Para que um negócio tenha sucesso na sua gestão do tempo, ele precisa saber como priorizar tarefas do seu cotidiano e como organizar suas equipes otimizando seus recursos sem que isso comprometa a qualidade dos serviços e o relacionamento com todos os seus clientes.
Claramente, isso não pode comprometer o workflow da agência, mas deve sim fazer parte de sua gestão. Em outras palavras, a decisão de priorizar uma tarefa deve seguir uma regra previamente estabelecida e não ter como base as pressões do momento em que ela surge.
Neste post, trazemos algumas definições e dicas práticas para que seu negócio consiga estabelecer como dar prioridade às suas tarefas eficientemente. Confira!
Por que e como priorizar tarefas é tão importante para seu negócio?
Para responder a essa pergunta, podemos usar a lógica da gestão de projetos. Nela, algumas tarefas são mandatórias, ou seja, nada pode acontecer se elas não estiverem concluídas. Para que uma agência crie uma estratégia de marketing de conteúdo para um cliente, por exemplo, ela precisa, primeiramente, assinar o contrato da prestação do serviço.
Além de mandatórias, as tarefas também podem ter relações de dependência, ou seja, uma campanha de Facebook Ads não pode ser realizada até que o público-alvo, o orçamento e o conteúdo da oferta sejam definidos.
Também podemos considerar a importância que determinada tarefa tem para o negócio. Mesmo que seja uma demanda urgente trazida pelo cliente, qual seria o impacto no relacionamento com o cliente se ela não fosse executada e qual a correspondência financeira desse contrato para o negócio?
Por fim, é preciso considerar o timing de algumas ações, especialmente no mundo do marketing. Uma agência que é responsável pelas mídias sociais de um cliente, por exemplo, precisa estar atenta a assuntos que estão em alta e a situações que demandam um posicionamento rápido ou crises que afetam o mundo, como um comentário negativo que ele tenha recebido, não é mesmo? Ou seja, algumas tarefas são urgentes.
Então, por que criar uma priorização de tarefas?
Criar uma regra de priorização é uma forma de organizar as atividades do negócio e de oferecer autonomia e clareza para que o time dê prosseguimento às tarefas e, claro, saiba como lidar com situações atípicas que podem surgir durante sua rotina ou, até mesmo, mudar a ordem como ela é executada.
Essa mudança é muito comum em agências de marketing e publicidade, afinal de contas, elas precisam personalizar seus fluxos de trabalho e serviços para diferentes tipos e portes de clientes. Enquanto uma entidade pública necessita de uma licitação para iniciar uma campanha publicitária, negócios menores podem aprovar uma ideia por telefone.
Assim, se a equipe sabe quais são as prioridades, mesmo em fluxos diferentes, ela saberá como agir para dar prosseguimento ao projeto do cliente. Mas, como criar essa categorização?
Quais são as etapas para priorizar tarefas de forma eficiente?
A priorização de tarefas não é tão simples quanto parece, e, ainda que gere divergências inicialmente, a formação de um grupo de profissionais dos setores envolvidos do negócio pode ajudar.
1. Liste todas as tarefas do seu negócio
Depois de definir um time de colaboradores, a etapa seguinte é o mapeamento de todas as tarefas realizadas no negócio. Cada uma delas deve ser descrita de forma clara, evidenciando qual seu objetivo, área relacionada, recursos demandados para sua execução, tempo necessário para sua conclusão, dentre outras informações.
2. Avalie qual o prazo de entrega de cada tarefa
Na sequência, é preciso considerar quanto tempo cada tarefa leva para ser concluída. O modelo timesheet pode ser utilizado nesse momento, afinal de contas, quanto mais complexa e relacionada ao diferencial do negócio, maior será a dedicação de horas trabalhadas para sua conclusão.
Nessa etapa, fica claro que a prioridade não está relacionada somente à ordem com que as tarefas devem ser executadas, mas sim a quais são mais importantes para o resultado. Assim, o tempo dedicado para cada uma delas pode variar.
3. Defina os critérios de prioridade que seu negócio vai utilizar
Como já mencionamos neste post, as tarefas podem ser classificadas de diferentes maneiras, por exemplo:
- mandatórias — que vão definir os rumos das tarefas seguintes;
- dependentes — que podem ser influenciadas por fatores externos, internos, legislações, contratos etc.;
- relacionadas ao diferencial do negócio, demandando mais tempo para a execução;
- complexidade da tarefa — exigindo mais tempo e profissionais especializados;
- importância financeira — na medida em que alguns contratos e clientes representam um percentual econômico maior nas finanças do negócio;
- status — já que alguns contratos podem ser mais importantes para a imagem do negócio e, por isso, podem ter prioridades e fluxos de trabalho especiais;
- urgência — uma vez que algumas tarefas precisam ser realizadas dentro de um período ou perdem a validade, como é o caso de uma campanha nas mídias sociais para aproveitar alguma hashtag e tema que esteja em alta.
Portanto, cada negócio deve mapear quais são suas prioridades e, a partir delas, classificar suas tarefas.
4. Faça uma organização visual para as tarefas
Depois de determinar os critérios e classificar as prioridades, é preciso fazer com que o modelo seja aplicado e seguido pelos colaboradores. Para isso, organizar visualmente por cores e fluxos de trabalho é essencial.
Tais estudos podem ser utilizados para fundamentar regras em sistemas de gestão e para o treinamento dos colaboradores envolvidos nos processos, afinal de contas, um dos objetivos de criar prioridades é para que o fluxo de trabalho transcorra sem a necessidade da intervenção da gestão, não é mesmo?
Quais tecnologias podem ajudar na sua gestão do trabalho?
Além das prioridades, os negócios lidam com processos e atendimentos personalizados, que tornam as atividades ainda mais complexas para serem acompanhadas. Nesse sentido, as tecnologias são indispensáveis.
Mesmo que as prioridades sejam abordadas em treinamentos e manuais, no cotidiano, é essencial ter um sistema que organize e ajude a equipe no controle das prioridades e tarefas a serem desenvolvidas, mitigando ou eliminando falhas no processo.
Isso torna a equipe mais produtiva e autônoma, permitindo que os colaboradores tenham mais tempo para inovar e trazer qualidade para o relacionamento com os clientes.
Saber como priorizar tarefas é fundamental no nível gerencial e também individualmente, para cada colaborador do negócio. Por isso, é uma temática que deve ser constantemente abordada com seu time.
Esses temas fazem parte do treinamento dos seus funcionários? Quais métodos sua agência utiliza para sensibilizar o time sobre a priorização de tarefas e seus efeitos na produtividade e nos resultados do negócio? Deixe seu comentário!
