Gerenciar projetos em uma agência de publicidade envolve lidar com múltiplos clientes, diferentes tipos de entregas, prazos apertados e equipes multidisciplinares. Uma mesma agência pode estar, simultaneamente, criando campanhas para redes sociais, planejando mídia paga, desenvolvendo peças impressas para campanhas de divulgação. A escolha entre Kanban ou Gantt é fundamental para otimizar esses processos.
Cada projeto tem seu próprio cronograma, nível de complexidade e necessidade de acompanhamento. Por isso, contar com metodologias visuais como Kanban ou Gantt que ajudem no planejamento, acompanhamento e execução das tarefas é essencial para manter a organização e garantir entregas de qualidade.
É nesse contexto que surgem duas ferramentas muito populares: o Kanban e o gráfico de Gantt, ambas sendo essenciais na gestão de projetos. Ambas são amplamente utilizadas, mas atendem a necessidades diferentes e podem ser aplicadas em conjunto para melhorar a performance da operação.
Nesse conteúdo, nosso objetivo é comparar as duas ferramentas e explicar as principais formas e momentos de uso.
Neste artigo, vamos explorar as vantagens e desvantagens do Kanban ou Gantt, ajudando você a decidir qual ferramenta se adapta melhor às necessidades do seu projeto.
O que é Kanban?
O Kanban é uma metodologia visual de gestão de tarefas que organiza o trabalho por meio de cartões em colunas, normalmente representando os estágios de um fluxo, como “a fazer”, “em andamento” e “concluído”. Essa abordagem facilita a visualização do andamento das tarefas, promovendo agilidade e flexibilidade. Cada cartão representa uma tarefa, que pode ser movimentada entre as colunas conforme avança.
No dia a dia das agências, o Kanban é especialmente útil porque permite que todos da equipe, como atendimento, criação, mídia e revisão, saibam exatamente em que fase está cada atividade, mesmo quando se trata de vários projetos em paralelo. Por exemplo, no desenvolvimento de um post para redes sociais, o planejamento aprova a ideia com o cliente, depois a copy é escrita, seguida pela criação da arte. Cada uma dessas etapas avança no Kanban conforme a anterior é concluída. Mesmo com interdependências entre as tarefas, o Kanban ajuda a manter uma rotina fluida e visualmente clara do andamento.
No iClips, essas interdependências são respeitadas: uma atividade não avança simplesmente ao ser arrastada entre colunas. O status muda automaticamente conforme ações são executadas, por exemplo, ao iniciar o timesheet de uma tarefa, seu status muda de “Planejada” para “Em andamento”. Isso garante que o quadro Kanban reflita com precisão o andamento real das atividades. Além disso, o Kanban permite visualizar gargalos com facilidade: colunas com muitas tarefas acumuladas ou atividades que não avançaram podem indicar sobrecarga, problemas de pauta ou pontos críticos no fluxo da equipe.
O que é o gráfico de Gantt?
O gráfico de Gantt é uma ferramenta de planejamento visual que apresenta as tarefas de um projeto ao longo do tempo, em forma de barras horizontais em um cronograma. Ele é especialmente útil para projetos complexos, com prazos definidos e interdependência entre atividades.
No ambiente de uma agência, isso se aplica, por exemplo, à produção de uma campanha de lançamento, que envolve várias etapas com prazos fixos e entregas interdependentes: pesquisa, estratégia, conceito criativo, aprovações, produção e veiculação. O Gantt ajuda a organizar tudo isso em uma linha do tempo, permitindo ver o que precisa ser entregue primeiro, o que depende da conclusão de outra tarefa e qual o impacto de um eventual atraso.
No iClips, o Gantt é uma ferramenta fundamental para o planejamento estratégico. Além de permitir visualizar o cronograma geral, ele também mostra como as tarefas estão distribuídas entre os colaboradores e garante a ordem lógica entre as etapas, por exemplo, que a etapa de arte só comece após a conclusão da etapa de texto. O sistema também aponta conflitos de alocação e permite replanejar atividades com atualização automática do impacto no cronograma geral. Essa visão gerencial facilita a redistribuição de tarefas e evita sobrecargas ou atrasos.
Qual a diferença entre Kanban e Gantt?
A principal diferença entre essas duas metodologias está na forma como organizam e acompanham o trabalho. O Kanban é mais flexível, ideal para o acompanhamento do fluxo de execução, enquanto o Gantt é mais estruturado, ideal para o planejamento macro. O Gantt oferece visão ampla do prazo total do projeto, da interdependência entre tarefas e dos impactos de atrasos, o que não é possível visualizar no Kanban.
Por isso, o ideal não é escolher entre uma ou outra, mas combiná-las: usar o Gantt para planejar, distribuir tarefas, prever prazos e identificar dependências; e o Kanban para acompanhar o andamento do dia a dia com clareza e agilidade. Isso vale para qualquer ferramenta, seja um software completo como o iClips, seja o uso de planilhas ou sistemas isolados.
Quadro comparativo: Kanban ou Gantt na rotina da agência
| Característica | Kanban | Gráfico de Gantt |
|---|---|---|
| Tipo de projeto | Rotina contínua, entregas recorrentes | Projetos com início, meio e fim definidos |
| Exemplo prático | Gestão de posts para redes sociais de vários clientes | Campanha de lançamento de produto com múltiplas peças |
| Flexibilidade | Alta – fácil adaptação a mudanças | Baixa – planejamento prévio necessário |
| Foco | Execução diária | Planejamento estratégico |
| Visualização | Colunas por status (a fazer, em andamento, etc.) | Cronograma com prazos e dependências |
| Ideal para | Alta demanda simultânea com entregas menores | Projetos complexos com várias equipes envolvidas |
| Sinais de alerta | Tarefas paradas, colunas desbalanceadas, gargalos | Atrasos em tarefas, conflitos de agenda, sobrecarga |
Como usar Kanban e Gantt juntos na prática
A combinação de Gantt e Kanban é ideal para agências que lidam com projetos complexos e, ao mesmo tempo, precisam de agilidade na execução. Veja como aplicar isso na rotina:
1. Planejamento inicial no Gantt
O gestor estrutura o projeto no gráfico de Gantt, mapeando:
- Todas as etapas necessárias
- Datas de início e fim de cada tarefa
- Dependências entre atividades
- Responsáveis por cada entrega
Essa visão ajuda a alinhar expectativas com o cliente, alocar recursos com eficiência e prever gargalos com antecedência.
2. Execução diária no Kanban
Com o cronograma estruturado, as tarefas são distribuídas no Kanban para acompanhamento em tempo real.
- A equipe visualiza o que precisa ser feito agora
- O fluxo mostra com clareza o status e o responsável por cada tarefa
- Mudanças no andamento são atualizadas automaticamente com base em ações realizadas na tarefa
3. Sinais de alerta: onde prestar atenção
- No Gantt: fique atento a atrasos, sobreposição de tarefas, conflitos na agenda de colaboradores e dependências críticas.
- No Kanban: observe colunas sobrecarregadas, tarefas paradas, solicitações de ajuste ou aprovações pendentes que travam o fluxo.
4. Revisões periódicas
Revise o Gantt semanalmente (ou sempre que houver mudanças importantes) para manter o planejamento alinhado com a realidade. Use o Kanban no dia a dia para acompanhar a execução com clareza e apoiar reuniões rápidas de alinhamento da equipe.
Como aplicar essas metodologias no seu contexto?
Não importa se você utiliza uma plataforma integrada como o iClips ou outras ferramentas: o mais importante é entender as forças de cada metodologia e saber aplicá-las conforme a necessidade de cada projeto. O Gantt é essencial para quem quer ter clareza sobre o todo, dependências e prazos. O Kanban garante visibilidade, foco e fluidez na execução.
Combinar as duas abordagens, especialmente em contextos dinâmicos como o das agências, é uma estratégia poderosa para entregar com mais eficiência, controle e previsibilidade.