A Bimark é uma agência de comunicação e marketing full service sediada no Rio de Janeiro (RJ), especializada em gestão digital de marcas, planejamento estratégico e consultoria para pequenas e médias empresas. Com forte orientação a resultados, a agência atua na construção de estratégias que unem criatividade, dados e eficiência operacional para gerar crescimento sustentável aos seus clientes.
Mesmo com uma estrutura organizada e foco estratégico, a Bimark enfrentava um desafio comum a muitas agências com alta demanda recorrente: o fluxo de aprovação com o cliente. Antes da adoção do iFlow, módulo de comunicação com o cliente do iClips, as solicitações, ajustes e aprovações eram realizadas principalmente por e-mail e WhatsApp. Esse modelo, embora tradicional, gerava retrabalho, perda de tempo organizando informações e dificuldade para auditar o histórico real de cada projeto.
Segundo Christiane Reis, CEO da Bimark, a situação era clara: “Somos fãs do módulo de clientes porque gerenciar tudo por e-mail é impossível quando se tem alta demanda recorrente.”
A descentralização da comunicação com o cliente criava ruído operacional. Eram múltiplas cópias de e-mail, alterações espalhadas em diferentes mensagens e tempo investido apenas para reorganizar pedidos antes mesmo de iniciar a produção. Processos se tornavam difíceis de comprovar, especialmente quando surgiam divergências sobre prazos ou escopo.
A mudança começou quando a agência decidiu centralizar toda a comunicação no iFlow, educando seus clientes a utilizarem a plataforma como canal oficial para envio de demandas, ajustes e aprovações. A partir desse momento, todas as interações passaram a ficar registradas por projeto e por peça, com histórico completo e auditável.
“Receber demandas, alterações e correções e ter os comentários por projeto/peça em um só lugar faz o coração de qualquer gestor bater mais forte de emoção”, brinca Christiane.
Os ganhos que o iFlow trouxeram para a Bimark
A possibilidade de o cliente marcar diretamente na imagem o ponto exato da alteração reduziu ruídos e retrabalho. Além disso, a definição de prazo de aprovação para o cliente trouxe mais equilíbrio ao fluxo, que muitas vezes travava nessa etapa. “Colocar o prazo de aprovação para o cliente é fabuloso.”
Essa organização gerou impacto imediato na produtividade. A Bimark estima uma economia média de cerca de duas horas por profissional por dia em processos relacionados a briefing, organização de demandas e alinhamentos. Esse ganho de tempo reduziu retrabalho, diminuiu desgaste da equipe e aumentou a capacidade produtiva sem necessidade de ampliar o time.
Mas o impacto mais estratégico veio da capacidade de transformar comunicação organizada em dado gerencial. Com os relatórios do iFlow, a agência passou a analisar o volume real de demandas por cliente e entender com clareza quais contratos estavam dentro da margem prevista e quais estavam extrapolando o escopo acordado.
Em um caso específico, a equipe conseguiu demonstrar que determinadas peças que o cliente considerava sazonais vinham sendo solicitadas de forma recorrente por anos, sempre no mesmo período. Com os dados consolidados na plataforma — incluindo histórico de abertura, recorrência e volume de trabalho — foi possível comprovar o aumento da demanda e renegociar o contrato com base em fatos, não em percepções.
A credibilidade da conversa foi sustentada pela confiança no processo auditável. Como destaca Christiane, o cliente já estava habituado a utilizar a plataforma e reconhecia o histórico ali registrado como fonte confiável de informação.
A percepção dos clientes sobre o iFlow
O módulo também passou a desempenhar papel importante em auditorias e revisões de processo. Hoje, os clientes acessam o iFlow para validar demandas realizadas, conferir prazos cumpridos (ou não) por ambas as partes e revisar informações anexadas, observações e histórico de refações. Esse nível de transparência fortaleceu o relacionamento e reduziu conflitos, tornando a comunicação mais profissional e menos emocional.
A experiência da Bimark mostra que organizar a comunicação com o cliente não é apenas uma melhoria operacional. Quando estruturada dentro do iFlow, módulo do iClips, ela se transforma em produtividade mensurável, dados estratégicos e base concreta para decisões que impactam diretamente a lucratividade da agência.
Ao substituir e-mails dispersos por um processo centralizado e auditável, a Bimark ganhou mais eficiência no dia a dia e mais segurança nas decisões financeiras — dois pilares essenciais para qualquer agência que deseja crescer de forma sustentável.Quer conhecer o iFlow e entender como ele pode contribuir com a produtividade e lucratividade da sua agência, faça uma demonstração gratuita
