Gestores de agências precisam estar atentos a várias questões relacionadas ao negócio, o que inclui a contratação de sistemas e seus módulos ERP (Enterprise Resource Planning). O cuidado com essa questão é importante porque esses módulos precisam atender às necessidades da agência, e é fundamental personalizá-los conforme os processos da empresa. Contudo, nem sempre essa escolha é simples de ser feita.
Para ajudar você a saber o que são módulos de um ERP e para que servem, preparamos este artigo. Nele, você vai encontrar:
O que são os módulos de um ERP?
De forma resumida, os módulos ERP são grupos de funcionalidades que criam sequências lógicas de trabalhos, processamento e armazenamento de informações. Assim, os softwares de gestão empresarial (ERP) refletem duas visões: por departamento e por segmento.
Na visão do módulo departamental, são abrigados os módulos contábeis, de vendas, de finanças, de compras, de faturamento, CRM e assim por diante. De forma prática, todos os processos são abrigados dentro de uma única área dentro do sistema. Assim, as atividades são facilitadas para os usuários, o que ajuda os gestores a ter maior controle das tarefas executadas no software.
Dentro do módulo ERP, ainda é possível ter um maior controle das informações, evitando que funcionários de outros departamentos acessem os dados de setores diferentes. Dessa forma, é possível proteger informações, como as da folha de pagamentos.
Com os módulos de um ERP, ainda é possível ter uma visão por segmento de mercado. Por exemplo, uma agência de publicidade e marketing necessita de funcionalidades muito diferentes de uma operadora de saúde. Assim, ao adequar as necessidades de acordo com a segmentação, conseguem contribuir para a organização e o desenvolvimento do negócio.
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Como os módulos do ERP são divididos?
Os módulos de ERP variam conforme a atividade das empresas. Dessa forma, uma indústria precisa de funcionalidades diferentes de um e-commerce, por exemplo. Logo, cada ambiente do sistema ERP terá a sua característica e suas necessidades específicas.
Em geral, as empresas fazem a implementação, em um primeiro momento, dos módulos voltados para a área financeira e contábil. Esse módulo é capaz de atender às demandas fiscais e tributárias, de acordo com a legislação. Além disso, são capazes de cumprir com as exigências dos órgãos fiscalizadores nas esferas municipais, estaduais e federal.
Isso acontece porque os módulos ERP têm os livros fiscais, obrigatórios para todas as empresas, o que inclui as agências de publicidade. Como cada vez mais as instituições de fiscalização estão exigindo uma quantidade maior de dados, e em menor espaço de tempo, um sistema ERP torna possível que as empresas operem de forma efetiva, atendendo às exigências legais.
Portanto, uma das principais características de um sistema ERP modular é agrupar as funcionalidades por setor, sendo que esses módulos podem ser classificados em operacionais, táticos e estratégicos. Veja mais sobre eles, a seguir!
Operacional
Os módulos operacionais são responsáveis por conceder suporte à gestão dos departamentos envolvidos nas operações cotidianas da empresa. Podem ser subdivididos em horizontais e verticais, sendo os mais comuns os módulos de contabilidade, faturamento, compras e estoque.
Já os módulos verticais são projetados para atender a segmentos de mercado específicos, a exemplo da gestão agrícola, gestão educacional, gestão automotiva, entre outros. O importante, aqui, é você saber que os módulos são agrupados por nichos de mercado.
Tático
Também chamados de verticais, os módulos táticos são formatados para atender a setores específicos de mercado, sendo os mais comuns planos de saúde, gestão educacional, gestão de acervos, entre outros.
Estratégico
Os módulos estratégicos atuam nas questões de inteligência do negócio, como o próprio nome sugere. Alguns deles são:
- gestão de processos;
- gestão do conhecimento;
- gestão de indicadores;
- gestão do relacionamento com os clientes, entre outros.
Para que servem os principais módulos de ERP?
Os módulos ERP permitem fazer a gestão da empresa de forma integrada, pois reúnem dados de diferentes áreas do negócio. Veja quais são os principais!
Financeiro
O capital de giro das empresas é gerenciado pelo módulo financeiro. Assim, ele mantém o controle de todas as movimentações que são relacionadas às entradas e saídas de capital, além do gerenciamento de impostos. Com o módulo ERP financeiro, o gestor tem acesso a dados financeiros necessários para administrar o negócio, otimizando a gestão do setor.
Compras
Esse módulo é responsável por organizar e controlar as aquisições de matérias-primas ou itens que são necessários para o funcionamento da empresa. O módulo de compras tem funcionalidades, como:
- listagem de fornecedores;
- análise de cotações;
- preparação de pedidos de compra;
- vinculação de fornecedores e itens;
- envio de solicitações de cotação para fornecedores;
- preparação de Notas de Recebimento de Mercadorias;
- rastreamento de itens de compra;
- recebimento e registro de cotações;
- atualização de vários relatórios.
Estoque
O módulo de compra é integrado ao módulo de estoque e ao módulo de engenharia/produção para atualização de estoques. Eles podem ser de material de escritório, material de uso e consumo, produtos acabados, entre outros envolvidos na operação do negócio. O controle de estoque é mais utilizado em indústrias e varejos.
Comercial
O módulo comercial é muito importante e, com ele, você pode realizar:
- consulta de clientes;
- elaboração de propostas comerciais;
- aceitação de pedidos de vendas;
- envio/expedição de material ou serviço;
- elaboração de faturas de vendas com tributação adequada;
- rastreamento de pedidos de vendas pendentes.
O módulo de vendas também pode ser integrado ao módulo de CRM, ajudando a gestão da agência a ter uma visão maior sobre as oportunidades futuras e geração de leads.
Produção
Basicamente, esse módulo serve para organizar e direcionar demandas de trabalho operacionais. O módulo de produção é mais utilizado pelas indústrias, mas pode ser adaptado para a realidade das agências.
No software do iClips, por exemplo, você pode fazer o planejamento de produção, programar conteúdos, ter acesso a relatórios e ao monitoramento diário das atividades da agência.
Gestão de pessoal
Com o módulo de gestão de pessoal, é possível concentrar rotinas como folha de pagamento, folha de ponto, além da disponibilização de relatórios de gestão para análise de custos. Também torna possível gerenciar o histórico de salários, o controle de ausências, a administração de benefícios, dependentes, entre outras funções.
Como vimos ao longo desta leitura, os módulos ERP servem para facilitar a administração das empresas, conferindo ao gestor uma maior organização e controle acerca dos processos do negócio.
Agora que você conhece mais sobre módulos ERP, crie a sua conta gratuita no iClips e usufrua de todos os benefícios de um sistema voltado para agências!
