Quando uma agência presta serviços a uma empresa, espera-se, no mínimo, meios de comunicação claros para alcançar os objetivos. Entretanto, sem as melhores práticas isso é impossível! Por isso, o briefing é uma ferramenta indispensável para que se chegue a termos claros e que o resultado de um projeto seja satisfatório.
Esse documento é o principal registro de ideias iniciais, então é importante que ele seja claro, detalhado e aprofundado em relação ao que se pretende. Para chegar a esse resultado, é preciso seguir alguns parâmetros importantes considerados na criação de um briefing.
Este post é um guia aprofundado !
Confira o conteúdo que preparamos e aprenda a fazer um briefing!
O que é briefing e para que serve?
O briefing é um documento que reúne todas as ideias que o cliente tem para a realização de determinado projeto, seja um site, uma campanha de marketing, uma peça publicitária, uma identidade visual, entre outros.
De modo geral, é possível classificar o briefing como um manual de instruções para que a equipe se guie por ele. A partir do documento é possível chegar a resultados satisfatórios, já que todas as informações sobre a solicitação terão sido obtidas junto ao cliente.
Esse material serve justamente para que a equipe da agência de publicidade ou o profissional indicado trabalhem dentro de um direcionamento sólido. Isso é possível, uma vez que o briefing é construído sempre diante das necessidades que o cliente aponta.
Precisa de uma explicação ainda mais clara sobre o conceito de briefing? Então confira o vídeo da Rock content sobre o assunto:
Menor tempo de produção
A produtividade é uma questão importante para quem desenvolve o projeto, mas também para o cliente, afinal, ele espera o cumprimento de prazos. O briefing tem papel fundamental nisso, já que ele tende a tornar a execução mais ágil, já que entrega um diagnóstico completo do que é pretendido.
O menor tempo de produção traz maior satisfação para o solicitante e ainda contribui para a organização da agência ou do profissional que trabalha no projeto. Um bom briefing agiliza tudo e também traz mais credibilidade para o trabalho.
Resultados alinhados
Um dos problemas mais complexos que profissionais de comunicação podem ter é a falta de alinhamento com o que o cliente deseja. Atritos na comunicação, podem abalar sua relação com ele e dificultar a retenção desse cliente em sua carteira. A questão é que o papel de quem desenvolve o trabalho é saber exatamente o que o solicitante espera, e é justamente para isso que existe o briefing.
Por isso, durante a confecção desse documento, é importante fazer os questionamentos mais objetivos possíveis. Quanto mais for questionado sobre a empresa, seus valores, o que é pretendido para o projeto e outros detalhes, melhor. Um resultado certeiro e alinhado só é possível quando todas as ideias do cliente foram devidamente captadas.
Sem retrabalhos
O retrabalho é um freio no progresso de demandas e também um impeditivo na rotina das empresas de comunicação. Nem sempre é possível impedir as solicitações de alteração, já que cada cliente tem um nível de exigência e nem sempre eles tem uma ideia 100% concreta do que querem.
Entretanto, o briefing pode ajudar muito a reduzir essa margem de insatisfação. É sempre importante considerar que pequenos ajustes são diferentes de retrabalhos. O desenvolvimento de um briefing amplo e aprofundado é fundamental para que, posteriormente, não haja a necessidade de alterações maiores no projeto apresentado.
Por que o briefing é importante?
Ter um briefing é tão importante como conhecer técnicas de vendas ou descobrir como atender os seus clientes nas redes sociais. Ele traz uma série de vantagens para a sua empresa. Confira abaixo cada uma delas!
Organização
Como já destacamos, o briefing tem como objetivo agrupar as informações mais relevantes sobre a empresa cliente. Dessa forma, ao escrever um texto ou produzir uma peça publicitária, você terá todos esses dados à mão, em especial porque o conteúdo é separado em blocos.
Para que o briefing se torne um grande aliado em sua estratégia, apresente as informações de modo bem claro. Caso contrário, quem tiver acesso aos documentos entrará em um labirinto e será quase impossível entender quais são os pontos que merecem mais atenção.
Inspiração
Quando a sua equipe não conhece a história do cliente e o que ele pretende com a sua empresa, geralmente, a produção fica estagnada.
Produzir somente para apresentar um trabalho é um erro que você jamais pode cometer. Por isso, não tente desenvolver um conteúdo buscando a aprovação do cliente “na sorte”. Com a ajuda de um briefing, uma ação desse tipo não fará parte da sua rotina.
As informações transmitidas pelo cliente são as melhores fontes para que você busque inspiração a fim de executar o seu trabalho e criar os melhores conteúdos.
Trabalhos épicos
Quando um time de marketing conhece a história de uma empresa por meio de um briefing, ele consegue atender as expectativas do cliente com mais precisão.
Isso aumenta a produtividade da equipe e também a satisfação do consumidor. Por isso, mesmo que a rotina em sua empresa seja agitada, busque reservar um tempo para executar esse trabalho. Afinal, o custo-benefício vale a pena.
Planejamento
Um briefing não ajuda somente a entender o trabalho de um cliente, mas também oferece condições para sua agência seguir um planejamento.
Com um processo bem definido, a chance de o projeto sair do foco ou ter ruídos de comunicação que prejudiquem o trabalho diminui. Isso é muito importante, pois ajuda a mostrar para o cliente que a sua empresa é organizada e entende o que está fazendo.
Entretanto, para conquistar esses benefícios, você não pode desenvolver um briefing de qualquer maneira. É necessário ter atenção a alguns detalhes que são determinantes para o sucesso do documento. Portanto, continue a nossa leitura para descobrir quais são eles.
Como fazer um modelo de briefing?
A seguir, você confere os tópicos que devem estar neste documento e também algumas dicas para você elaborar seu próprio modelo. Ao longo do texto, vamos te dar pequenas olhadelas em nosso modelo de briefing completo e gratuito que você pode baixar aqui mesmo nessa página!
Por exemplo, na introdução é sempre bom identificar as partes envolvidas e quem são os responsáveis.
1. Escolha os colaboradores certos
Algumas agências ainda têm um pouco de dificuldade nessa etapa, outras já sabem exatamente a quem delegar essa tarefa tão importante.
Nos dois casos, é preciso ir atrás de alguém que saberá transmitir informações relevantes para entender o perfil do cliente e que, ao mesmo tempo, saiba que caminho tomar para seguir exatamente o que está no plano.
E quem é essa pessoa? O próprio dono da empresa? O Gerente?
Lembre-se, essa pessoa será a responsável por inserir perguntas para cercear a elaboração da futura campanha ou excluir aquelas que nada tem a ver com o cliente.
2. Verifique se o cliente possui um portfólio
Conhecer o cliente é a chave para entender melhor o que ele procura. Para isso, certifique-se de que a empresa possui materiais para auxiliar na produção de um bom serviço e de um bom modelo de briefing.
Pode ser fotografias de produtos, logo, flyer, entre outros. Caso o cliente não tenha um bom portfólio, é uma ótima ocasião de sua agência oferecer esse serviço ou até indicar uma empresa de confiança que o faça.
3. Organize os encontros com os clientes no modelo de briefing
Finalmente, é aqui que as informações serão inseridas no documento. É importante destacar que essas reuniões sejam curtas, sendo o atendimento responsável por controlar o tempo de resposta para cada pergunta.
4. Valorize a objetividade no modelo de briefing
Inserir termos técnicos em excesso é um dos erros que muitos de nós cometemos quando temos a tarefa de escrever um documento relacionado ao trabalho. Mas não se preocupe. Você pode substituí-los por palavras mais fáceis de compreender — ou pelo menos utilizar um espaço entre parênteses para explicar o que cada termo significa.
5. Narre sobre o Histórico da Empresa
O seu criativo muito provavelmente elabora peças para uma quantidade significativa de clientes e deve se confundir às vezes. Logo, é importante contextualizar a empresa para este profissional.
Como preencher o histórico da empresa?
Explique os esforços que foram feitos para que a empresa alcançasse o patamar atual, informe itens como número de funcionários, ideal da empresa, missão, entre outros tópicos que considerar importante.
Quando o profissional mergulha na história da empresa, ele tem mais possibilidades de ser assertivo e conseguir a aprovação da peça de forma fácil.
Pesquise e Disserte sobre a Concorrência
Antes de produzir alguma peça, é preciso entender como está o contexto dos concorrentes e a reação do público perante suas atitudes e campanhas.
Como utilizar este ponto a seu favor?
Faça uma pesquisa do contexto de seus concorrentes, seguindo as dicas a seguir:
- Observe o que dá maiores resultados a eles – mesmo que você não tenha informações privilegiadas, como relatórios internos;
- Faça buscas através das mídias sociais e observe as reações dos públicos perante suas campanhas e atitudes;
- Faça um acompanhamento regrado e monte um relatório. (A presença digital da marca está crescendo? A popularidade e “pessoas falando sobre” os concorrentes na internet estão aumentando?)
Se seus concorrentes forem gigantes, pesquise por informações em grandes veículos de informação. Provavelmente, algumas notícias são publicadas sobre, como aumento de vendas ou conquista de novas contas.
Explique de forma clara o Público-Alvo
Muitas empresas não conhecem o seu público-alvo, nem mesmo possuem uma persona bem definida. E como se sabe, a forma como se cria um Outdoor para adolescentes não é a mesma para pessoas da terceira idade.
Entretanto, não é apenas a idade que influencia o público-alvo a se sentir atraído ou não de uma peça. Isso ainda é um equívoco cometido por alguns profissionais. Verifique a idade, em qual grupo ou classe ele se encaixa, e como é o seu hábito de compra.
A atração, a identificação e os objetivos apenas são alcançados quando a propaganda consegue “falar na mesma linguagem” de seu público. Não é a toa que Youtuber’s conquistam fans através da identificação.
O que você deve fazer, então?
Dê o máximo de informações sobre o público-alvo da peça para que o criativo pesquise as melhores formas de contactá-lo.
Mas, vá além, faça uma pequena pesquisa sobre o “que está em alta” para esse público.
Veja estampas, estilos de arte, tendências, como comentam, como se comportam, entre outros fatores que podem ser aproveitados em suas peças.
Faça ou aproveite uma Pesquisa de Mercado
Muitas vezes as agências pulam a etapa de se pesquisar. Porém, isso é perigoso devido a assertividade da campanha e o alcance de seus objetivos.
Como preencher essa etapa?
Nesse estágio, documente as informações que você tem em forma de pesquisa: relatórios de mídias sociais, percepções dos atendimentos publicitários – classe que mais tem contato e ouve seus clientes – pesquisas realizadas por fontes sem relação com a agência, etc.
É importante também fazer uma pesquisa sobre a concorrência para se ter uma noção do ambiente do mercado que a agência irá entrar para dar visibilidade para o cliente.
Esclareça as Informações Estratégicas e Objetivos
É preciso que, para atingir os objetivos, o criativo saiba quais são eles. Nesta etapa, disserte sobre as informações estratégicas e os objetivos pontuais da campanha.
Como Preencher essas informações?
Explique aqui o posicionamento de seu cliente. Ele vende valor agregado? Ou vende apenas atributos? Ele quer aumentar o valor da marca? Ou quer reduzir o valor e atingir classes mais baixas e aumentar a quantidade de vendas?
Além disso, cite a missão, visão e valores da agência para que o criativo entenda a posição da empresa no mundo.
Em seguida, mostre os objetivos dessa peça em questão. Por exemplo, se a informação estratégica é “valor agregado”, você tem um objetivo específico dessa peça que é a “campanha do Dia das Mães”. Fique atento para não confundir os dois tópicos e deixar o criativo confuso quando for preencher o documento.
Indique o Budget
Geralmente, essa etapa é vista como um momento de embaraço, já que muitos acreditam que o orçamento influencia diretamente no valor do projeto. Mas essa mentalidade precisa mudar.
Afinal, compreender o orçamento permite ajustar o serviço com base no valor que o cliente pretende investir. Assim, dificilmente o job perderá em qualidade e o cliente terá mais segurança financeira.
Antes de indicar as melhores mídias, por exemplo, é preciso saber “o quando seu cliente quer pagar”. Por isso, é muito importante detalhar o budget da conta.
E como fazer isso, então?
Se já possui as informações de budget divididas por mídia (se for pré-definida) insira divididas. Porém, caso tenha a informação bruta, insira o valor total enquanto o setor de mídia analisa a divisão.
Defina os Prazos e Cronograma
Para uma campanha se desenrolar de forma eficiente, é preciso um planejamento bem feito. Dessa forma, é possível ter uma visão ampla da campanha e visualizar possíveis gargalos.
Como utilizar esse ponto a seu favor?
Crie em uma planilha, ou use seu software, para elaborar um cronograma de peças que precisam ser produzidas e quando elas serão veiculadas.
Organize-as em prazos levando em consideração o tempo que geralmente o cliente precisa para indicar a aprovação e também considerando o tempo de possíveis alterações.
Material Disponível e Material Necessário
Antes de iniciar a produção, é preciso se atentar para os materiais disponíveis e os necessários.
E como preencher o tópico de Material Disponível e Material Necessário?
Indique quais são os materiais que estão à mao da agência. Também indique aqueles que são necessários e os que precisam ser adquiridos.
Por exemplo, se o job necessita de uma mão de obra qualificada de um ilustrador e a sua agência não possui o profissional – porém possui o programa instalado e máquinas disponíveis para utilização – o profissional, o programa e a máquina são materiais necessários, mas a mão de obra não está disponível e é preciso buscar por ela.
Estilo Geral
A marca e o cliente têm suas personalidades. Para a agência ser assertiva, é preciso entender o que e como o cliente gosta de suas peças. Afinal, a publicidade tem um pouquinho de gosto pessoal!
E como fazer isso?
Documente e registre peças que foram aprovadas com facilidade e teve boa receptividade pelo seu cliente. Anexe nessa parte os traços que mais agradam o cliente e que fazem parte da identidade visual da marca.
Coloque exemplos e utilize imagens para tornar mais clara a compreensão para o profissional que lê o arquivo.
Objeções Gerais
Existem determinados tópicos que desagradam seu cliente e eles precisam de um pouco de atenção para não “bater na mesma tecla”.
Como utilizar esse ponto a seu favor?
Indique os estilos que são frequentemente reprovados e aumente a probabilidade de aprovação. Se possível, anexe peças que foram reprovadas e indique os motivos pontuados pelo cliente.
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Quais dicas são essenciais para fazer um briefing de sucesso?
Profissionais experientes já sabem que alguns detalhes fazem muita diferença para produzir um briefing de sucesso. São questões que nem sempre são compreendidas rapidamente, mas que, se forem colocadas em prática, certamente vão resultar em um briefing de destaque!
A seguir, confira algumas dicas simples.
Seja objetivo na descrição
O cliente vai acabar se estendendo na hora de descrever o que ele quer, e isso é normal. Ele acredita que, quanto mais falar, melhor será o projeto. Isso faz sentido, mas quem está desenvolvendo o briefing precisa transformar todo esse conteúdo em algo reduzido e sólido.
É fundamental ser objetivo na hora de descrever as ideias que o solicitante apresenta. Essa é a garantia de que, na hora de executar o projeto, será fácil a compreensão do que é pedido.
Interaja e dê sugestões no processo de criação
Ser participativo é fundamental para ajudar o cliente a lapidar a ideia que ele tem. Pode ser que, em alguns momentos, o que ele propõe seja realmente inviável. Por isso, interferir de modo educado e persuasivo é importante.
As sugestões também são importantes para guiar o que o solicitante quer. Talvez ele tenha algo em mente, mas simplesmente não saiba explicar, afinal, ele não tem conhecimento técnico. Por isso, mantenha-se atento e saiba entender o que ele quer, para então sugerir.
Montar um briefing de qualidade é o primeiro passo para garantir a entrega de um serviço de qualidade e que, principalmente, atenda às expectativas. Visto que o cliente é parte da produção desse documento, preze pela participação ativa dele no processo!
Curtiu este conteúdo? Agora saiba mais sobre o que é uma identidade visual e como ela é importante para seus conteúdos!
