No mercado de agências de publicidade, em que a matéria-prima é o tempo dos colaboradores dedicado aos projetos, a produtividade é a chave para o sucesso. O grande desafio é garantir produtividade, sem sobrecarga, mantendo a qualidade máxima da entrega.
A N4, uma agência full service com mais de 100 clientes atendidos e quase 10 anos de mercado, enfrentou essa realidade de frente e, com a ajuda do iClips, desenvolveu uma metodologia de bonificação que impulsionou a performance da equipe a novos patamares.
O desafio de gerenciar a produtividade à distância
Como muitas agências que adotaram o trabalho remoto, a N4 precisava de uma forma clara e objetiva para medir a produtividade de seus colaboradores. A falta de visibilidade sobre o andamento das tarefas e a dificuldade em quantificar as entregas eram obstáculos que precisavam ser superados para garantir a eficiência e o crescimento do negócio.
A solução: a inteligência do iClips e o uso estratégico do timesheet
A resposta da Agência N4 foi criar um processo de comissionamento diretamente atrelado à performance individual e coletiva, utilizando os dados fornecidos pelo iClips como pilar central. A mecânica é simples e engajadora:
- Metas claras e bônus por desempenho: designers e redatores são incentivados a manter sua performance acima de 75%, com base na relação entre atividades entregues em dia e as atrasadas, uma métrica nativa do iClips. Atingir essa meta garante um bônus, transformando a pontualidade em um ganho financeiro direto.
- Liderança engajada: o comissionamento da área de planejamento está vinculado à média de performance de toda a equipe que gerencia, com uma meta de 70%. Isso garante que os líderes estejam ativamente envolvidos no sucesso do time, promovendo a colaboração e a ajuda mútua.
- Prazos são sagrados: para que o sistema funcione com precisão, os prazos são definidos semanalmente pelo planejamento e não podem ser alterados pelos executores das tarefas. Isso assegura a integridade dos dados e a justiça do sistema de comissionamento.
A parametrização inicial do iClips, segundo Mateus, um dos sócios da Agência N4, foi um passo crucial para o sucesso desse processo, ajustando a ferramenta à realidade e às necessidades específicas da agência. A agência destaca que o uso correto do timesheet, preenchendo todas as etapas e lançando as peças com as deadlines e prazos corretos, é a base para os relatórios que contribuem diretamente para a produtividade. O iClips oferece muito mais métricas e funcionalidades que permitem uma análise aprofundada da performance.
Resultados que falam por si
A implementação desse sistema trouxe ganhos expressivos e mensuráveis para a Agência N4. A performance geral da equipe, que antes era uma incógnita, agora se mantém consistentemente entre 80% e 90%, superando com folga a meta estabelecida. Pela nossa experiência, lidando com centenas de agências diariamente, a performance dos colaboradores, sem uma estratégia focada em produtividade, fica entre 50-60%.
Outros resultados notáveis incluem:
- Motivação e colaboração: o sistema de bônus motivou a equipe a produzir mais e a entregar no prazo, fomentando um ambiente de trabalho colaborativo.
- Identificação de gargalos: o acompanhamento contínuo dos dados pelo iClips permite à gestão identificar rapidamente os gargalos na produção e tomar decisões estratégicas, como a necessidade de substituições ou redistribuição de tarefas.
- Gestão de tempo e lucratividade: a agência utiliza o iClips para medir o tempo gasto em cada tarefa, o que ajuda a compreender a capacidade produtiva, evitar a sobrecarga da equipe e, consequentemente, garantir a lucratividade dos projetos.
A parceria se tornou tão fundamental que gerou uma frase emblemática dentro da agência. Como brinca Mateus: “na agência, nós brincamos: iClips é meu pastor e nada nos faltará”.
Ele afirma que, sem o sistema, a equipe estaria “muito perdida”, reforçando o papel central da ferramenta na organização e gestão diária. A experiência de um dos sócios da agência, com mais de 32 anos de carreira, que já utilizou outros softwares de gestão, reforça a percepção de que o iClips é uma ferramenta mais completa e robusta para as necessidades da agência.
O caso da Agência N4 é um exemplo claro de como a tecnologia, quando bem aplicada, pode transformar a gestão de uma agência. Ao utilizar as métricas do iClips de forma estratégica, a N4 não apenas resolveu o desafio da produtividade em home office, mas criou uma cultura de alta performance baseada em dados, transparência e meritocracia.
