A busca por eficiência financeira e redução de custos operacionais fez com que o mercado de BPO (Business Process Outsourcing) ganhasse força nos últimos anos e o setor segue em expansão. Uma pesquisa divulgada pelo Nibo, ainda em 2022, já apontava que o mercado de BPO poderia crescer mais de US$ 40 bilhões até 2025, mostrando uma tendência global de terceirização de processos não estratégicos para que as empresas possam focar em seu core business.
No contexto das agências de publicidade, esse movimento se reflete na crescente adoção especialmente quando a operação começa a exigir um controle maior sobre indicadores, fluxo de caixa, tributos e gestão de recebíveis. Em vez de manter uma estrutura interna sobrecarregada ou mal dimensionada, muitas agências têm optado por terceirizar esse processo com empresas especializadas.
Neste artigo, reunimos as principais dúvidas sobre o tema e os sinais que indicam a hora certa de buscar essa alternativa.
O que é BPO financeiro e como ele funciona?
BPO financeiro é a terceirização da operação financeira da empresa. Em vez de executar internamente tarefas como emissão de notas, controle de pagamentos e recebimentos ou conciliação bancária, a agência contrata um parceiro externo que realiza essas rotinas com metodologias específicas. Esse modelo permite delegar tarefas operacionais e, ao mesmo tempo, profissionalizar a gestão, gerando inteligência a partir dos dados gerenciados, com elaboração de relatórios com indicadores para embasar decisões. No dia a dia da agência, muitas vezes, isso não é possível. O tempo é gasto com as operacionalidades e os insights estratégicos acabam perdendo a vez.
De forma prática, o escopo pode incluir desde atividades básicas, como emissão de boletos, agendamento de pagamentos e controle de fluxo de caixa, até relatórios mais elaborados como DRE gerencial, análise de custos e acompanhamento de metas financeiras.
Giordano Akira, coordenador financeiro na INUP Contabilidade, empresa que presta o serviço de terceirização, explica que o processo de faturamento, envolvendo a emissão de boletos e notas fiscais é uma rotina que costuma tomar um tempo considerável. “Essa rotina costuma ser morosa e exigir várias horas de trabalho. Além disso, é necessária uma atenção especial com as informações utilizadas na nota, como código correto do serviço utilizado, competência da emissão e as possíveis retenções de impostos”, explica.
É justamente para evitar esse tipo de gargalo que muitas agências recorrem ao BPO.
Quais são os sinais de que a sua agência precisa de um BPO financeiro?
Nem sempre a necessidade de um BPO aparece de forma explícita. Muitas vezes, ela se revela no acúmulo de funções dos sócios ou na dificuldade da equipe em lidar com o crescimento da operação. Quando o dono da agência ainda é responsável por tarefas como contas a pagar ou emissão de notas, é comum que isso leve a atrasos, multas por impostos pagos fora do prazo e até perda de controle sobre os recebimentos.
À medida que a agência cresce, a operação financeira tende a se tornar mais complexa. A gestão por planilhas, que até então funcionava, começa a mostrar sinais de fragilidade. Faltam dados organizados, previsibilidade de caixa e clareza sobre a lucratividade real dos serviços prestados.
“É comum em agências menores o próprio sócio ser o responsável por algumas rotinas financeiras, como o contas a pagar, por exemplo. Contudo, na medida em que o negócio vai crescendo, o responsável passa a ter cada vez menos tempo disponível para isso, gerando diversas pendências financeiras com clientes e fornecedores. Este é um bom momento para se pensar na contratação do BPO financeiro! Por outro lado, em grandes agências existe a necessidade de tomar decisões cada vez mais assertivas, que envolvem a realização de novos investimentos ou a redução de custos. Neste caso, é de extrema importância possuir informações disponíveis em tempo real, além de indicadores financeiros que consigam proporcionar esse suporte”, diz Akira.
Essa visão também é reforçada pela experiência que temos aqui em iClips. Pedro Miranda, nosso gerente de sucesso do cliente, que acompanha de perto agências de diferentes portes e especialidades, explica o movimento que percebe entre as agências. “O BPO ajuda a analisar melhor os resultados, entender a lucratividade real, tratar assuntos mais técnicos que os donos nem sempre dominam. Às vezes, é até mais barato terceirizar do que montar um time interno e o empresário ainda ganha tempo para focar em outras áreas do negócio”, analisa.
Quais são os benefícios do BPO financeiro para agências?
Ao terceirizar o financeiro, a agência ganha tempo, foco e mais clareza sobre os próprios resultados. Um dos grandes ganhos está na organização das rotinas operacionais. Processos como pagamento de fornecedores, apuração de tributos ou cobrança de clientes passam a seguir um fluxo padronizado, executado por uma equipe especializada, com menos chances de erros ou esquecimentos.
Outro benefício importante está na qualidade e agilidade das informações. Embora um time interno também possa gerar relatórios, isso depende da experiência da equipe, da rotina de atualização dos dados e da disciplina em manter os processos rodando. No BPO, isso já faz parte da entrega: relatórios gerenciais, análise de resultados e indicadores são preparados com regularidade e enviados com prazos bem definidos. Isso garante previsibilidade e mais confiança nas decisões.
Do ponto de vista financeiro, o custo-benefício também é um fator relevante. Algumas agências preferem essa alternativa por uma questão de economia: em certos casos, a terceirização se mostra mais barata do que manter uma equipe interna dedicada, especialmente se considerarmos encargos trabalhistas, gestão e curva de aprendizado.
Além disso, o BPO pode atuar de forma consultiva, ajudando a interpretar dados, identificar gargalos e propor soluções com base em números reais. “A contratação do serviço de BPO tem dois objetivos principais: a economia de tempo despendida com rotinas operacionais e a geração de informações úteis para tomada de decisão. Dessa forma, o sócio passa a ganhar mais tempo para ser destinado com atividades que envolvam o core business da empresa e ele passa a ter uma visão estratégica da saúde financeira do negócio, permitindo a adoção de planos de ação embasados em dados reais, endossa Akira.
O que considerar antes de contratar um BPO financeiro?
Terceirizar o financeiro da agência pode ser um passo estratégico importante, desde que a escolha do parceiro leve em conta as particularidades do seu negócio. Afinal, a rotina financeira de uma agência costuma ser bastante específica, com entregas parciais, recebimentos fracionados, bonificações de mídia e projetos que exigem controle detalhado.
Por isso, ao avaliar um BPO financeiro, comece investigando se a empresa tem experiência com o mercado publicitário ou criativo. Um parceiro que entende esse cenário consegue se adaptar com mais facilidade e contribuir de forma prática desde o início.
Também é importante observar se o BPO oferece planos adequados ao porte e à complexidade da sua operação. Na INUP, por exemplo, há diferentes pacotes voltados para pequenas, médias e grandes empresas, com foco em atender as principais dores de cada perfil.
Outro ponto essencial é a integração entre a operação da agência e o parceiro terceirizado. Quando o BPO atua de forma isolada, sem conexão com os demais processos internos, há risco de retrabalho, perda de histórico e duplicidade de informações. O ideal é que o parceiro possa trabalhar de forma conectada ao sistema de gestão da agência, garantindo fluidez na rotina e confiabilidade nos dados.
Quais são os riscos e limitações do BPO financeiro?
Apesar dos diversos benefícios, o BPO financeiro não é uma solução mágica e traz consigo alguns pontos de atenção que devem ser considerados antes da contratação.
Um dos principais riscos é a perda de controle direto sobre o dia a dia do financeiro. Mesmo com relatórios e reuniões frequentes, a sensação de distanciamento pode incomodar, especialmente se não houver uma comunicação clara e estruturada entre as partes.
Outro ponto é a dependência do fornecedor. Quando a agência entrega processos críticos a um parceiro, ela se torna vulnerável a falhas, atrasos ou mudanças inesperadas na qualidade do serviço, especialmente se o prestador não tiver estrutura ou experiência suficientes.
Também é preciso atenção aos problemas de comunicação, que podem comprometer a eficiência da operação e gerar ruídos no repasse de informações.
Além disso, o BPO pode envolver custos ocultos, como taxas extras para implementações, mudanças de escopo ou uso de ferramentas complementares.
Por fim, há o risco de exposição de dados sensíveis. Como o parceiro terá acesso a informações financeiras confidenciais, é fundamental garantir que ele adote medidas de segurança robustas e tenha processos bem definidos para proteger os dados da sua agência.
Esses fatores não desqualificam a terceirização, mas reforçam a importância de uma escolha criteriosa e de uma estrutura de acompanhamento bem definida. O sucesso do BPO depende tanto da qualidade do parceiro quanto da maturidade interna da agência para colaborar com ele.
Integração entre BPO financeiro e software de gestão: uma parceria estratégica
Seja com ou sem BPO, contar com um software de gestão é essencial para manter o controle financeiro da agência de forma inteligente. Quando há um parceiro externo, esse sistema se torna ainda mais estratégico: ele centraliza informações, padroniza processos e garante que a agência tenha visibilidade sobre os números que realmente importam.
Com a ferramenta certa, é possível acompanhar metas, monitorar recebimentos, controlar custos por cliente e gerar relatórios que apoiam decisões rápidas — tudo isso sem depender de planilhas dispersas ou controles paralelos.
Em outras palavras, o software funciona como uma ponte entre a operação interna da agência e a equipe terceirizada do BPO, ajudando a garantir que todos trabalhem com os mesmos dados, na mesma direção.
Se você quer entender melhor como um sistema de gestão pode apoiar o crescimento financeiro da sua agência, confira também nosso artigo completo sobre como um software de gestão contribui para o financeiro da agência.
