Fazer uma boa administração do tempo na agência de comunicação é decisivo para alcançar sucesso nos negócios. A rotina, em geral, envolve prazos curtos, sobrecarga de tarefas, ajustes de clientes e um dia a dia muito corrido. Se não houver um bom controle das tarefas, os atrasos podem começar a acontecer, gerando problemas financeiros e prejudicando a imagem da agência.
Mas esse cenário nada positivo pode ser melhorado com o apoio de ferramentas estratégicas para otimizar o gerenciamento do tempo. Ficou interessado? Confira o nosso post e entenda mais sobre o tema!
Como melhorar a administração do tempo na agência?
Ter uma boa administração do tempo na agência é uma prioridade. O fluxo de trabalho é otimizado e os profissionais passam a ter uma rotina mais eficiente, com menos retrabalho e horas extras. Isso gera qualidade de vida para os colaboradores, além de melhorar os resultados e a imagem da agência.
Uma boa forma de melhorar a gestão do tempo é manter o ambiente organizado. Isso envolve tanto o espaço físico quanto os arquivos em meios virtuais. Muitas horas são perdidas para encontrar documentos e projetos quando tudo está desordenado. Além disso, a desordem é fonte de distração e desvio de foco.
Rotina e gestão
É importante estabelecer uma rotina para as ações na agência. Ter padrões para o desenvolvimento das tarefas facilita o fluxo de trabalho. Intercalar períodos laborais com pausas para descanso melhora a eficiência nas operações e favorece a criatividade e a disposição para o trabalho.
Nessa ordenação para o dia a dia, é importante também fazer checklists. A listagem dos deveres ajuda a sistematizar as práticas para o cotidiano de trabalho, simplificando o estabelecimento de prioridades. Além disso, é motivador quando você consegue cumprir alguma demanda e marca que já foi feito na checklist.
É essencial, também, investir em um software de gestão especializado para agências. Esses programas otimizam o fluxo de trabalho, integram os setores e tornam as operações mais ágeis e sistematizadas. Com um sistema, a qualidade do trabalho aumenta e o controle de prazos torna-se mais fácil.
Quais aplicativos podem melhorar a administração do tempo na agência?
Há vários aplicativos disponíveis no mercado que podem tornar as operações mais práticas e ágeis e otimizar a administração do tempo. Veja quais são eles, a seguir.
1. Google Agenda
O Google Agenda permite a você fazer a organização das suas tarefas com precisão e efetividade. A ferramenta conta com a funcionalidade de criação de agendas compartilhadas em um grupo, o que é excelente para a coordenação de projetos na agência. O app é integrado ao Gmail e a todos os recursos da nuvem do Google.
A ferramenta envia alertas personalizados sobre lembretes de atividades, para que você não se esqueça de nenhuma atividade, reunião ou compromisso. Além disso, é possível ter múltiplos calendários, o que pode ser útil quando há muitos projetos sendo conduzidos simultaneamente na agência.
É possível visualizar a agenda corporativa dos colaboradores, além de sincronizar outras agendas com o Gmail, o que facilita a gestão de tarefas na agência. As alterações em outras agendas vão ser notificadas para você. Isso ajuda no controle das práticas diárias e permite administrar a carga de trabalho, evitando sobrecargas.
O app também apresenta interface amigável e intuitiva, sendo personalizável. Qualquer sistema operacional ou plataforma opera o aplicativo.
2. Evernote
O Evernote é um banco de anotações para todos os tipos de dados que você desejar. É possível utilizá-lo de forma pessoal, mas ele também se revela muito funcional para organizações.
O programa ajuda a lidar com um grande volume de informações e a catalogá-las. Ele pode ser acessado offline e conta com ferramenta de pesquisa para as notas armazenadas. Com o Evernote, você pode otimizar as tarefas e evitar o excesso de bilhetinhos espalhados pela agência.
3. IFTTT
IFTTT significa If This Then That, traduzido como Se Isso Então Aquilo. A proposta do aplicativo é integrar as funções de todos os outros programas no smartphone. Por meio dele, você cria ações condicionais, ou seja, se você faz algo, outra coisa acontece. É como criar protocolos, em que o aplicativo automatiza os processos.
Um exemplo é quando você tira fotos de uma peça na agência e cria uma função para que os arquivos sejam enviados diretamente para a nuvem. Isso agiliza processos, pois é possível criar uma série de protocolos para agilizar o dia a dia.
Só há versão disponível em inglês, mas depois que você aprende a usar o aplicativo, fica muito mais fácil. Com esse programa, há a possibilidade integrar os vários apps do smartphone e otimizar a sua rotina.
4. Remember the Milk
Com o Remember the Milk, é possível criar cronogramas, listas de tarefas e eventos, além de adicionar pessoas para os encontros e reuniões. O app permite, também, delegar tarefas e marcar acontecimentos que se repetem ao longo da semana, proporcionando a chance de criação de um horário de interface amigável e intuitiva.
5. Timesheet
Timesheet é o registro das horas gastas com cada atividade realizada no trabalho. É uma excelente ferramenta para ter um melhor controle do fluxo de trabalho e para otimizar processos. Em uma agência, esse sistema ajuda a precificar os jobs. Um exemplo de aplicativo de Timesheet é o My Hours.
Com ele, você pode acompanhar o tempo na web ou em dispositivo móvel. É possível gerenciar uma série de clientes e projetos. O app também disponibiliza um relatório sobre o seu tempo de produção.
Gerenciar bem o tempo na agência é fundamental para alcançar melhores resultados e para ter mais qualidade no trabalho. Com prazos bem controlados e sistematizados, é possível conduzir o fluxo de trabalho de forma mais flexível, harmônica e produtiva.
Há vários recursos no mercado que possibilitam fazer uma boa organização do expediente. Por meio de aplicativos e softwares de gestão para agências, você pode conquistar excelentes resultados. Assim, a rotina é otimizada e o expediente passa a ser melhor aproveitado.
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