Saber como fazer o correto controle de tempo é uma das habilidades mais importantes que um gestor deve ter. Isso porque qualquer desatenção pode resultar numa avalanche de atrasos, o que compromete as entregas realizadas pela agência de comunicação.
O controle ou gestão do tempo nada mais do que organizá-lo de acordo com a nossa disponibilidade e necessidades. Para tanto, determina-se o tanto de tempo que será empregado em uma determinada tarefa. Assim, evitam-se atrasos e queda de produtividade.
Na atualidade, o que não falta são distrações que comprometam o seu desempenho, como uso constante das redes sociais, ficar muito tempo buscando informações na internet ou fazer reuniões sem utilidade. Para driblar essas circunstâncias, o ideal é adotar práticas e ferramentas que otimizem o seu cotidiano.
Quer melhorar a sua organização e produtividade? Acompanhe, neste post, como fazer um bom controle de tempo!
Categorize as tarefas de acordo com a urgência e importância
Para um gerenciamento de tempo eficiente é essencial aprender a diferença entre urgente e importante. Comece analisando qual é o seu papel de decisão perante uma situação que exija a escolha entre uma tarefa que é considerada urgente e outra que é importante.
A tendência é que os gestores optem sempre pelas atividades urgentes, mas nem sempre isso é o correto. Segundo um estudo desenvolvido pelo Instituto de Produtividade, a maior parte das pessoas gasta apenas 20% do seu dia com tarefas importante, reservando 80% para atividades que geram pouco valor.
Isso significa que pode ser que você esteja priorizando tarefas urgentes, mas sem complexidade, deixando de lado afazeres importantes e que podem trazer resultados relevantes para o seu negócio.
Uma forma de dar prioridade para o que realmente merece é por meio da matriz de gerenciamento de tarefas, que as categoriza em urgente e importante, somente urgente, somente importante ou nenhuma das alternativas.
Aquilo que for urgente e importante tem que ser feito imediatamente. Por sua vez, as atividades menos importantes, ainda que sejam urgentes, não devem ser priorizadas. Manter o foco no que é mais importante otimiza o seu controle de tempo e diminui as chances de que tarefas importantes acabem se tornando urgentes.
Para cada atividade a ser cumprida, use uma etiqueta com as categorias citadas anteriormente. Assim, você consegue priorizar as tarefas, aumentar a sua produtividade e garantir entregas dentro dos prazos previstos.
Além disso, crie o hábito de visitar a sua lista periodicamente para checar se a escala de urgência e importância ainda faz sentido ou precisa ser ajustada.
Divida o seu tempo entre trabalho e descanso
Gerenciar uma agência de comunicação exige que a sua criatividade esteja sempre em alta. E trabalhar massivamente sem nenhum descanso afeta negativamente o seu processo criativo. Afinal, o trabalho exaustivo faz com que a sua energia fique centrada em um único assunto, impedindo que o seu cérebro faça novas conexões.
Ao contrário do que muita gente pensa, ser criativo não é um dom, mas sim resultado de treino. Sair do lugar comum e ter ideias diferenciadas requer que você mantenha a sua mente aberta e descansada. Portanto, reserve um período do seu tempo para descansar, o que vai lhe ajudar a ter novos insights.
Olhe o email somente em alguns momentos do dia
A ansiedade para resolver uma determinada questão ou não perder nenhum acontecimento dentro da empresa pode fazer com que você abra o email o tempo todo, desviando a atenção daquilo que está fazendo no momento.
Sendo assim, o mais apropriado é determinar alguns momentos do dia para abrir o email e respondê-los. Desse modo, você não perde a sua concentração ao parar uma atividade para informar-se sobre outra.
Use documentos compartilhados
Trocar vários emails no decorrer do expediente pode tomar muito tempo. É possível simplificar esse processo usando documentos compartilhados, onde as pessoas que estão envolvidas em um projeto podem acessá-lo a qualquer momento, ler as informações contidas nele a realizar alterações, se assim desejar.
Utilize softwares que tenham utilidades de controle de tempo
A tecnologia é uma aliada indispensável para organizar melhor a execução das suas tarefas. Nesse caso, a adoção de softwares de gestão, como o iClips, que contém utilidades de controle de tempo, é uma ótima solução para ganhar praticidade no seu trabalho.
Essa ferramenta conta com a ferramenta Kanban, além de apresentar o gráfico de gantt, que permite que as tarefas sejam organizadas e distribuídas com maior assertividade. Esse fator facilita o cumprimento dos prazos, já que você fica ciente do que a equipe está produzindo.
Com o recurso do Timesheet também é possível calcular o tempo gasto nas tarefas do cotidiano, o que melhora o seu planejamento, visto que você pode decidir o que precisa de mais atenção no momento.
Aprenda a delegar tarefas
Os gestores que têm uma personalidade controladora tendem a centralizar as atividades. Contudo, esse comportamento o deixa sobrecarregado e sem tempo para dar conta de todas as suas responsabilidades.
Levando isso em consideração, é crucial aprender a delegar tarefas. Um colaborador que focará apenas em uma atividade pode obter um resultado melhor do que você que estará fazendo várias coisas simultaneamente.
Por isso, defina as suas expectativas sobre o projeto e escolha os colaboradores mais adequados para comandá-los. Mas lembre-se, delegar não significa não acompanhar o progresso das atividades.
Quais são as ferramentas que ajudam no controle de tempo?
Conforme já dissemos, a tecnologia é uma importante amiga para o gerenciamento de tempo. Há diversas opções de aplicativos e ferramentas que te ajudam a estruturar a sua rotina e aproveitar melhor o seu dia. Conheça, abaixo, algumas dessas opções.
Rescue Time
É um aplicativo gratuito de monitoramento de tempo, que mede quanto tempo você está gastando em programas de computador, websites e aplicativos. O seu objetivo é equilibrar o tempo investido nas tarefas, evitando desperdícios e possíveis comportamentos que prejudiquem a sua produtividade.
Toggl
Ótimo para o controle de horas, o Tooggl pode ser usado por até cinco usuários e tem uma interface de simples compreensão. O diferencial da ferramenta é disponibilizar o botão de ‘’start’’ e ‘’stop’’ no relógio de cada tarefa, além de gerar gráficos que informam em quais atividades você focou mais ao longo do dia.
Timesheet
O recurso é uma das funcionalidades do software de gestão iClips. A sua função é calcular o tempo gasto nas tarefas do dia a dia. Sem falar que ele também facilita a precificação dos jobs, permitindo que o gestor saiba quais clientes estão pagando o necessário ou não com relação às horas despendidas pelos colaboradores. A partir daí, o gestor pode tomar as decisões cabíveis com base em números concretos.
Quanto mais controle de tempo você tiver, mais organizada, prática e produtiva será a sua rotina de trabalho. Com a implementação dos métodos certos, você garante o desenvolvimento, qualidade e entrega das tarefas no prazo estipulado. E, o melhor de tudo, sem ficar sobrecarregado e exausto.
Precisa otimizar o seu controle de tempo? Conheça iClips e descubra como o nosso software de gestão pode te ajudar!
