamento para as demandas. Sem ele, facilmente a equipe se verá em dificuldades na hora de se organizar. Prioridades se perdem, erros acontecem, o retrabalho se torna comum e, como resultado, mais do que atrasar, há a perda da qualidade da entrega. Gerenciar esse volume de tarefas é necessário para ter um cronograma estruturado para gerar produtividade.
Neste post, falaremos um pouco mais sobre a importância de definir um calendário de trabalho baseado em organização e planejamento para entregar projetos. Neste conteúdo, abordaremos:
- a importância dos prazos para a satisfação do cliente;
- o papel de um cronograma detalhado e viável;
- os 4 passos para uma boa gestão de entrega.
Confira tudo a seguir!
Saiba como prazos são essenciais para a satisfação do cliente
Prestadores de serviço precisam trabalhar com prazos, especialmente quando falamos de campanhas de publicidade ou marketing realizadas por agências. Profissionais desse setor lidam com a responsabilidade de entregar produtos associados ao cronograma e o planejamento do cliente. Assim, se a entrega de projeto atrasa, há um problema que afeta as duas partes.
Cumprir com deadlines pode ser entendido como uma obrigação muito básica para as agências e profissionais. Naturalmente, problemas acontecem no caminho, mas ainda assim é necessário que o planejamento preveja esses possíveis percalços.
Compromisso
Um cliente chega a uma agência sabendo exatamente para quando ele precisa da entrega do projeto. Por exemplo, se seu planejamento prevê o lançamento de um produto no mês de julho, não é viável que o prestador de serviço seja incapaz de entregar até o deadline acordado. A partir do momento que a agência se torna responsável pelo trabalho, um compromisso é firmado.
O mínimo que se espera é que essa agência se estruture e organize da melhor forma com seus recursos para entregar o trabalho pronto quando foi combinado. Independentemente se esse prestador tem um volume alto de demandas, é de sua responsabilidade total conseguir entregar cada uma delas. O compromisso precisa ser honrado conforme foi selado entre as partes.
Credibilidade
O mercado de comunicação cresce cada vez mais, especialmente por conta do avanço dos novos canais. Na prática, isso significa mais gente competente fazendo um bom trabalho, o que aumenta a pressão por desempenho por parte de quem oferece seus serviços. A qualidade em um projeto é sempre prioridade, mas não dá para abrir mão do cumprimento do deadline.
Quando uma agência não é capaz de trabalhar bem com prazos, automaticamente ela colocará sua imagem sob contestação. A credibilidade é algo de extremo valor para quem presta serviço, não sendo diferente no setor de comunicação. Uma agência com a fama de que não tem capacidade de cumprir prazos está com a credibilidade baixa, o que pode ser muito negativo.
Entenda a importância de um cronograma detalhado e viável para a entrega de projeto
A entrega de projeto no tempo certo está diretamente ligada à capacidade da empresa de ter um workflow otimizado. Conhecer bem seu volume de demandas é fundamental para garantir que todas cheguem ao cliente no tempo combinado, evitando ter sua capacidade sob julgamento.
Um cronograma detalhado é o que torna viável aceitar novos projetos e entregá-los não só no prazo, mas também dentro das expectativas. Entenda melhor a importância da organização com os prazos.
Planejamento rigoroso de entregas
A cada novo projeto, é preciso projetar o esforço que ele demanda e o quanto isso representa em tempo. Só assim um planejamento eficiente e coerente é feito, garantindo que o cronograma de entregas seja respeitado, gerando credibilidade e bom relacionamento com os clientes.
Organização com as demandas
As demandas precisarão ser executadas ao mesmo tempo. Isso requer organização das equipes de trabalho, algo que depende também do direcionamento de um gestor. Esse profissional deve estar pronto para conduzir seu time de modo que ele seja capaz de equilibrar a atenção entre as tarefas, garantindo o cumprimento do prazo.
Priorização correta das demandas
Demandas têm diferentes níveis de prioridade, algo que está relacionado ao planejamento do cronograma, nível de complexidade e prazo de entrega. Por isso, é sempre importante aplicar essa prioridade de forma estratégica, o que garante que o calendário seja devidamente seguido.
Conheça os 4 passos para uma boa gestão de entrega de projeto
Dicas práticas para gerenciar projetos de forma eficaz? Temos! A seguir, veja os 4 passos principais para estruturar seu planejamento de trabalho e garantir o cumprimento dos prazos de sua agência.
1. Documente tudo desde o início
Cada etapa avançada do projeto em questão precisa ser documentada. Esses registros sequenciais mostram como, a cada dia, o desenvolvimento do trabalho tem progredido. A análise frequente dessa documentação vai ajudar a entender como está o andamento e se está dentro do planejamento. Se necessário, será possível agilizar etapas, em caso de atraso.
2. Defina o escopo do projeto
Por meio do briefing, pode-se saber o que o cliente deseja. No entanto, após essa etapa, a agência precisa detalhar as fases de desenvolvimento do projeto. A definição do escopo é o que servirá para entender quais serão as diferentes etapas do trabalho, sempre divididas nos esforços específicos e necessários para chegar ao resultado. Determinar cada fase ajuda a planejar com maior precisão.
3. Organize um cronograma que seja detalhado e viável
Com o escopo definido, é hora de determinar quando cada uma dessas fases será feita. Elas precisam ter prazos embutidos, ou seja, cada etapa do desenvolvimento deve ser feita em um período, por exemplo, em um número de dias determinado. Assim, o cronograma geral da agência fica organizado, já que há um entendimento do prazo necessário a partir de métodos básicos de gestão de projetos.
4. Estabeleça prazos top-down
Essa definição é inspirada no método de gestão top-down, que se trata de uma análise do trabalho já realizado para entender quanto tempo ele leva. Assim, com base em uma observação, é traçada uma comparação entre projetos similares para entender o prazo. Se algo parecido foi feito em 2 meses, então essa é a base de deadline.
Agências que querem ter um bom desempenho precisam aplicar esforços para otimizar a gestão de projetos. Prazos são muito valorizados por clientes, o que também influencia a decisão por um prestador de serviços. Quanto mais rápido e organizado para entrega de projeto, melhor!
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