Uma agência com foco no home office precisa, mais do que tudo, de processos organizados e um fluxo de trabalho que coloque toda a equipe na mesma página mesmo sem precisarem estar no mesmo ambiente físico. Parece um desafio enorme, né?
Para Mariellen Romero e Raphael Maia, sócios fundadores da agência táLIGADO, realmente foi um desafio. Fugir do ambiente de trabalho tradicional para desenvolver um modelo flexível de home office demanda estudo, testes e, segundo eles, “um sistema que une flexibilidade e controle”.
Depois de testarem muitas outras plataformas, descobriram que o iClips era a ferramenta ideal para a agência, por ser um software de gestão completo e voltado para a realidade das agências de comunicação.
A história de sucesso da táLIGADO é uma das mais legais que contamos aqui no blog, e temos orgulho de fazer parte dessa caminhada! Fique com a gente e saiba de todos os detalhes da trajetória da parceria entre a gente e a táLIGADO!
Do escritório para o home office
Mariellen e Raphael são formados em jornalismo. Ele atuou em rádio e com assessoria de imprensa, mas também com comunicação empresarial em grandes empresas. Mariellen, por sua vez, tem grande experiência com marketing, tanto o tradicional quando o digital.
Mas em 2009, as coisas começaram a mudar para o casal. Depois de trabalhar alguns anos em uma grande empresa de telefonia e, enjoado da rotina, Raphael decidiu ir para uma empresa do ramo de TI. No entanto, as coisas não deram muito certo e, meses depois, a empresa perdeu seu principal cliente, tendo que demitir vários funcionários para cortar gastos. Raphael foi um deles.
Foi aí que decidiu que o mundo corporativo não fazia o seu estilo; não queria depender de ninguém lhe dando emprego, pois buscava autonomia. Até alguns problemas de saúde se sucederam desse episódio.
A resposta foi um ano sabático para colocar a cabeça em ordem e planejar bem os próximos passos. Mas no meio do processo teve que conseguir um emprego part-time para ajudar nas contas em casa. Com o tempo livre, estudou sobre comunicação em redes sociais e descobriu vários gargalos nas estratégias das empresas.
Durante algum tempo conseguiu experiência gerenciando redes sociais de pequenos negócios e, um ano depois, foi para uma empresa de tecnologia de um amigo para transformá-la em uma agência de comunicação.
Três anos depois, a agência estava crescendo, mas ele não percebia seu próprio crescimento profissional. Saiu de lá.
Na época, Mariellen trabalhava na comunicação interna de uma grande empresa de telecomunicações. Era um cotidiano bem corporativo de empresas de comunicação. “Era uma indústria que sofria muita pressão da então nova realidade de marketing e comunicação digital. Eu me perguntava: ‘como os veículos podiam se portar agora?’”, lembra Mariellen. Foi aí que ela começou a estudar muito sobre o assunto.
No início de 2011 viram que, depois de tanta experiência e estudo, podiam abrir a própria agência de comunicação. “Mas como seria?”, perguntaram-se. Então começaram a desenhar algumas coisas que imaginaram que poderia funcionar.
Eles queriam abrir uma empresa com alguns princípios que fugissem ao modelo tradicional de emprego. Foi aí que pensaram na táLIGADO, uma agência que nasceu para ser uma empresa de home office.
Já no início analisaram que seria possível manter esse modelo de negócio e continuar a crescer. Começaram a pesquisar melhores práticas para se fazer home office: disciplina, horários delimitados, ter um escritório para se trabalhar etc. “Até ter a preocupação de se vestir para o trabalho, mesmo estando em casa, faz a diferença na produtividade”, afirma Raphael.
A chave virou mesmo em agosto de 2012, sete anos atrás, quando uma empresa de telefonia os procurou por networking. Era uma conta enorme para o padrão na época, sendo significativa até nos dias de hoje.
Bom, eles já não estavam satisfeitos com o trabalho, então essa era uma ótima chance de viverem de home office com sua própria agência.
Raphael e Mariellen estavam na linha de manter o home office, mas para sustentar esse modelo precisavam de processos muito bem estruturados, disciplina, formas de trabalho e relacionamento com a equipe.
A primeira pessoa que contrataram foi uma redatora, e estipularam alguns processos com ela e com clientes. Desenvolveram seu próprio jeito de trabalhar, como dia combinado da semana para entrar em contato com cliente. No entanto, a organização ainda era incipiente, com muitas planilhas do Google e sistemas não integrados.
A iClips entra para organizar a casa
Ano passado foi uma época de crescimento para a táLIGADO. Eles estavam com processos parecidos com 2012, e, mesmo usando o Trello, perceberam que era preciso otimizar ainda mais os processos. Ao longo do tempo tentaram várias ferramentas, mas tinham dificuldade de adaptar a realidade da agência para a ferramenta. O que eles precisavam mesmo era do contrário: um sistema que se adequasse à agência.
De acordo com o casal, o Trello foi a primeira ferramenta que organizava bem os processos, mas ainda faltavam muitas coisas importantes. Necessitavam de um sistema completo e que se adaptasse ao modo de operação da táLIGADO. O iClips foi a resposta ideal.
“Os consultores da iClips nos alertaram para duas questões fundamentais: metrificar o tempo e o volume de trabalho para entregar as campanhas. Vimos que existia um abismo enorme entre o número de coisas que o cliente pedia e quanto estávamos cobrando”, salientam.
O iClips despertou a atenção de Raphael para os contratos e para a parte financeira. Coisas como “quanto custa um funcionário?” ou “o projeto está dando lucro?” eram perguntas sem resposta.
“O investimento foi ótimo. O iClips nos ajudou em três grandes núcleos”, de acordo com Mariellen e Raphael:
- organizar a demanda interna para medir esforços para cada cliente
- precificação da equipe
- cumprimento de prazos e deadlines
O iClips tem ajudado a táLIGADO a entender a produtividade da agência. Ou seja, quanto estão conseguindo entregar para o cliente, como estão as finanças e qual é a produtividade média de cada funcionário.
Perceberam que a maioria dos feelings estavam errados: precisavam de números confiáveis. “Agora, toda a nossa vida profissional passa por dentro do iClips. É uma mega ferramenta de gestão”, afirmam.
Otimizando a gestão com o iClips
Para continuar com a curva crescente em que estão desde 2018, a táLIGADO precisava de três pilares bem delimitados na agência: marketing, vendas e gestão. E o iClips é o pilar de gestão que influencia diretamente nos outros dois desde janeiro de 2019.
“A base de gestão precisa estar sólida para crescermos com sustentabilidade. Não podemos escalar a táLIGADO sem ter real controle dos processos e clientes”, salientam.
Agora a agência está em uma fase mais voltada para upsell do que aumento de número de clientes. De fato, o iClips entra para dar espaço para que possam oferecer mais serviços para seus clientes atuais. “Conseguimos aumentar a renda com clientes por conta de organização de tarefas e tempo. Por conta disso, podemos até dobrar o fee do cliente, pois a quantidade de entregas é muito maior”.
As boas notícias não param por aqui. A táLIGADO está colhendo resultados com a iClips muito antes do que imaginava. Mariellen e Raphael acharam que levaria cerca de um ano para verificarem resultados e terem a clareza de gestão que estão tendo agora, sete meses após a implantação. “Estamos tendo um olhar de gestão mais estratégica em um tempo mais curto do que imaginávamos”.
Um sistema para otimizar o home office
A táLIGADO tem um escritório, mas o trabalho lá só acontece duas vezes por semana. A maior parte da “mão na massa” acontece no home office, tanto do Raphael e Mariellen quanto dos seus colaboradores.
Para dar conta do modelo home office, eles têm processos muito bem estruturados para reuniões: são encontros de definições de pautas mensais, checkpoints semanais e datas de entrega para clientes toda semana. Isso acontece para seus dois núcleos: inbound marketing e marketing jurídico.
A estratégia na prática é sempre pensar em todas as demandas dos clientes com antecedência. Para isso, a táLIGADO tem um processo de onboarding intenso, com reuniões semanais e um atendimento próximo.
Além disso, com o iClips a produção na agência é totalmente planejada, sem essa ideia de ficar apagando incêndio toda hora. Um bom exemplo é a otimização de processos no núcleo de marketing jurídico, que utiliza bastante o marketing de conteúdo.
Agora eles conseguem planejar a estratégia de um mês inteiro para um cliente, como divulgação de eventos, blogposts, análise de SEO, email marketing etc. Antes todas as demandas ficavam anotadas em caderninhos e se perdiam facilmente, mas agora conseguem prever toda a produção dentro do iClips.
Raphael e Mariellen terminam as reuniões com a equipe com todas as demandas já pautadas dentro do iClips, com datas, responsáveis, dados importantes etc. Com isso, os prazos já ficam delimitados e o deadline não se torna um monstro.
“A melhor notícia é que os números protegem os funcionários, pois se um cliente está pedindo muito mais do que o acordado, eles sabem dizer porquê e mostrar provas. Assim ninguém fica sobrecarregado”, garantem.
Para Raphael, mesmo que com o home office você perca a facilidade de poder virar a cadeira para o lado e conversar com o colega de trabalho, a comunicação não fica prejudicada. O iClips e outras ferramentas e aplicativos de envio de mensagens suprem bastante essa necessidade.
De acordo com eles, trabalhar junto facilita a comunicação, mas o home office ajuda a manter o humor da equipe, dá mais qualidade de vida e evita perder tempo com o trânsito. “A flexibilidade gera muito engajamento e é muito raro ter alguém que reclame disso. Nossa taxa de turnover é baixíssima. Temos colaboradores que estão com a gente há 7 anos, desde o início da táLIGADO”, revelam.
A táLIGADO tem uma filosofia: flexibilidade e autonomia. Passamos muito tempo tentando encontrar um sistema que unisse flexibilidade com controle, até encontrarmos o iClips. Ficamos extremamente seguros em tocar nossa agência com a plataforma. Ela ajuda na organização de todos os processos dentro da agência e possibilita seu crescimento. Foi o iClips, tanto o sistema quanto a boa implantação e acompanhamento que inauguraram vários processos de organização na táLIGADO. Hoje temos muito mais clareza quando fechamos um escopo; sabemos exatamente o quê e quanto estamos cobrando.
Raphael Maia e Mariellen Romero, sócios fundadores da táLIGADO
As pessoas costumam gostar mesmo do modelo de home office. Com iClips estamos numa curva crescente, com colaboradores ganhando quase o dobro desde que entraram.
O iClips e os desafios para o futuro
Neste mesmo momento que a táLIGADO trouxe o iClips para a agência, Raphael e Mariellen têm um desafio: se descolar do operacional e focarem em estratégia e gestão de processos e de equipe. E o iClips é a ferramenta que possibilita essa virada.
“O iClips é fundamental, pois precisamos saber quanto cobrar e a plataforma oferece essas informações. Em poucas palavras: ajuda a gente, formado em humanas, a fazer cálculos”, brinca Raphael.
No momento atual da táLIGADO, a ferramenta é um dos pilares principais para fazer a agência crescer. “O iClips é a gestão e a base de toda a agência. Não imaginamos mais a táLIGADO sem o iClips”, afirmam.
Quer ter uma agência em crescimento, com processos organizados, precificação assertiva, finanças em ordem e produtividade lá em cima como a táLIGADO. Com o iClips, a sua gestão fica muito mais estratégica e você tem acesso a dados e relatórios para tomar decisões muito mais planejadas.
