Fundada por Alessandro Alves a partir de sua experiência com outras duas agências – a Agência Pepper e a Agência Mood – a CL/AG é uma agência que ampara os seus clientes em todos os processos de comunicação e divulgação de seus produtos e serviços.
Atualmente, a agência reúne em sua carteira de clientes empresas como Eletrolux, Dell e Ideal Invest, oferecendo soluções personalizadas online e off-line baseadas nos seguintes pontos:
- Propaganda e brand experience;
- Criação e planejamento de campanhas;
- Desenvolvimento de sites;
- Gerenciamento de mídias sociais;
- Criação de plataformas de SAC 2.0.
A dificuldade na administração financeira e a busca por uma melhor automatização dos processos
A proximidade entre CL/AG com uma ferramenta de gestão surgiu quando a agência procurava por uma solução na qual as informações pudessem ser alocadas em uma plataforma de fácil acesso e que, ao mesmo tempo, promovesse uma comunicação ágil e descomplicada entre toda a equipe.
E se a gestão financeira é um tema complexo para algumas agências, com a CL/AG não era diferente. Era necessário, portanto, contar com uma ferramenta que tornasse esse processo mais automatizado e dinâmico.
Somado a esses fatores, o controle do fluxo de trabalho precisava ser aprimorado juntamente com uma melhor administração dos gastos de horas consumidas em cada projeto.
Por fim, a ausência de relatórios que dão o embasamento necessário para a tomada de decisões estratégicas foi um ponto chave para ir em busca de uma solução apropriada com a velocidade de suas operações.
Início da parceria: o iClips como importante aliado na organização do fluxo de trabalho
A parceira que rendeu bons frutos: Fluxo de trabalho mais organizado e maior integração entre a equipe.
Após algumas tentativas de solucionar gargalos a partir de ferramentas que não integravam todos os setores, uma nova pesquisa foi feita e o iClips se mostrou a alternativa mais viável em termos de gestão.
Desde o início da parceria, a facilidade na utilização do software foi um ponto decisivo para que toda a equipe pudesse tirar proveito de suas vantagens. Com o auxílio de tutoriais somados às reuniões de implantação, os resultados não demoraram muito para aparecer.
Hoje o iClips tem um importante papel na organização de fluxo de trabalho, pois, além de cada colaborador poder visualizar suas tarefas individuais, através do Gráfico de Gantt por exemplo, é possível que o gerente de projetos tenha uma visão geral dos jobs em andamento e assim possa distribuir novas tarefas de forma uniforme ou mesmo remanejar tarefas existentes, tudo de maneira integrada.
Alessandro Alves, CEO
Resultados: Maior otimização do cronograma de entrega dos jobs e do departamento financeiro
O aumento da produtividade foi um dos resultados percebidos pela equipe da CL/AG.
Para registrar a duração de cada tarefa, a mensuração do tempo de produção das atividades foi fundamental para servir de espelho para futuros orçamentos. E se a gestão financeira era antes uma dificuldade, com a implantação de um software integrado isso não é mais um problema para a CL/AG.
Isso porque questões de fluxo financeiro como emissão de notas foram otimizadas com a ferramenta, além da possibilidade de envios de relatórios de atividade aos clientes, o que proporciona mais segurança na relação entre agência e clientes.
Outro ponto de melhoria após a utilização do iClips pode ser percebido no aumento da produtividade, uma vez que a ferramenta permite efetuar a distribuição de tarefas de uma forma linear, otimizando assim o cronograma de entrega dos jobs de uma forma geral.
Atualmente grande parte dos processos financeiros e de tráfego estão integrados ao iClips, então os colaboradores utilizam a ferramenta para se certificarem de seus respectivos jobs, pendências, devolutivas e prazos.
Alessandro Alves, CEO
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