A dinâmica da rotina de agências é um desafio com o qual os gestores e colaboradores precisam lidar. O ponto central dessa questão é conseguir trabalhar com agilidade e qualidade, mesmo diante de tantas demandas, muitas delas complexas, e de deadlines curtos. Em meio a esse cenário, a melhor saída é pensar em agilidade operacional e o que ela pode proporcionar.
Fazer mais em menor tempo é algo que depende de diversas adequações. Essa rotina otimizada passa por processos mais eficazes e adaptados aos recursos que a empresa tem. Paralelamente, a tecnologia pode dar uma grande ajuda por meio das plataformas de gestão. Com o ambiente ideal, é possível trabalhar de forma ágil e gerar resultados de ponta!
Neste conteúdo, falaremos sobre agilidade operacional, como essa proposta beneficia as agências e como implementá-la em um negócio. Boa leitura!
O que é agilidade operacional?
Trata-se de um conceito que visa implementar fluxos de trabalho e processos nas agências com o objetivo de tornar o desenvolvimento de demandas mais ágeis. Naturalmente, a ideia é que essa proposta seja implementada não só para ganhar rapidez, mas também para otimizar os resultados e gerar maior produtividade.
Essa ideia de agilidade operacional está ligada, primeiramente, a entender como se desenvolvem as demandas naquele negócio. Uma agência analisa sua rotina e, a partir disso, desenvolve os métodos de trabalho para que as práticas e o fluxo dos processos sejam agilizados.
Todas essas adequações precisam ser pensadas em cenários que não sobrecarreguem colaboradores ou gerem queda de qualidade. Por isso, é fundamental observar em quais pontos há abertura para melhorias e como elas podem ser executadas.
Por que é importante ter agilidade operacional?
A gestão de uma agência de comunicação envolve não só pensar em resultados, mas também trabalhar nos meios que os geram. Diante disso, a agilidade operacional é um caminho para que, além da produtividade e dinamismo, haja um ambiente de trabalho muito mais saudável.
Métodos tradicionais de organização de workflow, como o timesheet, são recursos fundamentais para organizar a operação da agência, favorecer a qualidade do trabalho e então chegar aos resultados. Para entender melhor a importância de dinamizar a rotina, confira alguns pontos de destaque a seguir.
Deadlines cumpridos
Deadlines não precisam ser um pesadelo para os colaboradores em uma agência. Por mais que esses prazos imponham a necessidade de urgência e responsabilidade, eles devem ser encarados como parte natural do trabalho nessa estrutura de negócio. Quando a agilidade operacional é implementada na agência, cumprir com deadlines será cada vez mais fácil.
Ausência de acúmulo de demandas
Um ambiente de trabalho saudável é também aquele em que os colaboradores têm total controle sobre suas demandas e, de forma geral, sobre o volume de tarefas que a agência tem no momento. O acúmulo dessas demandas é uma possibilidade que gera um nível de perda de controle que pode ser alto em alguns casos. Uma abordagem de operação ágil gera menor acúmulo de trabalho.
Gestão facilitada do negócio
Gerenciar uma agência não é fácil, especialmente de menor porte, quando há muito trabalho, mas equipes enxutas. Propor essa operação mais ágil melhora o funcionamento do negócio de maneira geral, desde o controle de prazos até a qualidade de execução. Assim, a agência se coloca em uma posição descomplicada, facilitando também a gestão.
Quais são os benefícios da agilidade operacional?
Há benefícios importantes relacionados à dinâmica da agência, qualidade do trabalho desenvolvido e gestão de recursos. Tanto os colaboradores quanto o negócio saem ganhando quando há essa proposta de fazer o mesmo em um tempo menor sem prejudicar o nível das demandas e muito menos os profissionais. A seguir, confira um pouco mais sobre esses benefícios que a operação ágil gera.
Flexibilização de processos
Quantas vezes um gestor está disposto a flexibilizar os processos que regem a rotina de trabalho em uma agência? É pouco comum que isso aconteça, sob a velha máxima de que \”em time que está ganhando não se mexe\”. No entanto, esses ganhos podem ser ainda melhores, com menor esforço e gerando um ambiente de trabalho inovador e favorável aos colaboradores.
A agilidade operacional traz como um dos principais benefícios a flexibilização, o que consequentemente possibilita uma abordagem diferente dos fluxos de trabalhos. Esse é o resultado de uma análise das práticas e, a partir disso, da implantação de mudanças estratégicas que visam à qualificação dos resultados.
Manutenção da competitividade
Quando as mudanças começam internamente em uma agência, consequentemente elas se refletem externamente. Nesse caso, na forma como o negócio ganha espaço no mercado. A competitividade é importante em qualquer segmento, o que não é diferente em marketing e publicidade.
É fundamental desenvolver os métodos de trabalho, reduzir o tempo de trabalho nas demandas e, por fim, levar melhores resultados aos clientes. A agilidade operacional também permite controlar recursos com maior facilidade, além de gerar um ambiente de trabalho mais propício a bons resultados. Assim, investimentos podem ser feitos no negócio e ele funcionará cada vez mais forte.
Otimização de resultados
Resultados de ponta estão ligados às práticas que foram aplicadas nos processos. Quanto mais inovadoras, modernas e apoiadas em tecnologias, maiores serão as chances de realizar trabalhos realmente qualificados. Quando falamos de agilidade operacional, automaticamente estamos propondo métodos que geram os melhores resultados possíveis.
A união de fatores como a organização do fluxo de demandas, agilidade na execução de trabalhos e ferramentas adequadas à disposição dos times gera o melhor cenário possível. No geral, esses detalhes vão aumentar o número de clientes, impactar a satisfação deles com o trabalho realizado e fazer com que a agência esteja sempre melhor colocada no mercado.
Produtividade
A produtividade é, sem dúvida, uma das questões mais importantes dentro de um ambiente de trabalho. O que todo gestor espera é que seus colaboradores tenham um alto desempenho e façam o máximo possível com o que têm durante o tempo de expediente. Esse é o cenário ideal, mas que só se concretiza quando há métodos, ferramentas e a organização necessária.
A agilidade operacional gera um ambiente que funciona de forma otimizada. Esse aumento de produtividade é uma consequência direta da série de análises e intervenções que a proposta de mudar a operação da agência para melhor exerce em qualquer negócio.
O uso de ferramenta de business intelligence pode ser decisivo para analisar dados relacionados ao desempenho dos colaboradores diante dos processos. Essa é uma forma eficaz e precisa de detalhar a atuação cotidiana e entender seu nível de eficácia.
Como implementar a agilidade operacional no negócio?
Esse é um processo que requer esforços continuados, mas que começam com uma análise aprofundada da agência. A partir disso, é importante trabalhar com a estruturação e o preparo dos times que seguirão essa proposta. Conheça um pouco mais sobre as etapas dessa implementação e saiba como conduzi-las na sequência.
Analise a estrutura da agência
As mudanças devem começar a partir de uma análise da estrutural. Isso significa observar mais a fundo como cada setor trabalha, com quais processos eles precisam lidar, como esses fluxos de trabalho acontecem e todos os detalhes envolvidos no funcionamento do negócio. Esse olhar amplo e aprofundado permitirá perceber falhas, erros e gargalos.
A proposta é justamente pontuar cada um desses fatores que atrapalham o bom andamento do trabalho na agência. Assim, fica mais fácil entender o que gera atraso, quais processos estão propensos a erros e de que modo a organização das tarefas impacta o acúmulo de demandas. Tudo precisa ser pontuado para que as soluções serem propostas de maneira concreta.
Implemente novas tecnologias
As plataformas de gestão para agências são cada vez mais decisivas para um negócio organizado em todos os sentidos. Softwares integrados são capazes de trazer recursos de administração financeira e também de toda a operação. Assim, os setores da agência têm uma comunicação dinâmica e melhor visualização de suas demandas em andamento.
As funcionalidades dessas plataformas otimizam a comunicação entre o time, gerando maior rastreabilidade das etapas de uma demanda. Isso possibilita administrar melhor o volume de jobs em aberto e como eles impactam o andamento de cada trabalho em execução. Com maior controle e gestão, fica mais fácil manter a operação com agilidade.
Engaje os colaboradores
A implementação da ideia de agilidade operacional requer mudanças em toda a empresa, o que tem um envolvimento total dos colaboradores. Por mais que em um primeiro momento seja difícil para eles, é fundamental contar não só com o apoio, mas com a dedicação de todos. A agilidade operacional vai gerar melhorias também para quem está à frente dos trabalhos.
O ideal é trabalhar no engajamento, valorizando e destacando de que forma as mudanças serão favoráveis às condições de atuação da agência. O software de gestão, por exemplo, gera impacto direto no colaborador, o que pode ser um fator ainda mais concreto. Tudo se trata de mostrar a importância das mudanças e como elas serão positivas a todos.
Investir na agilidade operacional é uma necessidade importante em um cenário em que agências de comunicação se mostram sobrecarregadas. Demandas em grandes volumes são o que toda empresa quer, mas também é necessário saber lidar com isso.
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