Uma agência conta com vários departamentos que trabalham juntos para fazer o negócio funcionar. Por essa razão, a gestão de projetos precisa reunir todos os times num só canal para que seja feita de forma eficiente. A Agência Incandescente percebeu que esse é o ponto de partida para ser bem-sucedida ao fazer a parceria com o iClips.
Para que você saiba de que maneira ela ocorreu e como foi capaz de superar os desafios que a Incandescente tinha em relação a isso, entrevistamos a Camila Nistal, responsável pelo planejamento da agência para compor este case de sucesso. Vamos lá?
O que é a Incandescente?
A Agência Incandescente foi fundada pelo Vinícius Lucio, CEO e formado em Tecnologia da Informação, em 2009 com foco no desenvolvimento de sites. Em 2015, ela se uniu ao Grupo Ravel Tecnologia, junto com seus atuais sócios Benício Filho e Nelson Corrêa, fortalecendo e se posicionando como uma agência de Marketing Digital.
Hoje, com mais de 10 anos, a agência conta com mais de 25 profissionais, consultoria de vendas, lançamento de infoproduto e uma frente focada em desenvolvimento de website e identidade visual, que foi o berço de todo o negócio.
Em 2019 ela ganhou o Prêmio de Melhor Agência de Marketing Digital do ABC pelo 7º Prêmio ABC de Comunicação. Atualmente é parceira Platinum RD Station e está entre as 15 agências TOP Performance da Resultados Digitais.
Quais problemas a Incandescente enfrentava?
A agência fazia a gestão das atividades a partir de um sistema bastante limitado e o maior problema era controlar deadlines assim como definir tarefas predecessoras. Isso significa que cada funcionário direcionava suas atividades para o próximo que executaria o projeto, fazendo com que o planejamento muitas vezes perdesse o controle da prioridade e da etapa em que se encontrava o job.
Além disso, qualquer um conseguia criar tarefas, o que também acabava gerando demandas desnecessárias. A questão de indicadores era outro fator bem ruim, pois o sistema não possuía relatórios para que os membros da agência pudessem ter informações de lucratividade dos clientes e indicadores da equipe como um todo.
Como começou a parceria entre Incandescente e iClips?
O Vinicius Lucio esteve no RD Summit 2018 e foi apresentado ao iClips. Nas apresentações, o que mais chamou a atenção foi justamente a questão das etapas de workflow, de maneira que a Incandescente conseguiria determinar etapas padrões para cada peça, além de relatórios de produtividade da equipe, lucratividade dos projetos e custos internos.
A aprovação de peças pelo cliente foi algo quase que determinante dentro do processo. Portanto, em ordem de importância, o que determinou a parceria foi:
- iJob
- Workflow das peças
- Relatórios
Como foi o processo de implementação do iClips?
A Camila fez todo o processo de implementação que correu de forma tranquila e gradual, pois a migração não ocorreu de uma só vez. Ela foi liberando alguns usuários aos poucos de modo que a adaptação da equipe foi imediata e não houve qualquer resistência com a mudança.
A partir disso, a Incandescente começou uma relação muito próxima com o time do iClips, a operação da agência segue rodando no software e dando bons nortes sobre melhoria dos processos e até mesmo para a própria ferramenta, pois, sempre que Camila e sua equipe observavam algum ponto, davam feedbacks.
Quais foram as mudanças vistas após a parceria?
Por meio do iClips foi possível ajustar os processos da agência, pois à medida que criavam os workflows das peças, acabavam ajustando os caminhos a serem percorridos assim como atualizações de playbooks, o que foi um grande ganho na documentação dos processos internos.
Dentro de operação, a questão de relatórios consistentes de custos e lucratividade dos projetos também tiveram relevância. Inclusive, Camila disse sobre isso:
“As melhorias de indicadores que antes não tínhamos como índice de refações, atividades dos funcionários e, principalmente, lucratividade dos projetos.”
Como está a Incandescente atualmente?
Atualmente a especialidade da agência é a linha de Inbound Marketing como prestação de serviços principal e está se fortalecendo de forma bastante estruturada com outras unidades de negócio que fazem parte do portfólio:
- Seller Soul: consultoria de vendas com a metodologia SPIN Selling;
- Lamartine: desenvolvimento de website e identidade visual;
- Ledz: lançamento de infoproduto e performance digital.
Essas 3 marcas acima fazem parte do guarda-chuva da Incandescente hoje.
Ao utilizar o sistema iClips que possui um módulo de aprovação integrado com seus clientes e freelancers, a Incandescente trouxe mais agilidade no fluxo de comunicação e aprovações, além de ter a centralização das informações de todos os projetos da empresa em um só lugar.
Eles também usam a RD Station que integra marketing e vendas e que permite realizar toda a gestão de marketing de todos os clientes.
Para 2021, o objetivo é o fortalecimento das unidades de negócio segmentadas e especializadas por área de atuação. Considerando que o iClips agregou bastante em questão de agilidade nos processos e consistência dos indicadores, nós, da iClips, esperamos continuar contribuindo para esse sucesso!
Gostou deste case da Incandescente? Quem sabe o próximo possa ser o seu? Entre em contato conosco e veja o que o iClips pode fazer por você também!
