Gerenciar uma agência é um trabalho que desafia até mesmo os profissionais mais experientes do setor de comunicação e marketing. Hoje, essa tarefa é facilitada pelas ferramentas de controle que ajudam a lidar com todas as demandas que as empresas precisam solucionar no cotidiano. Diante desse cenário, uma boa saída pode ser contratar um software de gestão.
O problema é que muitas agências encaram esse investimento como algo importante demais para ser feito sem considerar muitos fatores, o que pode adiar a aquisição da solução e acumular problemas. A pergunta que gestores vivem se fazendo é: \”será que é hora de recorrer a um software?\”. Há muito mais motivos para investir do que objeções realmente embasadas.
Nossa missão neste post é mostrar justamente a razão pela qual contratar com um software de gestão de agências e que vale a pena. Saiba mais sobre o assunto a seguir!
O que é um software de gestão e como ele pode ser importante?
Um software de gestão é uma plataforma que permite controlar, organizar, acompanhar processos e demandas. Quando falamos de uma agência de comunicação e marketing, há muito trabalho acontecendo diariamente e, mais do que as demandas de criação, há também as obrigações administrativas.
Diante desse cenário de muita ocupação, é comum que em alguns momentos as dificuldades surjam, principalmente em agências de menor porte. Geralmente, são empresas com poucos funcionários e quem cuida da gestão precisa se desdobrar para atuar com demandas financeiras, de departamento pessoal, contábil e, em alguns casos, ainda participar do atendimento.
Nesses casos, algumas agências optam por saídas que não são as mais adequadas, como contar com plataformas gratuitas que são pouco efetivas ou tenham funcionalidades limitadas. Como diz a tradicional expressão, essas empresas \”empurram com a barriga\” a necessidade de uma gestão qualificada, mesmo percebendo que as dificuldades só crescem.
O impacto de contratar um software de gestão no crescimento da agência
Crescer é uma perspectiva que qualquer negócio tem, mas nem sempre isso depende só de querer e trabalhar para melhorar. Escalar uma agência requer um movimento geral, o que também engloba, além de ter mais colaboradores, contratar um software de gestão.
A razão para a necessidade de ter essa ferramenta no processo de crescimento é justamente o fato de ela trazer uma série de recursos de administração da agência. Afinal, como ter mais clientes, lidar com mais demandas, ter mais movimentação financeira e obrigações nessa área a cumprir se somente com um negócio pequeno já havia problemas e dificuldades?
A princípio, o que dá à agência a oportunidade de crescer é o bom trabalho, ou seja, as portas se abrem como consequência da qualificação oferecida ao cliente. No entanto, em paralelo a isso, o que realmente concretiza esse acontecimento são os investimentos para atender melhor e ter maior capacidade de conduzir o negócio.
Quais são as principais objeções que impedem agências de contratar um software de gestão?
Contratar um software de gestão é uma decisão que ainda gera muitas objeções por parte de quem está à frente das agências. Há sempre a sensação de que é possível continuar conduzindo o negócio sem uma plataforma de suporte e, por isso, os gestores buscam soluções pouco eficazes ou justificam a negativa em buscar o software por conta de razões que se repetem.
Em alguns casos, são discursos prontos nos quais gestores se apoiam para seguir sem aprimorar os serviços. Uns sentem medo da adaptação, outros do investimento e de como isso poderia impactar as finanças da agência.
A questão é que, diante de qualquer objeção, há sempre uma boa razão para superá-la e contar com a ferramenta ideal para manter a agência em ordem. Que tal conferirmos algumas dessas oposições mais comuns e destrinchá-las para mostrar que não fazem sentido? Confira algumas a seguir!
“Estou reestruturando minha agência”
De fato, a reestruturação de uma agência é um processo comum e de extrema importância, até mesmo no sentido de crescimento, como já falamos, mas é aí o momento ideal para contratar um software de gestão. Se há a intenção de replanejar os processos, a maneira como cada job é monitorado, além de outras obrigações, quanto melhor isso for feito, mais agrega à reestruturação.
Não há melhor opção do que contar com o software nesse momento em que a agência está passando por mudanças, afinal a intenção é mudar para melhor. Uma reestruturação, naturalmente, demanda custos e investimentos, então essa é a hora de contratar o software. Ele será capaz de centralizar todo o trabalho de administração e operação.
“Estamos em período de alta sazonalidade”
A alta sazonalidade também é comum, mas isso mostra que há volume de demandas compatível a uma empresa que pode pagar pelo investimento em software. Nesse caso, não é necessário temer a transição dos métodos de trabalhos atuais ao ambiente da plataforma justamente porque ela é desenvolvida para otimizar ao máximo o cotidiano da agência.
Todo o planejamento atual dos clientes podem ser perfeitamente inseridos na plataforma, ainda que o trabalho esteja em andamento. Ferramentas como o Studio ajudam a criar workflows totalmente personalizados, desenvolvendo um roteiro de demandas para cada cliente. Todos os projetos são centralizados no software, integrando clientes, criativos e a área de gestão.
“Minha agência é muito pequena para um software robusto”
Não há nada mais adequado para a escalabilidade de uma agência do que um software robusto e, nesse caso, ele é totalmente competente também para agências pequenas. A justificativa é simples: não há negócio que não precise de uma plataforma capaz de entregar todas as vantagens que uma ferramenta de gestão oferece. A melhora precisa sempre ser bem-vinda!
Nesse caso, um bom software não precisa ser o mais caro, o mais famoso ou o mais renomado. Há muitas plataformas competentes para agências de pequeno porte que, além de terem um custo que cabe no orçamento, cumprem bem o papel.
Quais são as vantagens de contratar um software de gestão?
Ainda em dúvida sobre as vantagens de contratar um software de gestão? Elas mostram na prática como você pode elevar o nível de produtividade e gestão de sua agência e capacitá-la a ter cada vez mais clientes, sem que isso gere um colapso. Confira as principais funcionalidades e como elas ajudam!
1. Gestão de projetos otimizada
Cada projeto em curso na agência pode ser visualizado e gerenciado de maneira detalhada graças à visualização de um dashboard simples que resume todo o trabalho em apenas uma tela. Por meio desse painel, é possível saber o que cada time produz, quais os status das demandas e realizar todo o gerenciamento operacional. E o melhor: esse painel de controle pode ser personalizado.
2. Criação de workflows personalizados
Para cada demanda na agência, é possível criar um worklow totalmente personalizado, com um fluxo de acordo com o que aquele trabalho exige e também alinhado ao time disponível. Assim, o processo fica mais eficiente, ágil e compreensível a todos os envolvidos. As chances de gargalos e de falta de progresso nas tarefas são reduzidas consideravelmente.
3. Suporte para a administração financeira
Um dos grandes desafios em uma agênia é manter uma gestão financeira eficaz, mas a solução com o software é também simples e direta. Por lá, é possível controlar absolutamente tudo, tendo entre as funções principais:
- organização de custos;
- acompanhamento dos lucros;
- obrigações fiscais e trabalhistas;
- valores em aberto com clientes;
- monitoramento do fluxo de caixa;
- acompanhamento da movimentação financeira;
- emissão de relatórios de gestão financeira;
- emissão de notas fiscais.
4. Integração entre empresa e clientes
Em um só ambiente, empresa e cliente podem se comunicar sem barreias. Essa é uma das funcionalidades mais interessantes, já que concentram todas as atividades, sem a necessidade de usar aplicativos de mensagens em paralelo. A comunicação melhora, evitando erros e retrabalhos.
5. Suporte para o atendimento
O setor de atendimento também é contemplado pelo uso de um software de gestão graças à possibilidade de um ambiente com suporte para a definição das etapas do trabalho. Ter uma plataforma que ajuda a guiar as decisões do cliente é ótimo, evitando qualquer engano. A partir dali, o fluxo de trabalho segue normalmente, chegando até o time de criação.
Não há dúvidas de que contratar um software de gestão é uma decisão que deve ser tomada por qualquer agência, independentemente do momento que ela vive. O investimento é necessário e não deve ser visto como uma despesa ou custo a mais. Uma plataforma cheia de funcionalidades e de suporte amplo permite crescer com segurança!
O Studio é o software de gestão que pode ajudar sua agência a melhorar a tomada de decisões, a organização de trabalho no cotidiano e os resultados. Comece a usar a plataforma agora mesmo!
