Não importa o tamanho da sua agência, pois uma coisa é certa. Ela precisa de processos organizados e documentados. Uma agência que busca se fortalecer consegue mais clientes, atrai talentos e angaria recursos para investir em equipamentos.
Mesmo em agências pequenas, essa organização e padronização são essenciais para que ela tenha sustentação para poder escalar. Esse é o caso da agência Mais Ideias, localizada em Lins, município do interior de São Paulo.
Eles perceberam que sem um software de gestão integrada, a possibilidade de crescimento seria sempre um sonho distante. Mas, com a implantação do iClips, isso já é uma realidade em um horizonte próximo.
Entrevistamos Bruno de Godoi Rodrigues, CEO da agência Mais Ideias para entendermos um pouco da história da empresa e qual o papel da iClips nessa trajetória rumo ao sucesso.
Um software de gestão é essencial para o crescimento de pequenas agências
iClips: Conte para a gente um pouco da história da agência. Como ela surgiu?
Bruno: Eu comecei a me envolver com a área de comunicação em 2012, quando morava em Fernandópolis e fazia trabalhos freelancer para empresas e eventos. Era uma época em que o marketing digital começava a dar seus primeiros passos.
Mas mesmo trabalhando sozinho como freelancer, sempre me tratei como uma agência (a famosa “eugência”). Na época eu já usava o nome Mais Ideias. No início as únicas coisas que eu tinha era um computador e muita vontade de fazer acontecer.
Depois de um tempo, eu e minha irmã, que hoje é social media na agência, nos mudamos para Lins, onde estamos hoje com um escritório. Quando chegamos aqui tínhamos um lugar pequeno, mas em janeiro deste ano viemos para um local maior e com mais estrutura. Percebo que estamos crescendo a cada dia e o iClips é peça fundamental nesse crescimento.
Hoje somos três colaboradores, contamos com o João para a parte de criação. Estamos on track para o crescimento e em pouco tempo nossa equipe aumentará, pois temos recebido cada vez mais demandas.
iClips: Há quanto tempo estão usando o iClips?
Bruno: Estamos utilizando a plataforma há 8 meses. Assinamos o contrato em janeiro e desde então temos visto resultados reais na agência. Nunca imaginei que poderia ter um retorno tão plausível em tão pouco tempo.
iClips: Vocês usavam outras plataformas antes do iClips?
Bruno: A gente chegou a usar o Siga e o Conta Azul durante um ano antes do iClips. Eu até gostava das ferramentas, mas não me dei bem com as estruturas delas e com a falta de integração. Além disso, eram muito complicadas e não eram voltadas para a realidade específica dos processos de uma agência.
A partir desse problema, fiquei durante seis meses interagindo com o blog e os materiais ricos da iClips e, depois de fazer o trial gratuito, vi que era isso que precisava e resolvi embarcar no software.
iClips: Quais problemas vocês tinham internamente? Como era antes do iClips?
Bruno: Antes a gente dependia de planilhas de Excel e até de papel e caneta para algumas coisas. Mas com o iClips tudo fica documentado e disponível na nuvem em qualquer lugar.
Outro problema era a integração com a parte financeira, que também é um diferencial do iClips. Usávamos o Conta Azul, mas a gente queria algo mais prático, onde o acesso e a comunicação de dados estivesse em apenas uma plataforma.
iClips: Quais foram as mudanças que você observou ao fazer essa transição?
Bruno: Consegui organizar melhor todos os processos da agência (tráfego, criação, mídia, atendimento e financeiro). Agora também posso ver quem é o responsável por cada tarefa e isso me ajuda muito na hora de criar agendas para cada cliente.
iClips, cujos dados vêm direto do uso constante da plataforma. Ou seja cada job feito e cada timesheet ligado é usado nos relatórios financeiros de maneira automatizada.
Com essa automatização, conseguimos ter tempo de entregar mais e melhor para os clientes, pois a produtividade aumenta. Isso reflete em nossa atual tendência de crescimento.
Para mim, cada parte do iClips é essencial para a Mais Ideias. Mas eu trago como destaque a integração com a parte financeira. Também tenho bastante apreço pela régua de cobrança, pois eu perdia prazos e tinha inadimplência. Isso prejudicava meu fluxo de caixa. Hoje não tenho mais esse problema.
iClips: Com as melhorias, é provável que os números na agência tenham mudado também. Existe alguma, em especial, que você queira compartilhar conosco?
Bruno: Estamos ainda na fase onde focamos em organizar nossos processos para escalar com sustentabilidade. Podemos dizer que, até o momento, os maiores benefícios de adquirir o iClips têm sido conseguir ter uma visão holística da agência. Tudo está documentado e integrado e isso é o primeiro e principal passo para crescer.
Com a organização, conseguimos ter mais assertividade na precificação dos jobs e, com isso, aumentamos em 15% nosso ticket médio.
iClips: Como foi o processo de implantação do iClips e adaptação da equipe?
Bruno: O treinamento que eu recebi foi ótimo. A partir disso, comecei a “fuçar” na plataforma para descobrir seu funcionamento. Tudo bem didático.
Passei o que eu aprendi para a equipe e a adaptação aos processos dentro do iClips foi bem tranquila. Pelo software ser voltado para agências, é ideal. Eu consigo entender onde estão e qual a importância das peças, mídias e fornecedores. A possibilidade de gerenciar as verbas do cliente ali dentro também é excepcional.
Os módulos, processos e a interface do iClips são do mesmo jeito que funciona uma agência. É incrível. Dentro de oito meses nem utilizo toda a plataforma ainda. Sinto que tenho muita coisa para aprender ali dentro.
Como disse antes, eu usava o Siga para gerenciamento de projetos, o Conta Azul para parte financeira e ainda outra ferramenta para geração de boletos. Isso tomava muito meu tempo e atrapalha a veiculação de informações. Com o iClips está tudo ali, de forma fácil e rápida.
iClips e Mais Ideias: uma parceria de sucesso
iClips: Como o iClips tem ajudado a Mais Ideias?
Bruno: A minha intenção é contratar mais colaboradores, pois nossa demanda de serviços aumentou muito este ano. E isso só é viável com o iClips, pois o sistema ajuda bastante em minhas funções estratégicas.
Vale muito a pena o investimento em especial para agências pequenas como é o caso da Mais Ideias (por enquanto!). Sem definição e organização de processos é impossível escalar. Tenho certeza que o iClips é peça fundamental para o crescimento da Mais Ideias.
Sempre quisemos ter um sistema de qualidade, com controle para toda a agência. Encontramos isso no iClips.
iClips: E quais são os planos para o futuro? Algo que queiram divulgar?
Bruno: A Mais Ideias já está se renovando. Estamos redefinindo processos e mudando nosso posicionamento de mercado. Teremos um site novo e vamos aumentar a equipe. Estamos com demandas cada vez maiores e precisamos escalar a agência para podermos crescer de maneira sustentável.
Para essa perspectiva de crescimento geral da empresa, o iClips é essencial. Sem a ferramenta e todas as otimizações que vem com ela, isso seria impossível. Um software de gestão é imprescindível para o crescimento de qualquer agência. E um software integrado é o diferencial para a gente se destacar.
Experimente o iClips e otimize seus processos!
Para Bruno, adquirir o iClips era o que faltava para escalar a Mais Ideias. Com processos organizados e documentados, relatórios de business intelligence e de produtividade e gestão financeira, Bruno está conseguindo ter mais tempo para se dedicar às estratégias do negócio.
Além disso, a gestão integrada aumenta a produtividade da equipe e oferece controle total dos projetos e campanhas da agência.
Que tal fazer como a Mais Ideias e começar a escalar sua agência com iClips? Use nosso software e veja como é ter toda a sua agência otimizada!
