O dia a dia de uma agência de publicidade é um verdadeiro desafio, não é mesmo? Com um alto volume de atividades e prazos curtos para cumprir, é fundamental ter um bom controle de tarefas para garantir sucesso nos negócios. Isso quer dizer que, quanto mais eficientes forem os processos, mais rápida é a aprovação do cliente.
Pensando nisso, preparamos este conteúdo especial para mostrar para você algumas estratégias para aumentar o controle das práticas na agência. Ficou interessado? Então acompanhe o conteúdo a seguir e entenda mais sobre o tema!
Confira também:
- Gestão de tempo na agência: Um guia para lidar com prazos curtos
- Como fazer uma organização de tarefas eficiente na sua agência
Como um bom controle de tarefas interfere na aprovação mais rápida do cliente?
O bom controle de tarefas oferece muitas vantagens para o negócio. Com procedimentos bem sistematizados e organizados, você alcança mais eficiência e eficácia no trabalho.
Em uma agência de publicidade, são muitos projetos gerenciados simultaneamente. Assim, é fundamental ter mecanismos organizados para administrar todas as ações. Com uma gestão adequada das atividades, as falhas são minimizadas e as chances de gerar satisfação no cliente são maiores.
O perfil dos consumidores mudou bastante nos últimos tempos. Atualmente, as pessoas demandam mais velocidade, precisão e personalização nos atendimentos. Dessa forma, ter um sistema de trabalho bem-ordenado, com protocolos definidos e organizados é fundamental para garantir melhores resultados para a agência.
Como fazer um bom controle de tarefas?
Para fazer um bom controle de tarefas na agência, veja as dicas a seguir!
Defina procedimentos operacionais padronizados para as tarefas
A padronização de tarefas permite que haja mais previsibilidade no trabalho, facilitando a realização das atividades e contribuindo para que os profissionais tenham mais eficiência no atendimento das demandas.
Boa parte das ações nas agências envolve o empreendimento de processos criativos, o que é algo muito singular e pouco padronizado. Contudo, a ideia aqui é criar recursos para gerenciar as atividades com mais simplicidade.
Ter modelos de briefing para anotar o pedido do cliente, registrar as ideias em brainstormings, protocolar as etapas de trabalho e criar recursos viáveis de comunicação para integrar a equipe são algumas propostas interessantes. Dessa forma, o cumprimento das atividades fica mais fácil de ser efetivado e a chance de ocorrência de erros é menor.
Consolide uma gestão ágil para os projetos
As metodologias ágeis de gestão de projetos surgiram no mercado de desenvolvimento de softwares, mas se expandiram para todo o mundo dos negócios. Em uma agência de publicidade, esses métodos podem possibilitar que a produção seja mais eficiente e focada nos objetivos preestabelecidos. As atividades ficarão mais sistematizadas e haverá tempo para reuniões de discussão, para a produção propriamente dita e para a revisão do trabalho.
Ao adotar uma metodologia ágil na corporação, a equipe fica mais integrada, você tem respostas rápidas para imprevistos e mudanças, a produtividade aumenta e o cliente participa mais do processo, dando feedbacks e acompanhando a evolução da produção. Nesse sistema, é mais fácil alcançar a satisfação do consumidor e a fidelização do cliente.
Garanta uma comunicação alinhada e transparente
Ter uma comunicação alinhada e transparente é um elemento básico para alcançar melhores resultados na agência de publicidade. Quando a troca de informações não funciona bem, os resultados ficam bloqueados e aparecem muitos gargalos nos processos produtivos.
Um sistema de comunicação eficiente e otimizado auxilia na integração das práticas, permitindo que os dados sejam compartilhados de maneira efetiva. Dessa forma, é possível atingir as metas preestabelecidas e evitar erros e problemas.
Melhore a gestão do tempo
A boa gestão do tempo na agência de publicidade traz diversas vantagens para o negócio, permitindo que o retrabalho seja reduzido e que os recursos sejam manejados de forma otimizada. A equipe fica mais produtiva e engajada e há maiores chances de acerto. Um gerenciamento efetivo do tempo também permite que haja menos estresse entre os colaboradores, o que aumenta a qualidade de vida do time e reduz as chances de adoecimento ocupacional.
Para promover uma boa gestão do tempo na agência, é fundamental desenvolver estratégias para distribuir as tarefas de forma adequada. Outras medidas importantes para alcançar esse objetivo são estabelecer escalas de prioridade para as atividades obedecendo aos prazos e fazer pausas durante o trabalho.
Utilize tecnologias
As tecnologias são fundamentais para melhorar o controle de tarefas na empresa de publicidade. O mercado já tem diversas alternativas que permitem facilitar as atividades e otimizar os processos, e uma dessas soluções são os softwares de gestão especializados para agências, como iClips.
O iClips tem diversas funcionalidades que permitem uma maior participação dos clientes nos processos de aprovação, de forma que ele acompanhe o andamento das ações e trazendo mais transparência para o trabalho.
O software tem funcionalidades para favorecer a definição de processos e simplificar a padronização das atividades. Com modelos de briefings adequados para cada tipo de campanha, o empreendimento tem mais agilidade e efetividade no atendimento ao cliente.
Esse recurso também permite controlar as etapas do trabalho, sistematizando as operações e facilitando o desempenho dos processos. Com a tecnologia, a corporação terá mais precisão e agilidade no dia a dia.
Uma solução informatizada conta com mecanismos de comunicação interna que são ágeis e eficientes para garantir ótimos resultados para a corporação. Além disso, ela otimiza a gestão do tempo com o Timesheet e integra essas informações com os dados financeiros. Assim, a precificação se torna um procedimento ágil e simples.
Ter um bom controle de jobs e tarefas na agência de publicidade é fundamental para conseguir bons resultados e ter aprovações mais rapidamente. Neste post, nós mostramos que isso pode ser alcançado com metodologias ágeis, padronizando os processos e com o apoio de tecnologias avançadas e especializadas. Além disso, também é importante melhorar a comunicação interna e otimizar a gestão do tempo.
Com as ferramentas certas, é possível ter mais agilidade e efetividade no desempenho das atividades. Os softwares de gestão para agências permitem colocar todas essas dicas em prática. Esses recursos facilitam o gerenciamento das horas de trabalho, simplificam o compartilhamento de informação e tornam os processos mais ágeis.
E então? Gostou de saber como fazer um bom controle de tarefas na agência? Confira também o nosso post sobre como não perder o deadline utilizando o gráfico de Gantt!
