Captar um cliente novo é sempre motivo de comemoração pelas agências de comunicação. Mas, para que essa conta não traga prejuízos, é fundamental que o time interno esteja preparado e organizado para lidar com as demandas extras.
Organizar-se internamente nem sempre é fácil e muitos gestores têm dúvidas sobre os procedimentos mais indicados para incluir esse cliente na rotina de trabalho e garantir que as metas traçadas no contrato sejam atingidas.
Compartilha dessa dúvida? Continue a leitura e saiba mais!
Como conquistar clientes novos?
Se você ainda está sofrendo para conquistar novos clientes, saiba que existem algumas dicas que podem ajudar. Confira!
Defina seus diferenciais
Como em toda empresa, a sua agência de comunicação também deve ser reconhecida por ser especializada em determinada área. Além disso, é importante entender quais são os seus diferenciais e a sua proposta de negócio, de modo a atrair clientes que pensam de maneira semelhante.
Participe de eventos de nichos diferentes
Eventos da área são extremamente importantes para aumentar o networking, mas não tanto para prospectar novos clientes. Uma boa saída é participar de eventos com públicos diferentes, mas que por ventura possam necessitar dos serviços que você oferece. Por exemplo, aqueles eventos voltados à beleza, ao bem-estar, a saúde, entre outros.
Foque nos cases de sucesso
Os serviços publicitários costumam ser muito intangíveis para a maioria do público e é difícil ter certeza de que o investimento realmente trará o retorno esperado. É nessas horas que os cases de sucesso ajudam a convencer os possíveis clientes novos.
Então separe alguns cases interessantes e organize esse material de forma atrativa e visual. Não se esqueça de divulgá-lo corretamente, como no site da agência, via e-mail marketing ou usando o material nas propostas.
Trabalhe com indicações
Quem já tem uma boa cartela de clientes pode investir no marketing de indicações, criando programas que incentivem a fidelidade e também a captação de novas contas. Assim, a cada novo cliente indicado, é possível dar descontos e outros atrativos.
Faça parcerias com outras agências
Se você não for uma agência que oferece todos os tipos de serviços publicitários, uma estratégia legal é se aliar com outra empresa que ajude a complementar a sua oferta.
Como lidar com um cliente novo?
Depois de colocar em prática algumas das dicas de prospecção, é hora de entender como lidar com esse cliente novo, incluindo as suas demandas na rotina dos colaboradores e garantindo que as entregas estarão dentro do prazo planejado e com a qualidade e a efetividade que o agenciado deseja.
Veja algumas dicas essenciais!
Faça um bom briefing
Alinhar todas as equipes sobre o cliente novo é indispensável. Por isso, ainda na fase de captação, lembre-se da importância de realizar um bom briefing, colhendo as informações essenciais sobre a empresa agenciada e as metas, de forma a traçar uma estratégia realmente eficiente.
Depois, compartilhe esses pontos com as suas equipes, de preferência fazendo uma reunião com todo o pessoal para definir as prioridades, o calendário de entregas e outras informações indispensáveis.
Uma dica, nesse momento, é fazer o desenho do fluxo de trabalho, já deixando claro os profissionais responsáveis e as ações que serão tomadas.
Use o timesheet
O timesheet é uma ferramenta bastante importante para garantir um controle efetivo dos jobs. Com ela, você conseguirá contabilizar as horas de trabalho de cada profissional da sua agência.
Assim, é mais fácil definir o valor do fee mensal e, claro, controlar o fluxo de trabalho, mensurando a produtividade de cada um dos seus funcionários e delegando as novas demandas de maneira mais adequada (sem sobrecarregar ninguém).
O timesheet também pode ser um aliado do time comercial. Afinal, com ele, você terá uma ideia do tempo médio para a execução de cada tipo de serviço, o que torna mais simples estipular as datas de entregas para os clientes.
Integre os setores
É fato que, em agências de comunicação nas quais os setores são integrados, a produtividade é maior (e também é mais simples integrar um cliente novo às rotinas).
Se todas as áreas conversam e trocam informações entre si, as chances de um trabalho melhor executado e dentro do prazo aumentam. Sem contar que é fundamental que os setores de produção saibam das novas contas que estão sendo fechadas e das características desses novos clientes.
Por isso, vale à pena investir em softwares específicos que conseguem fazer a informação fluir de um setor ao outro, além de automatizar algumas funções e gerar relatórios precisos para os gestores tomarem decisões mais acertadas.
Aumente a produtividade
Uma nova conta significa também mais trabalho. Por isso, seus times precisam ser mais produtivos, caso contrário as novas exigências não conseguirão ser atendidas.
Além da demanda excessiva, um ponto que costuma afetar a produtividade e a organização de muitas agências é o retrabalho. Porém é importante frisar que ele pode ser evitado. A comunicação bem-feita entre produção e cliente, com briefings bem estruturados, por exemplo, é fundamental para evitar essa situação.
Outras dicas para aumentar a produtividade dos seus times são:
- organização na distribuição das tarefas, definindo os responsáveis e as datas de entrega;
- bom fluxo de informações, integrando os setores;
- automação de processos que não são essenciais e que tornam a rotina burocrática;
- acompanhamento preciso dos resultados.
Feche contratos coerentes
Não adianta esperar que os seus colaboradores consigam dar conta de jobs com datas de entrega irreais. É preciso que o departamento comercial esteja em sintonia com a produção, entendendo o calendário dos clientes e sabendo até que ponto é possível uma negociação.
Se você não se atentar a isso e oferecer qualquer data de entrega dos materiais apenas para ganhar um novo cliente, poderá acabar dando um “tiro no pé”. Afinal, as suas equipes ficarão sobrecarregadas e as entregas desse e de outros clientes serão prejudicadas, aumentando o retrabalho e colocando em risco a imagem e a reputação da sua agência.
Pense em contratar novos funcionários
Caso, mesmo com essas dicas, você notar que suas equipes estão trabalhando além da conta, esse pode ser um indício que está na hora de contratar novos funcionários.
Alguns sinais são bem claros, como: equipes fazendo muitas horas extras, dificuldade em atender todos os clientes, queda de qualidade nos serviços, reclamações dos funcionários etc.
Uma alternativa é a contratação de freelancers, principalmente para aqueles serviços que não são o core business da agência ou ainda que são oferecidos para poucos clientes ou por um tempo pontual.
Como você viu, um cliente novo é sempre motivo de alegria, mas também exige alguns cuidados para que os serviços sejam entregues dentro da data estipulada, com a qualidade esperada e sem sobrecarregar os seus times internos.
Você gostou destas dicas? Está em busca de uma tecnologia capaz de ajudar você no controle dos jobs, aumentar a produtividade das suas equipes e ainda melhorar a sua gestão? Teste o iClips e depois conta para a gente o que achou!
