Um dos maiores gargalos para qualquer agência é o tempo de resposta do cliente. Seja na aprovação de um briefing ou no retorno sobre ajustes, a demora pode paralisar projetos inteiros, impactando todo o cronograma da equipe.
Além disso, a comunicação fragmentada em canais como WhatsApp ou e-mail abre espaço para falhas: mensagens que se perdem, informações desencontradas e aprovações difíceis de rastrear. No fim, a agência fica sem histórico confiável e corre o risco de assumir responsabilidades que não são dela.
Essa era exatamente a realidade da WebSnap, uma agência especializada em Marketing Digital para empresas B2B de diferentes portes e segmentos em todo o Brasil. Credenciada pela RD e reconhecida por sua atuação estratégica, a WebSnap buscava uma forma de tornar o relacionamento com seus clientes mais ágil e transparente.
O desafio estava claro: como organizar o fluxo de aprovações sem perder produtividade ou desgastar o relacionamento com o cliente?
A solução: centralizar tudo no iJob
Foi nesse cenário que a WebSnap decidiu adotar o iJob, funcionalidade do iClips que permite incluir o cliente diretamente no fluxo de produção.
Com o iJob, o cliente tem acesso a um painel onde pode visualizar tudo o que está sendo produzido, acompanhar as pendências e aprovar peças diretamente na plataforma. Se a agência habilitar, ele também pode abrir novas demandas por ali.
Rodrigo Caminitti, da WebSnap, afirma que todos os clientes da agência utilizam o iJob. Para conseguir essa adesão total, a agência educa o cliente sobre a ferramenta desde o momento da venda, mostrando que ela facilita a vida de todos.
“Desde o início, educamos o cliente a usar o iJob. Fazemos uma reunião logo após a contratação, ensinamos como acessar com login e senha e mostramos o painel de andamento. Sempre que alguém tenta aprovar algo por fora, reforçamos a importância de centralizar no iJob”, explica Rodrigo Caminitti, da WebSnap.
Outro ganho importante é a centralização de documentos: tanto a agência quanto o cliente podem anexar arquivos diretamente no iJob, garantindo que tudo fique armazenado em um só lugar, sem risco de perder informações em e-mails ou conversas de WhatsApp.
Rodrigo também comenta que a equipe reforça constantemente o uso da plataforma, redirecionando o cliente para o iJob sempre que ele tenta aprovar algo por outros canais. Segundo ele, a maior dificuldade muitas vezes não está no cliente, mas na própria agência, já que os colaboradores podem resistir a abandonar métodos antigos, como o WhatsApp, que parece mais prático no dia a dia.
Essa disciplina fez toda a diferença. Eles não só organizaram o fluxo de aprovação com o iJob, como também conseguiram transmitir aos clientes uma imagem de profissionalismo, mostrando que a agência tem um processo bem definido para entregas.
Outro ponto de melhoria importante para a WebSnap foi a clareza na comunicação. Antes do iJob, era comum que solicitações de alteração feitas em reuniões ou conversas informais se perdessem ou fossem mal interpretadas. “O cliente pedia uma alteração, a gente fazia e, quando entregava, ele dizia que não tinha pedido aquilo. Como nem sempre tínhamos o registro, ficava a nossa palavra contra a dele”, relembra Rodrigo.
Com o iJob, esse problema desapareceu. “O cliente fala, ‘quero trocar o vermelho pelo azul’. Fica registrado. Existe muita clareza na informação desse pedido dele. Não tem mais ruídos na comunicação”, complementa. Esse registro formal das solicitações no iJob contribui para que a equipe execute exatamente o que foi pedido, reduzindo o retrabalho e os mal-entendidos que tanto impactavam a produtividade da agência.
Os ganhos percebidos no fluxo de aprovação com iJob:
Após a adoção do iJob, a WebSnap percebeu ganhos claros e imediatos:
- Centralização da comunicação: todas as aprovações e interações ficam registradas em um único lugar.
- Mais produtividade: a equipe não perde tempo correndo atrás de respostas em diferentes canais.
- Profissionalismo: o iJob transmite ao cliente a seriedade e organização da agência.
- Defesa em atrasos: o registro de pendências no iJob mostra quando o gargalo está no lado do cliente, equilibrando a responsabilidade.
- Educação do cliente: ao usar a ferramenta desde o primeiro contato, o cliente aprende que o fluxo da agência é mais ágil e transparente.
O uso do iJob pela WebSnap mostrou que incluir o cliente no fluxo de produção não precisa ser sinônimo de bagunça ou atrasos. Pelo contrário: quando bem implementado, o processo se torna mais claro, rápido e colaborativo.
Ao centralizar as aprovações e demandas, a agência ganhou produtividade e fortaleceu seu posicionamento como parceira organizada e estratégica.
O recado é simples: se a sua agência ainda sofre com aprovações por WhatsApp ou e-mail, o iJob pode ser a chave para transformar o relacionamento com o cliente e proteger o fluxo de produção. Quer ver ele funcionando na prática? Agende uma demonstração gratuita.
