Como o Studio ajudou a CL/AG a otimizar os seus processos

Fundada por Alessandro Alves a partir de sua experiência com outras duas agências – a Agência Pepper e a Agência Mood – a CL/AG é uma agência que ampara os seus clientes em todos os processos de comunicação e divulgação de seus produtos e serviços.

Atualmente, a agência reúne em sua carteira de clientes empresas como Eletrolux, Dell e Ideal Invest, oferecendo soluções personalizadas online e off-line baseadas nos seguintes pontos:

• Propaganda e brand experience;
• Criação e planejamento de campanhas;
• Desenvolvimento de sites;
• Gerenciamento de mídias sociais;
• Criação de plataformas de SAC 2.0.

A dificuldade na administração financeira e a busca por uma melhor automatização dos processos

A proximidade entre CL/AG com uma ferramenta de gestão surgiu quando a agência procurava por uma solução na qual as informações pudessem ser alocadas em uma plataforma de fácil acesso e que, ao mesmo tempo, promovesse uma comunicação ágil e descomplicada entre toda a equipe.

E se a gestão financeira é um tema complexo para algumas agências, com a CL/AG não era diferente. Era necessário, portanto, contar com uma ferramenta que tornasse esse processo mais automatizado e dinâmico.

Somado a esses fatores, o controle do fluxo de trabalho precisava ser aprimorado juntamente com uma melhor administração dos gastos de horas consumidas em cada projeto.

Por fim, a ausência de relatórios que dão o embasamento necessário para a tomada de decisões estratégicas foi um ponto chave para ir em busca de uma solução apropriada com a velocidade de suas operações.

Início da parceria: o Studio como importante aliado na organização do fluxo de trabalho

A parceira que rendeu bons frutos: Fluxo de trabalho mais organizado e maior integração entre a equipe.

Após algumas tentativas de solucionar gargalos a partir de ferramentas que não integravam todos os setores, uma nova pesquisa foi feita e o Studio se mostrou a alternativa mais viável em termos de gestão.

Desde o início da parceria, a facilidade na utilização do software foi um ponto decisivo para que toda a equipe pudesse tirar proveito de suas vantagens. Com o auxílio de tutoriais somados às reuniões de implantação, os resultados não demoraram muito para aparecer.

Hoje o Studio tem um importante papel na organização de fluxo de trabalho, pois, além de cada colaborador poder visualizar suas tarefas individuais, através do Gráfico de Gantt por exemplo, é possível que o gerente de projetos tenha uma visão geral dos jobs em andamento e assim possa distribuir novas tarefas de forma uniforme ou mesmo remanejar tarefas existentes, tudo de maneira integrada.

Alessandro Alves, CEO

Resultados: Maior otimização do cronograma de entrega dos jobs e do departamento financeiro

O aumento da produtividade foi um dos resultados percebidos pela equipe da CL/AG.

Para registrar a duração de cada tarefa, a mensuração do tempo de produção das atividades foi fundamental para servir de espelho para futuros orçamentos. E se a gestão financeira era antes uma dificuldade, com a implantação de um software integrado isso não é mais um problema para a CL/AG.

Isso porque questões de fluxo financeiro como emissão de notas foram otimizadas com a ferramenta, além da possibilidade de envios de relatórios de atividade aos clientes, o que proporciona mais segurança na relação entre agência e clientes.

Outro ponto de melhoria após a utilização do Studio pode ser percebido no aumento da produtividade, uma vez que a ferramenta permite efetuar a distribuição de tarefas de uma forma linear, otimizando assim o cronograma de entrega dos jobs de uma forma geral.

Atualmente grande parte dos processos financeiros e de tráfego estão integrados ao Studio, então os colaboradores utilizam a ferramenta para se certificarem de seus respectivos jobs, pendências, devolutivas e prazos.

Alessandro Alves, CEO

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