Todas as empresas têm atividades e funções que devem ser cumpridas com qualidade e dentro de um prazo certo. Isso é o que garante a satisfação dos clientes e o desenvolvimento contínuo do negócio. Para garanti-lo, no entanto, é fundamental investir em algumas medidas, como criar processos eficientes e ter um bom planejamento.
A organização dos processos internos é muito importante para o sucesso de uma empresa. Ela permite o aumento da produtividade dos colaboradores, e mais controle de todos os avanços e falhas na sua produção, bem como uma facilidade para inserir novas tecnologias, entre outras funcionalidades.
Neste post, vamos mostrar 7 dicas essenciais que vão ajudar você a criar processos em seu negócio. Continue lendo e confira!
1. Faça uma boa avaliação dos seus resultados
Um dos primeiros passos para fazer um planejamento e organizar os processos é mensurar os resultados que a sua empresa está entregando. Isso serve para identificar os pontos fracos e fortes e entender a atual situação do negócio: suas principais metas e objetivos a curto, médio e longo prazo, dentro do seu segmento.
Para fazer uma avaliação completa desses resultados, é preciso cercar-se de métricas e dados que exponham as principais informações da empresa. Busque identificar, por exemplo:
- os índices de retrabalho;
- o número de quebras;
- a taxa de conversão de vendas; entre outras.
O mais importante é definir e acompanhar as métricas que realmente se adequam ao seu empreendimento e colocá-las em seu relatório de gestão.
2. Incentive a comunicação
Outro fator essencial para o desenvolvimento de uma empresa, seja qual for o seu segmento, é uma comunicação eficiente. Isso envolve tanto o entrosamento dentro de alguma área específica quanto entre os setores da sua agência.
O diálogo aberto é responsável por diminuir o número de erros e conflitos entre funcionários, além de aumentar a eficácia das atividades. Em outras palavras, é preciso otimizar essa parte comunicativa para desenvolver a fluidez de como criar processos, como um todo.
Nesse sentido, uma tarefa muito importante é implementar novos canais de comunicação. Pequenas atitudes já podem melhorar as relações interpessoais e aumentar a produtividade do seu negócio, como a inclusão de murais de recados, aplicativos informativos para celulares, televisões corporativas, grupos no WhatsApp, entre outros exemplos.
3. Use um sistema de gestão
Atualmente, para organizar todos os processos do seu negócio com mais precisão e profissionalismo, o uso de um sistema de gestão é crucial. O iClips, por exemplo, disponibiliza para a sua agência um software completo com a capacidade de fazer desde a gestão de projetos até análises de resultados.
Com ele, sua empresa consegue visualizar o fluxo de trabalho por diversos formatos. Graças à função Kanban e ao gráfico de gantt, sua agência pode visualizar colunas com atividades não planejadas, planejadas, em andamento, aguardando aprovação e finalizadas. Além disso, ele permite uma organização maior com a gestão de contratos: sua agência conseguirá criar e replicar orçamentos rapidamente.
O sistema de gestão do iClips também facilita a definição das inserções do que será produzido para as suas contas, ajuda a organizar as informações de diversos veículos de comunicação em um único documento, facilita o planejamento de mídia, entre outras funcionalidades.
Por fim, ainda é possível gerir melhor o setor financeiro da empresa, garantindo que essa área se comunique bem com todas as outras da agência. Esse recurso, aliás, deixa o cruzamento de dados ainda mais claros e reúne todas as informações comerciais, operacionais e financeiras em uma única plataforma.
4. Fique atento às novas tecnologias
No cenário atual, para que um empreendimento se desenvolva cada vez mais, é fundamental que os profissionais responsáveis fiquem atentos às novas tecnologias. Afinal, elas garantem mais eficiência e eficácia ao negócio como um todo. Porém, é preciso ter em mente que a automação, sozinha, não terá êxito se não houver uma boa organização por trás das tarefas.
Se a cada momento os procedimentos são feitos de formas diferentes, a otimização da produção fica mais difícil. Em outras palavras, é preciso que os processos sejam sistematizados e ordenados. Essa organização é o que vai gerar muitos efeitos positivos ao negócio, como a diminuição do número de erros e o aumento da agilidade.
5. Aponte caminhos a serem seguidos
A capacidade de apontar os caminhos a serem seguidos dentro de uma empresa é uma das características mais importantes de um líder. E todo empreendimento precisa ter um profissional com esse perfil — capaz de planejar, organizar e administrar as tarefas com que os colaboradores ficarão encarregados.
Esse gestor deve ser uma referência para os outros funcionários, o que se garante por meio de atitudes éticas, confiáveis e agradáveis, além da padronização das atividades e de um bom mapeamento em todas as áreas. Saber como criar processos para o negócio é uma tarefa que requer muita organização e, sem um profissional com espírito de liderança, torna-se ainda mais difícil.
6. Planeje formas de solucionar os problemas
Para que uma agência possa se desenvolver e evoluir em qualquer segmento — ainda mais no mercado atual, tão competitivo —, é preciso conhecer o perfil do público para quem você está querendo falar e, principalmente, definir bem as metas e os objetivos. A partir disso, se estabelecem as funções de cada profissional e o planejamento de solução dos problemas que possam surgir.
Como comentamos, um líder deve ser bem claro ao definir as tarefas de cada colaborador, para que eles possam entregar seus trabalhos dentro do prazo. Isso faz com que o ciclo de produção se mantenha bem estabelecido, e ainda aumenta a produtividade do seu negócio, antecipando as soluções antes que elas sejam necessárias.
7. Tenha controle dos seus negócios
Um empreendedor que aspira ao sucesso precisa estar ciente de tudo o que acontece em seu negócio. É fundamental, por exemplo, controlar o desempenho dos funcionários, a qualidade dos trabalhos realizados internamente e a parte financeira. E nesse sentido, novamente, as agências precisam se manter atualizadas com as novas tecnologias para conseguir se desenvolver cada vez mais.
Novos softwares, plataformas e aplicativos são essenciais para ajudar empresas em diversas funcionalidades — como criar processos. O iClips, como dissemos, é um software capaz de ajudar você com a gestão de projetos, gerenciando o tempo gasto nas atividades, melhorando o planejamento de conteúdos e facilitando a administração dos trabalhos realizados.
Gostou do nosso post? Então, que tal testar iClips e ver como criar processos por lá é muito mais fácil e assertivo?
