A vida do gestor de projetos (GP) não é fácil. São tantas variáveis para dar conta na hora de planejar, executar e verificar os resultados do projeto que sem uma excelente organização e ferramentas para mensurar a performance da equipe, a tarefa fica praticamente impossível.
Nas agências, o gerente de projetos tem o ofício de planejar todas as etapas do processo, identificar quais colaboradores do time criativo estão livres e aptos a dar conta das peças, delegar funções, delimitar prazos e verificar se eles estão sendo cumpridos e analisar os resultados alcançados e possíveis erros.
Bastante coisa, não é? Para isso, um gestor de projetos precisa de habilidades de comunicação e ser bastante organizado. Pensando nisso, preparamos um guia sobre como um GP pode analisar todos os processos de uma campanha e como verificar os pontos positivos e perspectivas de melhora para projetos futuros.
Como analisar a performance do time?
Para isso, você vai precisar de métricas (os chamados Key Performance Indicators, ou KPIs), ou seja, dados organizados e estratégicos relacionados às questões principais que envolvem o desempenho da sua equipe na execução de tarefas e nas entregas. Essas observações têm que ser feitas “on the fly”, durante a execução do projeto.
Vamos conferir abaixo as principais informações que você precisa dar atenção para analisar com assertividade como está seu time em relação à produtividade. Mais à frente falaremos de métricas para verificar os resultados do projeto depois de completo.
Frequência
A presença é uma métrica complicada de se falar sobre, mas é muito importante. Alguns colaboradores poderão falar que terminarão o trabalho em casa ou em seus próprios escritórios.
No entanto, times prosperam pela forma como seus membros interagem internamente, então aqueles que querem cortar esse laço e resolverem fazer tudo por conta própria podem ser vistos como detratores.
Lembre que a sua agência deve operar levando em consideração coisas a longo prazo, já que você vai precisar de uma moral elevada do time para projetos futuros. E para isso é preciso que as pessoas trabalhem juntas e se motivem em conjunto, e não individualmente. O trabalho em equipe é sempre mais importante do que métricas individuais.
Por isso, assegure-se de incluir métricas de presença na sua tabela de performance antes de qualquer outra coisa. Destrinche-a em pequenas ações e monitore diariamente.
Prestatividade
Você provavelmente ama ajudar seus clientes a terem sucesso, então não deve ser algo de outro mundo colocar uma métrica de solicitude em sua análise da performance do time. Pergunte-se: Quem dentro do time tem sido o mais prestativo para o projeto?
Colocar essa questão para os membros do time é um grande motivador e identifica quem são realmente as pessoas que fazem acontecer dentro da agência – e não aqueles que o GP acredita que sejam.
A prestatividade é importante para fomentar uma cultura de trabalho em equipe, permitindo que seu time performe melhor ao lidar com tarefas mais difíceis em conjunto.
Eficiência
Sua equipe precisa estar apta a completar o projeto dentro do deadline. Eles devem ter uma boa noção das limitações de tempo e recursos e devem priorizar coisas para que tudo seja feito da maneira mais eficiente possível.
Procure por prazos perdidos ou trabalho mal feito por conta de um amontoado de deadlines para conseguir pistas de quão eficiente um membro do time está trabalhando.
A presença é importante aqui também: se você se deparar com um colaborador fazendo muitas horas extras todos os dias, talvez você precise conversar com ele sobre gestão de tempo.
Desenvolvimento pessoal
A satisfação e desenvolvimento do time envolvido no projeto deve estar na sua lista de prioridades. Trabalhadores geralmente deixam empresas devido à negligências no que diz respeito a suas motivações e objetivos pessoais.
Mesmo que a agência precise gerar lucro, você, como gerente de projetos, deve ter certeza que seus funcionários estão confortáveis em realizar o trabalho. E é por isso que o desenvolvimento e experiência pessoal é importante para todo mundo no projeto.
Tente incentivar esse desenvolvimento com seminários organizados, conferências, discussões e cursos. As pessoas adoram desenvolver novas habilidades para colocar no currículo e expandir a experiência profissional.
Além disso, pequenos gestos de valorização podem ajudar seus colaboradores e se tornarem leais à sua agência. Meça a quantidade de tempo gasto em desenvolvimento pessoal para compará-la com o compromisso de horário e qualidade das entregas.
Satisfação do cliente
Todo time envolvido no projeto deve procurar agradar seus clientes. Então, medir sua satisfação é chave para analisar a performance do time. Resumindo, se seus clientes estão ficando satisfeitos com as entregas do projeto, então significa que você tem um time eficiente que atende os objetivos propostos.
Existem algumas maneiras de medir a satisfação do cliente, como:
- reunir feedbacks de clientes a partir de pesquisas para te dar uma pontuação geral de satisfação;
- medir a lealdade de clientes como forma de mensurar sua satisfação a partir do NPS (Net Promoter Score);
- por fim, lançar mão de uma pesquisa de Customer Effort Score (CES), que mede o esforço que cada cliente teve para que seu problema fosse resolvido.
Bom, projeto finalizado e performance do time analisada. Trabalho terminado? Nada disso. É hora de verificar os resultados do projeto para ver quais foram os erros e acertos do processo.
Como verificar os resultados do projeto?
Novamente, as métricas serão seus aliados nessa empreitada. Sem dados, informações, gráficos e números, é muito provável que você entrará em um limbo subjetivo sobre o que foi alcançado pelo projeto, quais colaboradores foram mais dedicados e como aplicar novos métodos posteriormente.
Para uma análise assertiva sobre os resultados do projeto, leve em consideração olhar para os seguintes dados:
Satisfação do cliente
Em uma escala de 1 a 100:
Pontuação de satisfação do cliente = (Pontuação total da pesquisa / Total de questões) x100
Em poucas palavras, a satisfação do cliente significa que as suas expectativas foram cumpridas. Isso requer uma combinação de conformidades a requisitos (o projeto deve produzir o que foi prometido) e aptidão para uso (a campanha deve satisfazer necessidades reais).
A escala de satisfação do cliente é um índice que compreende medidas rígidas do comportamento de compra/uso do cliente e medidas suaves de opiniões ou sentimentos do cliente.
Retorno sobre o investimento (ROI)
(Receita – custo / Custo) x 100
A fórmula do ROI é uma das mais apuradas para analisar os resultados do projeto e seus investimentos. Multiplique o resultado da divisão por 100 e você pode determinar os retornos sobre cada real investido.
Com essa métrica, você coloca um valor monetário em cada unidade de dados que pode ser coletada e usada para medir seus benefícios líquidos. As fontes desses benefícios podem vir de uma variedade de métricas como economia de custos, contribuição nos lucros e aumento da produtividade.
Já para os custos, podem ser incluídos aqueles associados ao design, desenvolvimento e manutenção do projeto, custo com recursos, gastos com viagens e custos em treinamento.
Cronograma
O sucesso de uma gestão de projetos é geralmente determinada por se você conseguiu ou não manter o cronograma original. GPs experientes sabem a dificuldade disso, mas tudo fica mais fácil se você analisar esse ponto continuamente durante o progresso das atividades.
É interessante fazer um update nas datas regularmente – ao menos uma vez por semana. Essa avaliação de cronograma é algo que você pode fazer mais formalmente ao final de um estágio ou fase, ou como parte de um relatório mensal.
Essa atualização de datas pode ficar mais fácil se você usar um gráfico de gantt ou um modelo kanban, onde as tarefas e deadlines estão visualmente acessíveis.
Qualidade
O fim do projeto é um ótimo momento para uma revisão da qualidade do trabalho realizado. Você pode checar tanto a qualidade de suas práticas de gestão de projetos quanto as entregas feitas para os clientes.
Uma revisão da qualidade pode avaliar se o que foi feito atingiu os padrões combinados em seu planejamento. É melhor analisar a qualidade do trabalho agora para evitar repetir possíveis erros em projetos futuros.
Satisfação do time
Esse ponto é mais subjetivo e é frequentemente colocado de lado ao avaliar o sucesso de determinado projeto. Mas a verdade é que a satisfação da equipe deve ser um dos seus critérios principais para julgar o sucesso do projeto.
Eles são aqueles que estavam envolvidos na “batalha” desde o início, lutando ao seu lado durante todo o tempo e que irão comprar sua briga nas próximas aventuras. Além disso, eles podem ter insights poderosos para auxiliar na execução das próximas empreitadas.
