Independentemente do tamanho da sua agência de comunicação, zelar pelas suas finanças é imprescindível para a saúde do seu caixa. Uma das melhores maneira de evitar surpresas desagradáveis para a sua contabilidade é o uso da conciliação bancária, que consiste na relação entre os controles financeiros internos de um negócio e as movimentações feitas na conta de uma empresa.
Na prática, a ferramenta compara o seu sistema de gestão ou planilha com o extrato do seu banco dentro de um determinado período. Ou seja, é preciso colocar lado a lado todas as despesas, recebimentos e o saldo disponível.
Assim, você pode saber se as movimentações previstas foram realizadas com sucesso e se os resultados obtidos apresentam algum tipo de divergência.
Quer aumentar o controle das suas finanças? Confira, neste post, o passo a passo para uma conciliação bancária bem-sucedida e como ela pode impactar o seu negócio!
Como fazer a conciliação bancária em uma agência de comunicação?
Apesar de ser uma atividade aparentemente simples, a realização de uma conciliação bancária deve ser feita a partir de um processo estruturado para que traga os resultados esperados. Veja como aplicá-la corretamente.
1. Lance as movimentações todos os dias
A agência deve controlar diariamente as movimentações de entradas e saídas financeiras, informando todas as contas bancárias que fazem parte das suas finanças. Nesse processo é preciso considerar tudo, incluindo desde as pequenas taxas cobradas pelos bancos até mesmo as entradas com volumes maiores.
Para isso, crie o hábito de guardar todos os documentos relacionados às movimentações financeiras, como extratos, notas fiscais, recibos, comprovantes de pagamentos, depósitos e transferências bancárias. Desse modo, é possível identificar valores que caíram na conta da empresa.
Uma dica válida é registrar os lançamentos conforme as datas em que as movimentações foram realizadas.
2. Verifique o saldo no extrato bancário
Na sequência, é o momento de verificar se os saldos referentes ao controle interno, tanto o inicial quanto final, estão em conformidade com as informações contidas no extrato bancário.
A melhor forma de se fazer isso é por meio da comparação do arquivo do banco, disponibilizado em formato PDF ou OFX, com o seu sistema interno.
3. Confira os detalhes
Constate se os lançamentos do extrato bancário estão sendo efetuados nos dias previstos e com os valores corretos no controle financeiro da agência. Para tanto, separe o extrato e o controle financeiro e faça as seguintes perguntas:
- qual era o saldo inicial e saldo final previsto? Está batendo com o que foi realizado?
- as datas conferem? O que estava previsto para entrar e sair da empresa, de fato, entrou e saiu?
- os valores foram lançados corretamente no seu controle financeiro?
- há algum lançamento que não estava identificado no extrato bancário ou controle interno?
A partir desse checklist é possível aumentar a eficiência da conciliação bancária. Também é indicado agrupar os lançamentos por categorias, o que te dá uma visão mais ampla das suas finanças, já que você poderá saber onde estão os maiores custos e totalidade de despesas fixas, por exemplo.
4. Corrija eventuais erros
Depois de comparar os resultados, você poderá identificar se há algum erro. Caso haja uma divergência, corrija-a! Podem acontecer divergências de valores ou até mesmo falta dos mesmos. Ao se deparar com isso, descubra onde o fato ocorreu e posteriormente corrija a diferença no controle interno, garantindo que os lançamentos e o saldo da empresa estejam idênticos.
São diversos os tipos de erros que podem ser identificados. Por exemplo, em algumas situações, a instituição financeira pode cobrar valores indevidos. Independentemente da quantia cobrada, esse valor será debitado das suas finanças, causando desfalque no seu orçamento.
Diante desse problema, converse com o seu banco e solicite o estorno. Geralmente isso acontece em débitos automáticos, veja com o gerente se existe a possibilidade de bloquear a conta para esta modalidade de lançamento.
Quais são as vantagens da conciliação bancária?
Sem dúvidas, do ponto de vista financeiro, a conciliação bancária é uma prática crucial para que os gestores fiquem a par de toda a situação financeira da empresa, mas isso não é o seu único benefício. Descubra, a seguir, bons motivos para a sua agência de comunicação fazer conciliação bancária regularmente.
Evita fraudes
É bastante comum vermos nos jornais fraudes relacionadas ao uso das contas e desvios em bancos via internet, o que prejudica o dono da conta e compromete a manutenção dos seus recursos corporativos.
Uma das ocorrências mais comuns de fraudes e golpes contábeis são as tarifas indevidas, que é quando a empresa recebe uma cobrança que não sabe de onde veio e não corresponde aos serviços utilizados.
Com a aplicação da conciliação bancária você tem a oportunidade de verificar todas as movimentações não previstas ou que apresentam origem desconhecida. Feito isso, é possível isolar tais registros, analisá-los de forma detalhada e tomar as providências cabíveis.
Revela inconsistências
Ao deixar passar pequenos erros nos seus lançamentos ou recebimentos, ao longo do tempo isso acaba afetando a saúde financeira do negócio, fazendo com que o dinheiro disponível não seja suficiente para sanar as suas contas.
Portanto, por meio dessa prática pode-se perceber inconsistências que estejam prejudicando a agência e adotar as medidas adequadas para solucioná-las.
Dá uma melhor previsibilidade de fluxo de caixa
Na atualidade, é necessário ter rapidez e segurança no processo de tomada de decisões de um empreendimento. Para que isso seja viável, o seu gestor tem que saber exatamente qual é a situação financeira e orçamentária em que a empresa se encontra.
Não é raro que organizações decretem falência por conto do fluxo de caixa negativo que decorre, eventualmente, de lançamentos defasados das suas entradas e saídas financeiras. Isso não acontece quando você faz a conciliação bancária, pois saberá o quanto vai ter em caixa no futuro.
Possibilita melhor planejamento orçamentário
Quanto mais controle existir sobre o seu saldo bancário e movimentações financeiras, mais facilidade você terá para projetar o seu planejamento orçamentário e, consequentemente, terá finanças devidamente alinhadas com as metas definidas.
O planejamento orçamentário possibilita a realização de previsões sobre o futuro do negócio, visando utilizar ao máximo os dados coletados para evitar circunstâncias indesejadas.
Atualiza os saldos
Ter um saldo atualizado periodicamente e, portanto, mais confiável permite que a empresa tenha muito mais segurança para efetuar transações financeiras. Lembre-se que quanto mais certeza o gestor tiver sobre os valores que pode aplicar, melhores serão os resultados que poderá obter.
Como você pode notar, a conciliação bancária é considerada um processo essencial para a gestão financeira de qualquer empresa. Afinal, a prática contribui para a eliminação de gargalos e garante que as suas contas estarão sempre em dia.
Depois de saber tudo sobre conciliação bancária, você quer otimizar as finanças da sua agência de comunicação? Converse com a gente e conheça mais a nossa solução!
