Não importa o tamanho ou o porte da sua agência, cuidar da gestão financeira é indispensável para o sucesso. Nesse quesito, o controle de pagamentos é extremamente importante. Principalmente porque ele reduz a inadimplência e favorece o seu fluxo de caixa.
Se você ainda não possui nenhum processo para controlar melhor o pagamento dos seus clientes, está na hora de rever essa situação. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!
O que é e qual a importância do controle de pagamentos?
Fazer o controle de pagamentos — ou de recebimentos — é saber quando e quanto os seus clientes estão lhe pagando pelos serviços prestados. Muitos gestores até contam com um controle do fluxo de contratos fechados, mas não sabem exatamente se os seus clientes estão acertando os valores combinados na data certa.
As agências que oferecem facilidades de pagamento — como descontos — precisam de um controle ainda melhor, garantindo que realmente estão recebendo o valor correto. O mesmo serve para as que recebem por vários meios — como cartões de crédito, débito ou boletos.
Benefícios para a agência
Se o controle não for efetivo, será difícil identificar quais clientes pagam as contas em dia e quais atrasam. Sem essa informação, o seu financeiro não terá meios para cobrar os inadimplentes e nem oferecer condições diferenciadas de negociação.
Além, é claro, de essa falta de gestão financeira impactar diretamente o seu fluxo de caixa. Ou seja, o controle da pagamentos é imprescindível para que você anteveja o quanto receberá dentro de um período e, assim, ajuste os pagamentos que você terá de fazer dentro em determinada data.
Quando você não sabe o valor que terá em caixa, é mais difícil evitar que as saídas sejam maiores que as entradas. Isso pode comprometer totalmente a sua gestão e fazer com que a agência tenha que usar créditos emergenciais — como o cheque especial ou até empréstimos a juros altíssimos — para manter seus compromissos financeiros.
Dessa maneira, um bom controle de pagamentos permite:
- conhecer os clientes que pagam em dia (e pensar em maneiras de mantê-los sempre como bons pagadores);
- analisar o valor em haver para ser recebido dos inadimplentes;
- entender qual é a sua taxa de inadimplência na hora de trabalhar com a projeção de fluxo de caixa;
- programar melhor as suas cobranças;
- realizar um controle mais preciso do fluxo de caixa, inclusive comparando com as contas a pagar no mesmo período e entendendo a necessidade financeira para os próximos meses.
Como melhorar o controle de pagamentos na sua agência?
Já está convencido de que controlar os pagamentos dos seus clientes é algo indispensável na sua gestão financeira? Então veja algumas dicas essenciais para tornar essa questão ainda mais eficiente na sua agência!
Aprimore a sua organização
Esse é o primeiro passo para a gestão dos processos financeiros. É fundamental que você tenha o registro de todas as contas a receber e das datas prováveis desses pagamentos. Assim, será mais fácil acompanhar as que foram efetivamente pagas ou não e as maneiras de entrar em contato com os inadimplentes.
Além disso, com um cadastro mais preciso, é simples analisar o histórico dos clientes que não pagam em dia. Assim, se for o caso, você evita fazer negócio com essas pessoas novamente. Quanto mais detalhada for a sua organização, mais descomplicado será o gerenciamento. Alguns dados que podem estar incluídos no seu controle são:
Envie avisos de cobrança
Nem sempre as pessoas deixam de honrar seus compromissos financeiros por má vontade. Em muitos os casos, o motivo é o esquecimento. Você poderá evitar a situação de maneira bem simples: enviando avisos de que determinada conta vencerá dentro de tantos dias.
Mas, para conseguir fazer isso, é indispensável que a sua organização dos pagamentos seja bem executada. Assim, você poderá identificar facilmente quais valores vencerão nos próximos 7 dias, por exemplo, e disparar e-mails lembrando seus clientes. Aproveite, inclusive, para anexar o boleto, caso seja essa a forma de cobrança usada.
Ofereça vantagens aos bons pagadores
Se você oferecer um desconto para quem pagar até determinada data, com certeza reduzirá a inadimplência. Isso porque muitas pessoas entenderão isso como uma vantagem e você estimulará que seus clientes paguem os débitos dentro do prazo esperado e acordado.
Outra boa ideia é oferecer brindes, vantagens e outros atrativos para os clientes que pagaram em dia todos os meses do ano. Assim, você garante uma boa experiência com a sua agência e os motiva ainda mais a manterem esse comportamento.
Cobre os inadimplentes
Essa pode parecer uma atitude chata para algumas pessoas, mas, infelizmente, ela é extremamente necessária para manter a sua gestão financeira em dia. Não tenha receio em cobrar clientes devedores. Afinal, você prestou um serviço de qualidade e merece receber por ele na data acordada entre as partes.
Mas é claro que, para isso, é preciso ter uma boa organização. Dessa forma, você garante que o pagamento realmente não foi realizado e que a data prevista para quitar o débito já venceu. As cobranças indevidas, além de mancharem a reputação da sua agência, ainda podem causar processos e outras determinações legais.
Por isso, é essencial um controle adequado e preciso. Além, é claro, de sempre ser educado e atencioso. Busque entender o que causou o atraso no pagamento e ofereça maneiras de resolver a pendência financeira de maneira amigável.
Não conte com os valores antes do tempo
Realizar a projeção financeira é algo muito importante para manter o seu fluxo de caixa. Mas é preciso cuidado e atenção com os valores ainda em aberto. O ideal é não comprometer o seu caixa ao contar com esses pagamentos. Até porque eles podem atrasar ou demorar muito para serem efetivados e você acabará endividado.
Assim, faça um controle efetivo: entenda o quanto tem a receber, mas sem comprometer esse valor para pagar funcionários, contas ou outras dívidas que a sua agência possa vir a ter. Só conte como certas as quantias que já recebeu.
Use um software de gestão
Controlar todos esses dados à mão é algo muito complicado e que, inevitavelmente, levará a falhas e erros financeiros. Por isso, a dica é usar um software de gestão que consiga se integrar com outros setores da sua agência, por exemplo. Alguns já realizam a emissão dos boletos e disparam e-mails para os seus clientes de forma automática.
As tradicionais planilhas, embora sejam muito usadas pela maioria dos gestores, são opções bem limitadas para o controle de pagamentos. Elas não conseguem se integrar a outras demandas e nem automatizar muitos dos passos da sua gestão financeira.
Além disso, os softwares oferecem outros atrativos, como a possibilidade de emitir relatórios gerenciais sobre diferentes indicativos financeiros, tais quais:
- quantidade mês a mês de inadimplentes;
- fluxo de caixa;
- ABC de vendas etc.
Como você viu, melhorar o controle de pagamentos é uma demanda essencial para manter em dia a gestão financeira da sua agência. Para isso, contar com inovações é um ótimo investimento. Os recursos tecnológicos garantem resultados mais certeiros e minimizam trabalhos desnecessários.
Está em busca de uma solução que otimize a sua rotina e melhore a gestão financeira da sua agência? Venha conversar conosco e descubra como podemos ajudar!
